Anadolu Üniversitesi
Yüklə 8,35 Mb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Kendimizi Sınayalım Aşağıdakilerden hangisi halkla ilişkiler uzma-nının gö- revlerinden değildir
| Kuruluşların Halkla İlişkiler Birimleri
Kuruluşların halkla ilişkiler birimleri işletmelerde finans, personel, araştırma geliştirme, üretim pazarlama gibi işletme fonksiyonları arasında yer almaktadır ve bir kuruluşun kendi bünyesinde halkla ilişkiler birimi oluşturmasında kuruluşun büyüklüğü, coğrafi konumu, örgütsel yapısı, faaliyet gösterdiği sektörün yapısı, yönetimin halkla ilişkilere verdiği önem ve kuruluşun duyduğu halkla ilişkiler gereksinimi oldukça önemlidir. Halkla ilişkiler birimlerinin yapılanmaları genellikle kurumdan kuruma göre farklı- lık gösterebilir. Bir kişiden oluşabileceği gibi çok sayıda birimin olduğu ve kinin çalıştığı halkla ilişkiler birimleri de hizmet vermektedir. Halkla ilişkiler biriminin boyut, rol ve yeri bir organizasyondan diğerine değişir. Ancak var olan birim, problemi saptama, ge- rekli yerlerle iletişim kurma vb. durumlarda anında devreye girme imkanına sahip olması, hızlı, güvenilir, düşük maliyetle hizmet üretilmesi açısından önemlidir. Kurum içi halkla ilişkiler birimi kurumdaki bir takım sorunlar karşısında her zaman için tarafsız davrana- mayacağı yada olaylara daha geniş bir perspektiften objektif olarak bakıp bakamayacağı için olumsuz etkiye de sahiptir. Kuruluşların halkla ilişkiler birimleri hedef kitlenin bek- lentileri, eğilimleri ve tepkilerini belirleme, araştırma, ölçme ve değerlendirme yaparak yeni politika ve taktiklerin belirlenmesinde danışmanlık rolü oynamaktadır. Halkla ilişki- ler birimi bir temsil, verileri değerlendirme ve yol gösterme işidir. Halkla ilişkiler birim- lerinde çalışacak kişilerde iyi bir düz yazı yazabilme yeteneği, sorumluluk alabilme ve iş bitirme tarihine uyabilme, internetten yararlanabilme, iletişim teknolojilerini yakından takip etme ve çalışmalara uyarlama, başkalarıyla bir ekip içinde çalışabilme ve iş orta- mında bir ekip ruhu yaratabilecek liderlik özelliklerine sahip olma, yaratıcı düşünebilme ve sunuş becerilerine sahip olma önemli nitelikler arasındadır. Yönetim psikolojisi, ile- tişim psikolojisi vb. alanlarda bilgi sahibi olmalı ve bu bilgileri uygulamaya dökebilecek yeterlilikte olmalıdır. Müşteri memnuniyeti, motivasyon, liderlik, kalite kavramları ve yeni iletişim teknolojileri ile daima iç içe olmak durumundadır. Ayrıca bir halkla ilişkiler uzmanının zaman sınırlaması olmadan çalışmayı, pek çok sorunla aynı anda başa çıkmayı ve tüm detayları atlamadan kontrol edebilecek bir dikkate sahip olmayı da göze alması gerekmektedir. Halkla İlişkiler birimleri fonksiyonel olarak örgütlendiğinde diğer işletme fonksiyon- ları ile eşit yetki ve sorumluluğa sahiptir. Bu yapıda halkla ilişkiler birimi her an istediği bilgiye ulaşması gerekir, aksi halde faaliyetlerin planlanmasında çeşitli sorunlar oluşabilir. Halkla İlişkilerin kurumlar içerisinde yapılanması dikkate alındığında halkla ilişkiler eği- timinin ve halkla ilişkiler uzmanının nitelikleri tartışılmaz hale gelir. Çünkü kurumların bir Genel Müdür Yardımcısı iletişimden sorumlu olmakta ve doğrudan CEO’ya bağlı ola- rak görevlerini yerine getirmektedirler. Bu bağlamda dikkat edilmesi gereken asıl konu, fonksiyon bazlı olarak örgütlendiğinde halkla ilişkiler yöneticisinin tepe yönetimine ya- kınlığı ve diğer yöneticilerle eşit olan yetki ve sorumlulukları bilgiye en kısa sürede ulaşa- bilme yeteneğidir. Son yıllarda giderek yaygınlaşan yaklaşım ve anlayış, halkla ilişkilerin yönetsel alandaki etkililiğini göstermesi bakımından da önem taşımaktadır. Aşağıdaki şema fonksiyon bazlı ideal iletişim şemasını yansıtmaktadır. Kuruluşların faaliyet alanlarına göre ihtiyaç duyduğu halkla ilişkiler hizmetleri çeşit- lilik gösterebilir. Örneğin, doğrudan tüketime yönelik bir işletme halkla ilişkilerden çok reklama gereksinim duyarken, bir ağır sanayi kuruluşu reklama daha az para harcayarak, halkla ilişkiler ve kişisel satış faaliyetlerine ağırlık verebilir. Ancak önemli olan hangi ör- gütsel yapıda olursa olsun halkla ilişkiler birimi, kuruluşun örgüt yapısı içerisinde tepe yönetime en yakın yerde olmalı, sadece üst yönetim ile değil, aynı zamanda, pazarlama, insan kaynakları, reklam, müşteri ilişkileri, endüstriyel ilişkiler ve dış ilişkiler gibi birim- lerle de iletişim içinde olmalıdır. Kimi kuruluşlarda, tüm hedef kitlelerle iletişimden sorumlu halkla ilişkiler, bir uz- manın denetiminde, merkezi biçimde örgütlenirken, kimi zaman da, yatırım ilişkileri, iletişim araçları ile ilişkiler, kamu ile iletişim biçiminde sorumluluk dağıtılmaktadır. İster merkezde toplansın, isterse yetki dağılımı olsun, yine de tek bir elden koordinasyon ge- reklidir. Bir halkla ilişkiler biriminin personel ve donanım yapısı iyi olmalı, iyi bir organi- zasyon yeteneği bulunmalı ve esnek çalışmalıdır. Genel olarak bir halkla İlişkiler biriminin görevleri; Basın bülteni/makale yazmak ve dağıtmak, basın listesi hazırlamak, Basın konferansı, basın resepsiyonu ve basın gezisi düzenlemek, Medya enformasyon servisi oluşturmak, Yöneticiler için basın, radyo ve televizyonda röportaj imkânları yaratmak, Fotoğraf konusunda sanatçılarla işbirliği içinde olmak ve fotoğraf bankası oluşturmak, Personele yönelik gazete veya dergi yayımlamak, video, slayt gösterileri, duvar ga- zeteleri gibi yöntemlerle kuruluş içi iletişimi sürdürmek, Dağıtımcılar, tüketiciler, kullanıcılar yani dış hedef kitleye yönelik gazete, dergi yayımlamak, Yıllık raporları hazırlamak ve dağıtımını sağlamak, kuruluşta yeni işe başlayanlara yol göstermek amacıyla rehber kitapçıklar düzenlemek, potansiyel iş gücünü oluş- turan eğitim kurumlarına poster, broşür hazırlayarak basılı araçların gücünden yararlanmak, Kuruluşun gelişim sürecini aktaran belgesel, film gibi görsel işitsel araçlardan ya- rarlanılmasına imkân hazırlamak, web sitesi hazırlamak, slayt gösterileri düzenle- mek, katalog hazırlamak ve arşivlemek, Sergi ve gösterileri organize etmek, Kurumsal kimlik oluşturmak amacıyla logo, renk, basım stili oluşturmak, özel gi- yim biçimi gibi konularda kuruluş tarzında bütünlük sağlamak, Sponsorluk konusunda karar vermek Kuruluş gezileri düzenlemek, Gerekli yönetim toplantılarına katılmak ve ürün, pazarlama, satış ve diğer birim yöneticileri ile toplantılar yaparak, koordinasyonu sağlamak, Satış ve ortaklar toplantısında kuruluşu temsil etmek, Eğer anlaşmalı danışman firma söz konusu ise, iletişimi sağlamak, Ticari birlik toplantılarında kuruluşu temsil etmek, Halkla ilişkiler personeline eğitim imkânı sağlamak, Kamuoyu araştırmaları ya da diğer araştırmaları yapmak, Reklam ajansı ile işbirliği içinde olmak, Yeni birimler için resmi açılışlar düzenlemek, Siyasi liderlerle iletişim kurmak ve geliştirmek, Yabancı konuklar, VİP’i ağırlamak, kuruluş gezileri düzenlemek, Yıl dönümlerini kutlamak, ödül törenleri ve yarışmalar düzenlemek, Basın bültenlerinin, radyo ve televizyon programlarının tepkisini almak ve dışar- dan gelecek diğer raporları incelemek, Belirlenen amaçlar açısından sonuçları değerlendirmek olarak sıralanabilir. (Frank, 1989, s, 47-48; Peltekoğlu, 2001, s,129-130) Kurum kültürü, kimliği ve imajı arasındaki uyumu sağlamak, kurumsal itibarı yönete- bilmek için tüm bu görevlerin uyum ve bir plan içerisinde yürütülmesi gerekir. Yukarıda sözü edilen görevlere online halkla ilişkilerin gelişimi ile birlikte web sayfalarını, kurumsal blogların takibi, iletişimin intranet/exranet gibi yöntemlerle sürdürülmesi halkla ilişkiler uzmanlarının görev alanı içerisine girmiştir. Bir başka deyişle; yeni iletişim yöntemleriyle birlikte bu yöntem ve araçların kullanılması konusunda da halkla ilişkiler uzmanlarının becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir. Kurum içi halkla ilişkiler birimi oluşturuldu- ğunda, birim yöneticisi çalışanların ve yönetimin birbirini tanıdığı, kuruluşun faaliyet ala- nı konusunda ayrıntılı bilgiye sahip olduğu, kurum içinde iletişim ağını oluşturduğu için güvenilir bilgiye çok hızlı bir şekilde ulaşabilir, acil durumlarda hızlı karar verebilir, yöne- time günlük önerilerde bulunabilir. Ancak kurum için halkla ilişkiler birimi oluşturmak çalışanların sübjektif davranması ve diğer iletişim faaliyetleri ile karıştırılması nedeniyle bazı olumsuzlukların yaşanmasına neden olabilir. Kurumlar, halkla ilişkiler faaliyetlerini sürdürmek için bağımsız halkla ilişkiler ajans- larından da hizmet alabilirler. Çünkü bu hizmetten yararlanmak hem kurum içindeki halkla ilişkiler biriminin iş yoğunluğunun azalmasını sağlamakta hem de uzmanlaşmış hizmetten yararlanmayı sağlamaktadır. Bağımsız halkla ilişkiler ajansları, kendisine özgü örgütsel bir yapısı ve organizasyonu olan, halkla ilişkiler alanında farklı görevleri yerine getirebilecek iletişim, işletme, yönetim, psikoloji, sosyoloji, maliye ve hukuk alanlarında uzmanları çalıştıran ve gerektiğinde ihtiyaç duyulan yere sevk edilmek üzere ilgili her türlü araç/gereç ve ekipmanı hazır bulunduran profesyonel kuruluşlardır. Kurum ile hedef kitle arasında iletişimi sürdürmek amacıyla hizmet veren halkla iliş- kiler ajansları, kurumun amaçları hakkında hedef kitleyi bilgilendirmek ve hedef kitlenin görüş ve düşünceleri hakkında kurumu bilgilendirme sorumluluğunu üstlenmektedir. Halkla ilişkiler ajansları, genellikle mevcut stratejinin uygulayıcıları olarak görülmek- le birlikte, profesyonel ajanslar iletişim stratejisinin oluşturulması aşamasından itibaren kurumsal iletişim birimiyle koordinasyon halinde çalışmaktadır. Ajans kurumsal birimi arasındaki uyum ise iş hedeflerine ulaşmak için en temel koşullardan biridir. Bağımsız halkla ilişkiler kuruluşları, ajans fonksiyonlarıyla daha rahat, daha özgür çalışabilen pro- fesyonelliğin inceliklerini yerine getirebilen kuruluşlardır. Farklı yetenek ve ustalıkları bünyesinde bulundururlar, pek çok müşteri ile çalıştıkları için geniş deneyimleri vardır, bağımsız ve esnek çalışırlar, medya ile daha yakın ilişki içindedirler, müşterilerine karşı daima objektif olabilirler, çalışmalarını ulusal hatta uluslararası boyutlara profesyonel bir ekip kontrolünde taşıyabilirler. Ayrıca danışman kuruluşların kadrolarının ve çalışma alanlarının esnek olması da bü- yük bir avantaj olarak ortaya çıkmakta, uzmanlaşmaya olanak sağlamaktadır. Günümüzde ajansların yapılanmalarının günümüzde farklılaştığı medya, idari bölüm- ler ve müşteri ilişkileri birimlerine yenileri eklendiği söylenebilir. Kimi ajanslar hizmet bazlı biçimde örgütlenirken, kimi ajanslar ise proje bazlı olarak yapılanmaktadır. Bir baş- ka deyişle; verilen halkla ilişkiler hizmetin belirleyici olmasından çok projelere bazında çalışma grupları ajansın yapısını oluşturulmakta ve bir proje ekibinde görev alanlar içeri- sinde hizmete göre görev dağılımı yapılabilmektedir (etkinlik, medya ile ilişkiler v.b.) gibi. Yeni uygulama alanları da ajans şemalarında değişikliğe ve yeniliğe neden olabilmektedir. Örneğin, sosyal medya uygulamalarının halkla ilişkiler faaliyetleri içinde önemli bir yer tutmaya başlaması, On-line PR ve Sosyal Medya Uygulamaları bir birim altında örgüt şe- malarına dahil edilmesine neden olmuştur. Örneğin, Türkiye’deki ilk ajanslardan biri olan IMAGE Halkla İlişkiler Ajansı’nın yukarıda yer alan örgüt şemasında da görüldüğü gibi yeni gereksinimler, yeni birimleri yaratmıştır. Kimi ajanslar ise, sponsorluk ya da etkinlik yönetimi gibi alt birimler oluşturulmak- tadır. Ancak, Müşteri İlişkileri Birimi (ajansın müşterisi olan işletme/kurum ile ilişkiler), Araştırma Birimi, Medya İlişkileri birimleri halkla ilişkiler ajanslarının üç temel sac ayağı olarak değerlendirilebilir. Bir halkla ilişkiler ajansı seçerken, hizmetlerin geniş yelpazeli olmasına dikkat edil- melidir. Temel olarak; medya ilişkileri, yatırımcı ilişkileri, lobicilik, kamu kurumları ile ilişkiler, özel olayların organizasyonu, kriz yönetimine ek olarak, marka yönetimi, pazar araştırmaları, reklam, grafik dizaynı, kurum kimliği oluşturulması, video - prodüksiyon, internet/ online stratejisi içeren bütünleşik pazarlama iletişim hizmetleri de sunmakta- dırlar. Bağımsız halkla ilişkiler kuruluşları sadece danışmanlık ta yapabilirler. Danışman- lıklarını yaptıkları kuruluşların halkla ilişkiler ile ilgili sorunlarını saptar ve bunlar için uygulanması gereken çözüm yollarını bildirirler. Kendileri ile birlikte çalışan firmalara tam zamanlı halkla ilişkiler hizmetleri veren bağımsız halkla ilişkiler kuruluşları, hesa- bına çalıştıkları kurum veya kuruluşa, halkla ilişkilerle ilgili olarak her türlü inceleme, planlama ve uygulama hizmetlerini sunarlar. Bu tür bağımsız halkla ilişkiler kuruluşları çok geniş bir örgüt yapısına sahip olup bu yapı içerisinde çeşitli dallarda uzmanlaşmış kişilere yer vermişlerdir. Bazı tam zamanlı kuruluşlar bir reklam ajansı ile birleşmiş olarak faaliyet göstererek halkla ilişkiler hizmeti talep eden kurum ve kuruluşlara aynı zamanda reklam konusunda da hizmet vermeyi amaçlamışlar ve böylece bir hizmet bütünleştirmesi gerçekleştirmişlerdir. Halkla ilişkiler ajansları halkla ilişkiler faaliyetlerinde uzmanlaşmış olup sadece bu ko- nuda gelen taleplere cevap vermektedirler. Fuarcılık, tanıtım film ve yapım, web tasarımı, sosyal medya uygulamaları, açılış organizasyonları, toplantı düzenleme, medya ilişkilerini düzenleme gibi konularda uzmanlaşmış olan bu kuruluşlar ilgili cihaz parkına ve uzman- lara sahip olduklarından dolayı bu tür hizmetleri diğer tüm kuruluşlardan daha iyi ve etkin bir şekilde gerçekleştirme imkanına sahiptirler. Halkla ilişkiler ajanlarını seçerken nelere dikkat etmek gerekir. Bunun için aşağıdaki soruların yanıtlanması gerekir. Referansları kimlerdir ve müşterileriyle çalışma süreleri nasıldır? Ajansın kültürü hizmet isteyen kurum ile uyumlu mu? Basın ve iş dünyasında saygınlığı ne düzeyde? Finansman yapısı nasıl? Halkla ilişkilerin hangi alanında uzmanlaşmış? İnsan kaynakları ile müşteri sayısı uyumlu mu? İş akışı nasıl yürüyor? Raporlamada ne tür teknikler kullanılıyor? Değerlendirme ve ölçümleme konusunda nasıl bir yol izliyorlar? Teknolojik alt yapısı sizin işletmenizle uyumlu mu? Ulusal ya da uluslararası hizmet bağlantıları var mı? Ajans meslek örgütlerinde temsil ediliyor mu? Halkla ilişkiler çalışmalarının nasıl yapılacağına karar verildikten sonra, yapılacak ikinci iş kuruluşun halkla ilişkiler strateji ve politikalarını oluşturması ve oluşturulan bu politikalara göre faaliyetlerin sürekli ve tutarlı bir şekilde uygulanması gelmektedir. Halk- la ilişkilerde strateji en basit ifadesi ile; o program ile elde edilmek istenen sonuçtur. Halk- la ilişkiler stratejisinin; bir teması olmalı, süresi belli olmalı, ne zaman başlayıp, ne zaman biteceği baştan belirlenmeli, temanın kaynağını araştırma verileri ile kanıtlayabilmeli, yönetim, bu stratejinin içinde aktif rol almalıdır. Halkla ilişkiler stratejisi belirlendikten sonra, bu stratejiye uygun olarak halkla ilişkiler kampanyaları hazırlanmalıdır. Özet Halkla ilişkiler iletişimle yaşam bulan, kurumun amaçları üzerine yapılanan ve bazen çalışanlar, bazen tüketici, bazen hammade ve kaynak sağlayanlar gibi farklı hedef kitlelerle sürdürülen stratejik iletişim yönetimidir. Yani halkla ilişkiler bir amaç için iletişimin planlanması ve o planlı iletişimin en etkili biçimde sürdürülmesidir. Genellikle yönetilen iletişi- min amacı, kurumsal imajın oluşturulması ya da korunma- sı, kurumun itibarını yöneterek kurumun nihai hedeflerine ulaşmasına destek vermektir. İletişim, hedef kitle ve kurumların yönetim anlayışları bu ile- tişim stratejisinin köşe taşlarıdır. Hedef kitlenin görüşlerinin dikkate alınması, kamuoyunun sesine kulak verilmesi, açık ya da demokratik yönetim anlayışının bir göstergesidir. Bu nedenle benimsenen yönetim anlayışı ile halkla ilişkiler yak- laşımı arasında mutlak bir ilişki vardır. Diğer taraftan halkla ilişkiler, iletişim ile uygulanabilir hale gelir bu nedenle gerek iletişim kuramları, gerekse tüm iletişim araç ve yöntemleri halkla ilişkilerin can damarıdır. Hedef kitle ise, sürdürülen iletişimin varlık nedenidir. Ayrıca halkla ilişkileri sadece bir tek model üzerinden tanımlamak çok gerçekçi bir yaklaşım olmaktan uzaktır. İster publicity/duyuru, ister kamuyu bilgi- lendirme, isterse iki yönlü asimetrik ya da iki yönlü simet- rik modeller benimsenmiş olsun halkla ilişkiler açısından ortak nokta iletişimin tesadüflere bırakılmadan yönetildiği- dir. Halkla ilişkilerin bir meslek haline gelmesi çok eskilere gitmemekle birlikte bir amaca destek verebilmek için halkla ilişkilerden yararlanmak insanlık tarihi kadar eskidir. Halk- la ilişkiler mesleğini icra edenlerin, toplum bilimler yanında psikoloji ve iletişim konusunda güçlü bir donanımın yanı sıra kişisel bazı becerileri de geliştirmiş olmaları gerekir. Halk- la ilişkiler uzmanlarının sahip olması gereken bu beceriler, ayrıntılara dikkat edebilmek, yaratıcı olmak, sağduyu sahibi olmak, sorun çözme becerilerini geliştirmiş olmak gibi baş- lıklarla özetlenebilir. http://larunadhir.blogspot.com/2011/05/my-pr-mantras. html 02.01.2012 Kendimizi Sınayalım Aşağıdakilerden hangisi halkla ilişkiler uzma-nının gö- revlerinden değildir? Sergi ve gösterileri organize etmek Kurumsal kimlik oluşturmak amacıyla logo, renk, basım stili oluşturmak, özel giyim biçimi gibi konu- larda kuruluş tarzında bütünlük sağlamak Sponsorluk konusunda karar vermek Gezi gibi etkinlikler düzenlemek Kurumun muhasebesini yönetmek Gündem oluşturma kuramı ile ilgili aşağıdaki ifadeler- den hangisi doğrudur? Gündem oluşturma kuramı medyanın kamuoyuna ne düşüneceğini değilse bile ne hakkında düşünmesi ko- nusunda yönlendirdiği varsayımına dayanmaktadır. Kamuoyu önderleri olmaksızın gündem oluşturma kuramı uygulanamaz. Bu kurama göre tasarlanan iletiler kitle iletişim araç- larıyla kamuoyuna ulaştırıl-dığında ikna süreci baş- lamış olacaktır. Her iletinin sorgulanmadan alınacağı esasına dayanır. Günlük yaşamda kanıtlanması mümkün değildir. Aşağıdakilerden hangisi/hangileri sosyal medya değildir? Fotoğraf Paylaşım Siteleri (Flicker) Ses Paylaşım Siteleri (Podcast) Gazeteler Aşağıdakilerden hangisi halkla ilişkiler ajansı seçerken dikkat edilmesi gereken hususlardan biri değildir? Halkla ilişkilerin hangi alanında uzmanlaşmış olduğu İnsan kaynakları ile müşteri sayısı uyumlu olması Raporlamada kullanılan teknikler Değerlendirme ve ölçümleme konusunda izlenen yol. Bütçeleme ve satış konusundaki deneyimleri Aşağıdakilerden hangisi halkla ilişkiler tanımlarının bu- luştuğu ortak noktalardan biri değildir? Kamuoyu İletişim Yönetim Sponsorluk Hedef kitle Türkiye’de halkla ilişkiler mesleği ile ilgili aşağıdaki ifa- delerden hangisi yanlıştır? Meslek örgütü olarak İstanbul’da halkla ilişkiler der- neği kurulmuştur. İstanbul’da kurulan halkla ilişkler Derneğini Ankara,Bursa ve İzmir halkla ilişkiler dernekleri izlemiştir. Halkla ilişkiler uygulamaları kamu kurumları ve özel sektörde 1960’lı yılların ortalarında başlamıştır. Halkla ilişkiler eğitimi 1960’lı yılların ortasında başlamıştır. Türkiye’de ilk halkla ilişkiler ajansı 1945 yılında ku- rulmuştur. Halkla ilişkiler ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi Yüklə 8,35 Mb. Dostları ilə paylaş:
|