Desfăşurarea lucrării

Capitolul IV. MICROSOFT EXCEL

Noţiuni elementare

Pentru lansarea în execuţie a programului Excel se va efectua: Start / Programs / Microsoft Excel.

Fişierele din Excel sunt denumite registre de calcul (Book). Orice registru de calcul este format din trei foi de calcul (Sheet).

Fiecare foaie de calcul este formată din coloane şi rânduri care se intersectează, formând casete care poartă denumirea de celule ,în care se introduce text, formule, cifre, grafice. Etichetele din partea de jos a ecranului, a registrului de calcul care poarta inscripţiile Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, etc., permit răsfoirea foilor de calcul executând clic pe acestea cu mouse-ul.

Aplicaţia Excel poate fi lansată deschizând direct un registru de calcul. Pentru aceasta se vor se efectua următorii paşi:

- se execută clic pe butonul de Start, iar pe ecran va apărea meniul Start.

- se execută clic pe Open Office Document. Excel va deschide caseta de dialog Open Office Document prezentând conţinutul dosarului My Documents.

- se face clic pe denumirea registrului de calcul , pentru a-l selecta apoi se face clic pe Open pentru a-l deschide odată cu programul Excel.

Majoritatea operaţiilor executate în Excel vor fi efectuate cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioară a ecranului şi cu barele de instrumente standard şi de formatare de sub aceasta.
Prezentarea ferestrei Excel
Fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows , inclusiv o bara de meniuri de unde se pot selecta comenzi, o bara de stare care indica starea activităţii curente şi bare cu instrumente care conţin butoane şi liste derulante prin care se obţin un acces rapid la comenzile şi facilităţile utilizate frecvent.

În plus fereastra conţine câteva elemente unice în Excel printre care: bara de formule, în cazul în care este introdusa o formula într-o celula tot ceea ce utilizatorul scrie apare şi pe bara de formule. Tot pe această bara este indicată poziţia celulei.

Fereastra registrului de calcul.
Orice fişier creat cu Excel este un registru de calcul care conţine una sau mai multe foi de calcul. Putem deschide concomitent mai multe fişiere, registre de calcul fiecare având propria fereastra. Foile de calcul sunt alcătuite, în Excel, din coloane (notate cu litere, de ex. A, B, M, AA, GS etc. – maximum 256 de capete de coloana) şi linii (identificate prin numere, de ex. 1, 2, 10, 22, 963 etc. – maximum 65536 rânduri). Din intersecţia unei coloane cu o linie rezultă o celula. Fiecare celulă are adresă (de ex. A1, C22, PF84 etc.). Executând clic stânga într-o celula, aceasta devine activa. O celula activata poate fi recunoscută după caseta neagră care o încadrează.

În configuraţia prestabilită fiecare registru de calcul are iniţial trei foi de calcul. Putem astfel adăuga alte foi de calcul sau să ştergem din ele. De asemenea se poate realiza deplasarea rapida de la o foaie de calcul la alta. În acest scop putem folosi următoarele metode:

- se tastează Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul următoare sau Ctrl+PgUp pentru a trece în foaia anterioara.

- se execută clic pe eticheta foii de calcul pe cere dorim sa o deschidem. În cazul în care eticheta nu este prezentă se folosesc butoanele de derulare a etichetelor pentru a o aduce pe ecran apoi se face clic pe aceasta.

Exista numeroase moduri în care utilizatorul poate modifica aspectul foii de calcul în fereastra Excel. Pentru a mări sau micşora zona vizibila din foaia de calcul se va folosi funcţia Zoom. Se deschide meniul Zoom care se afla pe bara de instrumente standard şi se selectează procentul de mărire. Se poate mări o anumita zona din foaia de calcul, pentru aceasta se selectează mai întâi zona, apoi se deschide meniul Zoom şi se selectează Selection.

Dacă se doreşte să se afişeze foaia de calcul în aşa fel încât să ocupe întregul ecran – eliminând barele de instrumente, bara de formule, bara de stare şi altele, se selectează View / Full Screen. Pentru a reveni în modul Normal, se execută clic pe Close Full Screen.

1. Introducerea datelor

Pentru a introduce date într-o foaie de calcul nouă, selectaţi celulele în care doriţi ca această informaţie să apară şi tastaţi datele. De îndată ce începeţi să tastaţi, caracterele pe care le tastaţi apar atât în celulele selectate, cât şi în bara de formule de deasupra.

De fiecare dată când introduceţi date într-o celulă, Excel verifică dacă ceea ce aţi introdus este o formulă care trebuie calculată. MS Excel face această verificare pentru a clasifica data introdusă într-unul din cele trei tipuri de date: text, valoare sau formulă.

În cazul în care constată că are de-a face cu o formulă, programul calculează formula şi afişează rezultatul în celula foii de calcul, în caz contrar determină dacă data introdusă poate fi clasificată ca text sau ca valoare. Datele de tip text sunt aliniate automat la stânga în celulă. Valorile pot fi de două tipuri în Excel: numere care reprezintă cantităţi şi numere care reprezintă date calendaristice. Datele de tip numeric sunt aliniate în mod automat la marginea dreaptă a celulei.

Observaţie: datele calendaristice şi orele sunt introduse în celulele foii de calcul ca valori şi nu ca text deoarece numai astfel pot fi utilizate în formule.

Pentru a stabili numărul de zecimale pentru valorile numerice se parcurg etapele:

1. 
   se selectează Tools / Options / Edit .
   
2. 
   se selectează caseta de validare Fixed Decimal din secţiunea Settings.
   
3. 
   pentru a modifica acest parametru prestabilit, tastaţi un nou număr în caseta de text Places.
   
4. 
   se selectează OK sau Enter.
   

2. Introducerea formulelor

Începeţi formula cu semnul egal „=” pentru a avertiza programul că urmează să introduceţi o formulă şi nu un text sau o valoare oarecare. De exemplu, pentru a crea o formulă în celula C2, care să înmulţească valoarea introdusă în celula A2 cu valoarea din celula B2, se va introduce în celula C2 următoarele: =A2*B2

Observaţie: Programul Excel efectuează fiecare operaţie de la stânga la dreapta, respectând prioritatea operaţiilor.
3. Utilizarea facilităţii AutoFill

în multe foi de calcul pe care le creaţi cu ajutorul programului Excel trebuie să introduceţi serii secvenţiale de date calendaristice sau numerice. Programul Excel vă pune la dispoziţie facilitatea AutoFill pentru a vă uşura munca în astfel de situaţii. Tot ce aveţi de făcut este să introduceţi valorile de început ale seriilor. Programul continuă automat seria atunci când trageţi cursorul spre dreapta sau în jos. Pentru ca diferenţa între două elemente consecutive ale seriei să fie diferită de 1, introduceţi primele două elemente ale seriei în primele două celule ale domeniului care va conţine seria. Mai puteţi utiliza AutoFill (în loc dea crea o serie) pentru a umple un domeniu de celule, copiind conţinutul unei celule în toate celulele domeniului. Pentru a umple un domeniu de celule, menţineţi tastată tasta Ctrl, executaţi clic cu indicatorul în formă de cruce pe colţul din dreapta jos al celulei şi aopi trageţi indicatorul. Pe lângă posibilitatea de avaria incrementul seriilor create cu AutoFill, puteţi crea propriile serii pe care le vom numi serii utilizator. Pentru acrea astfel de serii utilizator, se parcurg etapele:

1. 
   se selectează Tools / Options.
   
2. 
   se selectează eticheta Custom Lists pentru a afişa casetele cu listele Custom Lists şi List Entries.
   
3. 
   selectaţi opţiunea Import List From Cells, apoi selectaţi domeniul de celule.
   
4. 
   după ce toate elementele listei utilizator apar în caseta cu liste List Entries în ordinea dorită, selectaţi butonul Add pentru a adăuga lista în caseta cu listă Custom List.
   
5. 
   selectaţi butonul OK sau tastaţi Enter.
   

Dacă doriţi să introduceţi aceeaşi informaţie (text, valoare sau formulă) în mai multe celule ale foii de calcul prin introducere simultană în toate celulele procedaţi după cum urmează:

1. 
   selectaţi domeniul de celule în care doriţi să introduceţi informaţia.
   
2. 
   scrieţi informaţia în bara de formule.
   
3. 
   tastaţi Ctrl+Enter pentru a introduce informaţia în toate domeniile de celule selectate.
   

4. Utilizarea funcţiilor

Deşi puteţi introduce funcţia direct în celula caracter, programul vă pune la dispoziţie Function Wizard, pe care îl puteţi folosi nu numai pentru a selecta funcţia, ci şi pentru a specifica argumentele funcţiei.

Pentru a apela Function Wizard, după ce aţi selectat celulele în care veţi introduce funcţia, executaţi clic pe butonul Function Wizard .
5. Selectarea celulelor cu facilitatea Go To

Dacă doriţi să selectaţi un domeniu de celule, puteţi folosi facilitatea Go To pentru a extinde domeniul de celule până la o celulă îndepărtată. Pentru aceasta parcurgeţi etapele:

1. 
   poziţionaţi indicatorul de celulă în prima celulă a domeniului şi apoi tastaţi F8 pentru a ancora indicatorul de celulă.
   
2. 
   tastaţi F5 pentru a deschide caseta de dialog Goto, scrieţi adresa ultimei celule a domeniului (celula din colţul diagonal opus faţă de prima celulă, dacă selectaţi mai mute linii sau coloane adiacente) şi apoi tastaţi Enter.
   

6. Stabilirea automată a formatului

Pentru a stabili în mod automat formatul unui tabel selectaţi Format / AutoFormat şi parcurgeţi etapele:

1. 
   executaţi clic pe un format din caseta cu lista de formate. Excel aplică formatul unei mostre de tabel de date, tabel aflat în zona Sample (Model) a casetei de dialog AutoFormat.
   
2. 
   selectaţi OK.
   

7. Lăţimea optimă a coloanelor

Cea mai simplă cale de a modifica lăţimea coloanelor este utilizarea facilităţii AutoFit pentru a aduce coloana la lăţimea optimă. Utilizând această metodă, programul determină automat cât trebuie mărită sau micşorată lăţimea coloanei pentru a putea cuprinde exact cea mai lungă informaţie din coloană.

Pentru a aduce coloana la lăţimea optimă, parcurgeţi etapele:

1. 
   plasaţi cursorul mouse-ului pe cadrul coloanei (litera din partea de sus a coloanei), pe marginea dreaptă a coloanei care trebuie ajustată.
   
2. 
   executaţi dublu clic cu butonul stâng al mouse-ului.
   

Pentru a optimiza lăţimea mai multor coloane simultan, selectaţi toate coloanele care trebuie ajustate, apoi

executaţi dublu clic pe muchia dreaptă a oricărei coloane selectate (pe cadru).

Puteţi de asemenea să stabiliţi lăţimea coloanelor prin intermediul casetei de dialog Column Width. În această casetă de dialog introduceţi numărul de reprezentând noua lăţime a coloanei. Pentru a deschide această casetă de dialog puteţi folosi meniul rapid (ascuns) sau meniul Format.

8. Ascunderea liniilor şi coloanelor

Pentru a ascunde o coloană (de ex.: coloana B) a foii de calcul se procedează astfel:

1. 
   executaţi clic pe litera B de pe cadru pentru a selecta coloana.
   
2. 
   executaţi din nou clic pe litera B, de data aceasta cu butonul drept al mouse-ului.
   
3. 
   executaţi clic pe comanda Hide (Ascundere).
   

Pentru a afişa coloana, parcurgeţi următoarele etape:

1. 
   poziţionaţi cursorul mouse-ului pe litera A de pe cadru, executaţi clic şi menţineţi apăsat butonul mouse-ului, şi trageţi apoi cursorul mouse-ului spre dreapta pentru a selecta atât coloana A cât şi coloana C.
   
2. 
   executaţi clic cu butonul drept al mouse-ului undeva în coloanele selectate.
   
3. 
   selectaţi comanda Unhide (descoperire).
   

9. Împărţirea textului pe mai multe linii

Pentru a activa facilitatea de împărţire a textului pe mai multe linii, selectaţi celulele conţinând titlurile coloanelor şi apoi faceţi clic pe caseta de validare Wrap Text din eticheta Alignment a casetei de dialog Format Cells.

Atunci când activaţi facilitatea de „text wrap” programul Excel împarte textele prea lungi (care ori se revarsă ori nu sunt afişate în întregime) în linii distincte. Pentru a putea cuprinde mai mul de o singură linie într-o celulă, programul măreşte automat înălţimea liniei, astfel încât întregul text să fie vizibil.

Pentru a face o schimbare a orientării textului, selectaţi domeniul de celule şi marcaţi opţiunea dorită din caseta Orientation a etichetei Alignment din caseta de dialog Format Cells.

10. Marcarea chenarelor

Pentru a adăuga linii de chenar unei selecţii de celule, deschideţi de dialog Format Cells şi apoi alegeţi etichete Border (Chenar). Selectaţi tipul de linie pe care vreţi să-l utilizaţi din zona Style a casetei de dialog şi apoi selectaţi din secţiunea Border muchia sau muchiile cărora vreţi să le aplicaţi acest tip de linie.

Dacă doriţi ca programul să deseneze linii de chenar numai pe muchiile exterioare ale întregii selecţii, selectaţi caseta de validare Outline (Contur) din secţiunea Border. Dacă doriţi ca liniile de chenar să apară pe toate cele patru muchii ale fiecărei celule a selecţiei, selectaţi în schimb casetele de validare Left, Right, Top, Bottom.
11. Haşurarea celulelor

Pentru a alege o culoare şi / sau model de haşurare pentru o porţiune a foii de calcul, selectaţi celulele pe care doriţi să le înfrumuseţaţi şi apoi deschideţi caseta de dialog Format Cells şi selectaţi eticheta Patterns. Pentru a schimba culoarea celulelor, executaţi clic pe culoarea dorită din paleta de culori Color de sub titlul Cell Shading. Pentru a schimba modelul de haşurare al celulelor, executaţi clic pe caseta cu lista derulantă Pattern pentru a deschide o paletă de culori suplimentară din care puteţi alege un model de fundal alb-negru. În caseta Sample, puteţi vedea cum va arăta modelul ales.

12. Golirea sau eliminarea celulelor

Într-o foaie de calcul puteţi efectua două tipuri de ştergere:

• 
  golirea unei celule care constă în ştergerea conţinutului celulei fără a elimina celula din foaia de calcul.
  
• 
  eliminarea unei celule care constă în distrugerea structurii împreună cu conţinutul şi formatul. Atunci când eliminaţi o celulă, programul trebuie să reamplaseze conţinutul celulelor din jur pentru a umple golul creat.
  

Golirea celulelor poate fi realizată prin tastarea tastei Delete sau selectaţi Edit / Clear / Contents.

Pentru a elimina nu numai conţinutul unei selecţii, selectaţi Edit / Clear şi apoi una din următoarele comenzi:

• 
  All – pentru a elimina toate formatele, notele şi conţinutul selecţiei de celule.
  
• 
  Formats – pentru a anula numai formatele selecţiei de celule fără a efectua nimic altceva.
  
• 
  Notes – dacă vreţi să eliminaţi numai notele din selecţia curentă de celule.
  

Eliminarea celulelor

Pentru a elimina un domeniu de celule selectat alegeţi Delete din meniul rapid (ascuns) sau Edit / Delete. Caseta de dialog Delete va pune la dispoziţie mai multe opţiuni:

• 
  Shift Cells Left (deplasare celule spre stânga).
  
• 
  Shift Cells Up (deplasare celule în sus).
  
• 
  Entire Row (întreaga linie)
  

Dacă doriţi să eliminaţi în întregime coloanele puse în evidenţă în domeniul de celule executaţi clic pe butonul radio Entire Column (Întreaga coloană).
13. Titluri imobile pe panourile ferestrei.

Panourile ferestrei sunt utile pentru trecerea în revistă a diverselor părţi ale aceleiaşi foi de calcul, care în mod normal nu pot fi văzute simultan ( ex.: când lucraţi cu un tabel care se întinde pe mai multe linii şi coloane decât pot fi afişate pe ecran la un moment dat).

Pentru a crea aceste panouri, procedaţi astfel:

1. 
   poziţionaţi indicatorul de celulă în celulă.
   
2. 
   selectaţi Window / Split.
   
3. 
   selectaţi Freeze Panes.
   

14. Etichete

Programul Excel permite de a ataşa texte (care se comportă ca nişte note adezive) anumitor celule din foaia de calcul. Pentru a ataşa o notă unei celule parcurgeţi următoarele etape:

1. 
   selectaţi celula căreia doriţi să-i ataşaţi nota.
   
2. 
   selectaţi Insert / Note.
   
3. 
   introduceţi textul notei în caseta cu listă Text Note.
   
4. 
   selectaţi OK sau tastaţi Enter.
   
5. 
   pentru a afişa nota dintr-o celulă, tastaţi Shift+F2 sau poziţionaţi indicatorul în celulă şi apoi selectaţi Note din meniul Insert.
   
6. 
   pentru a vedea o altă notă, alegeţi adresa notei din caseta cu listă Notes in Sheet.
   
7. 
   executaţi clic pe Close.
   

15. Denumirea celulelor

Pentru a denumi o celulă sau un domeniu de celule dintr-o foaie de calcul parcurgeţi etapele:

1. 
   selectaţi celula sau domeniul de celule.
   
2. 
   selectaţi Insert / Name / Define.
   
3. 
   introduceţi numele pe care l-aţi ales pentru respectiva celulă (sau domeniu de celule) în caseta de text Names in Workbook (nume în agenda de lucru).
   
4. 
   selectaţi OK sau tastaţi Enter.
   

Pentru a denumi simultan mai multe celule sau domenii de celule, procedaţi în felul următor:

1. 
   introduceţi numele pentru primul domeniu, pe care îl aveţi deja selectat în foaia de calcul.
   
2. 
   executaţi clic pe butonul Add.
   
3. 
   înlocuiţi numele domeniului curent din caseta de text Name cu numele pe care doriţi să-l daţi următorului domeniu.
   
4. 
   tastaţi Tab până când caseta de text Fefers To este selectată.
   

16. Protejarea informaţiilor

Fiecare celulă a foii de calcul poate fi blocată sau deblocată. Pentru a realiza blocarea celulelor foii de calcul curente selectaţi Tools / Protection / Protect Sheet, iar la apariţia casetei de dialog Protect Sheet selectaţi OK sau tastaţi Enter.

Dacă doriţi să blocaţi toate celulele agendei de lucru, selectaţi Protect Workbook din meniul în cascadă Protection, iar la apariţia casetei de dialog Protect Workbook selectaţi OK sau tastaţi Enter.

Pentru a lăsa anumite celule deblocate astfel încât să le puteţi modifica după protejarea foii de calcul sau a agendei de lucru, parcurgeţi următoarele etape înainte de a selecta una dintre comenzile Protect Sheet sau Protect Workbook:

1. 
   selectaţi celulele dorite.
   
2. 
   deschideţi caseta de dialog Format Cells selectând Format / Cells (sau tastând Ctrl+I), şi selectaţi eticheta Protection.
   
3. 
   de selectaţi caseta de validare Loked a etichetei Protection.
   
4. 
   activaţi protecţia foii de calcul sau a agendei de lucru selectând Tools / Protection şi apoi selectând fie Protect Sheet fie Protect Workbook din meniul în cascadă.
   
5. 
   selectaţi OK sau tastaţi Enter.
   

17. Crearea diagramelor

Se pot crea într-un mod rapid diagrame cu ajutorul facilităţii ChartWizard. Înainte de a utiliza instrumentul ChartWizard, selectaţi domeniul de celule care conţine informaţiile pe baza căruia veţi crea diagrama, apoi parcurgeţi etapele:

1. 
   executaţi clic pe instrumentul ChartWizard din bara standard de instrumente.
   
2. 
   alegeţi un tip apoi un subtip de diagramă dintre cele predefinite.
   
3. 
   executaţi clic pe Next din caseta de dialog sau tastaţi Enter.
   
4. 
   Introduceţi titlurile pentru diagramă şi alţi parametri ai diagramei.
   
5. 
   executaţi clic pe Finish.
   

19. Baze de date în Excel

Atunci când creaţi o bază de date, începeţi prin a introduce o linie cu titlurile coloanelor pentru a identifica diversele tipuri de date. După ce aţi introdus linia conţinând numele rubricilor, începeţi să introduceţi informaţiile pentru baza de date în coloanele corespunzătoare ale liniilor de sub numele rubricilor.

Fiecare coloană mai este denumită câmp sau rubrică a bazei de date, iar liniile bazei de date sunt cunoscute sub numele de înregistrări. Fiecare înregistrare (linie) conţine mai multe câmpuri.
Formulare de date

Pentru a crea un formular de date pentru a bază nouă, introduceţi mai întâi linia titlurilor coloanelor şi o înregistrare model în următoarea linie.

Aranjaţi conţinutul fiecărei celule a celei de-a doua linii aşa cum doriţi să apară datele ce vor fi introduse ulterior în respectiva coloană a bazei de date. Apoi selectaţi cele două linii de celule şi selectaţi comanda Form (Formular) din meniul Data.

În cazul bazelor de date mari, puteţi utiliza butonul Criteria (Criterii) din formularul de date pentru a căuta înregistrarea dorită.

Atunci când introduceţi în casetele de text libere ale formularului date criterii de căutare a înregistrărilor, puteţi utiliza caracterele de înlocuire şi *(asterisc) apoi selectaţi butonul Find Next.

Sortarea unei baze de date
Pentru a sorta înregistrările dintr-o bază de date create în Excel, parcurgeţi următoarele etape:

1. 
   poziţionaţi indicatorul de celulă în primul nume de rubrică al bazei de date.
   
2. 
   selectaţi Data / Sort.
   
3. 
   din lista derulantă Sort By, selectaţi numele primei rubrici după care doriţi să se facă sortarea înregistrărilor din baza de date.
   
4. 
   dacă primul câmp conţine date care se repetă şi doriţi să precizaţi cum vor fi sortate aceste înregistrări , selectaţi o a două cheie de sortare din caseta cu listă derulantă Then By şi apoi selectaţi unul dintre butoanele Ascending sau Descending din dreapta acesteia.
   
5. 
   dacă este necesar, specificaţi o a treia cheie de sortare selectând rubrica adecvată din a doua casetă cu lista derulantă Then By şi stabiliţi dacă sortarea se va face în ordinea ascendentă sau descendentă.
   
6. 
   selectaţi OK sau tastaţi Enter.
   

Filtrarea automată a unei baze de date
Pentru a filtra o bază de date cu ajutorul aceste facilităţi poziţionaţi indicatorul de celulă în oricare din celulele care conţin numele rubricilor bazei de date şi selectaţi Data / Filter / AutoFilter. Când selectaţi comanda AutoFilter, programul ataşează un buton de listă derulantă fiecărei celule din acea linie care conţine un nume de rubrică.

Selectaţi valoarea pe care doriţi să o utilizaţi ca filtru. Programul afişează numai acele înregistrări care conţin în acea rubrică valoarea pe care aţi selectat-o (toate celelalte înregistrări sunt temporar ascunse). Atunci când doriţi să aflaţi din nou toate înregistrările bazei de date, selectaţi Data / Filter / Show All.

Puteţi de asemenea să eliminaţi un filtru dintr-o anumită rubrică, selectând butonul listei derulante ataşate rubricii şi apoi selectând opţiunea (All) din partea superioară a listei derulante.

Pentru a crea un filtru adaptat pentru o rubrică, executaţi clic pe butonul listei derulante a rubricii respective şi apoi selectaţi opţiunea (Custom ...) din partea superioară a listei derulante. După ce selectaţi opţiunea (Custom ...), programul afişează caseta de dialog Custom AutoFilter. În această casetă de dialog, selectaţi mai întâi operatorul pe care vreţi să-l utilizaţi din prima casetă cu lista derulantă (=, >, <, >=, <=, sau <>). În caseta de text din partea dreaptă, introduceţi valoarea (numerică sau text) care să fie egală, mai mare, mai mică, sau să nu se găsească în înregistrările bazei de date.