Actualites

Bulletin d’information mensuel sur le Sudoc

n°47 – octobre 2002

ACTUALITES 1

Le « Big-bang » SUDOC 1

Les contrats de service 1

LE POINT SUR… 2

Le déploiement du deuxième cercle 2

EN BREF 4

Le groupement de commandes Chadwyck-Healey (Proquest) 4

Les groupes de travail catalogage 4

L’enquête formation (suite) 4

ACTUALITES

Le « Big-bang » SUDOC

La vérification d’aptitude -VA- de la migration Unix a démarré le 11 octobre et doit se poursuivre jusqu’au 21 novembre, date à laquelle la décision de prononcer la VA sera prise si les résultats des tests sont satisfaisants.

Pendant ces cinq semaines, le personnel de l’ABES effectue des tests dans dix domaines : Administration des bibliothèques et des utilisateurs, Administration des données, Catalogage (et dérivation Z 39.50), Consultation professionnelle, Echange de données Sudoc/Sigb, Exploitation, administration, sécurité et supervision des systèmes, Import de données, Prêt entre bibliothèques, Produits dérivés, Système de pilotage, Lien entre le serveur PSI de consultation et le serveur Unix CBS4 (sur machines de test). Tous les dysfonctionnements constatés (faits techniques) sont qualifiés de « bloquants », « majeurs » ou « mineurs », selon leur gravité, et transmis à 0CLC-PICA qui les analyse et les traite en fonction des priorités indiquées par l’ABES. La VA ne sera prononcée que dans la mesure où tous les faits techniques bloquants auront été résolus et si un plan de travail acceptable est proposé pour la résolution des autres dysfonctionnements.

Si une décision positive est prise le 21 novembre, le planning prévisionnel de mise en service du nouveau système serait ensuite le suivant :

- arrêt du catalogage et du PEB le jeudi 19 décembre au soir et reprise le vendredi 3 janvier (au plus tard en début de la semaine du 6 janvier)

- arrêt de la consultation publique –www.sudoc.abes.fr- le vendredi 20 décembre au soir et reprise le lundi 30 décembre.

Attention, ce calendrier indicatif fera encore vraisemblablement l’objet d’ajustements qui seront signalés aux établissements par les listes de diffusion Sucat, Sucoordi et Supeb et sur les pages d’accueil du site internet de l’ABES.

Les contrats de service

Au terme du déploiement du premier cercle dans le Sudoc, l’ABES s’est engagée dans une procédure de contractualisation de ses services avec les établissements.

• 
  Les établissements du premier cercle recevront dans les prochaines semaines leur contrat de service. Un seul contrat sera envoyé par ILN (ou par établissement si celui-ci englobe deux ILN), prenant effet au 1^er janvier 2003 et renouvelable par tacite reconduction pour une durée maximale de trois ans. Des informations auront été pré-remplies par l’ABES, à charge pour les établissements de les vérifier et de les compléter, en particulier pour le détail du nombre de licences par n° RCR. Les contrats devront êtres signés par les Présidents d’universités ou les Directeurs d’établissements.
  

Seront précisés dans ce document les engagements respectifs de l’ABES et de ses « clients » par rapport aux services fournis et au respect des données, ainsi que la tarification.

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  Les principes de tarification ont été élaborés avec la collaboration de l’AURA. Ils sont basés sur un forfait annuel par licence WinIBW et une facturation à la localisation. Plus exactement, sera considéré le différentiel de l’état des localisations dans le catalogue entre le 1^er janvier et le 31 décembre pour chaque n° RCR, sans tenir compte du nombre d’exemplaires. S’y ajoute une bonification pour la création et le dédoublonnage de notices. Les modifications de notices ne sont comptabilisées ni en débit ni en crédit car, malgré leur importance pour la qualité de la base et la charge de travail qu’elles induisent, il est impossible d’isoler les corrections mineures des corrections majeures (ajout des liens, etc.). Pour les localisations intervenant dans le cadre de rétroconversions, la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation pourra apporter aux établissements une aide éventuelle. Les dérivations des bases Z39.50 sont également considérées comme des créations, tant que l’ABES ne sait les distinguer d’un point de vue statistique. En ce qui concerne le dédoublonnage, seront pris en compte les statuts « confirmés » et « réfutés ». En revanche, les doublons déclarés via la "boite à doublons" ne le seront pas, car dans ce cas la tâche de dédoublonnage est assumée par l’ABES.
  

Toutes ces activités seront quantifiées par le système de pilotage et accessibles pour chaque ILN via Webstats.

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  Les produits et services :
  

A partir de janvier 2003, l’ABES sera en mesure de fournir un certain nombre de produits dérivés. Ce service sera englobé dans les contrats des établissements déployés mais concernera également les établissements non « contractualisés » au terme du déploiement du premier cercle. Deux nouveautés seront introduites. Une liste annuelle de publications en série sera à nouveau livrée gratuitement par centre de ressources, pour permettre aux établissements d’effectuer leurs mises à jour. L’ABES proposera des catalogues de tous types de notices, extraits sur différents critères et fournis sous différents formats (word, tabulé, ISO 2709, xml,…) et sur différents supports, facturés par tranches d’extraction de notices. Des éditions papier ne seront fournies que pour les catalogues de moins de 500 notices, moyennant un coût supplémentaire à la notice. Par ailleurs l’édition papier du Répertoire des centres de ressources sera à nouveau proposée courant 2003.

L’utilisation de l’application gestionnaire du PEB sera gratuite pour les établissements totalement déployés.

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  La fiche tarifaire 2003 récapitulant tous les coûts sera très prochainement accessible sur le site web de l’ABES.
  

Conformément aux propositions formulées lors de l’AG de l’AURA, les factures seront envoyées annuellement par ILN mais seront détaillées par n° RCR (sauf pour les CR qui utilisent le même n°RCR de catalogage pour toutes les bibliothèques qui leur sont directement rattachées). L’ABES envisage pour la première année de dresser une simulation au bout de six mois.

LE POINT SUR…

Le déploiement du deuxième cercle

Un deuxième cercle d’une vingtaine d’établissements sera déployé dans le SUDOC en 2003. Ceux-ci se répartissent entre des nouvelles bibliothèques, des établissements prévus dans le premier cercle mais reportés, des « extensions » du premier cercle, des bibliothèques de grandes écoles et, enfin, des établissements possédant des fonds spécifiques très intéressants pour la communauté universitaire.
Les nouvelles bibliothèques :

- La Bibliothèque interuniversitaire Sainte-Barbe, bibliothèque étudiante de premier et second cycles en lettres, sciences humaines et sociales, ouvrira au public en 2005 mais les acquisitions commencent dès cette année et le catalogage dès 2003.

- La Bibliothèque de l’INHA, dont l’ouverture est prévue pour 2006, regroupera trois grandes bibliothèques d’art (la Bibliothèque d’art et d’archéologie Jacques Doucet, la Bibliothèque centrale des musées nationaux et la Bibliothèque de l’Ecole nationale supérieure des Beaux-Arts). Les collections et services seront déployés dans la salle Labrouste du site Richelieu de la BnF. L’INHA intègrera dans son catalogue les données de l’ex BAA déjà déployée dans le Sudoc et de la Bibliothèque de l'Ecole nationale des chartes qui sera également déployée en 2003.

- La Bibliothèque universitaire des langues et civilisations, dont le bâtiment devrait être construit en 2007 sur la ZAC Paris-Rive gauche. Elle fédèrera des fonds appartenant à neuf établissements partenaires (Universités Paris 1, 3, 4, 7, EPHE, EHESS, CNRS, Ecole française d’Extrême orient, Institut national des langues et civilisations orientales), dont certaines bibliothèques sont déjà déployées dans le Sudoc.

Les établissements dont le déploiement a été différé :

- La Bibliothèque Byzantine avait demandé le report de son intégration pour un déploiement commun avec la bibliothèque du Collège de France où elle est localisée.

Les « extensions » venant en complément du premier cercle:

- Le centre de recherches sur la Corée, est rattaché à l’EHESS et situé à la Maison de l’Asie, comme l'EFEO déjà déployée.

- Les INSA de Rouen et de Rennes rejoindront ceux de Toulouse et Lyon, déployés dans le premier cercle

- L’Ecole Nationale d’Ingénieurs, l’ESC et l’Ecole des Mines de Saint-Etienne participent au réseau commun BRISE avec le SCD de Saint-Etienne.

- L’Ecole normale supérieure de Lyon Sciences (l’ENS Lyon Lettres et Sciences humaines est déjà déployée)

- L’IEP de Bordeaux est doté du même logiciel de bibliothèque que le SICOD de Bordeaux.

Des bibliothèques d'écoles d'ingénieurs et de grandes écoles :

- L’Ecole normale supérieure des Mines de Paris est pôle associé de la BnF pour la géologie

- Les Ecoles centrales de Lyon et Paris possèdent des fonds patrimoniaux très riches

- Le CNAM, en cours de réinformatisation, qui pourrait signaler dans le Sudoc, entre autres, un fonds spécialisé important (par exemple 15 000 mémoires d’ingénieur).

Des fonds très spécifiques :

- Le Centre Européen de documentation de la Mer est le résultat d’un partenariat IFREMER, IRD et Université de Bretagne occidentale

- La Médiathèque de la Maison Méditerranéenne des Sciences de l’Homme est spécialisée en ethnologie, sociologie et histoire des pays de la rive Nord de la Méditerranée

- La Bibliothèque de l’Ecole nationale des chartes possède un fonds unique pour les archivistes et les bibliothécaires

- La Médiathèque de l’Institut Pasteur est pôle de référence national pour la microbiologie et les maladies infectieuses, avec un fonds ancien et historique.
Le déploiement sera phasé en deux groupes, selon un calendrier prévisionnel conditionné par le respect du planning de la migration Unix. Après le lancement en janvier, le groupe 1 entrera dans une phase de préparation de février à mars, puis en déploiement en avril-mai pour un démarrage en juin. La phase de préparation du groupe 2 aura lieu en avril-mai, le déploiement en juin et le démarrage début juillet.
Avant la phase de lancement, une enquête préparatoire, à retourner à l’ABES pour le mois de novembre, est adressée aux établissements pour recueillir des informations sur leur SIGB, le nombre de postes à déployer et les besoins en formation initiale. Un coordinateur local doit être désigné par chacun d’eux.

EN BREF

Les chiffres de la base

Au 31 septembre 2002, la base du Sudoc contenait 6 271 451 notices. Parmi celles-ci, il y avait 5 479 666 notices bibliographiques (dont 4 929 991 localisées) et 791 785 notices autorités.

Pendant le mois de septembre, les catalogueurs du réseau Sudoc ont créé 14 190 notices bibliographiques et 10 403 notices autorités.

Le groupement de commandes Chadwyck-Healey (Proquest)

Trente établissements participent au groupement de commandes (selon le nouveau code des marchés publics) coordonné par l’ABES pour l’abonnement octobre 2002-octobre 2003 aux bases de données de Proquest. Les établissements adhérents ont signé une convention avec l’ABES.

Si les abonnements à PCI Full text sont les plus nombreux (23 renouvellements et 1 nouvel abonnement à PCI), 9 établissements ont souscrit à LION (littérature anglaise et américaine), et d’autres ont acquis des corpus (par exemple, Goethes Werke, la Patrologie latine ou les Acta sanctorum).

Les conditions tarifaires sont identiques à celles de l’année écoulée.

Les groupes de travail catalogage

Le groupe « catalogage des monographies imprimées », recomposé avant l’été, s’est réuni le 27 septembre 2002 et a abordé, entre autres, les points suivants : le problème des monographies appartenant à une sous-collection, le catalogage des thèses et le choix des accès auteurs. Le groupe « catalogage des images animées » a examiné le 4 octobre les différentes zones de l’ISBD et a traité en particulier celle du titre et de la mention de responsabilité, en relation avec les points d’accès titres et auteurs. Par ailleurs, le groupe s’est penché sur la question des codes de fonction à employer dans les accès auteurs. La prochaine réunion est programmée le 5 décembre. Le groupe de travail « catalogage des documents cartographiques » doit se rencontrer pour la première fois le 15 novembre.

L’enquête formation (suite)

Les axes de travail proposés par l’ABES suite à l’analyse de l’enquête sur les besoins et les ressources en formation ont été présentés au CA de l’AURA le 24 septembre 2002 et validés par ses membres. Les principaux axes à développer pour l’année 2002/2003 sont les suivants :

- Poursuite des actions de formation existantes (coordinateurs, responsables CR Sudoc-PS, Supeb, formation dans le cadre du déploiement de nouveaux services de documentation …)

- Mise à jour des supports existants ; élaboration de fiches techniques et de scénarios d’auto formation.

- Proposition aux établissements déployés d’un accompagnement à la formation des personnels sous la forme de sessions de formations de formateurs (à étudier avec les services de documentation)

- Mise en place d’une collaboration avec des organismes de formation professionnelle pour les besoins spécifiques (normes et formats, catalogage spécialisé)…
Les actions de formation correspondant aux orientations retenues seront proposées à l’ensemble des établissements du réseau au fur et à mesure de leur programmation.
Prochaines sessions de formation :

Nouveaux coordinateurs locaux : 26-27 novembre 2002 à l’ABES.

Nouveaux responsables de Centres régionaux Sudoc-PS : 25-26-27 novembre 2002 à l’ABES.