Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı ilgili birimlere havale için kayıt yapmak, bunları havale ettirerek ilgili birimlere zimmetle teslim etmek, giden evrak defterinden giden yazılara sayı vererek ilgili yerlerine posta veya elden zimmetli teslim etmek, tüm birimlere ait evrakların takibini yapmak, posta işlemlerini yapmak.
Posta zarflı gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi gizlilik dereceli veya normal evraklar birbirinden ayrılarak tasnif etmek.
Geliş şekli itibariyle birimi ilgilendirmeyen evraklar veya yanlış postalanmış evraklar hiç işlem yapılmadan ilgili ( geldiği-gideceği) yerlere göndermek.
Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını kontrol etmek.
Evrak gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi kapalı zarf ise üzerindeki adres itibariyle birime ait olup olmadığı kontrol etmek.
İlgili birim amirinin izni ile, evrak kayıt tarih ve sayısının ilgili kişilerin istemesi halinde verilmesi.
Posta kanalı ve kuruluşların haberleşme görevleri ile iş sahibi kişiler veya bunların kanuni temsilcilerince verilen her türlü evrak; görevlilerce evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığı kontrol edilerek teslim almak.
Gizli, çok gizil, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarfların açılmadan ilgili birimlere teslimi.
Kayıt yapılacak defter ile dahili ve harici zimmet defterlerinin tüm sayfaları numaralandırma, mühürleme ve en son sayfalarını birimi amiri ve yetkili kişilere imzalatmak.
Gelen faksların normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak.
Gelen evraklar gelen evrak defterine veya bilgisayar ortamında yapılıyorsa gelen evrak kayıt defterine uygun olarak kaydını yapmak, günlük kayıt çıktısını (Disket, CD) almak.
Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarfların üzerine yapmak.
Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile gönderilen evrakları günlük göndermek.
Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenleme ve aslı evrak tesliminde teslim alanın adı soyadı, imzasını almak, bir nüshası senedi hazırlayana birimce muhafaza edilmek üzere bu birime vermek.
Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak.
Birim müdürünce verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
Evrak kayıt servisi görevlisi/görevlileri, her görevli bu bölümdeki kendi görevi ile ilgili yetkili ve sorumlu olup, ayrıca servisin bağlı olduğu birim müdürüne karşı doğrudan sorumludurlar.
