Dərs vəsaiti «Mehmanxana təsərrüfatı»

Konfranslar (qurultaylar) - adətən ekspozisiyaları olan 
genişmiqyaslı müşavirələrdir.
Bir çox assosiasiyalar ildə bir dəfə və daha çox konfranslar 
keçirirlər. Adətən konfranslar standart qaydada keçirilir:
❖ iştirakçıların qeydiyyatı;
❖ sədrin təqdimatı;
❖ sədrin salamlama nitqi ilə konfransın açılış mərasimi;
❖ əsas məruzəçinin iştirakı;
❖ ekspozisiyanın açılışı (avadanlıq, təchizatçılar və s.);
❖ bölmələr üzrə iş;
❖ lanç (nahar);
154
❖ işçi qrupları və prezentasiyalar;
❖ hər hansı bir təcrübi əməllərin və üsulların nümayişi 
(məsələn, aşpazlıq ustalığı);
❖ topdansatış firmaları tərəfindən təşkil edilmiş prezen­
tasiyalar;
❖ nahar yeməyi;
❖ konfransın bağlanma mərasimi.
Konfranslar həmişə xüsusi konfrans mərkəzlərində keçirilmir. 
Sərginin yerləşdirilməsi, qeydiyyat aparılması, naharın verilməsi və s. 
tədbirlərin təşkili mümkün olan ən iri mehmanxana, bir qayda olaraq 
konfransın baş gərargahına çevrilir. Adətən iştirakçılar otaqları üç-beş 
günlük sifariş edirlər.
Sənaye, elm və incəsənət, biznes və başqa sahələrin müasir 
xadimlərinin müşavirələr keçirmək, konfranslarda iştirak etmək zərurəti 
illik dövriyyəsi milyardlarla hesablanan yeni bir sənaye yaratmışdır. Bir 
sıra iri və hətta çox da iri olmayan şəhərlərdə böyük mehmanxanaların 
yaxınlığında konfrans mərkəzləri yaradılmışdır.
Bu sənayenin əsas fiqurları (fəalları) konfransların təşkili və qo­
naqların cəlb edilməsi üzrə büroların mütəxəssisləri, konfransların və 
müşavirələrin təşkilatçıları və onların müştəriləri, konfranslar, sərgilər 
keçirilməsi üçün nəzərdə tutulmuş və xüsusi xidmətlər təqdim edən 
mərkəzlər hesab olunur.
Toplantıların və konfransların təşkilatçıları
Hər növ yığıncaqların təşkil olunmasının təcrübi hissəsini öz 
üzərlərinə müstəqil şəkildə müqavilələr əsasında korporasiyalara və 
assosiasiyalara xidmətlər göstərən və yaxud onların ştat işçiləri olan 
ixsisaslaşmış agentliklər götürür. Toplantıların və konfransların peşəkar 
təşkilatçıları müştərilər üçün nəinki mehmanxanalarda otaqlar sifariş 
edirlər, habelə nəzərdə tutulmuş tədbirləri dəqiqəsinə qədər belə 
planlaşdırır 
və 
bunların 
həyata 
keçirilməsini 
kontraktorlarla 
razılaşdırırlar. Təşkilatçılar tədbirləri audio-video vasitələrlə təchiz və 
sinxron tərcümə ilə təmin edirlər.
Yığıncaq təşkilatçılarının vəzifələri aşaqıdakılardı:
ibtidai hazırlıq:
❖ gündəliyin planlaşdırılması;
155

---

❖ yığıncağın məqsədlərini müəyyənləşdirmək;
❖ iştirakçıların təxmini sayını aydınlaşdırmaq;
❖ yığıncağın keçirilməsi üçün nəzərdə tutulmuş smetanı müəy­
yənləşdirmək;
❖ mehmanxananın seçilməsi;
❖ müqavilələrin şərtlərini təshih etmək;
❖ tədbirin keçirilmə yerinin seçilməsi;
❖ marketinq planın tutulması;
❖ iştirakçılar üçün hər iki istiqamətdə aviabiletlərin bronlaşdırıl- 
ması;
❖ nəqliyyatın təşkil edilməsi;
❖ yüklərin daşınmasının təşkili;
❖ zəruri audio və video avadanlığın təşkil edilməsi.
Tədbirin keçirildiyi yerdə fəaliyyət:
❖ tədbir başlanana qədər əməkdaşların təlimatlandırılması;
❖ işçi planın tutulması;
❖ hesab-fakturaları rəsmiləşdirmək.
Tədbir bitdikdən sonra:
❖ iştirakçıların iradlarını dinləmək;
❖ yekunların aparılması;
❖ əməkdaşlara 
və 
həmkarlara 
birgə 
fəaliyyətə görə 
minnətdarlığın bildirilməsi;
❖ qonaqların yola salınmasının təşkili;
❖ növbəti ildə əməkdaşlıq haqqında şərtləşmək.
Toplantıların keçirilməsini planlaşdıran şəxsin mehmanxanalarla 
əlaqəli bir neçə ünsiyyət məqamları olur, o cümlədən, otaqların 
ayrılması və onların qiymətlərinə dair aparılan danışıqlar. Bu şəxsin 
təmasları sırasında, bir qayda olaraq, ən mühümü kütləvi tədbirlər, 
banketlər, konfranslar təşkil edən şöbə və xidmətlərin rəhbərləri ilə 
keçirilən görüşlər hesab olunur. Bu tədbirlərin uğurlu keçirilməsi 
əhəmiyyətli dərəcədə məhz onlardan asılı olur.
Toplantı təşkilatçılarının işində bir məqamı qeyd etmək zəruridir: 
tədbirin layiqincə keçirilməsi gələcək tədbirlərin keçirilməsini asan­
laşdırır.
156
Konfrans mərkəzləri və otellər tədbirlər keçirilməsi üçün sahə­
ləri, iştirakçıları üçün otaqlar ayırır, qidalanmanı təşkil və xidmətlər təklif 
edirlər. Müştərilərin artmasında maraqlı olan konfrans mərkəzləri və 
otellər toplantıların peşəkar təşkilatçıları ilə xoş münasibətlər sax­
layırlar, onları toplantıların iştirakçılarını qəbul etmək imkanlarını 
nümayiş etdirmək məqsədilə tez-tez dəvət edirlər: konfrans zalları, hol- 
ları, otaqları göstərirlər, seçilmiş xörəklərilə restoranlarda qonaq edib, 
müştərilərin diqqətini tədbirlərdə istifadəsi mümkün olan avadanlıq və 
inventara cəlb edirlər.
Konfransların təşkili və qonaqların cəlb edilməsi üzrə bürolar.
Sözügedən sənayenin mühüm fiqurları konfransların təşkili və 
qonaqların cəlb edilməsi üzrə bürolar hesab olunur. Bu bürolar gələn 
qonaqların maraq dairəsində olan şəhərin bütün strukturları ilə işgüzar 
əlaqələr saxlayır:
❖ nəqliyyat şirkətləri ilə;
❖ otel və motellərlə;
❖ restoranlarla;
❖ əyləncə müəssisələri ilə;
❖ digər xidmətləri təqdim edənlərlə.
Büroların vəzifəsi şəhər və ölkə haqqında müsbət, xoş təəsü- 
ratların yaradılması hesab edilir. Öz fəaliyyətlərilə bürolar yerli qonaq­
pərvərlik sənayesinin mənfəətini artırırlar. Ticarət-sənaye yarmarkaları 
tipli tədbirlərin təşkilində köməklik göstərərək bürolar öz fəaliyyətində 
bu yarmarkalarda iştirak edən iş adamlarının üsullarından istifadə 
edirlər. Məsələn, turist agentlikləri öz «turist dəstlərini» komplekt- 
ləşdirmək üçün mehmanxanalarla, restoranlarla, əyləncə müəssisələri 
ilə 
əlaqələr 
yaradırlar. 
Toplantının təşkilatçısı ticarət-sənaye 
yarmarkasına gələrkən müxtəlif mehmanxanaların, restoranların və s. 
imkanlarını dəqiqləşdirir. Burada turagentlik öz gələcək müştərilərini 
axtarır. Mümkün müştərilər haqqında digər məlumat mənbələri 
assosiasiyalarının məlumat kitabçaları ola bilər. Maraq yarandığı halda, 
maraqlı tərəfin nümayəndələri üçün tədbirin keçirilməsi ehtimal olunan 
yerə tanışlıq səfəri təşkil etmək olar. Büro müştərinin tələblərini 
qiymətləndirərək nəqliyyat, mehmanxanalarda otaqlar, restoran xid­
məti və tarixi, mədəni abidələrə ekskursiyalar təşkil edir.
157

---

Konfrans mərkəzləri - Amerikada konfrans mərkəzləri kon­
fransların və ekspozisiyaların keçirildiyi mehmanxana sənayesinin ixti­
saslaşdırılmış böyük müəssisələri adlandırılır. Adətən belə müəssisələr 
bu kimi tədbirlərin keçirilməsi üçün zəruri olan bütün avadanlıq və 
vasitələrlə təchiz olunur: avtomobillərin saxlanması üçün dayanacaq 
yerləri, məlumat-arayış xidmətləri, biznes mərkəzləri, yeməkxanalar, 
restoranlar və s.
Konfrans mərkəzləri, adətən, dövlət və ya şəhər orqanları tə­
rəfindən idarə olunan korporativ struktura malikdir. Mərkəzlər məqsəd­
lərə və tapşırıqlara uyğun olaraq menecerlər tərəfindən idarə olunur. 
Bu mərkəzlərində, adətən, hər hansı miqyasda olan konfransların 
keçirilməsini mümkün edən kifayət qədər sərgi və konfrans zalları olur. 
Konfrans mərkəzlərin gəliri sərgi zallarının icarəyə verilməsindən alınır 
(Adətən kvadratlara bölünmə yolu ilə). Əlavə gəlir yeməkxana və 
ticarət avtomatları vasitəsilə ərzaq məhsullarının və içkilərin satışından 
alınır. Əksər mərkəzlərin işıqlandırma, avadanlıqla, audiovizual təchizat 
işləri və kommunikasiya vasitələri ilə məşğul olan xüsusi subpod- 
ratçıları olur.
Konfrans mərkəzləri yerləşdikləri şəhərin iqtisadiyyatına milyon­
larla dollar xeyir gətirə bilər.
Tədbirlərin idarə olunması - Böyük konfrans mərkəzləri öz 
fəaliyyətlərini bir neçə il qabaq dövr üçün planlaşdırmaqla işləyirlər. 
Konfransların və qonaqların yerli büroları ilkin sifarişlərin sənədl- 
əşdirilməsini, adətən, öz üzərlərinə götürürlər. Aydın məsələdir ki, büro 
və konfrans mərkəzi birgə əməkdaşlıq etməkdə olduqca maraqlıdırlar. 
Sifarişin reallaşdığı ilk məqamlarda baş menecer bu tədbirlə məşğul 
olacaq, menecerə tapşırıq verəcək, müştəri ilə əlaqə yaradacaq və 
bütün mərhələlər onunla keçəcəkdir: ilkin görüləcək işlər, tədbirin özü 
və nəticələrin çıxarışı.
Sifarişi qeydiyyata alarkən menecer sifarişçi ilə qabaqcadan 
onun tələbatlarını müzakirə edərək tədbirin keçirilməsi üçün müvafiq 
yer ayırır ki, onu əlavə xərclərdən azad etsin. Müqavilə planlaşdırılan 
tədbirin profilinə uyğun tərtib olunur. Bu sənəddə müştərinin bütün 
tələbatları əks olunur və bu və ya digər tələblərin yerinə yetirilməsinə 
görə hansı subpodratçıların məsuliyyət daşıması göstərilir (Məsələn,
158
xalçaların döşənməsi və yaxud ekspozisiyalar üçün nəzərdə tutulan 
arakəsmələrin quraşdırılması). Müqavilə hüquqi sənəd sayılır və bu 
səbəbdən onun tərtibinə lazımi diqqət yetirilməsi tələb olunur. 
Məsələn, müqavilədə göstərilə bilər ki, sərgi keçirilən otaqların 
yığışdırılması ancaq mərkəzin işçiləri tərəfindən yerinə yetirilə bilər və 
yaxud, ərzaq pərakəndə satışı üçün yox, nümunə kimi hazırlanmalıdır. 
Müqavilə imzalandıqdan və müştəriyə qaytarıldıqdan sonra tədbirin 
keçirilməsinə görə məsul menecer tədbirin başlanmasından altı ay 
əvvəlki dövr ərzində onun keçirilməsinə aid detalları fasiləsiz qaydada 
müştəri ilə dəqiqləşdirməlidir (telefon vasitəsilə və ya şəxsi görüşlər 
keçirildiyi zaman): təhlükəsizliyə, biznes-mərkəzin təşkilinə, banket 
xidmətlərinə və s. aid məsələlər. Bu menecer mərkəz və müştəri 
arasında əlaqələri təmin edən əsas adamdır. Əsas xidmət növlərinə 
görə məsuliyyət daşıyan təsdiq olunmuş subpodratçıları müştəriyə 
məhz o, təqdim edir. Tədbirin başlanmasına iki həftə qalmış şöbə və 
bölmə rəislərinə tədbirin rahat keçməsi üçün onların nələri təmin 
etmələri barədə vəzifələrini göstərən müvafiq sənəd paylanır. Tədbirə 
on gün qalmış ilkin yığıncaq keçirilir və orada detallar təkrarən 
dəqiqləşdirilir ki, hər hansı uyğunsuzluq baş verməsin, məsələn, iki 
konfrans nümayəndələrinin eyni zamanda gəlişi və s.
Həmçinin ekspozisiyalar üzrə menecerin və onun nəqliyyat, 
eksponat və avadanlıqların yerləşdirilməsi və onlara xidmət gös­
tərilməsi işlərini, məsələn, avtobus reyslərini təşkil edən şirkət me­
necerləri, iştirakçıların qeydiyyatını aparan xidmətçilər, sərgi zallarının 
menecerləri və s.-ni, təmin edən podratçısının iştirakı ilə iclas keçirilir.
Yük maşınlarında gətirilən eksponatların yerləşdirilməsi üzrə 
işlər başlayarkən işə subpodratçıların nümayəndələri girişir. Radiotele- 
fonlardan istifadə edərək onlar yük maşınlarını növbə ilə çağırırlar. 
Sərgi materialları müvafiq qaydada yerləşdirildikdən sonra sərgi açılır 
və adamlara əraziyə daxil olmalarına icazə verilir.