Fişa de date a achiziţiei de servicii

Capitolul 2. Caietul de sarcini

A. INTRODUCERE

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire a contractului si constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare operator economic propunerea tehnică si cea financiara.

Caietul de sarcini conţine in mod obligatoriu, specificaţii tehnice si totodată indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii operatori economici să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.

Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale si obligatorii.

În acest sens orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luata în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertarea de servicii cu caracteristici tehnice inferioare celor prevăzute în caietul de sarcini atrage respingerea ofertei ca neconforma.

B. OBIECTUL

Obiectul prezentului caiet de sarcini îl constituie achiziţia publica de “servicii de transport aerian”.

Procedura aplicata: cerere de ofertă, finalizata prin încheierea unui acord-cadru între Federaţia Romana de Hochei pe Gheaţă si ofertanţii desemnaţi eligibili.

Codul CPV: 60410000-5.

Durata acordului-cadru: 12 luni de zile, de la data de 01.04.2010 si pana la 31.03.2011.
C. PROPUNEREA TEHNICA

Propunerea tehnică va sta la baza întocmirii caietului de sarcini pentru achiziţia de servicii de transport aerian.

C.1 Definiţii

1. 
   a. Destinaţie - locaţii terminus a călătoriei (destinaţiile potenţiale sunt prezentate in vederea evaluării ofertelor in anexa la formularul 7).
   
2. 
   b. Precomanda - solicitarea formulata de beneficiar care va conţine durata deplasării, numărul de persoane care efectuează deplasarea la clasa ECONOMIC si alte informaţii, si pe care prestatorul o va procesa si va transmite minim trei opţiuni beneficiarului.
   
3. 
   c. Contractul subsecvent – angajamentul ferm al semnatarilor acordului-cadru in urma analizării de către beneficiar a celor trei opţiuni transmise de către prestator.
   
4. 
   d. Oferte speciale - tarife de transport aerian diminuate prin ofertele speciale/promotionale de extrasezon si discounturile practicate de companiile aeriene in anumite perioade ale anului.
   
5. 
   e. Tarif ofertat - Tarifele serviciilor de transport aerian ofertate care includ contravaloarea tichetelor de călătorie, taxele de aeroport si de securitate, exclusiv asigurările de sănătate.
   

Observaţie: Se va tine cont la elaborarea ofertei financiare, de faptul ca înainte de efectuarea unei deplasări se va solicita operatorului economic câştigător sa transmită un număr minim de trei opţiuni, care nu vor putea depăşi fiecare in parte preţul unitar ofertat pe ruta respectiva din Anexa la formularul 7 (centralizator de preturi).
C.2 Obligaţiile prestatorilor de servicii:

a. Asigurarea de servicii de transport aerian la maximul preţului menţionat in propunerea financiara, rezultat al negocierii celor mai mici tarife de călătorie cu companiile aeriene. Ofertantul cu care autoritatea contractanta va încheia acordul-cadru in urma adjudecării ofertei, are obligaţia sa acorde întregul sprijin logistic si consultanta necesara pentru a alege soluţia cea mai eficienta din punct de vedere economic si al duratei de timp in care are loc deplasarea.

Observaţie: Ca regula generala, autoritatea contractanta efectuează deplasări prin cele mai rapide si mai economice mijloace de călătorie apelând la curse aeriene directe (cu sau fără escala). După caz, prin excepţie, autoritatea contractanta îşi rezerva dreptul de a solicita si efectua si deplasări prin curse aeriene indirecte.

b. Acordarea de recomandări cu privire la rutele alternative, inclusiv diferenţe de preţ.

c. Conexiuni cu bănci de date externe, pentru rezervări de bilete pentru transport internaţional (aerian, auto, feroviar, naval). Detalierea zonelor si serviciilor acoperite astfel ca persoanele sa ajungă la locul si data solicitata in comanda.

d. Tarifele extrasezon, ofertele speciale/promotionale si discounturile primite de către prestatorii de servicii vor fi aplicate corespunzător autorităţii contractante în etapa de întocmire a opţiunilor (variantelor) propuse ca urmare a precomenzilor emise de către acestea.

e. Operatorii economic semnatari al acordului-cadru au obligaţia de a lua toate măsurile posibile în vederea minimizării costurilor (inclusiv in cazul anularii rezervării), pentru a servi în cel mai bun mod interesele autorităţii contractante.

f. Tarifele cuprinse in facturile emise de prestatorul de servicii nu pot depăşi pe parcursul derulării acordului-cadru, valoarea in euro a tarifelor ofertate.

g. Asumarea obligaţiei de a întocmi si de a păstra documentaţia privind operaţiunile si evidentele primare si financiar-contabile, care se refera la relaţia cu persoana publica achizitoare, separate de cele ale altor contractanţi, întreaga documentaţie fiind pusa la dispoziţia beneficiarului, la cererea acestuia.
C.3 Cerinţe minime obligatorii

I. Ofertanţii trebuie să demonstreze capacitatea de a presta serviciile solicitate, având în vedere următoarele cerinţe:

1. Efectuarea rezervării şi emiterea de bilete de avion la solicitarea autorităţii contractante şi conform cerinţelor acesteia.

Cerinţele autorităţii contractante pot face referire, fără a fi limitate la acestea, la detalii privind: clasa economic, data şi ora plecării/sosirii, ruta de deplasare, escale, număr de persoane;

2. Operatorii economici (ofertanţii) trebuie sa demonstreze ca pot sa asigure operativitate, servicii de transport aeriene de buna calitate. Mijloc minim probant: declaraţie pe proprie răspundere prin care se asuma angajamentul în a onora toate solicitările F.R. de Hochei pe Gheaţă privind transportul aerian necesar acesteia, indiferent de destinaţie si numărul de persoane care efectuează deplasarea la clasa economic, estimându-se un număr intre 1 - 30 de persoane pentru fiecare deplasare (declaraţie pe proprie răspundere, care se semnează si se stampilează de către reprezentantul legal al operatorului economic).

Precizare: Fără a se obliga in vreun fel asupra următoarelor, F.R. de Hochei pe Gheaţă efectuează deplasări aeriene dus - întors, preponderent in Statele Membre ale Uniunii Europene, existând insa si situaţii in care se impune deplasarea in tari din afara spaţiului european.

2. Se acceptă oferte pentru rezervare la companii sau zboruri tip „low cost”;

3. Nu se acceptă efectuarea deplasării pentru membrii unei delegaţii cu avioane sau pe rute diferite, decât in cazul în care se solicita expres din partea autorităţii contractante;

4. Asumarea obligaţiei de a încheia poliţe de asigurare cu societăţi de asigurare privind rambursarea cheltuielilor de repatriere şi/sau a sumelor achitate, în cazul insolvabilităţii sau falimentului societăţii sau a agenţiei de turism, în condiţiile prevăzute de Ordinul nr. 170/03.04.2001 al Ministerului Turismului, publicat in M.Of. nr. 225/03.05.2001;

5. Alocarea de personal dedicat în relaţia cu autoritatea contractantă, pentru îndeplinirea în bune condiţii a tuturor solicitărilor, respectiv:

• 
  minim o persoană responsabilă , pe toată durata de derulare a acordului cadru;
  
• 
  se vor prezenta numele, datele de contact (telefon, fax, tel. mobil, adresa de e-mail, etc.) pentru persoanele care vor răspunde prioritar la solicitările autorităţii contractante pentru informaţii, oferte si în general privind contul de client F.R.H.G.;
  
• 
  operatorul economic va lua toate măsurile pentru ca personalul dedicat să răspundă cu promptitudine şi profesionalism la toate solicitările autorităţii contractante pentru îndeplinirea prevederilor acordului cadru şi a contractelor subsecvente.
  

Aceste detalii vor fi comunicate ulterior numai de operatorul economic semnatar al acordului-cadru.

6. Termenul de predare a biletelor de transport la sediul autorităţii contractante sau electronic, prin e-mail: maximum 24 ore de la semnarea contractului subsecvent sau, în situaţii deosebite, în aceeaşi zi;

7. Orice solicitare a beneficiarului se va considera pentru curse care au costul cel mai redus pentru biletul de avion pentru acea destinaţie. Dacă se optează pentru curse aeriene cu escală, durata maximă de aşteptare între curse nu trebuie să depăşească 3 ore.

8. Orice solicitare a beneficiarului se va considera pentru curse ţinând cont de ora de plecare/sosire la destinaţia solicitată de Federaţia Romana de Hochei pe Gheaţă (curse aeriene directe sau curse aeriene cu escală, după caz) cu respectarea cerinţelor specificate în precomada.

9. Plata biletelor de avion, se efectuează în lei la cursul B.N.R. din data facturării, prin ordin de plată, în termen de maximum de 60 de zile de la data înregistrării facturilor emise de către operatorul economic.
II. Informaţii privind propunerile financiare şi criteriul de atribuire

1. Criteriul de atribuire utilizat pentru încheierea acordului cadru: preţul cel mai scăzut.

În propunerea financiară operatorii economici vor completa toate rubricile din anexa la formularul 7. Niciuna din cele trei opţiuni solicitate prin precomanda nu va putea depăşi preţul biletului ofertat pe aceea ruta.

Autoritatea contractantă va încheia un acord-cadru de prestare a serviciilor care fac obiectul achiziţiei, cu operatorul economic a cărui oferta s-a clasat pe primul loc, în conformitate cu criteriul de atribuire menţionat.

2. Informaţii referitoare la completarea tabelului din anexa la formularul 7 „Centralizator de preturi”

• 
  La rubrica Observaţii va fi trecut cel mai apropiat aeroport, in cazul in care destinaţia solicitata nu are aeroport.
  
• 
  Pentru estimarea preturilor se vor lua ca reper durata minima de deplasare 3 zile si confirmarea rezervării trimisa cu 7 zile înainte de deplasare.
  
• 
  Preţul biletului va conţine zborul dus-întors (Bucureşti – Destinaţie - Bucureşti)
  

C.4 Metodologia de lucru

a. Autoritatea contractantă va transmite operatorului economic semnatar al acordului-cadru o precomanda (prin fax sau e-mail) din partea F.R. Hochei pe Gheaţă privind deplasările cu avionul, de regulă, cu 10 zile lucrătoare înainte de data deplasării. Pentru deplasări neprevăzute, impuse de desfăşurarea evenimentelor pe plan internaţional, solicitarea se va transmite cu minim 24 de ore înainte de data deplasării sau, în situaţii deosebite, în aceeaşi zi. Precomanda va face referire, fără a fi limitate la acestea, la detalii privind: termenul de depunere a celor 3 opţiuni privind data şi ora plecării/sosirii, ruta de deplasare, escale, numărul de persoane care efectuează deplasarea, etc.

b. Opţiunile se constituie din:

b.1. detaliile deplasării.

b.2. preţul biletului ofertat si calculat pe componente, in conformitate cu formula prevăzuta mai jos;

b.3. regulile notei tarifare prezentate pe scurt referitoare la data limita de emitere a biletelor, de valabilitate, condiţiile de schimbare şi/sau anulare, etc.;

c. Comunicarea către operatorul economic a opţiunii alese se va face printr-o invitaţie de semnare a contractului subsecvent, in cel mult o zi de la primirea opţiunilor solicitate.

d. In contractului subsecvent semnat de către ambele părţi, operatorul economic are obligaţia de a emite biletele de avion si de a le transmite la sediul F.R.H.G. sau electronic, la sediul său din Bucureşti, Bd. Basarabia, nr. 35-37, sectorul 2, de regula, intr-un interval de timp care nu va depăşi 24 ore înainte de data plecării.

F.R.H.G. va proceda la transmiterea către operatorul economic semnatar al acordului-cadru, si a formularului de contract subsecvent, ce urmează a fi semnat.

e. Operatorul economic are obligaţia de a transmite către F.R.H.G., contractul semnat si stampilat.

f. Preţul biletului de avion care va fi ofertat de operatorul economic semnatar al acordului-cadru, urmare a precomenzii va utiliza următoarea formulă:

Preţ _BILET = Preţ _{EFECTIV DE ACHIZIŢIE A BILETULUI PLĂTIT DE OPERATORUL ECONOMIC CĂTRE COMPANIA AERIENĂ} (calculat exclusiv taxele de aeroport aferente şi Valoarea TS) + Valoarea Taxelor _{DE AEROPORT AFERENTE} + Valoarea _TS (taxa servicii).

g. In cazul deplasărilor neprevăzute (care nu au fost cuprinse in tabelul din anexa la formularul 7 „Centralizator de preturi”), autoritatea contractantă are dreptul de a compara preturile ofertate de operatorul economic cu cele ale operatorilor economici care prestează servicii similare, iar daca acestea sunt mai avantajoase, biletele de transport aerian se pot achiziţiona de la aceştia.
D. ALTE MENŢIUNI

a. Pentru îndeplinirea contractului operatorul economic are obligaţia de a respecta regulile de protecţia muncii şi condiţiile de muncă care sunt în vigoare la această dată, specifice domeniului de activitate al agenţiei. În acest sens operatorul economic va depune o declaraţie pe proprie răspundere din care să reiasă faptul că aceste norme sunt respectate.

b. Asigurările medicale de călătorie se solicită gratuit pe toată durata de derulare a acordului cadru în situaţia în care biletul de avion a fost achiziţionat de la una din agenţiile contractante.

c. Tarifele extrasezon, ofertele speciale/promotionale si discounturile primite de către prestatorii de servicii de la companiile aeriene, vor fi aplicate corespunzător autorităţii contractante in etapa de întocmire a ofertelor.

d. Plata serviciilor prestate se va face din contul F.R.H.G. nr. RO14 RNCB 0082 0441 8593 0001 deschis la B.C.R. – Unirea

e. Ofertele care nu satisfac punctual cerinţele caietului de sarcini se resping ca fiind neconforme.

f. In cazul nerespectarii termenilor de contractare impuşi prin Fişa de Date a Achiziţiei şi Caietul de Sarcini, ofertantul declarat câştigător risca sa fie notificat Autorităţii Naţionale de Monitorizare si Reglementare a Achiziţiilor Publice.

g. Adjudecarea se va efectua in conformitate cu Fisa de Date a Achiziţiei.

h. Calendarul procedurii de atribuire, cu paşii corespunzători si date previzionate, se afla in Anexa nr. 3.