Rapor t cu privire la modul de îndeplinire a atribuţiilor proprii ale preşedintelui Consiliului Judeţean Giurgiu pe anul 2014
Yüklə 1,54 Mb.
|
CONSTATĂRI Aspecte pozitive a) Misiuni de audit „Activitatea financiar-contabilă” Obiectivul nr. 1: Evaluarea eficienţei şi eficacităţii controlului intern 1.1. Analiza elaborării şi dezvoltării programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial (SCIM) la nivelul Direcţiei judeţene de transport, administrarea drumurilor judeţene şi control trafic Giurgiu (DJTADJCT Giurgiu) şi Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru. A fost elaborat şi aprobat Programul de dezvoltare SCIM care este structurat pe: obiective, acţiuni, responsabilităţi, indicatori de performanţă, termene. Programul de dezvoltare SCIM cuprinde cele cinci elemente ale controlului managerial: mediul de control; performanţe şi managementul riscului; informare şi comunicare; activităţi de control; evaluare şi audit intern. 1.2. Implementarea SCIM la nivelul Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru La nivelul Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru a fost realizată o inventariere a tuturor activităţilor care concură la realizarea obiectivelor generale şi specifice instituţiei. Auditorul a constatat că există o coerenţă a activităţilor ataşate obiectivelor, au fost stabiliţi indicatori de performanţă asociaţi obiectivelor generale şi specifice la nivelul fiecărei structuri funcţionale din cadrul instituţiei. A fost elaborat Registrul riscurilor la nivelul fiecărui compartiment funcţional din cadrul instituţiei. Au fost elaborate proceduri operaţionale pentru toate activităţile identificate în conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/2005, republicat.
Aprobarea deschiderii de credite bugetare în limita creditelor bugetare şi potrivit destinaţiei aprobate pe capitole, subcapitole, titluri de cheltuieli ale clasificaţiei bugetare. Utilizarea creditelor bugetare deschise în limita prevederilor şi destinaţiilor acestora
Cele două structuri auditate au elaborat norme metodologice proprii privind ALOP. Au fost stabilite limitele, respectiv atribuţiile persoanelor delegate să semneze documentaţia de ALOP, precum şi subdiviziunile clasificaţiei bugetului aprobat pentru care au fost împuternicite să efectueze aceste operaţiuni.
Auditorul a testat existenţa şi completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate, din care a rezultat că pentru conducerea Registrului inventar există proceduri de lucru scrise şi formalizate. 3.2. Conducerea Registrului Cartea mare la nivelul DJTADJCT Giurgiu şi Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru Din observarea directă realizată de auditor pe teren, s-a constatat corectitudinea completării Registrului Cartea mare. Obiectivul nr. 4: Conducerea activităţii financiare la nivelul DJTADJCT Giurgiu şi Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru Din evaluările efectuate de auditor a rezultat că sistemul de control al activităţii de plată şi încasare este organizat şi funcţionează: - structurile auditate au organizată activitatea de evidenţă a plăţilor pe scadenţe; - situaţia analitică a creditorilor şi debitorilor concordă cu cea sintetică a acestora. Obiectivul nr. 5: Elaborarea bilanţului contabil 5.1. Elaborarea şi verificarea bilanţului contabil la nivelul DJTADJCT Giurgiu şi Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru Din evaluarea testărilor efectuate, auditorul a constatat că sistemul de control privind elaborarea bilanţului contabil funcţionează prin respectarea normelor metodologice de închidere a bilanţului contabil, elaborat de M.F.P.: închiderea conturilor care nu trebuie să aibă sold la sfârşitul anului; respectarea principiului independenţei exerciţiului financiar; realizarea decontărilor interne; regularizarea excedentelor rezultate din execuţia bugetului instituţiei cu bugetul statului la sfârşitul anului; respectarea procedurilor de întocmire a bilanţului contabil; respectarea corelaţiilor bilanţiere. Obiectivul nr. 6: Elaborarea contului de execuţie bugetară la nivelul DJTADJCT Giurgiu şi Spitalului de pneumoftiziologie Izvoru Din evaluările efectuate, auditorul apreciază ca funcţional sistemul de elaborare a contului de execuţie bugetară: existenţa documentelor justificative pentru rectificarea bugetară; încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament conform clasificaţiei bugetare; preluarea corectă a sumelor din fişele conturilor sintetice în contul de execuţie bugetară; existenţa corelaţiilor de bază între contul de execuţie bugetară şi anexe; respectarea procedurilor de întocmire a anexelor la contul de execuţie bugetară.
Auditorul a constatat existenţa procedurilor scrise şi formalizate pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu. Deciziile de numire a persoanelor împuternicite să exercite CFP cuprinde perioadele de efectuare a controlului, documentele şi operaţiunile supuse CFP.
Pentru materialele livrate de diverşi furnizori, în baza facturilor fiscale emise, au fost întocmite note de recepţie şi constatare de diferenţe, după ce bunurile au fost recepţionate atât din punct de vedere cantitativ, cât şi din punct de vedere calitativ. Acestea au fost numerotate şi datate în ordine cronologică, conţin semnăturile membrilor comisiei de recepţie şi a gestionarului care a preluat materiale în gestiune. Notele de recepţie au fost întocmite de persoana desemnată din cadrul direcţiei, fiind completată rubrica referitoare la cantitatea livrată,respectiv primită, punctul de aprovizionare şi valoarea totală. După întocmire notele şi facturile s-au transmis Serviciului contabilitate care a procedat la întocmirea notelor contabile, unde a menţionat simbolul conturilor corespondente aferente aprovizionărilor de materiale şi valoarea materialelor primite şi prezentarea lor directorului executiv adjunct în vederea verificării şi avizării după care au fost prelucrate şi înregistrate în Registrul jurnal. Evidenţa cantitativă a materialelor consumabile a fost realizată pe baza fişelor de gestiune unde au fost evidenţiate intrările şi ieşirile şi stocul faptic existent.
Pentru eliberarea din gestiune a materialelor consumabile, combustibilului şi documentelor cu regim special, au fost întocmite bonuri de consum, semnate de gestionar pentru descărcare din gestiune. Eliberarea materialelor consumabile şi a documentelor cu regim special se face pe baza necesarelor de materiale aprobate în funcţie de care se întocmesc bonuri de consum. Persoanele desemnate să ridice materialele consumabile cu regim special semnează bonurile de consum. Evidenţa operativă a stocurilor a fost condusă pe fişele de gestiune pentru materialele consumabile şi pe fişe de magazie a documentelor cu regim special. Fişele au fost actualizate periodic, bonurile înregistrare cronologic, iar stocul existent a fost evidenţiat după fiecare operaţiune.
Operarea în evidenţa contabilă a consumurilor de materiala, combustibili, documente cu regim special a fost realizată pe baza notelor contabile întocmite. Aceste note au fost întocmite în baza bonurilor de consum. 1.4. Întocmirea bonurilor de consum Bonurile de consum sunt completate cu datele de identificare a serviciului/compartimentului căruia i se repartizează materialele consumabile în funcţie de necesarul de materiale întocmit şi aprobat. 1.5. Înregistrarea documentelor cu regim special Documentele cu regim special sunt primite de la Compania Naţională Imprimeria Naţională pe baza avizelor de însoţire/facturilor de aprovizionare. Recepţionarea cantitativă şi calitativă a documentelor cu regim special se face în baza notelor de recepţie, numerotate în ordine cronologică, datate şi semnate de membrii comisiei de recepţie şi de gestionar şi au fost completate corect la toate rubricile prevăzute de formular, cantităţile recepţionate fiind cele din documentele de aprovizionare. Evidenţa operativă a documentelor cu regim special a fost realizată pe fişele de gestiune, deschise pe fiecare fel de document cu regim special. Înregistrarea intrărilor în fişele de gestiune s-a efectuat prin preluarea cantităţilor specificate în notele de recepţie, iar scăderile din gestiune au fost operate pe baza bonurilor de consum. 1.6. Conducerea Registrului de inventar al mijloacelor fixe Evidenţa analitică a mijloacelor fixe se efectuează cu ajutorul documentului „fişa mijlocului fix” (COD 14-2-2), care se întocmeşte într-un exemplar de către Serviciul financiar-contabil pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare. Obiectivul nr. 2: Inventarierea patrimoniului 2.1. Stabilirea comisiilor de inventariere şi stabilirea responsabilităţilor în efectuarea inventarierii La nivelul Consiliului Judeţean Giurgiu au fost luate măsuri privind organizarea procesului de inventariere prin emiterea Dispoziţiei nr. 210/28.10.2013 pentru constituirea comisiilor de inventariere a bunurilor mobile şi imobile din domeniul privat al judeţului Giurgiu şi a Dispoziţiei nr. 209/28.10.2013 pentru aprobarea constituirii comisiei de inventariere a bunurilor din domeniul public al judeţului Giurgiu. Responsabilităţilor comisiilor de inventariere au fost stabilite prin procesul verbal nr. 13191/29.10.2013 încheiat cu ocazia instruirii comisiilor de inventariere a bunurilor mobile şi imobile din domeniul privat şi din domeniul public al judeţului Giurgiu.
În baza Dispoziţiilor nr. 210/28.10.2013 şi 209/28.10.2013, emise de preşedintele Consiliului judeţean, subcomisiile de inventariere a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, a stocurilor de materiale şi a combustibilului, au procedat la inventarierea faptică a acestuia. Procesul de inventariere a început cu luarea declaraţiilor de inventar ale gestionarilor din care rezultă că toate valorile materiale şi băneşti aflate în gestiune se găsesc în cadrul instituţiei, nu posedă valori materiale şi băneşti aparţinând terţilor, nu au cunoştinţă de existenţa unor plusuri sau minusuri în gestiune, nu au eliberat valori materiale fără documente legale, nu au valori materiale nerecepţionate, nu au documente de primire/eliberare care nu au fost operate la zi sau nu au fost predate la contabilitate. Declaraţiile de inventar au fost datate şi semnate atât de gestionari cât şi de membrii comisiei de inventariere. Inventarierea terenurilor s-a efectuat pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate al acestora, a documentelor cadastrale şi a altor documente potrivit legislaţiei în vigoare. Clădirile au fost inventariate în baza titlurilor de proprietate şi al dosarului tehnic al acestora. Bunurile aflate în gestiunea judeţului au fost inventariate pe locuri de folosinţă. Rezultatele inventarierii au fost consemnate în procesul verbal nr. 17164/30.12.2013, semnat de membrii comisiei de inventariere şi aprobat de preşedintele Consiliului judeţean. 2.3. Întocmirea şi aprobarea propunerilor de casare În urma efectuării inventarierii a bunurilor mobile şi imobile din domeniul privat al judeţului Giurgiu, comisia de inventariere a făcut propuneri pentru scoaterea din funcţiune prin casare a bunurilor materiale de natura obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe. Procedura de casare a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar a demarat în cursul anului 2014 în urma aprobării şi emiterii dispoziţiei de numire a comisiei de casare nr. 132/03.09.2014.
După terminarea inventarierii faptice a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar şi materialelor, s-a procedat la stabilirea rezultatelor inventarierii, au fost completate listele de inventariere cu stocurile scriptice şi valoarea contabilă, comparându-se astfel datele constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnic-operativă şi din contabilitate. Potrivit prevederilor punctului 32 din OMF nr. 2388/1995 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului, pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul menţionează că valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa şi nu are obiecţiuni cu privire la modul de efectuare a inventarierii.
Rezultatele inventarierii au fost înscrise de comisia de inventariere în procesul verbal nr. 17164/30.12.2013 care cuprinde data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere, nr. şi data actului de numire a comisiei de inventariere, rezultatele inventarierii, respectiv stoc faptic – stoc scriptic – diferenţe. Obiectivul nr. 4: Completarea Registrului inventar Elementele patrimoniale înscrise în Registrul inventar au la bază listele de inventariere şi procesele verbale de inventariere care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil. Registrul inventar (COD 14-1-2) a fost înfiinţat şi condus la nivelul Serviciului buget, finanţe, contabilitate, având numerotate paginile în ordine cronologică. În Registrul inventar au fost înregistrate la 31.12.2013 rezultatele inventarierii anuale a patrimoniului fiind evidenţiate toate elementele posturilor din bilanţul contabil. Aspecte negative: a) Misiuni de audit „Activitatea financiar-contabilă” Obiectivul nr. 1: Evaluarea eficienţei şi eficacităţii controlului intern 1.1. Organizarea procesului privind implementarea sistemului de control intern/managerial Riscul nr. 1: Neasumarea răspunderii de către membrii comisiei de monitorizare. Constatări: La nivelul celor două structuri auditate au fost constituite Comisii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării SCIM, dar deciziile prin care au fost numite structurile cu atribuţii în domeniul monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării SCIM nu cuprind atribuţiile de control intern pentru membri comisiei. Cauze:
Neaprofundarea legislaţiei în vigoare referitoare la implementarea SCIM şi acordarea unei mai mici importanţe implementării SCIM. Consecinţe: - Apariţia unor evenimente nedorite care pot crea disfuncţionalităţi în activitatea comisiilor de monitorizare; - Nerespectarea prevederilor OMFP nr. 946/2005, republicat. Recomandări: Stabilirea atribuţiilor în domeniul monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării SCIM pentru membri comisiei. Fişele posturilor membrilor comisiei vor cuprinde atribuţii privind controlul intern. Comisia de monitorizare va elabora un regulament propriu de funcţionare care va fi aprobat de către conducătorul instituţiei. Întâlnirile de lucru ale comisiilor vor avea loc trimestrial sau mai des dacă situaţia o impune. Organizarea şedinţelor este în responsabilitatea secretariatului comisiei care va fi asigurat în conformitate cu regulamentul propriu. După dezbaterile din cadrul comisiilor se va întocmi un proces verbal cuprins în registrul de procese verbale. 1.2. Implementarea SCIM Riscul nr. 1: Neconstituirea EGR. Constatare: Nu a fost constituită echipa de gestionare a riscurilor (EGR). Cauze: Neaprofundarea prevederilor Ordinului nr. 946/2005. Consecinţe: Nu pot fi analizate noile riscuri raportate de către responsabilii cu riscurile şi nu pot fi analizate resursele care pot fi alocate acţiunilor propuse pentru contracararea riscului. Recomandări: - Desemnarea responsabililor EGR la nivelul fiecărui compartiment; - Constituirea EGR; - Întocmirea Registrului proceselor verbale ale EGR în urma analizelor efectuate în cadrul şedinţelor de lucru asupra modului în care au fost identificate, evaluate, tratate riscurile în vederea menţinerii riscurilor în limitele acceptabile. Riscul nr. 2: Inexistenţa proceselor verbale EGR. Constatare: Nu sunt iniţiate registre de procese verbale EGR, deci nu se poate pune în discuţie analiza sau actualizarea lor. Cauze: Neconstituirea EGR. Consecinţe: Posibilitatea producerii de riscuri neprevăzute. Recomandări: La nivelul Comisiei de monitorizare şi la toate compartimentele funcţionale se vor înfiinţa Registre de procese verbale (EGR), pentru a putea fi făcută analiza sau actualizarea lor. Riscul nr. 3: Neîndeplinirea obiectivelor generale şi specifice. Constatare: Nu au fost stabiliţi indicatori de performanţă asociaţi obiectivelor generale şi specifice la nivelul fiecărei structuri funcţionale din cadrul instituţiei. Cauze: Neaprofundarea prevederilor Ordinului nr. 946/2005 republicat. Consecinţe: Nu poate fi evaluat stadiul de îndeplinire a obiectivelor generale şi specifice. Recomandări: Comisia de monitorizare va solicita tuturor compartimentelor funcţionale stabilirea indicatorilor de performanţă ataşaţi obiectivelor specifice fiecărui compartiment. Pentru fiecare obiectiv specific se va stabili cel puţin câte un indicator de performanţă relevant. Riscul nr. 4: Inexistenţa Registrului riscurilor la nivelul fiecărui compartiment funcţional; Constatare: Nu a fost elaborat Registrul riscurilor la nivelul fiecărui compartiment funcţional din cadrul instituţiei, nu au fost numite persoanele responsabile cu gestionarea riscurilor. Nu a fost constituită Echipa de gestionare a riscurilor. Nu sunt iniţiate registre de procese verbale EGR. Cauze: Control intern insuficient. Consecinţe: - Modificarea indicatorilor previzionaţi de realizarea obiectivelor; - Nu pot fi analizate noile riscuri, nu pot fi analizate resursele care pot fi alocate acţiunilor propuse pentru contracararea riscurilor; - Există posibilitatea producerii de riscuri neprevăzute. Recomandări: - Organizarea Registrului riscurilor la nivelul fiecărui compartiment funcţional din cadrul instituţiei şi centralizarea acestuia de către Comisia de monitorizare. - Desemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea riscurilor la nivelul fiecărui compartiment. - Desemnarea responsabililor EGR la nivelul fiecărui compartiment; - Constituirea EGR; - Întocmirea Registrului proceselor verbale ale EGR în urma analizelor efectuate în cadrul şedinţelor de lucru asupra modului în care au fost identificate, evaluate, tratate riscurile în vederea menţineri riscurilor în limitele acceptabile. Riscul nr. 5: Neelaborarea procedurilor operaţionale pentru toate activităţile procedurabile. Constatare: Nu au fost elaborate proceduri operaţionale pentru toate activităţile procedurabile. Cauze: Neidentificarea tuturor activităţilor procedurabile. Consecinţe: Imposibilitatea atingerii efectelor preconizate prin respectarea prevederilor OMFP nr. 946/2005, republicat. Recomandări: Identificarea tuturor activităţilor procedurabile la nivelul fiecărui compartiment funcţional. Elaborarea procedurilor operaţionale pentru toate activităţile procedurabile, avizarea şi aprobarea acestora. Obiectivul nr. 3: Organizarea registrelor de contabilitate Riscul nr. 1: Neîntocmirea lunară a Registrului jurnal prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale instituţiei. Constatare: La nivelul D.J.T.A.D.J.C.T. Giurgiu completarea Registrului-jurnal se realizează cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor de intrare, dar acestea nu se editează lunar în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, prevederilor OMFP nr. 1917/2005, pct. 1.4.3. (Registrul-jurnal se întocmeşte zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrare cronologică, şi reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale entităţii). Cauze: Lipsa unor proceduri de lucru scrise şi formalizate privind completarea Registrului-jurnal. Consecinţe: - Nu pot fi identificate, controlate în orice moment operaţiunile economico-financiare; - Nu pot fi controlate datele înscrise în Registrul-jurnal cu cele înscrise în Balanţa de verificare.
Achiziţiile directe de produse, servicii, lucrări se efectuează fără asigurarea în totalitate a documentelor justificative, în speţă, referatul de necesitate din care să rezulte necesitatea, oportunitatea, justificarea achiziţiei, fără o prospectare a pieţei şi alegerea preţului cel mai avantajos. Cauze: - Nerespectarea strictă a prevederilor legale referitoare la achiziţiile publice în vederea cheltuirii cu eficienţă a fondurilor publice. - Nerespectarea Legii nr. 82/1991 republicată, art. 6, al. 1; prevederii Legii nr. 571/2003 art. 48, al.4; prevederile O.M.E.F. nr. 3512/2008 lit. A, pct. 1 şi 2; prevederile Anexei nr. 2 din Ordinul 1858/2004. Consecinţe: Lipsa documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor efectuate pe baza fondurilor publice ar putea duce la majorarea nelegală a cheltuielilor instituţiei. Recomandări: Toate achiziţiile directe de produse, servicii lucrări se vor efectua în baza referatelor de necesitate, aprobate de managerul instituţiei, din care să rezulte necesitatea, oportunitatea şi justificarea achiziţiei. Riscul nr. 2: Fundamentarea necorespunzătoare a programului anual al achiziţiilor publice. Yüklə 1,54 Mb. Dostları ilə paylaş:
|