Charte pour un achat public raisonné Juillet 2014 Pourquoi ce document ?
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Rappel : Le dispositif des certificats d'économies d'énergie (CEE), créé par les articles 14 à 17 de la loi n° 2005-781 du 13 juillet 2005 de programme fixant les orientations de la politique énergétique (loi POPE), constitue l'un des instruments phare de la politique de maîtrise de la demande énergétique. Ce dispositif repose sur une obligation de réalisation d’économies d’énergie imposée par les pouvoirs publics aux vendeurs d’énergie appelés les « obligés » (électricité, gaz, chaleur, froid, fioul domestique et nouvellement les carburants pour automobiles). Ceux-ci sont ainsi incités à promouvoir activement l’efficacité énergétique auprès de leurs clients.
Un certain nombre de secteurs peuvent être concernés par ces marchés pluri-annuels : contrôle technique, coordination sécurité prévention santé, vitrerie, … Les domaines en question nécessitent un travail en matière de définition des besoins. Pourquoi ce document ? Le présent document expose la politique d’achat de l’Unistra. La taille de l'université de Strasbourg et ses spécificités rendent nécessaire la mise en œuvre d’une réelle politique d'achat qui vise à mieux pratiquer l’achat au quotidien. Au sein de l’université de Strasbourg, l’achat doit être accessible pour les services, composantes et unités de recherche de l’université, lisible par les sociétés, sécurisé par un dispositif de contrôle interne, et souple par les outils proposés. Les achats de l’université se doivent de concilier le besoin d’un service ou du chercheur et sa satisfaction au travers de la proposition des fournisseurs, tout en respectant le cadre d’une procédure réglementée et une charte de déontologie. La fonction achats a pour but de dynamiser les investissements stratégiques et d’optimiser le fonctionnement de l’établissement tout en permettant le respect du cadre réglementaire. Ce cadre est matérialisé par le Code des Marchés Publics ou l’ordonnance du 6 juin 2005 pour les achats liés à la recherche, conformément à la loi de programme pour la recherche du 18 avril 2006. La présente « politique achat » s'applique à partir du 1er juillet 2014, et remplace ou complète les procédures mises en œuvre dans l’établissement précédemment. La passation des marchés mais aussi la mise en place d’une politique d’achat passent nécessairement par la mobilisation, la plus large possible, de la communauté universitaire dans son ensemble, puisque c’est elle qui utilise les fournitures, les services ou les bâtiments acquis pour mener à bien sa mission. Organisation du document Ce document est organisé en fiches, afin d’en faciliter la lecture, l’utilisation et la mise à jour. Les fiches sont regroupées en 3 volets : Volet 1 : principes et objectifs Fiche 1-1 : OBJECTIFS DE LA POLITIQUE D’ACHAT DE L’UNISTRA 5 Fiche 1-2 : PRINCIPES REGISSANT L’ACHAT PUBLIC 7 Fiche 1-3 : REGLES DE CONDUITE A L’UNISTRA 8 Fiche 1-4 : CHARTE DE DEONTOLOGIE DE L’ACHAT A L’UNISTRA 9 Volet 2 : organisation et moyens Fiche 2-1 : ACTEURS DE L’ACHAT, ROLES ET RESPONSABILITES 13 Fiche 2-2 : OUTILS MIS A DISPOSITION PAR LE DAM 16 Fiche 2-3 : PROCEDURE SYNTHETIQUE : LES ETAPES DE L’ACHAT 17 Fiche 2-4 : DETERMINATION DU REGIME JURIDIQUE APPLICABLE 18 Fiche 2-5 : DELEGATION DE SIGNATURE 19 Fiche 2-6 : PROCEDURES ADAPTEES 20 Fiche 2-7 : CONTROLE A POSTERIORI 22 Fiche 2-8 : PROCEDURES FORMALISEES ET CENTRALISEES 23 Fiche 2-9 : PLAN D’ACTIONS ACHATS ANNUEL 24 Fiche 2-10 : FORMATIONS 25 Fiche 2-11 : INDICATEURS 26
Fiche 3-1 : DEPLACEMENTS 29 Fiche 3-2 : RESTAURATION 29 Fiche 3-3 : INFORMATIQUE 30 Fiche 3-4 : TELEPHONIE MOBILE 30 Fiche 3-5 : MATERIEL AUDIO-VISUEL 30 Fiche 3-6 : COMMUNICATION 31 Fiche 3-7 : VEHICULES 31 Fiche 3-8 : RECOURS A LA CONSULTANCE EXTERNE 31 Fiche 3-9 : POLITIQUE D’IMPRESSION 31 Fiche 3-10 : GESTION DES DECHETS 32 Fiche 3-11 : AFFRANCHISSEMENT ET COURSIERS 32 Fiche 3-12 : DOCUMENTATION ELECTRONIQUE 32 Fiche 3-13 : IMMOBILIER 32 VOLET 1 * PRINCIPES ET OBJECTIFS
La Politique d’achat vise à garantir que l’université réalise au meilleur prix les achats correspondant au « juste besoin ». Dans un contexte financier national extrêmement tendu, marqué par la nécessité de réduire les déficits publics, la politique d’achat doit permettre à l’université de réaliser des gains économiques substantiels. Les économies réalisées permettront de continuer à faire face aux missions de service public confiées à l’université et aux objectifs que l’établissement s’est fixés, et ce malgré la stagnation, voire la baisse, de ses ressources. La politique d’achat doit ainsi conjuguer les impératifs suivants :
A cette fin :
De même, il convient d’appliquer « une règle d’obsolescence retardée », c’est-à-dire une durée rallongée d’utilisation d’un équipement avant son remplacement. De plus, la politique d’achat prend en compte les responsabilités sociales et environnementales de l’université, telles que définies par le gouvernement pour l’Etat et les établissements publics :
L’objectif défini dans la circulaire du Ministère du Budget du 10/02/12, est de 10% minimum de marchés comportant une telle clause. Le DAM et le DCI identifieront les marchés pour lesquels une telle clause est pertinente et évalueront avec les entités responsables de l’achat concerné les modalités de la mise en œuvre de cette clause. Un bilan annuel sera réalisé a posteriori par ces services.
L’objectif défini dans la circulaire du Ministère du Budget du 10/02/12, est de 5% minimum de marchés comportant une telle clause. Le DAM et le DCI identifieront les marchés pour lesquels une telle clause est pertinente et évalueront avec les entités responsables de l’achat concerné les modalités de la mise en œuvre de cette clause. Un bilan annuel sera réalisé a posteriori par ces services. Il s’agit notamment de déterminer les secteurs techniques et économiques concernés en lien avec le facilitateur régional, et retenir le dispositif contractuel adéquat.
L’objectif défini dans le « pacte national pour la croissance, la compétitivité et l’emploi » est de 2% des achats des administrations réalisés auprès d’entreprises innovantes en 2020. Le DAM et le DCI identifieront les possibilités et opportunités de faire appel à des entreprises innovantes. Un bilan annuel sera réalisé a posteriori par ces services. La politique d’achat prévoit également qu’une attention particulière soit accordée au développement des relations entre l’université et ses partenaires et prestataires :
Les trois grands principes de l’achat public sont : 1) La liberté d’accès à la Commande Publique Il s’agit d’un principe fondamental édicté par le Code des Marchés Publics ayant pour finalité la bonne utilisation des deniers publics. Il implique que :
Cependant, trois motifs permettent d’y déroger :
2) L’égalité de traitement des candidats La justification des choix effectués par l’acheteur public sera d’autant plus aisée qu’aura été respecté tout au long de la procédure le principe d’égalité de traitement entre les candidats :
3) Transparence et traçabilité La liberté de définir la procédure impose d’être en mesure de justifier les raisons des choix qui ont été faits. Ainsi à chaque étape de la procédure, il convient de conserver tous les documents qui permettent de démontrer que ces choix sont rationnels. C’est le principe de traçabilité et de transparence.
Des objectifs de la politique d’achat de l’université et des principes généraux de l’achat public découle un ensemble de règles de conduites qui s’imposent à tout agent impliqué dans l’acte d’achat, quel qu’il soit. Ainsi, tout agent participant à l’acte d’achat de l’université s’engage : A faire :
A ne pas faire :
Chaque acteur de la chaine de l’achat doit appliquer ces règles de conduite et veiller à leur application par les autres acteurs. Tout manquement relevé devra être signalé au DAM qui prendra les mesures nécessaires en accord avec la direction de l’établissement. Le Service d’Audit Interne pourra être amené à évaluer périodiquement le respect de tout ou partie de ces règles par les acteurs impliqués.
La charte de déontologie des achats de l'université de Strasbourg a pour objectif de définir concrètement les règles de comportement et les standards d’éthique que chaque personnel doit respecter. Elle vise à fournir des repères clairs dans la gestion de la relation fournisseur pour améliorer la qualité et la performance achat de l’établissement. Ces règles ne sont pas exhaustives. Il appartient donc à chacun de faire preuve de responsabilité et d’honnêteté en toutes circonstances. Les agents doivent veiller au respect des règles relatives aux principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures (article 1 du Code des marchés publics). Les agents doivent également agir dans l’intérêt de l'établissement et traiter équitablement les entreprises sans que leur intérêt personnel, familial ou leurs relations amicales n’interfèrent dans leurs décisions professionnelles. En cas de doute sur la conduite à tenir dans toute situation (pratique non déontologique à l'initiative d'un fournisseur par exemple) ou pour toute question relative à un problème d’éthique, tous les agents peuvent saisir directement leur chef de service ou le responsable du Département des Achats et des Marchés (DAM). Cette charte s’inscrit dans le cadre législatif et réglementaire applicable à l’institution, qu’il s’agisse de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, de la directive 2004/18/CE modifiée relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, fournitures et services, du code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006 modifié, du guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (circulaire du 14 février 2012), de l’ordonnance du 06 juin 2005, et de ses décrets d’application ainsi que des dispositions du code pénal spécifiques aux marchés publics (notamment les articles 432-10 à 432-14). 1. Responsabilité des acheteurs : respect de la libre concurrence - égalité de traitement des fournisseurs - confidentialité des informations - transparence des procédures Les acheteurs doivent fournir les mêmes informations aux candidats, leur octroyer les mêmes délais, évaluer les offres selon les mêmes critères : il est essentiel de traiter les candidats de façon égalitaire. La rédaction des cahiers des charges administratifs et techniques doit être soignée, sans ambiguïté et ne doit, à ce titre, pas être orientée vers une société précise. L'analyse des offres est réalisée sur la base des critères de jugement et leur pondération tels qu’annoncés dans l'avis de publicité. Le barème de notation des offres doit être objectif et établi avant la réception des plis. Ce barème doit privilégier le critère prix, la valeur technique minimale attendue étant définie dans le cahier des charges rédigé par l'acheteur. Lors de l'analyse, l’appréciation portée sur l’offre doit être développée, argumentée et en cohérence avec la note attribuée. Les agents impliqués directement ou indirectement dans le processus d'achat veilleront à maintenir une discrétion totale sur l'ensemble du processus achat et ce conformément aux dispositions de l'article 26 de la loi 83-634 relatif à l'obligation de discrétion professionnelle des fonctionnaires. Une vigilance particulière sera portée en période de consultation, et ce jusqu'à la notification du marché. Pour les consultations relevant de la responsabilité des services et des composantes, une démultiplication des sources d'informations potentielles n'est pas recommandée. La désignation d'un référent unique permet d'apporter une solution au souci de confidentialité et d’égalité de traitement. Les échanges formels avec les candidats sont pilotés par le DAM ou le DCI dans la cadre des marchés dont ils ont la compétence (≥ 90 000 € HT) notamment pour la motivation des lettres de rejet adressées aux soumissionnaires non retenus. En dehors de ces contacts formels, toute explication orale plus détaillée demandée de la part d’un soumissionnaire rejeté est à proscrire. L'équité de traitement des fournisseurs doit pouvoir être démontrée par les agents à tout moment et ce à partir du premier euro. Tous les échanges entre les agents et les fournisseurs, quelles que soient les différentes étapes du processus achats, doivent faire l'objet d'une traçabilité écrite. 2. Comportement à l'égard des fournisseurs : conflits d'intérêts – avantages et cadeaux. Les agents doivent éviter toute situation de conflit d’intérêt potentiel entre les intérêts de l'établissement et leur intérêt personnel ou celui de leurs proches. Plus généralement, les agents doivent éviter toute situation dans laquelle leur pouvoir d’appréciation ou de décision est susceptible d’être influencé par la prise en considération d’intérêts nés de l’existence de liens directs ou indirects avec un fournisseur à titre personnel. Ces situations comprennent par exemple la détention d’une participation financière chez un fournisseur, l’exercice direct ou indirect d’une activité passée très récente ou présente pour son compte, une relation avec un ancien agent devenu fournisseur ou inversement. Dans les situations de cette nature, les agents doivent informer leur responsable hiérarchique et le DAM et se garder de toute implication dans le marché correspondant. Les relations entre l'université de Strasbourg et ses fournisseurs sont fondées sur la clarté et sur l’honnêteté. L’achat de fournitures, services ou travaux pour le compte de l'établissement ne doit valoir aux agents ou à leurs proches aucune ristourne, aucune remise à titre personnel ou avantage quelconque. Les coutumes ou règles d'usage identifient les cadeaux et autres avantages comme des actes de courtoisie ou d'hospitalité qui apparaissent à l'occasion des contacts entre les acheteurs et les fournisseurs. L'acceptation de telles pratiques ne peut être tolérée en raison du comportement impartial que doit conserver tout agent public et du nécessaire respect des règles et valeurs de la fonction publique. Aussi, l'agent public ne doit ni accepter ni solliciter de cadeaux, faveurs, invitations, repas ou tout autre avantage lui étant destinés, ou destinés à sa famille, à ses parents ou amis proches mais aussi à des personnes ou organisations avec lesquelles il a ou a eu des relations d'affaires ou politiques, qui peuvent influer ou paraître influer sur l'impartialité avec laquelle il exerce ses fonctions ou peuvent constituer ou paraître constituer une récompense en rapport avec ses fonctions. Il s'agit d'une interdiction par principe, car le refus ne peut être systématique. Il rendrait totalement impersonnelles les relations avec les opérateurs économiques et serait en contradiction avec les règles d'usage ou la réalité des relations commerciales de la sphère privée. Des exceptions à l'interdiction générale ou posées par principe peuvent être tolérées. Il en est ainsi des cadeaux mineurs et des marques d'hospitalité conventionnelles (invitations modestes, calendriers, objets de faible valeur, matériel de publicité). Il convient de vérifier la simultanéité des points suivants pour accepter tout cadeau : il doit être mineur, de faible montant, non répétitif, sans influence sur l'agent et déconnecté d’une procédure d'appel public a la concurrence passée ou future. Quelle que soit la nature du cadeau, l'agent public est tenu d'en informer sa hiérarchie afin d'éviter toute suspicion. Selon la nature du cadeau, le destinataire s'efforcera d'en faire profiter l'ensemble du service (boîte de chocolats, partage de calendriers ou distribution de stylos). En cas de doute sur ce qu'il est possible ou non d'accepter ou sur les démarches à suivre, l'agent public demandera l'avis de son encadrement et en informera le responsable du DAM. Yüklə 0,49 Mb. Dostları ilə paylaş:
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