Le point sur

Bulletin d’information mensuel sur le Sudoc

n°41 – février 2002

BIM n° 41 – février 2002

ACTUALITES 1

La fin du déploiement 1

La fin de la tranche 4 du projet : la vérification de service régulier 2

LE POINT SUR… 3

Les produits et services à l'ABES 3

EN BREF 5

Quelques chiffres pour 2001 5

Le contenu de la base Sudoc 5

ACTUALITES

La fin du déploiement

Commencé en janvier 2001, le déploiement du Sudoc dans les établissements doit se terminer en mars 2002. Ces 14 mois de travail touchent à leur fin, et ce mois de février a vu l'intégration dans le réseau des dix derniers établissements.
Le lundi 25 février a eu lieu le dixième et dernier "démarrage" prévu dans le planning du déploiement du Système universitaire de documentation. Ce jour-là, les dix établissements du deuxième groupe des bibliothèques "hors source" (SCD d'Antilles Guyane, de Corte, de Nantes, de Paris 12, de Paris 2, de Polynésie française, de Rouen et de Versailles, les services de documentation de la Fondation nationale des sciences politiques et la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne) ont pu commencer à cataloguer dans la base de production du Sudoc, rejoignant toutes les bibliothèques déployées successivement depuis un an (pour mémoire, les bibliothèques BN-Opale ont démarré le 2 mai 2001, les bibliothèques Sibil le 2 juillet, les bibliothèques Auroc entre le 17 septembre et le 15 décembre, et enfin, les bibliothèques du premier groupe "hors source" le 28 janvier 2002).

Au cours des semaines précédentes ont eu lieu les derniers préparatifs effectués par ces dix établissements en collaboration avec l'ABES et les prestataires Pica et Bull. Les états de collection des périodiques de ces bibliothèques ont été transférés (de l'ILN du centre régional vers l'ILN des établissements) par Pica avant le 8 février. Les cinq dernières sessions de formation initiale se sont déroulées à Montpellier et à Paris entre le 11 et le 15 février, et la même semaine a eu lieu la formation des coordinateurs du groupe dans les locaux du CINES à Montpellier. Enfin, les derniers logiciels ont été installés par les techniciens de la société Bull le 22 février. Parallèlement ont continué à se dérouler les tests de préparation des échanges entre la base centrale et les systèmes informatiques locaux (tests des paramètres et d'envoi des fichiers), et l'examen par le service Données de l'ABES des échantillons de notices fournis par les bibliothèques en vue de la reprise de leurs données de monographies dans le Sudoc.

Au 25 février, le réseau est donc maintenant constitué ainsi qu'il est prévu dans le marché actuel du Sudoc, dont le déploiement représente la tranche conditionnelle 4. Il comprend désormais 113 établissements (pour 106 ILN) regroupant 673 bibliothèques. Dans le cadre du marché, la société Bull a installé 2067 licences WinIBW sur les postes informatiques des établissements, et 1005 professionnels ont suivi les sessions de formation initiale au travail sur le logiciel WinIBW.

De plus, les 34 centres régionaux des publications en série, déployés à l'automne 2000, représentent 2 400 bibliothèques pour leurs fonds de périodiques.

Le travail d'installation du réseau se poursuit cependant, au moins pour deux aspects : la mise en place des échanges entre le système central et les systèmes locaux et la reprise des données des bibliothèques "hors source".

En ce qui concerne l'alimentation des systèmes locaux, l'envoi des transferts initiaux a été fait pour toutes les bibliothèques des trois premiers réseaux (BN-Opale, Sibil et Auroc), et est conditionné, pour les bibliothèques "hors source" à la reprise préalables de leurs données dans la base centrale.

Les transferts réguliers, qu'ils soient, au choix des établissements, quotidiens ou hebdomadaires, ont commencé, à la date du 22 février, dans 55 établissements, dont certaines bibliothèques "hors source" qui, en attendant la reprise de leurs données, cataloguent leurs documents nouvellement acquis et ont souhaité les recevoir en local sans attendre. Le travail avec les établissements restants et leurs fournisseurs se poursuit, et la mise en place des transferts réguliers devrait se généraliser dans les semaines et les mois qui viennent.

D'autre part, pour la reprise des données des bibliothèques "hors source", deux bases, celle du SCD de Bretagne Sud et celle du SCD d'Evry ont été livrées à l'ABES et sont sur le point d'être chargées dans le Sudoc. Les tests sur les échantillons se poursuivent pour quinze autres établissements.

La fin de la tranche 4 du projet : la vérification de service régulier

Une dernière étape doit se dérouler avant la fin de la tranche 4 du projet Sudoc. Il s'agit d'une "recette" du système, ou vérification de son fonctionnement maintenant qu'il est totalement installé dans les bibliothèques.
Une vérification du système, appelée Vérification de service régulier (VSR), va suivre le déploiement dans les établissements et doit être prononcée pour que la tranche soit validée.

La VSR va donc se dérouler du 11 mars au 10 avril. Depuis le début de cette année 2002, déjà, les équipes de l'ABES et des prestataires Pica et Bull travaillent en commun à la préparation de cette recette. Des réunions et des échanges de messages ont permis de mettre au point les documents accompagnant l'opération : un protocole de recette, document décrivant les modalités du déroulement de la recette, et un dossier de recette, qui est un ensemble de fiches de tests présentant les tests qui seront faits et leurs critères d'acceptation. Ces deux documents doivent être acceptés lors de la réunion de lancement prévue le 11 mars prochain, avant que la recette puisse officiellement démarrer.

Certaines conditions préalables doivent de plus être remplies. Ainsi, les différentes vérifications intermédiaires effectuées avec les établissements pendant le déploiement (vérifications de sites déployés – VSD - pour chaque groupe d'une dizaine de bibliothèques, et vérifications de groupes basculés – VGB - pour chaque réseau déployé) devront avoir été acceptées, à l'exception de la VSD du groupe 2 des "hors source" et de la VGB des bibliothèques "hors source", car la date de démarrage du groupe 2 "hors source", le 25 février, sera trop proche encore pour que ce bilan ait pu être établi. Parmi les autres conditions préalables, citons encore la livraison complète (c'est-à-dire incluant les fonctions qui ne marchent pas encore) du logiciel qui permet entre autres l'édition des produits dérivés du catalogue.

A la suite de ce lancement de la VSR, les tests seront effectués par les équipes de l'ABES pendant quatre semaines. Ils couvriront les domaines suivants : examen des temps de réponse, fonctionnement des échanges entre le système central et les systèmes locaux, produits dérivés, bon fonctionnement de WinIBW, utilisation de WinIBW pour le prêt entre bibliothèques, état technique du système, qualité du service de maintenance.

Pendant le mois que va durer cette recette du système, des réunions de suivi hebdomadaires seront organisées entre l'ABES et Pica-Bull, au cours desquelles seront examinés en commun les problèmes éventuels et leur résolution. Le planning prévoit enfin une réunion d'acceptation le 11 avril, qui devrait être suivie de l'acceptation de la tranche 4 du projet, marquant ainsi la conclusion d'une importante étape de l'installation du Sudoc.

LE POINT SUR…

Les produits et services à l'ABES

Le service Produits & Services de l'ABES s'occupe de différents domaines : assistance aux utilisateurs, interface publique du Sudoc, documents électroniques, prêt entre bibliothèques, produits dérivés... Parmi tous les dossiers suivis par le service, le BIM en présente ce mois-ci quatre dont l'actualité 2002 va être particulièrement importante.
Dans les missions du service Produits & Services, un des quatre services "techniques" de l'ABES, on trouve l’administration du système de pilotage permettant la consultation des statistiques de l’activité du Sudoc, l’édition et la diffusion des produits dérivés du catalogue, le PEB, l’administration de la Z 39.50, la gestion des documents électroniques, celle de l’interface utilisateurs du Sudoc (le catalogue sur internet), l’organisation du service d’assistance aux utilisateurs, ainsi que la veille technologique et la coordination pour les achats documentaires sur support électronique.

Tous ces dossiers sont suivis régulièrement au sein du service, mais parmi eux, quatre sont plus particulièrement au devant de la scène : le PEB avec la migration de Peb 2000 vers le Sudoc, les produits dérivés, la diffusion électronique des thèses et l'étude de l'implantation d'un portail documentaire.

Le PEB

En 2001, l'intégration du prêt entre bibliothèques dans le Système universitaire de documentation a commencé par la migration des postes PebNet. C’est ainsi qu’en mars 2002, fin de la première phase de déploiement du Sudoc dans les établissements, toutes les sections PebNet seront intégrées au Système universitaire de documentation.

Cela signifie que le déploiement des postes de PEB équipés de PebNet a eu lieu en même temps que le déploiement des postes prévus pour le catalogage dans le Sudoc. Sur ces postes ont été installés WinIBW et un module d’interfaçage entre PebNet et le Sudoc, permettant de gérer toutes les opérations de PEB. Les deux outils se complètent : la recherche se fait sur WinIBW, puis, après la constitution automatique d’une liste de fournisseurs, un simple "clic" sur un bouton permet le transfert des informations obtenues vers la station PebNet, d’où sont gérées les opérations de gestion de demande et de fourniture de documents.

Par contre, les sections Peb 2000 ne sont pas pour le moment intégrées au Sudoc. C’est une migration qui doit se faire en un "post-déploiement", prévu à partir du 2^e trimestre 2002. Le déroulement exact des opérations est actuellement en cours de finalisation, mais, ce que l’on peut d’ores et déjà présenter, c’est le principe de ce "post-déploiement". Il vise à installer WinIBW dans les 73 sections Peb 2000 des établissements participant au réseau, afin que les responsables de PEB de ces sections puissent utiliser le module SUPeb de WinIBW pour la gestion des demandes et fournitures de documents.

Pour les bibliothèques utilisant Peb 2000 en dehors du Sudoc (établissements ne faisant pas partie du "premier cercle" du déploiement), une solution équivalente est à l’étude et leur sera proposée en remplacement de Peb 2000 qui ne sera plus maintenu.
Les produits dérivés

De nombreuses demandes commencent à arriver à l’ABES concernant plusieurs sortes de produits dérivés du catalogue du Sudoc : extractions de données, cédéroms, catalogues papier.

Les extractions, pour un établissement, de données le concernant issues du catalogue du Sudoc peuvent être demandées à l’ABES, auprès du service Produits & Services ([e-mail] ). Dans le cadre du déploiement, cette opération est gratuite. Les données sont fournies en format UNIMARC ISO 2709 en vue d’un chargement dans un système local. Au préalable, toute extraction doit faire l’objet d’une convention de cession de données, qui peut, pour les périodiques seulement pour le moment, être demandée au service Clientèle de l’ABES ([e-mail] ).

Pour les cédéroms, l’édition 2001-1 de DocThèses a été livrée fin 2001, et l’édition 2001-2, qui contiendra les données de juin à décembre, est en cours de constitution. Les deux éditions 2001 de Myriade seront livrées en une seule édition. Cependant, une date de livraison ne peut pour le moment être donnée, car l’extraction des données pour la fabrication du cédérom connaît quelques problèmes d’ordre technique qui sont en cours de résolution.

L’édition de catalogues sur papier ou autres produits n’est pas possible actuellement car le logiciel qui doit en permettre la constitution n’est pas disponible. Il devrait toutefois l’être dans les semaines qui viennent, et sa fourniture est liée au démarrage de la vérification générale du système par l’ABES (cf article ci-dessus sur la Vérification de service régulier).
Les thèses électroniques

2002 va voir la mise en place progressive du nouveau circuit de diffusion électronique des thèses (cf article dans le BIM n°37). Les établissements participant à l'expérimentation ont été choisis à la fin de l'année dernière. Il s'agit du Consortium des Bibliothèques de Rhône-Alpes pour l'Information Numérique (BRAIN), des universités de Caen, Compiègne, Lille 1, Limoges, Nancy 1, Nancy 2, Paris 4, Paris 10, Paris 11, Strasbourg 1, et Toulouse 1, et des instituts suivants :INP de Lorraine, INSA de Toulouse et INP de Toulouse.

La première session de formation à la diffusion des thèses par voie électronique s'est déroulée à l'université Lyon 2 en décembre 2001. Destinée aux personnels chargés du dépôt et de la conversion des documents ainsi que de la formation/information des doctorants, elle visait à leur permettre de maîtriser les aspects techniques du traitement des thèses électroniques tout comme les aspects pratiques permettant la mise en œuvre efficace du dispositif. Le programme s'est déroulé sur trois jours, du 17 au 19 décembre. Après une introduction présentant le cadre tant institutionnel que scientifique, les participants se sont initiés au format SGML et à la chaîne de traitement prévue (traitement, préparation et conversion du document). Une matinée a été réservée au signalement dans le Sudoc, à l'archivage et à la diffusion de la thèse.

En 2002, les réunions de préparation vont se poursuivre. Le modèle de présentation pour les doctorants, mis au point par le groupe de travail, est disponible sur le site internet de l'ABES. La Sous-direction des bibliothèques et de la documentation propose aussi sur son site (http://www.sup.adc.education.fr/bib/ ) un dossier sur la numérisation des thèses.

Un projet de portail documentaire

Pour 2002, un autre projet important de l'ABES va mobiliser une partie de l'équipe du service Produits & Services. L'ABES étudie en effet l'installation d'un portail documentaire sur internet.

Pour augmenter et diversifier les services rendus par le Sudoc, il est envisagé de créer un portail qui permettra l'accès à des bases documentaires multiples et hétérogènes, qui pourront être bibliographiques aussi bien que textuelles ou factuelles. Ces bases, multisupports et de formats différents seront accessibles via un moteur de recherche parcourant simultanément tous leurs index pour chercher le résultat des requêtes effectuées. L'accessibilité aux bases pourra être totale (dans le cas par exemple du Sudoc) ou filtrée (par domaine, type de document, utilisateur…).

Plusieurs hypothèses sur la constitution de ce portail peuvent être pour le moment envisagées et seront étudiées. Il s'agira en premier lieu de définir précisément quel périmètre recouvrira ce nouveau service, qui pourra également avoir vocation à héberger des catalogues ou bases proposées par des bibliothèques ou groupes de bibliothèques.

A l'heure actuelle, dans le cadre de ce projet, l'ABES travaille avec un consultant, la société Six & Dix, à la confection d'un dossier d'étude préalable. Un cahier des charges devrait être rédigé avant la mi-juin.
L'actualité 2002 du service Produits & Services de l'ABES sera, on le voit, bien chargée. Les informations sur les aspects encore à l'étude seront données dans le BIM dès qu'elles seront disponibles.

EN BREF

Quelques chiffres pour 2001

En 2001, il y a eu 1 113 065 connexions au catalogue du Sudoc, auxquelles il faut rajouter les 733000 connexions faites par le biais du Catalogue collectif de France.

Sur la même période, il y a eu 138 652 connexions à WinIBW, le record mensuel étant atteint au mois de novembre avec 33 461 connexions.

Le nombre de notices créées était de 65 005 notices, dont 37 942 notices bibliographiques et 27 063 notices d'autorités.

Enfin, il y a eu 66 745 doublons traités, dont 41 518 par l'ABES.

Le contenu de la base Sudoc

Au 31 janvier 2002, il y avait dans la base Sudoc 4 818 168 notices bibliographiques, parmi lesquelles 349 474 notices "candidats doublons". Il y avait 708 973 notices d'autorités dans la base de production.

Cela représentant un total de 12 772 034 localisations