Yönetim biLGİ Sİstemleri Yıldız Teknik Üniversitesi

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

• Yıldız Teknik Üniversitesi

• Endüstri Müh. Bölümü

• Sistem Analizi Dersi

Veri, Bilgi Nedir?

• Veri (Data): Beş duyumuzla algıladığımız (hal, hareket,...) durumlardır.

• Bilgi (Information): İşlenmiş veri.

• Veri İşleme: Kayıt yapma, doğrulama, sınıflama, özetleme, hesaplama, depolama, düzeltme, yeniden oluşturma, yayma / ulaştırma.

• Veri İşleme Metodları:

• * Elle

• * Elektromekanik

• * Delikli kart

• * Bilgisayarlar.

Bilginin Sınıflandırılması

• Fonksiyonel sınıflama (satın alma, muhasebe, üretim, finansman)

• Zaman esaslı sınıflama

Bilginin Sınıflandırılması

• Bilgisayar esaslı sınıflama:

• Yığın= Batch

• Gerçek zamanlı=Real Time

• Müşteri esaslı sınıflama:

• Tanımlayıcı bilgiler

• Değişken bilgiler.

Veri işleme gereksinimleri

• Veri işleme gereksinimleri:

• * Gerekli data yoğunluğu,

• * İhtiyaç duyulan data işleme metodlarının karmaşıklığı,

• * İşleme zamanının kısıtlığı,

• * Hesaplama talepleri.

Performans Ölçütleri

• İlk yatırım

• Organizasyon

• Değiştirme

• Yetişmiş personel ihtiyacı

• Değişken giderler

• Ayarlanabilirlilik

• Esneklik

• Çok yönlülük

Bilginin Nitelikleri

• Yaklaşılabilme

• Kapsamlılık

• Kesinlik

• Uygunluk

• Güncellik

• Belirginlik

• Esneklik

YÖNETİM

• Yönetim, değişen durumlarla ilgilenmektir. Veya pratik bazı bilgilerin değerlerini belirlemek, halka sırayla, zamanında ve en ekonomik şekilde ulaştırmak amacı ile teknolojik değişiklikleri bildirmek ve özümlemektir.

• Başkalarının çabaları ile işlerin yapılmasını sağlamaktır.

Yönetim Fonksiyonları

• Planlama

• Yönlendirme

• Organize etme

• Kiralama/satma/satın alma

• Eğitme

• Kontrol etme

• Denetleme

Yönetici ve Bilgi

• Yönetici; en kesin ve birbiri ile ilişkili (sistemle) rol ile tanımlanmıştır.

• Bilgi; yönetimle ilgili gücün ve otoritenin anahtarı olarak görülür.

• Minsburg rolleri 3 ana grupta toplar:

• 1. İnsan İlişkileri (tanıtıcılık, ilişki kurma/geliştirme, lider)

• 2. Bilgi Dönüşümü (Alıcı, dağıtıcı, sözcü)

• 3. Karar Verme (Yapıcı, karışıklık düzenleyici, kaynak bölüştürücü, görüşmeci)

Planlama

• Önce hedefleri ve/veya amaçları belirtmeli (zamanında doğru bilgi)

• Hedef için faliyetleri tanımlamalı (Bilgi değerlendirilmesi ve yönetim)

• Her faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli kaynakları kullanmalı (Bilginin tatbiki ve karar verme)

• Faaliyetlerin süresinin belirlenmesi (karar verme)

• Faliyetlerin hangi sırada tatbike konulacağı (sıralama, planlama)

Kontrol Etme

• Nelerin olup bittiği hakkında bilgi sahibi olmalı

• Mevcut sonuçlarla beklenen sonuçlar konusunda karşılaştırma

• Gerçek sonuçları-beklenen sonuçları düzeltici faaliyetler

Kontrol İşleminin Elemanları

Karar Verme

• Aşamaları;

• 1- Stratejik karar verme

• 2- Taktik karar verme

• 3- Teknik karar verme

Bilgi Seviyesi

İletişim

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

• Bilginin Fonksiyonları:

• * İhtimal prensipleri sunar.

• * bir durum temsilcisi şeklinde hizmet verir.

• * Alternatif çeşidini ve/veya cinsini azaltır.

• Bilgi Oluşturmanın Maliyeti:

• 1. Başlangıç maliyeti

• 2. Geliştirme maliyeti

• 3. İşleme maliyeti

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

• Bilginin Değeri: Kullanıcı/biçimi, yerine, zamanına, kullanım biçimine bağlıdır.

• Maliyet/Değer İlişkisi:

• 1. Eğer Marjinal Değer > Marjinal Maliyet ise bilgi hacmi arttırılır.

• 2. Eğer Marjinal Değer < Marjinal Maliyet ise bilgi hacmi azaltılır.

• 3. Eğer Marjinal Değer = Marjinal Maliyet ise bilgi optimum değerdedir.

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

• Resmi bilgi sistemleri

• Gayri resmi bilgi sistemleri

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

• Resmi Bilgi Sistemlerinin Genel Yapısı:

• Modern organizasyonlarda bilgi temel bir kaynaktır. Bu nedenle, her işletme 3 alt sistemden oluşan bir bütün olarak görülür.

• 1. İşlemler alt sistemi

• 2. Yönetim alt sistemi

• 3. Bilgi alt sistemi

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

• Bilgi Sistemi Blok Yapısı:

• 1. Tasarım Blokları

• 2. Talep Blokları

• Sistem:

• Güvenilirlik

• Maliyet

• Esneklik

• Beklenen ömür

• Büyüme potansiyeli

• Bakılabilirlik

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

• Maliyet/Etkinlik:

• Direkt maliyet

• Endirekt maliyet

• Direkt fayda

• Endirekt fayda

Bilgi Sistemi Analizi

• Bilişimci: Bu kişiye Sistem Analisti denir. Sistem mühendisliği gelişim metodolojisi metodu veya sistem analizi metodları kullanılır.

Bilgi Sistemi Analizi

M.I.S Tanımı ve Özellikleri

• M.I.S yönetimin,

• zamanında,

• kesin/doğru ve

• komprime

• bilgiye sahip olarak,

• planlama,

• takip etme ve

• kontrol işlevlerini

• bilgisayara dayalı olarak yapabilmelerini sağlayan bir sistemdir.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri

• Bilinen çok bilgiyi değil, kritik olan az/komprime bilgiyi içermesi gerekir.

• Yönetimin ihtiyaçları yönünde, anlaşılabilir ve bilgiye ulaşımı basit olmalıdır.

• Sistem yönetime dönük olduğu halde, kullanıcıya da aynı ve hatta daha kapsamlı yarar sağlamalıdır.

• Yönetimin daha rahat ve sağlıklı karar almasını sağlamlıdır.

• Planların ve projelerin zamanında ve bütçeyi aşmadan bitirilmesine olanak tanımalıdır.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri

• Camia içinde daha iyi iletişim sayesinde motivasyonun artmasına yardımcı olur.

• Pazar verilerine reaksiyonun hızlanmasını destekler.

• Pazar dinamiğinin daha iyi anlaşılmasına ön ayak olur.

• Camianın flexibilitesini arttırır.

• MIS kısa vadeli bir olay değildir. Bir şirkette yerleştirilmesi çeşitli faktörlere bağlı olarak 1-3 sene arasında değişir.

• MIS standart bir donanım veya yazılım paketi değildir

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması

• Bir örgütte YBS kurulurken, yöneticiler aşağıdaki soruları öncelikle yanıtlamalıdır:

• * Örgüt yönetimi için hangi bilgilere, ne zaman, nerede ve hangi biçimde gereksinim vardır?

• * Gereksinim duyulan bu bilgilerin maliyeti nedir?

• * İşleme sürecinde hangi bilgilere ve verilere öncelik tanınmalıdır?

• * Bilgiler sıralama, birleştirme, anlamlı bir biçimde işleme ve en kısa sürede karar organlarının kullanımına sunma yöntemi nasıl olmalıdır?

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması

• Dinamik bir yönetim için gerekli denetim döngüsünün gereksinimleri nelerdir?

• YBS değerleme ve düzeltme mekanizması nasıl işlemelidir?

NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ?

• MIS projelerinde “Critical Success Factors” olarak adlandırılan “başarı anahtarları” şu şekilde sıralanabilir:

• 1) Hardware (donanım) teknolojisindeki son gelişmelerin göz önünde bulundurulması.

• 2) Software (yazılım) alanındaki son imkanların tam değerlendirilmesi.

• 3) Bazı başarı anahtarları sayısallaştırılamaz. Bunun bilincinde olabilmek.

• 4) MIS felsefesi yönetim tarafından devamlı desteklenmelidir.

NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ?

• Bugün software(yazılım) branşı tüm dünyada bir patlama yaşamaktadır. Üretim konusunda türkçe bazı yazılımlar üretimde toplanan know-how’ un yönetime aktarılmasını artık mümkün kılmıştır.

• Üretime bağlı entegre paketler sipariş alımı ve satıştan satın almaya kadar esasen birbirine bağlı olan detaylı bilginin bilgisayarda da birbirine bağlanması olanağını ortaya çıkarmıştır.

• Bugün üretim, maliyet hesabı, kalite kontrolü, stok kontrolü, bakım, satış, faturalama, satın alım, sipariş kabulü, personel takibi, muhasebe gibi fonksiyonların bir entegre pakette toplanması imkanı vardır.

SİSTEMİN ESASLARI

• Bir MIS kurulmasında ana prensipler şunlar olmalıdır:

• 1) Taslak baştan sona adım adım planlanmalıdır.

• 2) Tüm sistem modüler yapıya sahip olmalıdır.

• 3) Hiyerarşik bir yapıdaki her modülün bir alt modülü olmalıdır.

• 4) Her modülde yapılacak işler; zaman süresi, başlayış ve bitiş tarihi, sorumluluk alacak kişi, yapılacak görevin maliyeti gibi, konularda belirli ve ağ gibi birbiriyle bağlantılı olmalıdır.

SİSTEMİN ESASLARI

• 5) Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılmalı, fakat her şirketler grubunun her şirketine uyarlanabilecek kadar flexibilitesi olmalıdır.

• 6) Projenin aşamaları bir “Project Mnagement” yazılım paketi ile desteklenmelidir.

Y.B.S Aşamaları

Y.B.S Aşamaları

• Strateji Planı Aşamaları:

• * Organizasyon performansı

• * Başarı anahtarları tespiti

• * Rekabet analizi

• * Uygulama planı

YBS nin Uygulama Sorunları

• İşle ilgili bilgi yetersizliği

• Yöneticinin arzuladığı bilgiye zamanında ulaşamaması

• Karar vermedeki karmaşıklık ve belirsizlik

• İletişim yetersizliği

• Sistemin nasıl kullanılacağının bilinmemesi.

• Ayrıca diğer bazı sorunlar şöyledir;

YBS nin Uygulama Sorunları

• Teknik sorunlar

• Yönetsel sorunlar

• Değişmeye karşı durgunluk

• Gerekli eğitim eksikliği

• Gerçekleştirilecek görevin boyutlarının bilinmemesi