Structura paginii web nu permite găsirea cu uşurinţă a planurilor de achiziţii.
Planurile de achiziţii sunt incluse în ediţiile Buletinului. Aceasta crează dificultăţi pentru furnizori dacă aceştea vor să facă cunoştinţă cu planurile de achiziţii şi să găsească detalii corespuntătzoare profilului lor. Mai mult decât atât, este probabil că unele Autorităţi Contractante nu îşi publică planurile.
Impactul:
Participarea redusă a furnizorilor din cauza notificării prealabile.
Poate fi perceput ca lipsă de transparenţă.
Dificil pentru Agenţie de a monitoriza conformitatea.
Diminuarea:
Planurile de achiziţii trebuie să fie publicate într-un loc aparte pe pagina web, astfel încât toate să se afle într-un singur loc.
Riscul:
Probabilitatea: înaltă
Fluctuaţia mare a personalului
Salariile joase contribuie la dificultăţile de recruitare a personalului calificat şi reţinerea acestuia după instruire
Impactul:
Rezultate scăzute în activitatea Agenţiei.
O parte a eforturilor depuse pentru instruirea personalului este pierdută.
Diminuarea:
Agenţia trebuie să plătească salarii competitive la rate comerciale. Trebuie să fie găsit un mecanism care să asigure posibilitatea de plată a unor astfel de salarii.
RecomANDĂRI
Observaţii
Recomandări
1.
Planurile de achiziţii
Există cerinţa de a produce şi publica Planurile de Achiziţii şi acestea sunt publicate în Buletinul Achiziţiilor Publice pe site-ul web al Agenţiei pentru Achiziţii Publice, www.tender@gov.md, însă pentru a găsi un Plan anume, este necesar de a vizita mai multe Buletine succesive.
Presupunem că doar o mică parte din multitudinea de Autorităţi Contractante publică Planurile de Achiziţii, însă aceasta este greu de a determina, dat fiind modul în care se publică în prezent.
Transparency International a elucidat lipsa planurilor anuale de achiziţii ca fiind o problemă.
Se recomandă ca Planurile de Achiziţii să fie afişate pe site-ul web într-un loc aparte, ceea ce va uşura localizarea lor. De asemenea va fi mai uşor de a monitoriza prezentarea Planurilor de Achiziţii de către Autorităţile Contractante.
2.
Perioada de timp dintre publicarea anunţului şi termenului limită pentru prezentarea ofertelor.
Pentru Licitaţii Naţionale ≥ 15 zile
Pentru Licitaţii Internaţionale ≥ 40 de zile.
Perioada pentru Licitaţii Naţionale este considerată prea scurtă pentru ca operatorii economici să poată reuşi să obţină toate datele necesare de la producători.
Au fost îngrijorări în legătură cu faptul că perioada de timp dintre anunţarea licitaţiei şi termenul limită de depunere a ofertelor era prea scurtă şi nu permitea obţinerea de către operatorii economici a datelor tehnice de la producătorii de peste hotare. Perioada prea scurtă de timp avantajează furnizorul care anterior a mai furnizat produsele sale sau care cunoaşte din timp despre licitaţia care va avea loc. Au fost unele plângeri privind faptul că documentele de licitaţie nu întotdeauna au fost disponibile la momentul de anunţare a licitaţiei. Transparenţa poate fi sporită prin acordarea unei perioade mai mari de timp şi aceasta poate duce la sporirea numărului de ofertanţi care să prezinte oferte competitive. Se recomandă sporirea perioadei de timp pentru licitaţiile naţionale până la 30 de zile.
3.
Întârzieri la plata facturilor
Facturile nu întotdeauna erau plătite în mod oportun. Un operator economic a revendicat circa 10 000 000 MDL neachitate conform contractelor şi susţinea că pentru a primirea plăţilor respective ar fi nevoie de 6 luni.
Aceasta pare să fie problema creată de Autorităţile Contractante care par să fie în stare să facă comenzi în anticiparea obţinerii mijloacelor care le sunt disponibile. Nu există dovezi care să ne sugereze că reţinerile au loc din cauza Ministerului de Finanţe.
Prevederile şi actele normative financiare par a fi adecvate, însă se înţelege, că serviciile medicale, de exemplu, care sunt achitate prin schema de asigurări medicale, trebuie să aştepte ca plata respectivă să vină de la compania de asigurare după prestarea serviciilor. Această lipsă de lichiditate înseamnă că facturile sunt reţinute până la primirea remitenţelor de la asigurare.
Există probabilitatea că atunci când stabilesc preţurile, operatorii economici fac rezerve în eventualitatea unor întârzieri la plată, ceea ce va spori costul real al achiziţiei.
Se recomandă ca controalele să fie revizuite pentru a se asigura ca Autorităţile Contractante să nu poată reţine achitarea facturilor.
4.
Respingerea ofertelor
A fost respins un număr mare de oferte (25%). Deşi este posibil ca operatorii economici tineri să nu aibă experienţa de a respecta pe deplin condiţiile de concurs, totuşi lista documentelor necesare pentru participare la licitaţii este prea descurajatoare şi unele ar putea să nu fie esenţiale pentru proces.
Documentele şi certificările necesare pentru a fi prezentate împreună cu ofertele trebuie să fie revizuite în vederea simplificării cerinţelor.
5.
Specificaţiile
Specificaţiile sunt părtinitoare sau prost scrise, nu sunt destul de precise pentru a asigura achiziţionarea bunurilor de cea mai bună valoare. Specificarea excesivă duce la sporirea inutilă a costurilor de achiziţii. Au loc cazuri când specificaţiile sunt scrise într-un mod care favorizează anumiţi furnizori.
Se recomandă sporirea volumului de instruire în elaborarea specificaţiilor şi utilizarea într-o măsură mai mare a standardelor internaţionale.
6.
Numărul de Autorităţi Contractante
Din câte am înţeles, există mai mult de 12 000 AC. Este prea mult şi creează o povară exagerată pentru ARMAPAU atât în sensul volumului de date care urmează a fi procesate, cât şi numărului de personal care trebuie să fie instruit.
Multe AC efectuează doar achiziţii de mică valoare care prevăd mai puţină transparenţă. Oportunitatea de a consolida cerinţele într-o ordine economică este pierdută şi cu ea potenţialul de a obţine cea mai bună valoare contra cost.
Se recomandă ca achiziţiile să fie grupate în aşa mod, încât să se micşoreze numărul de Autorităţi Contractante, care să acţioneze din numele unui grup de centre bugetare.
Se recomandă ca în cazurile AC ar fi grupate în unităţi mi mari de achiziţii, volumul contractelor de mică valoare ar fi fost înlocuit cu număr mai mic de contracte de mare valoare, ceea ce ar uşura evidenţa şi gestionarea pentru ARMAPAU. Ar fi nevoie de un număr mai mic de personal care necesită instruire, ceea ce ar duce la sporirea calităţii generale a competenţei în achiziţii.
7.
Cercetările de achiziţii (bazele de date)
Nu există baze de date a preţurilor pentru “achiziţiile recent anterioare”. Baze de date conţinând informaţii despre preţuri ar beneficia cumpărătorii bunurilor farmaceutice şi de uz comun.
Se recomandă să fie create bazele de date a preţurilor indicative, care să ofere o linie de bază pentru achiziţii în viitor.
8.
Clauze de ajustare a preţurilor
În pofida fluctuaţiei de preţuri care poate avea loc frecvent, Contractele de Construcţie nu prevăd clauze de ajustare a preţurilor.
Pentru proiectele de construcţie de lungă durată este rezonabil de a include prevederi pentru creşterea preţurilor la materialele de construcţie.
Pentru proiecte de construcţie durata cărora posibil să depăşească perioada de 12 luni se recomandă de a include în contract clauze de ajustare a preţurilor.
9.
Acordurile Cadru şi Contractele cu data deschisă a livrării
Acordurile Cadru şi Contractele cu data deschisă a livrării
nu sunt utilizate. Agenţia Naţională a Medicamentului este pe cale de a introduce Acordurile Cadru, dar fiecare spital trebuie să încheie contractele proprii cu furnizorul, numărul cărora se ridică la 80.
Contract Cadru ar putea fi folosite acolo unde Autorităţile Contractante sunt grupate în unităţi de achiziţii care au putere de cumpărare mai mare. Unele Autorităţi Contractante pot recurge la Contracte simple cu data deschisă a livrării prin utilizarea comenzilor de livrare. Acordul Cadru va fi Contractul principal şi fiecare AC din grup va avea un cont la furnizor. Aceasta va diminua efortul administrativ şi va asigura o valoare mai bună contra cost, deoarece Contractul principal va reflecta o cantitate mai mare la un preţ care va rezulta în preţuri unitare mai mici.
Deşi există clauze contractuale şablon, utilizarea acestora poate fi îmbunătăţită.
Se recomandă ca utilizarea Condiţiilor Generale ale Contractului care sunt clauze obligatorii să fie incluse în toate contractele. Aceste Condiţii Generale nu trebuie să varieze. În sprijinul acestora vor veni Condiţiile Speciale ale Contractului care vor conţine prevederi specifice pentru fiecare contract, care pot varia. Astfel, AMRAPAU va putea să se concentreze doar asupra examinării Condiţiilor Speciale, ceea ce va acelera procesul de examinare.
11.
Limitele pragurilor de achiziţii
Acestea sunt înserate în Legea cu privire la Achiziţii (Articolul 2, etc). Referirea la praguri concrete în lege este o dificultate pentru actualizarea acestora. Aparent este o inconsecvenţă între Articolele 19 şi 54.
Se recomandă ca limitele pragurilor de achiziţii să fie înşăturate din Lege şi indicate în actele normative aferente achiziţiilor, care pot fi cu uşurinţă modificate prin Hotărârea Guvernului.
12
Completarea cu personal al Direcţiei Achiziţii Publice a ARMAPAU Personalul Direcţiei Achiziţii Publice este în număr de 18. Aceste persoane trebuie să proceseze şi/sau să înregistreze datele pentru mai mult de 30 000 de achiziţii pe an. În afară de aceasta, ei funcţionează ca centru de excelenţă în achiziţii oferind consultanţă, indicaţii privind achiziţiile şi şabloane, precum şi instruire la mai mult de 12 000 AC.
Se recomandă revizuirea nivelului de asigurare cu personal al acestei Direcţii.
ANEXA A - IndicatorII de bază
Pilonul I: Cadrul legislativ şi normativ
Indicatorul 1: Cadrul legislativ şi normativ cu privire la achiziţiile publice atinge standardele convenite şi se conformează cu obligaţiunile aplicabile
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
1(a)
Domeniul de aplicare şi gradul de cuprindere a cadrului legislativ şi normativ.
2
Legea aplicabilă este Legea privind achiziţiile publice nr. 96 – XVI din 13.04.2007. Aceasta se referă la bunuri, lucrări, servicii şi servicii de consultanţă (Capitolul VII, articolele 60 – 64). Această lege este aplicabilă tuturor subdiviziunilor Guvernului şi Organizaţiilor de stat “Autorităţile contractante” (Capitolul III, Secţiunea 1).
Legea privind achiziţiile publice (2007) este disponibilă pe siteul web al Agenţiei (www.tender.gov.md) în limba de stat, însă o căutare relevantă în limba engleză pe www.google.co.uk nu a realizat conexiunea cu această pagină Web. Sunt necesare referinţe îmbunătăţite pentru a asigura faptul că operatorii economici străini găsesc referinţe la siteul web. Legea este disponibilă şi în varianta engleză. Corpul de norme legislative şi regulatorii este înregistrat corespunzător şi organizat ierarhic (legi, decrete, regulamente, proceduri) cu stabilirea clară a ordinii.
Toate legile si reglementările sunt publicate şi accesibile publicului în mod gratuit.
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
1(b)
Metodele de achiziţie
2
Cadrul juridic corespunde următoarelor condiţii:
Metodele de procurare permise sunt stabilite cert la nivelul ierarhic corespunzător, împreună cu condiţiile asociate în care poate fi folosită fiecare metodă, inclusiv aprobarea unei persoane oficiale care să poartă răspundere.
Metoda implicită de efectuare a achiziţiilor publice este cea a achiziţiilor pe bază de concurs .
Este interzisă divizarea contractelor pentru limitarea concursului. (Articolul 69).
Organizarea licitaţiei internaţionale pe bază de concurs este definită la fel ca invitaţia naţională pentru oferte pe bază de concurs, cu doar două completări: publicarea anunţului în Jurnalul European şi oferirea unui termen de cel puţin 40 zile pentru prezentarea ofertelor
1(c)
Regulile de publicitate şi termenii
2
Legea specifică cum şi unde va fi publicată decizia de atribuire a contractelor, iar ofertele de tender vor fi publicate pe siteul web al ARMAPAU www.tender.gov.md
Perioada de timp prevăzută între publicarea şi depunerea propunerilor este mai scurtă decât cea stipulată de UE (Licitaţie deschisă 40 zile, licitaţie deschisă UE 52 zile). Altă licitaţie publică este de 15 zile, iar pentru cumpărare de la 3 la 10 zile. Aceste termene sunt prea scurte. Au fost cazuri în care documentaţia de licitaţie nu era disponibilă la momentul în care a fost publicată invitaţia pentru licitaţie. Termenele scurte pot rezultă în primirea unor oferte de calitate proastă, dacă ofertanţii nu au avut suficient timp pentru studierea minuţioasă a cazului. Acest lucru se întâmplă mai des achiziţiilor complexe, cum ar fi elaborarea software-ului.
1(d)
Regulile de participare
3
Legea nr. 96-XVI Capitolul III, Secţiunea 2
În general, legea prevede că orice firmă poate prezenta ofertă, acest lucru nu este posibil numai în unele circumstanţe specificate.
Articolul 15 (3) prevede că operatorii economici străini beneficiază de aceleaşi drepturi de a participa la procedura de atribuire a contractelor de achiziţii publice ca şi operatorii economici din Republica Moldova în ţara în care operatorul economic străin este rezident.
Operatorii trebuie să prezinte documente pentru a dovedi faptul că plătesc impozitele în ţara de origine, nu sunt în proces de insolvabilitate, şi nici nu au angajaţi cărora să le fie aplicate sancţiuni administrative, disciplinare sau penale în decursul a 3 ani precedenţi.
Nu există vreo prevedere prin care să se ceară asocierea operatorilor economici străini cu firmele locale.
Nu este o referinţă clară privind excluderea, în conformitate cu sancţiunile Consiliului de Securitate al ONU.
Există o marjă preferenţială de cel mult 15% în favoarea bunurilor şi serviciilor autohtone. Pentru bunurile oferite de întreprinderi pentru persoane cu necesităţi speciale de exemplu Societatea Orbilor, Societatea Invalizilor, etc. (articolul 44) există o prevedere privind acordarea marjei preferenţiale de 20%.
Nu există careva reguli speciale pentru participarea întreprinderilor cu capital de stat, dar dat fiind că aparent acestea nu beneficiază de careva subvenţii sau scutiri de impozite, aceasta nu ar fi o problemă.
1(e)
Documentele de licitaţie şi specificaţiile tehnice
3
Articolul 27 prevede că bunurile, lucrările sau serviciile vor fi descrise suficient de detaliat pentru ca operatorii economici să poată satisface cererea. Acest articol prevede utilizarea unor specificaţii neutre şi utilizarea standardelor naţionale sau internaţionale corespunzătoare.
1(f)
Criteriile de evaluare şi selectare a ofertei
2
Articolul 44 cere ca Autoritatea Contractantă să evalueze ofertele numai în baza criteriilor descrise în documentaţia de licitaţie. Articolul 44 (9) face referire la confidenţialitatea informaţiei. Articolul 45 defineşte criteriul decisiv ca “cea mai avantajoasă economic.
Pentru Lucrări, se recomandă ghidarea de criteriul respectiv, 80% din pondere va fi acordată preţului. Pentru Servicii, ponderea pentru preţ va fi de nu mai puţin de 40%. Pentru Servicii de Consultanţă, Legea acordă o importanţă adecvată calităţii şi reglementează modul în care vor fi examinate preţul şi calitatea.
Aparent, sistemul Acceptare / Respingere nu este autorizat sau utilizat. Cauza poate fi în modul de întocmire a specificaţiilor, în aşa fel încât să excludă aplicarea sistemului Acceptare / Respingere. În primul rând trebuie să fie luate în considerare criteriile tehnice, toate ofertele care trec evaluarea tehnică trebuie să fie supuse ulterior evaluării financiare, pentru a selecta oferta acceptabilă cu cel mai mic preţ.
1(g)
Prezentarea, recepţionarea şi deschiderea ofertelor de participare la tender
2
Articolul 43 detaliază procedura de deschidere a ofertelor. Ofertanţii sau reprezentanţii acestora pot fi prezenţi. Ofertele trebuie să fie deschise în ziua şi la ora specificată în documentaţia de licitaţie ca termen limită pentru depunerea ofertelor.
Legea solicită ca denumirea şi datele pentru relaţii pentru fiecare ofertant şi costul ofertei să se “comunice” celor prezenţi la deschidere. Există o prevedere care solicită comunicarea rezultatelor şi celor care nu au fost prezenţi la deschidere. Informaţia este inclusă într-un raport care, împreună cu alte documente aferente achiziţiei, vor fi păstrate de Agenţie timp de 5 ani.
Oferta se prezintă ştampilată (se presupune ştampila/sigiliul organizaţiei ofertante) în plic sigilat, ofertanţilor li se va da o notă de recepţie, cu indicarea zilei şi orei primirii ofertei.
Nu am văzut nici o prevedere privind securitatea ofertelor care sunt păstrate după recepţie şi înainte de deschiderea licitaţiei.
1(h)
Plângerile
3
Prevederi corespunzătoare sunt în Capitolul 9 Articolele 70 – 75. Exista o procedură definită, sunt stabilite limite de timp şi există un mecanism de extindere a acestora, dacă decizia nu este acceptată.
Plângerile sunt înaintate ARMAPAU, privind deciziile luate de Autoritatea Contractantă. Dacă este contestată decizia Agenţiei, următorul nivel este Curtea de Apel.
Pilonul I: Cadrul legislativ şi normativ
Indicatorul 2: Existenţa regulamentelor de implementare şi a documentaţiei
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
2(a)
Regulamente de implementare care prevăd procese şi proceduri care nu sunt incluse în legislaţia de nivel superior
2
Există reglementări care completează sau detaliază prevederile legii privind achiziţiile, care corespund următoarelor cerinţe:
Sunt clare, complete şi structurate ca un set de reglementări disponibile într-un singur loc accesibil
Este definită responsabilitatea pentru întreţinere.
Din păcate, nu există regularitate în actualizare (de exemplu, Legea nouă a fost adoptată în aprilie 2007, cu toate acestea nu toate reglementările au fost actualizate în conformitate cu Legea nouă nici până în iulie 2008. În parte acest lucru se datorează volumului documentelor care necesită transcriere şi disponibilităţii personalului.
2(b)
Documente de licitaţie model pentru bunuri, lucrări şi servicii
2
Există documente model şi clauze standard, însă de la publicarea Legii noi în 2007, documentele aferente Lucrărilor au fost actualizate, spre deosebire de cele aferente Bunurilor şi Serviciilor.
2(c)
Proceduri de pre-calificare
3
Există proceduri care definesc pre-calificarea (articolul 49) şi modul de aplicare a acesteia.
