Procédure de labellisation des fournisseurs dans le domaine des produits scientifiques



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Direction des finances et de l’administration générale

Service de coordination des achats
Procédure de labellisation des fournisseurs dans le domaine des produits scientifiques

(familles 51.01, 51.02, 51.04 et 51.12 du référentiel de prestations homogènes inter EPST)
Information à l’attention des fournisseurs

Résumé - Ce qu’il faut faire pour être labellisé :


  • télécharger le questionnaire d’auto-évaluation à l’URL indiquée dans la publicité

  • le remplir de manière exacte et sincère

  • l’imprimer, le dater, le signer et le renvoyer, en lui joignant l’ attestation d’acceptation des conditions de labellisation signée et les pièces listées en fin de document, à l’adresse suivante :

INRA

DIFAG- Service de coordination des achats

37380 NOUZILLY


  • Envoyer également le questionnaire au format Excel par voie électronique à l’adresse suivante : achat@tours.inra.fr

avec comme objet : « labellisation fournitures et consommables de laboratoire  » ou « labellisation accessoires et équipements de paillasse » suivant le cas



Cette procédure entre dans le cadre de la politique d’achat de l’établissement, dont les objectifs sont de rationaliser les achats, d’améliorer leur efficacité économique et de renforcer leur sécurité juridique.
La labellisation pour les achats scientifique est réalisée à titre expérimental dans 2 domaines d’achat :


  • les fournitures et consommables de laboratoire (hors filtration) : familles 5101, 5102, 5104 du référentiel inter EPST,

  • les accessoires et petits équipements de paillasse : famille 5112 du référentiel interEPST.

Les fournisseurs intéressés peuvent souscrire à l’une, l’autre ou les 2 opérations.


Pourquoi une labellisation des fournisseurs ?
L’INRA souhaite apporter à ses acheteurs une meilleure information sur toutes les dimensions de l’achat qui conditionnent l’atteinte des objectifs qu’il s’est fixé dans le cadre de sa politique d’achat.

La labellisation des fournisseurs est destinée à identifier les fournisseurs les mieux aptes à assurer les approvisionnements de l’INRA dans les meilleures conditions d’efficacité, de service et de sécurité.


Labellisation et réglementation des marchés publics
La labellisation ne confère pas aux fournisseurs labellisés l’exclusivité des achats de l’institut (elle n’est pas assimilable à un référencement tel que pratiqué par les acheteurs privés). Elle constitue, à l’intention des acheteurs de l’établissement, une identification des fournisseurs qui présentent les meilleures garanties par rapport aux objectifs que s’est fixé l’institut. Les acheteurs conservent la liberté de choix du fournisseur s’ils la jugent indispensable à leur activité, dans le respect de la réglementation des marchés publics et des règles internes à l’institut.
La labellisation ne soustrait pas les achats de l’INRA aux règles de publicité et de mise en concurrence. Elle constitue cependant une procédure assurant une publicité adaptée des achats de l’institut.
Les règles suivantes sont appliquées :



  • les fournisseurs labellisés peuvent être remis en concurrence par les acheteurs dans le cadre de marchés à procédure adaptée. Dans ce cas là, le seul critère de choix de l’offre est le prix, les fournisseurs labellisés étant censés remplir les autres conditions de satisfaction des besoins.




  • les acheteurs de l’INRA recourant à un fournisseur labellisé peuvent s’affranchir de mise en concurrence pour leurs achats courants. Les catalogues électroniques des fournisseurs sont alors utilisés pour comparer les prix (d’où la nécessité expresse de les fournir en cas de labellisation),




  • en cas d’existence d’un marché formalisé pour les besoins entrant dans le domaine de labellisation, la labellisation des fournisseurs est suspendue pour les acheteurs dépendant de la PRM responsable du marché.

Qu’apporte la labellisation aux fournisseurs labellisés ?
Les acheteurs sont informés de l’existence de fournisseurs labellisés dans la famille homogène dans laquelle ils assurent leurs achats lors de l’utilisation de l’INTRANET ACHAT à l’aide duquel ils rédigent leurs commandes :


  • les fournisseurs labellisés sont proposés par défaut lors du choix du fournisseur,




  • lors d’une recherche d’articles dans les catalogues électroniques, les articles de fournisseurs labellisés sont mis en évidence,




  • lors de la recherche des fournisseurs couvrant un domaine d’achat donné, les fournisseurs labellisés sont signalés,




  • les fournisseurs labellisés disposent de la possibilité de diffuser de l’information technique et commerciale en direction des acheteurs de l’INRA via le portail fournisseurs de l’institut. A ce titre, ils reçoivent un login et un mot de passe,

Comment se passe la procédure de labellisation ?


Commission de labellisation
La procédure est préparée par le service de coordination des achats de l’institut. L’ensemble de la procédure est contrôlée par une « commission de labellisation » interne qui est garante de la transparence et de la régularité de la procédure. Elle comprend entre autres membres un membre extérieur à l’INRA et un agent comptable.

Cette commission :




  • valide les critères de labellisation proposés par le service de coordination de l’INRA et la pondération de ces critères,

  • définit les conditions de labellisation (profil type),

  • assure et valide le choix des fournisseurs labellisés

  • décide des suspensions ou résiliations de la labellisation.


Conduite d’une procédure de labellisation
Une procédure de labellisation concerne un domaine d’achat précis délimité par une ou plusieurs familles du référentiel de prestations homogènes inter EPST. La procédure est initiée par une publicité.

Toutefois, dès qu’elle a été engagée dans un domaine d’achat, la labellisation est un processus continu. Tout fournisseur a la possibilité de demander ou redemander sa labellisation à tout moment en suivant le processus de labellisation 6 mois après la date de notification des fournisseurs labellisés pour la campagne initiale.


Remarque : lorsque la labellisation sera associée à la carte d’achat, il sera impossible à un fournisseur de candidater à la labellisation en dehors de la campagne « officielle ».

Publicité
Une publicité est publiée sur le portail achat de l’INRA. Les fournisseurs habituels de l’INRA sont informés par apposition d’une information sur un ou plusieurs bons de commande transmis pendant la procédure, ou par tout autre moyen à l’initiative des acheteurs. La durée de publication de la publicité est indiquée dans l’annonce.
Retrait du dossier
Le dossier peut être retiré sur le portail fournisseurs de l’INRA à l’adresse indiquée sur la publicité.
Evaluation des fournisseurs
La labellisation est basée sur un questionnaire d’autoévaluation des fournisseurs, dans lequel le fournisseur se positionne par rapport à un certain nombre de critères.
Ces critères sont regroupés en 8 « axes » correspondant chacun à une préoccupation achat de l’INRA :


  • la politique commerciale,

  • le management de la qualité,

  • la qualité de service,

  • la maîtrise des coûts indirects,

  • la sécurité des approvisionnements,

  • la protection de l’environnement et le développement durable

  • l’hygiène et la sécurité,

  • des préoccupations diverses spécifiques au domaine d’achat concerné.


Le fournisseur est évalué sur chacun de ces axes par les réponses qu’il apporte aux questions posées. Les différents critères contribuant à chaque axe sont pondérés en fonction de l’importance que leur accorde l’INRA, qui peut être différente suivant le domaine d’achat concerné. La réponse aux questions posées fait l’objet d’une note, en général entre 0 et 5. La note pondérée obtenue sur chaque axe permet d’obtenir un « profil » situant le fournisseur. Ce profil est comparé à un profil type, définit par la commission de labellisation. Si le profil du fournisseur est supérieur, pour tous ses axes, au profil type, le fournisseur est labellisé. Les fournisseurs ne sont donc pas comparés entre eux pour déterminer les fournisseurs labellisés.
Le fournisseur a accès à son profil au cours du renseignement du questionnaire. Il peut ainsi se situer dans l’absolu par rapport à une base 100 correspondant à la note maximale pondérée qui peut être obtenue pour chaque axe. Les réponses aux questions doivent être exactes et sincères. Elles pourront être vérifiées par demande de pièces justificatives si elles s’y prêtent, ou par le processus d’évaluation en continu mis en place pour assurer le suivi des fournisseurs labellisés.
Suivi de la labellisation
Les fournisseurs labellisés font l’objet d’une évaluation en continu par signalement d’anomalies par les acheteurs. Les anomalies sont caractérisées par rapport aux réponses apportées par le fournisseur lors de sa labellisation (non respect d’engagements) ou les dysfonctionnements constatés. En cas d’anomalies graves ou répétées, la commission de labellisation pourra être amenée à suspendre la labellisation pour une période probatoire au cours de laquelle le fournisseur pourra corriger les dysfonctionnements constatés, voire la résilier si la situation le justifie.
Publication des résultats
La liste des fournisseurs labellisés sera publiée sur le portail fournisseurs de l’INRA au plus tard deux mois après la date de clôture de la procédure ou de dépôt d’une offre en cas de demande de labellisation hors procédure coordonnée. Aucune autre information ne sera apportée.
Durée de la labellisation
La labellisation est conférée pour une durée maximale de 3 ans à dater de la notification au fournisseur.
Comment participer à la procédure de labellisation
Retrait du questionnaire d’autoévaluation
Il peut être retiré sur le portail fournisseur de l’INRA, à l’URL indiquée dans la publicité.
Renseignement du questionnaire
Le questionnaire est un formulaire au format EXCEL. Des précisions éventuelles sur les questions posées peuvent être obtenues en sélectionnant la cellule comportant le texte de la question. La réponse aux questions se fait en sélectionnant une réponse dans une liste déroulante. La réponse à toutes les questions est obligatoire.
Le profil se construit au fur et à mesure du renseignement du questionnaire. Chaque axe est indépendant des autres.
La mise à disposition du profil est un gage de transparence de la procédure. Cette possibilité ne doit pas être utilisé pour construire un profil « idéal » éloigné de la réalité. La réponse aux questions doit être exacte et sincère. Le responsable du renseignement du questionnaire doit en attester sur l’honneur. Certaines justifications pourront être demandées. Si les résultats de l’évaluation en continu sont très éloignés de la perception du fournisseur donnée aux acheteurs par son profil, la commission de labellisation pourra décider d’annuler définitivement la labellisation en 1er examen. La suppression de la labellisation met automatiquement le fournisseur en alerte défavorable dans l’INTRANET ACHAT de l’INRA pour une durée de 6 mois.

Envoi de la réponse
Le fichier renseigné doit être renvoyé à l’INRA avant la date de clôture de la procédure, sous 2 formes :


  • imprimée, complétée des renseignements demandés, la 1ère page paraphée et la 2ème signée. Ce document constituera un engagement contractuel du fournisseur envers l’INRA s’il est labellisé,

  • sous forme informatique par messagerie électronique, avec comme objet du message « Labellisation fournitures de bureau » à l’adresse suivant : achat@tours.inra.fr.

La réponse doit être accompagnée :


- d’une attestation sur l’honneur de situation légale en matière de respect des obligations sociales, fiscales et de non emploi de travailleurs illégaux.
- de l’attestation d’acceptation des conditions de labellisation jointe en annexe,
- d’une plaquette de présentation de la société ou de l’URL de son site INTERNET,
- d’une liste de références de clients publics ou privés.
Ces documents doivent être envoyés à : INRA-DIFAG/SA 37380 Nouzilly.
La demande de labellisation ne sera pas examinée si une de ces pièces est absente.

Pour toutes informations complémentaires concernant ce sujet, rédigez un message électronique à l’adresse suivante : achat@tours.inra.fr, avec pour objet « demande d’informations labellisation ».


Si le fournisseur est labellisé, il s’engage à fournir lors de la notification de la labellisation :
- un RIB et un extrait Kbis,

- le catalogue électronique de ses produits au format requis par l’INRA. Il est affranchi de cette formalité s’il met à la disposition de l’INRA sur son site WEB un espace dédié à l’institut, comportant son catalogue des produits et les tarifs appliqués à l’INRA.


Il s’engage également à informer l’INRA de toute évolution de sa situation juridique (fusion ou rachat, mise en liquidation judiciaire, …).

Annexe à joindre impérativement au dossier


Attestation d’acceptation des conditions de labellisation

En demandant ma labellisation en tant que fournisseur de l’INRA, j’atteste avoir pris connaissance des conditions de labellisation définies dans le document intitulé :



Procédure de labellisation des fournisseurs dans le domaine des produits scientifiques

(familles 51.01, 51.02, 51.04 et 51.12 du référentiel de prestations homogènes inter EPST)
Information à l’attention des fournisseurs
et de m’y soumettre sans condition.
Je renonce à tout recours contre l’INRA ayant trait à cette procédure et à son résultat.

Fait à : ………………………………………. le ………………………………………………

Nom : ……………………………………….

Prénom : ………………………………….


Représentant la société : ………………………………………………………………………..

en qualité de ……………………………………………………………………………………………


Signature

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