Nr. înregistrare Contractor Nr. înregistrare Autoritate Contractantă

Art. 38 Cheltuielile de personal vor include numai cheltuieli pentru echipa proiectului care asigură suport ştiinţific şi tehnic, administrativ şi financiar sau specializat şi se calculează astfel:

1. 
   la determinarea cheltuielilor salariale pentru Contractorul/Partenerii de Proiect români, se au în vedere prevederile Anexei nr. 3 la Hotărârea Guvernului nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naţional de Cercetare–Dezvoltare şi Inovare II pentru perioada 2007–2013, referitoare la plafoanele pe baza cărora se calculează costurile salariale directe la contractele de finanţare din fonduri bugetare alocate Planului Naţional II;
   
2. 
   la determinarea cheltuielilor salariale pentru Partenerii de Proiect din statele donatoare, se au în vedere prevederile legislaţiei naţionale din ţările respective.
   

Art. 39 Cheltuielile de deplasare cuprind transport, cazare, diurnă, taxe de participare la manifestări ştiinţifice şi altele asemenea, asigurări de sănătate pentru deplasările în străinătate, taxe de viză şi altele asemenea, aferente:

1. 
   deplasărilor în ţară sau în străinătate ale membrilor echipei proiectului, pentru stagii de documentare sau cercetare, participări la manifestări ştiinţifice de prestigiu din domeniul proiectului;
   
2. 
   deplasărilor unor colaboratori din ţară şi/sau străinătate pentru colaborarea cu membrii echipei proiectului;
   
3. 
   deplasărilor unor participanţi la manifestările ştiinţifice organizate în cadrul proiectului – în cazul în care Anexa I – Propunerea de Proiect prevede astfel de manifestări ştiinţifice.
   

Art. 40 Taxa pe valoarea adăugată (TVA) pe bunuri și servicii ar putea constitui un cost eligibil în cazul în care acesta nu este, în conformitate cu reglementările separate, obiectul rambursării sau deducerii și în cazul în care astfel taxe au fost aplicate în legătură cu costurile eligibile efectuate.

Art. 41 Finanțarea cheltuită în alte scopuri decât cele specificate în prezentul contract va avea ca efect declararea acestei cheltuieli ca fiind neeligibilă.

Art. 42 Costurile indirecte pentru:

1. 
   Contractor se stabilesc la o rată fixă, în valoare de ...........% din totalul costurilor directe eligibile, cu excepția costurilor directe eligibile pentru subcontractare și a chelutielilor pentru resurse puse la dispoziție de către terți care nu sunt folosite de Contractor; și care sunt în valoare de …………… lei
   

sau

se stabilesc pe baza cheltuielilor efectiv suportate identificate prin intermediul sistemului de contabilitate analitică ²

2. 
   Partenerul de Proiect (denumirea instituţiei) se ridică la ...........% din totalul costurilor directe eligibile, cu excepția costurilor directe eligibile pentru subcontractare și a cheltuielilor pentru resurse puse la dispoziție de către terți care nu sunt folosite de Partenerul de Proiect; și sunt în valoare de ……………lei
   

sau

se stabilesc pe baza cheltuielilor efectiv suportate identificate prin intermediul sistemului de contabilitate analitică³

3. 
   (…)⁴
   

Art. 43 În cazul în care Contractorul sau Partenerul de Proiect stabilesc rată fixă de 60% pentru costurile indirecte şi îşi schimbă statutul⁵ pe durata de viață a proiectului (conform art. 7.4 din Regulament), această rată fixă se aplică până la momentul în care pierd statutul anterior.

6. 
   Prezentarea rapoartelor
   

Art. 44 Contractorul prezintă spre decontare Autorităţii Contractante cheltuielile efectuate pentru realizarea proiectului în cadrul fiecărei etape a proiectului, prin documentele de raportare aferente etapei transmise în 2 exemplare.

Art. 45 Contractorul prezintă Autorităţii Contractante, pe suport hârtie și în format electronic, următoarele documente de raportare:

1. 
   raport anual;
   
2. 
   raport final;
   
3. 
   raport privind publicațiile ştiinţifice.
   

Art. 46 Activităţile proiectului care se finanţează în cadrul unui an bugetar se derulează în cadrul unei etape potrivit Anexei II – Planificarea Proiectului. Contractorul trebuie să predea Autorităţii Contractante raportul anual, în termen de cel mult 30 de zile de la sfârşitul fiecărei etape, ce conţine următoarele:

1. 
   un document conform modelului din Anexa VII – Raport Ştiinţific şi Tehnic, inclusiv un rezumat publicabil al progresului înregistrat pe proiect în anul precedent pornind de la obiectivele proiectului, care să cuprindă realizările pe proiect, îndeplinirea activităţilor propuse şi atingerea rezultatelor scontate. Acest raport trebuie să includă diferenţele între activităţile care trebuiau desfăşurate conform contractului şi cele efectiv realizate;
   
2. 
   notă explicativă privind utilizarea resurselor;
   
3. 
   declaraţia financiară a Contractorului împreună cu rezumatul raportului financiar, prevăzut la art. 49, pentru finanţarea raportată de către el şi toţi Partenerii de Proiect într-o formă agregată. Declaraţiile financiare trebuie însoţite de dovada cheltuielilor conform cerinţelor Regulamentului.
   
4. 
   cererea de plată conform modelului din Anexa VIII – Cerere de Plată.
   

Art. 47 Contractorul trebuie să predea Autorităţii Contractante raportul final în termen de cel mult 30 de zile de la finalizarea proiectului. Raportul final va cuprinde urmatoarele:

1. 
   un raport final de sinteză care poate fi publicat, cuprinzând rezultatele, concluziile și impactul socio-economic al proiectului, inclusiv indicatorii finali de realizare a proiectului;
   
2. 
   un raport cuprinzând implicațiile sociale mai ample ale proiectului, sub forma unui chestionar, inclusiv acțiuni privind egalitatea de gen, aspecte etice, eforturi de implicare si de conştientizare a altor partiucipanţi, precum şi un plan de utilizare şi diseminare a rezultatelor generate;
   
3. 
   distribuția contribuției financiare între Contractor și Partenerii de Proiect.
   

Art. 48 Contractorul trebuie să transmită Autorităţii Contractante în timpul şi la finalul proiectului, un raport privind publicațiile ştiinţifice ce conţine referinţele şi rezumatul tuturor publicaţiilor ştiinţifice rezultate pe proiect în termen de 30 de zile de la publicarea lor. Lista completă a publicaţiilor rezultate pe proiect va fi prezentată Autorităţii Contractante ca parte componentă a raportului final pe proiect. Toate publicaţiile vor include următoarea referinţă „The research leading to these results has received funding from EEA Financial Mecanism 2009 - 2014 under the project contract no ....../Cercetările care au condus la aceste rezultate au primit finanţare din partea Mecanismului Financiar al Spaţiului Economic European 2009-2014 prin contractul nr. .... ”.

Art. 49 Contractorul trebuie să predea Autorităţii Contractante raportul financiar aferent unei etape care include:

1. 
   Devizul cadru postcalcul al etapei, potrivit modelului din Anexa III;
   
2. 
   Fişa de evidenţă a cheltuielilor realizate în cadrul etapei, potrivit modelului din Anexa IV.
   

Art. 50 Contractorul trebuie să predea Autorităţii Contractante un raport financiar intermediar completat conform modelului din Anexa IX – Raport Financiar Intermediar, cel târziu în a 5-a zi lucrătoare a lunii noiembrie în fiecare an bugetar.

Art. 51 Cheltuielile prevăzute în devizul cadru al proiectului trebuie justificate în fișa de evidenţă a cheltuielilor pe fiecare capitol până la finalizarea etapei, potrivit prevederilor legale şi contractuale.

Art. 52 Avizarea favorabilă a documentaţiei de raportare prevăzute la art. 46 pct. 2 şi pct. 3 precum şi la art. 49 se realizează în termen de 15 zile lucrătoare de la data depunerii tuturor documentelor de raportare aferente unei etape, perioadă de timp în care Autoritatea Contractantă va notifica Contractorului eventualele neconcordanţe/documente lipsă care împiedică avizarea favorabilă.

Art. 53 În cazul în care se constată nereguli în documentele de raportare specificate la art. 45 şi art. 49 prezentate de către Contractor, acesta va fi obligat ca în termen de 15 zile lucrătoare de la data primirii notificării să rezolve toate neconcordanţele/documentele lipsă semnalate de Autoritatea Contractantă. În cazul în care neconcordanţele/documentele lipsă legate de avizarea favorabilă nu s-au putut rezolva, din vina Contractorului, în termenul stabilit, Autoritatea Contractantă este îndreptăţită să facă numai plata cheltuielilor justificate prin documentele depuse.

6. 
   Evaluare
   

Art. 54 Obiectivul evaluării documentaţiei de raportare prevăzute la art. 46 pct. 1 realizate de Autoritatea Contractantă este, în special, pentru a stabili dacă:

1. 
   implementarea proiectului este compatibilă cu contractul;
   
2. 
   continuarea implementării proiectului conduce la îndeplinirea obiectivelor și rezultatelor asumate în cadrul proiectului.
   

Art. 55 Bazându-se pe evaluarea documentaţiei de raportare prevăzute la art. 46 pct. 1, Autoritatea Contractantă poate, fără a aduce atingere dispozițiilor de la cap. XIX - Mod și condiții de reziliere a contractului sau de suspendare a finanţării, reține sau scădea fondurile ulterioare, în special în cazul în care se constată că:

1. 
   proiectul este implementat într-o manieră contradictorie (neclară) cu prevederile contractului sau cu încălcarea legislației;
   
2. 
   continuarea implementării proiectului nu va conduce la realizarea obiectivelor și rezultatelor prevăzute.
   

Art. 56 Evaluarea raportului final realizată de către Autoritatea Contractantă constituie baza pentru ca prezentul contract să fie considerat:

1. 
   realizat;
   
2. 
   realizat, cu citație de plată cu penalitățile contractuale prevăzute la cap. XX - Returnarea finanţării;
   
3. 
   nerealizat, în totalitate sau parțial, cu o notificare pentru a rambursa finanţarea în totalitate sau parțial, împreună cu dobânda calculată ca în cazul taxelor restante de la data transferului fondurilor până la data de rambursare, sau cu o cerere de plată a penalităților contractuale prevăzute la cap. XX - Returnarea finanţării.
   

Art. 57 Costurile eligibile menționate în rapoartele anuale şi raportul final se verifică în conformitate cu procedura stabilită de către Autoritatea Contractantă.

Art. 58 În cazul în care rezultatele cercetării fundamentale, a cercetării industriale sau a dezvoltării experimentale conduc la imposibilitatea de a atinge obiectivele proiectului, Contractorul este obligat să notifice imediat Autoritatea Contractantă despre acest fapt, împreună cu o cerere de încetare a implementării proiectului.

Art. 59 Dacă Autoritatea Contractantă va accepta solicitarea specificată la art. 58:

1. 
   Contractorul va fi obligat să ramburseze în contul de bancă specificat de Autoritatea Contractantă fondurile neutilizate pentru implementarea proiectului;
   
2. 
   Contractorul va transmite la Autoritatea Contractantă (pe hârtie și în format electronic) raportul final împreună cu decontul cheltuielilor efectuate în cadrul plăților în avans nedecontate, în termen de 30 zile de la data de livrare a scrisorii de confirmare a acceptării de întrerupere a proiectului de către Autoritatea Contractantă.
   

6. 
   Plăţi
   

Art. 60 Sumele decontate, aferente unui an bugetar, nu pot depăşi sumele prevăzute pentru acel an potrivit art. 6 şi 7 ale prezentului contract.

Art. 61 Decontarea se face de către Autoritatea Contractantă, în limita creditelor bugetare deschise cu această destinaţie.

Art. 62 Sumele acordate în avans Contractorului reprezentând grant şi cofinanţare publică precum şi cele transferate de acesta Partenerului/Partenerilor de Proiect, rămase neutilizate la finele exerciţiului bugetar, se utilizează potrivit reglementărilor în vigoare.

Art. 63 Plata în avans nu înseamnă aprobarea cheltuielilor efectuate din punct de vedere financiar.

Art. 64 Plăţile către Contractor se efectuează în următoarele condiţii:

1. 
   Pentru primul an de derulare şi anii intermediari, în baza cererii Contractorului, se acordă un avans de până la 90% din valoarea prevăzută pentru anul în curs, în condiţiile stabilite prin Acordul de Program. Cererea Contractorului se redactează potrivit modelului din Anexa V - Convenţia de Avans;
   
2. 
   Diferenţa de plată rămasă până la valoarea totală anuală se plătește, în baza cererii de plată depuse conform modelului specificat la art. 46 pct. 4, după evaluarea documentaţiei de raportare prevăzute la art. 46 pct. 1 şi avizarea favorabilă a documentaţiei de raportare prevăzute la art. 46 pct. 2 şi pct. 3 precum şi la art. 49;
   
3. 
   Plata în avans a Contractorului în ultimul an al proiectului va fi de maxim 70% din bugetul pentru anul respectiv;
   
4. 
   Plata finală pe proiect se plătește în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la evaluarea raportului anual pentru ultimul an bugetar prezentat conform prevederilor art. 46, a raportului final prezentat conform prevederilor art. 47 şi avizarea favorabilă a documentaţiei de raportare prevăzute la art. 46 pct. 2 şi pct. 3 precum şi la art. 49;
   
5. 
   Plățile aferente avansului şi cererii de plată sunt efectuate de Autoritatea Contractantă către Contractor în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data aprobării Convenţiei de avans, respectiv a cererii de plată, în condiţiile existenţei fondurilor în conturile dedicate Programului .
   

Art. 65 Contractorul va transfera fondurile primite de la Autoritatea Contractantă către Partenerii de Proiect nu mai târziu de 10 zile lucrătoare de la data primirii finanțării, în conformitate cu prevederile Anexei II - Planificarea Proiectului şi Anexei VI - Calendarul de Plăţi.

Art. 66 Convenţia de avans se depune în cel mult 5 zile lucrătoare de la semnarea contractului sau, după caz, de la începutul anului bugetar..

Art. 67 În caz de eșec în depunerea Convenţiei de avans în termenul prevăzut la art. 66, Contractorul va fi obligat să modifice corespunzător Anexa VI - Calendarul de Plăţi prin încheierea unui act adiţional la contract. Imposibilitatea de a face ajustările necesare în Calendarul de Plăţi din vina Contractorului poate duce la pierderea dreptului la finanțare, în sumă echivalentă cu valoarea fondurilor neplătite pentru anul respectiv, în conformitate cu Anexa VI - Calendarul de Plăţi, care însă nu va determina modificări ale obiectivelor generale ale proiectului. Contractorul are obligația de a acoperi din fonduri proprii cheltuielile echivalente cu suma pierdută de la finanțare.

Art. 68 În cazul schimbării contului bancar, Contractorul este obligat să informeze imediat Autoritatea Contractantă în formă scrisă cu privire la o astfel de schimbare, nu mai târziu de data depunerii Convenţiei de avans. Schimbarea contului bancar nu necesită încheierea unui act adiţional la contract.

Art. 69 În cazul în care Autoritatea Contractantă transferă o plată într-un cont bancar incorect din cauza neîndeplinirii de către Contractor a obligației specificate la art. 68, costurile ulterioare de transfer de fonduri vor fi suportate de către Contractor.

Art. 70 Veniturile din vânzările de echipamente științifice și de cercetare achiziționate sau construite din fondurile care constituie finanțarea proiectului, obținute în timpul perioadei de implementare a proiectului vor fi rambursate în contul bancar specificat de către Autoritatea Contractantă.

Art. 71 Dobânzile bancare totale obținute din finanțarea transferată de Autoritatea Contractantă pentru implementarea proiectului vor fi menționate în raportul final și rambursate în contul bancar specificat de către Autoritatea Contractantă.

Art. 72 Fondurile neutilizate pentru implementarea proiectului vor fi rambursate în contul bancar specificat de Autoritatea Contractantă după finalizarea evaluării raportului final pe proiect.

Art. 73 Contractorul și Partenerii de Proiect au obligația de a avea documente care să ateste toate cheltuielile suportate pentru implementarea proiectului. Această documentație trebuie să fie pregătită și păstrată în conformitate cu reglementările legale naționale și ale Comunității Europene. Fiecare document contabil original se adnotează cu precizarea următoarelor informații: numărul de contract prin care proiectul este implementat şi finanțat, categoria corespunzătoare cheltuielilor și numărul activității.

Art. 74 Autoritatea Contractantă va avea dreptul de a efectua verificări ale documentației menționate la art. 73, în orice moment și în orice etapă de implementare a proiectului și în termen de 5 ani de la finalizarea proiectului.

Art. 75 Aprobarea Convenţiei de avans nu va revoca și nici nu va influența posibilitatea planificării verificărilor și a rezultatelor verificărilor efectuate, specificate la art. 74.

Art. 76 Autoritatea Contractantă nu poartă nici o responsabilitate, de la momentul depunerii unui ordin de plată, pentru orice întârzieri în transferul sau incapacitatea de a efectua plata de către bancă.

6. 
   Modalităţi de plată
   

Art. 77 Autoritatea Contractantă efectuează plăţile din cadrul prezentului contract în contul Contractorului:

- titular: …................... (denumire / numele titularului contului);

- cod fiscal: ….............;

- trezoreria / banca: …............................ (denumirea, inclusiv filiala);

- numărul de cont (IBAN): …..........................

Art. 78 În vederea efectuării plăţii, Contractorul transmite Autorităţii Contractante documentele necesare decontării, fără a emite facturi.

Art. 79 În vederea decontării sumei solicitate, Autoritatea Contractantă emite ordin de plată.

6. 
   Fiscalitate
   

Art. 80 Autoritatea Contractantă decontează toate cheltuielile Contractorului ocazionate de plata obligaţiilor care decurg din reglementările fiscale în vigoare, aferente execuţiei proiectului prevăzut de prezentul contract, inclusiv taxa pe valoarea adăugată aferentă achiziţiilor efectuate pentru realizarea proiectului.

Art. 81 Taxa pe valoarea adaugată (TVA) aferentă achiziţiilor efectuate în cadrul proiectului nu este considerată un cost eligibil în situaţia în care Contractorul/Partenerii de Proiect pot recupera TVA-ul de la autoritățile fiscale naționale, în conformitate cu regulile fiscale naționale.

6. 
   Modificări ale proiectului
   

Art. 82 Nu este permisă introducerea unor modificări în implementarea proiectului fără acordul Autorităţii Contractante. Dacă acest lucru se întâmplă, el constituie un motiv de reziliere a contractului de către Autoritatea Contractantă fără o perioadă de preaviz, cu excepţia prevederilor de la art. 86. Contractorul este obligat să notifice Autoritatea Contractantă cu privire la orice modificare în implementarea proiectului.

Art. 83 Dacă devine necesară introducerea unor modificări pentru punerea în aplicare a proiectului pe perioada de implementare a acestuia, Contractorul transmite Autorităţii Contractante, pe suport hârtie și în format electronic, o cerere pentru introducerea de modificări împreună cu motivele, într-un interval nu mai mare de 30 zile de la data apariției circumstanțelor care au condus la modificare și nu mai târziu de trei luni înainte de data de finalizare a proiectului, specificată în contract, care este însoţită de un proiect de act adiţional la contract.

Art. 84 Autoritatea Contractantă are dreptul de a cere Contractorului să prezinte explicații suplimentare și completări la cererea pentru introducerea modificărilor în implementarea proiectului, precizate la art. 83. Contractorul este obligat să furnizeze informațiile menționate mai sus în termen de 14 zile de la primirea unei astfel de cereri.

Art. 85 Anexa VI - Calendarul de plăți poate fi actualizată la cererea Contractorului și cu acordul Autorităţii Contractante, sub rezerva existenței de fonduri disponibile în bugetul Programului.

Art. 86 Următoarele situaţii nu vor fi considerate ca modificări în implementarea proiectului:

1. 
   realocarea între toate categoriile de cheltuieli, cu excepţia cheltuielilor indirecte, astfel încât valoarea totală realocată, corespunzătoare întregului proiect, să nu depăşească 15% din bugetul total al proiectului prevăzut la momentul contractării. Valoarea totală realocată reprezintă suma diferenţelor care sunt pozitive dintre valoarea prevăzută pentru o categorie de cheltuieli după realocare şi valoarea prevăzută în Anexa III– Devizul cadru, pentru toate aceste categorii de cheltuieli;
   
2. 
   modificări ale datelor de realizare a sarcinilor specifice stabilite prin Anexa II – Planificarea proiectului, ce nu depășesc patru luni, cu condiția ca data de finalizare a proiectului să rămână neschimbată;
   
3. 
   realocarea de fonduri între anii bugetari ulteriori, atâta timp cât acestea nu aduc atingere activităţilor prevăzute în Anexa II- Planificarea proiectului.
   

Art. 87 Realocările menționate la art. 86, alin. (1) şi alin. (3) nu trebuie să ducă la creșterea finanțării în raport cu bugetul total al proiectului prevăzut la art.6.

Art. 88 Contractorul este obligat să notifice Autoritatea Contractantă cu privire la apariţia situaţiilor prevăzute la art.86.

6. 
   Verificări și audit
   

Art. 89 Verificările legate de implementarea proiectului vor fi realizate de către Autoritatea Contractantă sau de experţi autorizaţi de către Autoritatea Contractantă sau de alte autorități de control în conformitate cu reglementările legale obligatorii.

Art. 90 Verificările pot fi efectuate în orice moment pe durata implementării proiectului și în termen de 5 ani de la finalizarea proiectului.

Art. 91 Verificările pot fi efectuate la sediul Contractorului, al partenerilor de proiect din România, precum și la locațiile de implementare ale proiectului.

Art. 92 Contractorul/Partenerul de Proiect va fi notificat în privința verificărilor cu cel puțin 5 zile înainte de data începerii acestora.

Art. 93 Verificările se efectuează în conformitate cu decizia Coordonatorului Programului din Autoritatea Contractantă.

Art. 94 Constatările post-verificare trebuie să fie documentate în raportul de control, elaborat în două exemplare, din care unul va fi transmis Contractorului/Partenerului de Proiect imediat după aprobare.

Art. 95 În cazul în care Contractorul/Partenerul de Proiect nu depune nicio obiecție referitor la conținutul raportului de control prevăzut la art.94, acesta va semna exemplarul raportului de control pe care îl înaintează Autorităţii Contractante în termen de 7 zile de la data primirii.

Art. 96 Contractorul/Partenerul de Proiect poate depune obiecții la conținutul raportului de control în termen de 7 zile de la data primirii acestuia.

Art. 97 În cazul refuzului de a semna raportul de control, Contractorul/Partenerul de Proiect trebuie să prezinte Autorităţii Contractante o explicație în scris cu observaţii şi comentarii, împreună cu o copie a raportului de control nesemnat, în termen de 7 zile de la data primirii.