Zaman yönetiMİ ve planlama zaman evrensel bir kaynaktir

ZAMAN YÖNETİMİ VE PLANLAMA

ZAMAN

• EVRENSEL BİR KAYNAKTIR.

• YERİ DOLDURULAMAZ.

• GENİŞLETİLEMEZ.

• DEPOLANAMAZ.

ZAMANIN DEĞERİ

• Orta düzey bir yöneticinin bir saatte en az on dakikasını

• gereksiz faaliyetlere sarf ve israf ettiğini düşünürsek,

• Bir satte on dakika, yöneticiler için günde ortalama 9 saatlik

• bir mesaiyi kabul edecek olursak,

• günde 90 dakikalık bir kayıp demektir. Bu aynı zamanda

• haftada 7,5 saat, ayda tam bir hafta ve yılda da 8 haftadan

• daha fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelmektedir!

• Zamanınız sizin hayatınızdır.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

• Kötü bir zaman yönetimi :

• Verimsizliğe
• Etkisizliğe
• Strese Yol açmaktadır.

• İyi bir zaman yönetimi :

• Kendini organize etmeyi
• Diğerlerini organize etmeyi sağlamaktadır.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

• Zamanın sayısal değerleri açısından bütün insanlar

• eşit zamana sahiptir. Ancak, bireyden bireye

• farklılaşan olay zamanın algılanmasıdır.

• Zamanın Algılanması

• Psikolojik koşullar
• Biyolojik koşullar
• Toplumsal koşullar çerçevesinde şekillenir.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

• Zaman yönetimi hakkında düşünürken, üstesinden

• gelinecek en büyük engel,kavrama yönelik taşıyabileceğimiz

• olumsuz tavırdır.

• Kendimizi şöyle söylerken bulabiliriz.

• Hiç yeterli zamanımız olmaz.....

• İşler her zaman birikir....

• Bunu daha fazla kaynakla yapabilirdim.....

• Zaman yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaya

• başlamadan önce, zamanımızı yönetme becerimize dair

• olumlu tavır geliştirmemiz gerekir.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

• Örneğin:

• “ Hiç yeterli zamanımız olmaz”.......... yerine ,

• “Bu işi, zamanımı ve işi yeniden düzenleyerek yapabilirim”

• diyebiliriz.

• Veya,

• “ İşler her zaman birikir” yerine,

• “ İşler geçmişte birikirdi, ama bunun gelecek te de olmasına

• hazır değilim” diyebiliriz.

• Bunun altında yatan inanış, “ yapamamın” tersine

• “yapabilirimdir”.

1.KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

• Planlayın,

• Zamanı kontrol edin,

• Amaçlarınızın ne olduğuna karar verin

• Görevlerinizi düşünün,

• Ayırdedin,

• Gereken zamana karar verin,

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

• Önceliklere karar verin

• A = Çok Önemli

• B = Önemli

• C = Diğer İş

• Günlük Ajanda kullanın

• Günlük işleri yazın

• Randevuları/ toplantıları yazın

• Önemli işleri sıralayın ( “A” zamanı)

• Masanızda bekleyen işler için zaman ayırın

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

• Gelecek Planlaması için zaman ayırın

• Öncelikle odaklanmanızı sağlar

• Önemli sonuçlara ulaşmanızı sağlar

• Performanslarınızı daha kolay izlemenizi sağlar

• Zamanınızı planladıktan sonra en sık karşılaşılan sorun buna bağlı kalabilmektedir.Bu sorun genellikle verimlilik/ etkinlik düşüşüne yol açan oyalanmalar/bölünmeler yüzünden ortaya çıkmaktadır.

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

• Masa üstü düzeni

• Masanızın üstünü mümkün olduğunca açık tutmalısınız.Bir çok

• insan için muhtemelen gerekli olan şeyler şunlardır:

• Telefon
• Bir öneri kutusu insanları yeni konuları masanızda başka bir yere değil bu kutuya koymaya teşvik etmelisiniz.
• Yazdığınız yazıları koymak için bir sümen ,
• İş listeniz ve neler olup bittiğini takip etmenize yarayacak diğer belgeleri kapsayan ajandanız
• Bir okuma /Dosyalama /Havale kutusu. Bu kutunun içindekiler çok acil olmayan durumlarda ilgilenebileceğiniz işlerdir:

2.TELEFON GÖRÜŞMELERİ

• Çok Fazla

• Basit bir tavsiyenin yeterli olacağı durumlarda, telefonun gereksiz

• yere size bağlanması zaman kaybına yol açar. Sekreterinizi

• uyarınız.

• Çok Uzun

• Genellikle görüşmenin yapılandırılmamasından kaynaklanmaktadır.

• Birini aramadan önce, görüşmek istediğiniz noktaları listeleyin ve

• bunlara bağlı kalın. Ayrıca diğer tarafın da bu noktalara bağlı

• kalmasını sağlayın.

• Bölünmeler

• Rahatsız edilmek istemediğinizde,

• - Masadan uzaklaşın

• - Sekreterden telefonları bağlamamasını/mesajları not etmesini isteyin.

3.TOPLANTILAR

• Toplantıyı düzenlemeden önce şunları göz önünde bulundurun:

• 1.Toplantıya ihtiyacınız var mı? Bu sizin ve diğerlerinin zamanının en şekilde kullanımı mıdır?

• 2. Toplantılarının çoğunun başlangıç ve bitiş saatini gösteren hazır bir gündemi olmalıdır.

• 3. Toplantı sırasında gündeme bağlı kalınıp kalınmadığını veya zamanın israf edilip edilmediğini düşünün. Neleri başardığınızı sonradan gözden geçirin.

4.HAYIR DİYEMEMEK

• Yardım gerektiğinde/istendiğinde, insanlar genellikle hayır demeyi zor bulurlar.Yardım istendiğinde bunun ne kadar önemli/ acil olduğunu ve yardım edecek başka birilerinin olup olmadığını düşünün.

5.YÖNETİCİNİN İSTEKLERİ

• Yöneticiniz sizden acil bir iş istediğinde:

• Ne kadar acil olduğunu,

• ör: Son teslim tarihinin ne olduğunu,

• Diğer işlere göre önemini,

• İşin kişisel olarak sizin tarafınızdan yapılması

• gerekip gerekmediğini yoksa başka birilerine

• havale edip etmeyeceğinizi belirleyin.

6.DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK

• “ İşi delege etmeyi öğrenin”

• İşlere bakarken şunları dikkate alın :

• Bu işle doğrudan ben mi ilgilenmeliym? Başkasına delege edebilirmiyim ?

• Ekibinizde sizden başka kimin bu işi yapabilecek yeteneği olduğuna karar verin.

DELEGE ETMEK (DELEGASYON)

• Delege Etmek:

• “ Sorumluluğu elinizde tutarak,emrinizdekilere bir iş

• için sorumluluk ve bunu yapmaları için yetki

• vermektedir.”

DELEGE ETMEK

• Delege etmeninin şunları da kapsayan bir çok

• faydası vardır.

• Elemanlar gelişir

• Size daha fazla zaman kazandırır

• Birlikte çalıştığınız elemanlarınızın işe ilgisi artar

• Elemanların yetişmesine yardımcı olur. Başkalarını motive eder/geliştirir.

• Moralini arttır

• İş yükünü yayar

• İşin son teslim tarihinde yetişmesinde daha etkilidir.

• Sizin yokluğunuzda takımınız çalışır

• SM’nün etkinliğini arttırır.

DELEGASYONDA ENGELLER

• Kendim daha çabuk yaparım

• Eğitim gerektirir ve benim zamanım yok

• Elemanların çok işi var

• Bu işi yapmaktan hoşlanıyorum

• Bu işi her zaman yaptım

DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK

• Karar verdikten sonra :

• Kişiye kısaca bilgi verin
• Onu eğitin ki doğruyu öğrenin
• Güven verin
• Ne kadar süreceğine karar verin
• Elinizi işten çekin ama gözünüzü açık tutun
• Tavsiyelerde bulunmaya hazır olun
• Temel noktaları kontrol edin

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

• 1.Zaman Maliyeti:

• Zamanı paraya eşit olarak düşünmeye başlayana kadar, onu

• bedava vermeye devam edeceğiz. Zamanı parasal, değerlerde

• düşününce, onu yönetirken daha dikkatli olmaya başlayabiliriz.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

• 2.Zamanı İsraf Eden Şeyler

• Hepimizn zamanını harcayan görevlerimiz veya

• engellerimiz vardır. Bunları sık, sık hayatın gerçekleri

• olarak kabul eder ve bir şey yapmayız.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

• 3.Sürüncemede Bırakmak

• Bunu:
• Özellikle kişileri duyarlı veya duygusal durumlara sokacak hoş olmayan işleri ertelemek için
• Gündelik iş kalıbımıza doğal olarak uymayan zor veya büyük görevlerden kaçınmak için
• Özellikle sonucun belirsiz olduğu veya bir hata olduğunda ne yapacağımızı bilmediğimiz, alışık olmadığımız faaliyetlerden kaçınmak için yaparız.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

• Sürüncemede bırakmanın temelini

• oluşturan sebepler:

• Öz güvenimiz hakkında şüphe etmek
• Başarısızlık veya reddedilme korkusuna yol açan mükemmeliyet arayışı
• Ortaya çıkan büyük bir teşvik veya heyacan
• Sürünceme de bırakma performansımızı ve başarıya ulaşma şansımızı güçlü bir şekilde engellemektedir.

ÖZET:

• Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır.

• Etkinlik – Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak
• Esneklik- Başarılı zaman yöneticileri, zamanlarına olan taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır.
• Gözden Geçirme – Yaptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığınızı düzenli olarak kontrol edin
• Odaklanma - Neyin önemli olduğu konusunda net bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın.
• Taahhüt - Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı gerektirir.

PLANLAMA

PLANLAMA

• Bazı planlama çeşitleri şunları

• kapsamaktadır:

• Ajandanızı, geleceğe yönelik iş planlamak için, fırsatları tanımlamak anmacıyla aktif planlama aracı olarak kullanabilirsiniz.

• Günlük olarak “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bu, sizin sadece zaman doldurmadığınızı aksine hedeflerinizi doğru hareket ettiğinizi kesinleştirir

ZAMAN KAZANDIRICILAR

• Zamanın farkında olun: “ sadece 5 dakika”lar toplanınca bir sürü zaman eder.

• “Hayır” demeyi öğrenin,

• Son teslim tarihini öğrenin/ Son teslinm tarihini belirleyin,

• Masanızı toplayın,

• Gravyer tekniği (Swiss Cheese Technique):

• Kızamık,

• Enerji Düzeyleri,

ZAMAN KAZANDIRICILAR-2

• Kısa sohpetleri azaltın

• İşi havale edin,

• İşte veya iş dışında beklerken vaktinizi daha verimli kullanın,

• Tarihi geçmiş malzemeyi atmak için atık kağıt kutsunu düzenli olarak kullanın,

• Şimdi yapın: Bir şeyi ertelediğinizde, bu gecikmenin gerçek maliyetini düşünün,

ZAMAN KAZANDIRICILAR-3

• İnsanlardan saatinde gelmelerini isteyin

• Gerçekçi günlük hedefler belirleyin

• Toplantılara katılıp katılmamanız gerektiğini sorun

• Düşünmek için zaman ayırın

• Bir seferde tek işle uğraşın

• Sorunları çözmek için aceleden kaçının – bu , sonunda daha çok zaman alabilir.

• Müdürünüzün boş olduğu zamanları belirleyin

TOPLANTILARDA YAPILMASI GEREKENLER

• Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı;

• Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı;

• Toplantıyla ilgili belgeler katılımcılara önceden verilmeli:

• Oturma düzeninin içeriğe uygun olması ve gerekli malzemelerin toplantıdan önce yerinde olması

• sağlanmalı;

• Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli;

• Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı;

TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER

• Toplantıya katılanların sayısı mümkünse l0’u aşmamalı;

• Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı;

• Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı;

• Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı;

• Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı

• Gerektiğinde "Bu toplantıyı niçin yapıyoruz" sorusunu sormaktan çekinilmemeli;

• Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır.