Desfăşurarea lucrării
Yüklə 133,61 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Regional Settings din Control Panel
- Observatie
- Options
- Formatarea informatiilor din celule
- Clear
- Number , Alignment si Font
- Number
- General
- F raction
- Scientific
- Accounting
- Cells
- Modul de referintã absolut
- Function
- Number2
- Inserarea unei functii de tip tablou
Date si calcule Fiecare celulã a unei foi de calcul este similarã unei zone de memorie care poate contine informatii de diverse tipuri. În aceastã sectiune se prezintã principalele tipuri de date, acceptate într-o foaie de calcul Excel si modul cum se poate opera cu datele înscrise în caiet. Trebuie retinut, pentru a completa imaginea corectã a unei foi de calcul, cã o celulã este din punct de vedere al informatiilor continute doar o fereastrã prin care se vede la un moment dat atât cât permite dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afisarea unei cantitãti mai mari de informatie (dacã este disponibilã o cantitate nmai mare). Informatia care nu poate fi afisatã nu este pierdutã, doar nu încape în spatiul rezervat de celulã. Pentru anumite tipuri de date (în general numerice) acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afiseazã atât cât se poate. Dacã bara de formule este vizibilã (prin selectarea din meniul View a optiunii Formula Bar), atunci continutul celulei active este afisat în partea dreaptã a barei. Î
Într-o foaie de calcul Excel se pot utiliza – date numerice, – date calendaristice si – date de tip text. Pentru a introduce într-o celulã o datã (de orice tip ar fi), se activeazã celula prin click sau orice tip de pozitionare în foaia de calcul, se tasteazã data doritã si se terminã operatiunea cu ENTER (cursorul se mutã pe linia urmãtoare a aceleiasi coloane), cu TAB (cursorul se mutã pe coloana urmãtoare a aceleiasi linii) sau click în altã celulã a foii. Este de notat cã nu se poate lucra în altã celulã pânã când nu se terminã introducerea curentã.
În Microsoft Excel o constantã numericã poate contine doar caracterele: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e sirul format trebuind sã aibã semnificatie de valoare numericã (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator între partea întreagã si partea zecimalã depinde de optiunile efectuate în Regional Settings din Control Panel, în mediul Windows. Combinatiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text. Toate numerele sunt aliniate în mod implicit la dreapta. În mediul Excel se acceptã (si se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate în continuare în sectiunea dedicatã formatãrii datelor. Trebuie însã retinut cã formatul unui numãr, de exemplu, nu afecteazã valoarea numãrului, ci doar forma afisatã a valorii numãrului. Indiferent de forma numãrului, Excel retine întotdeauna 15 cifre semnificative.
Observatie. Pentru simplificarea exprimãrii, doar în aceastã sectiune prin datã se întelege o datã calendaristicã (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se întelege o datã orarã (cum ar fi 11:45). Prin datã calendaristicã se poate întelege uneori si combinatia datã+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45) Microsoft Excel trateazã datele si timpii din punctul de vedere al reprezentãrii interne drept numere. Data este retinutã în partea întreagã iar timpul în partea fractionarã. Forma externã, cea afisatã în foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor si timpilor fiind prezentat în sectiunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceastã cauzã, cu date si timpi se pot efectua unele operatiuni aritmetice (adunare, scãdere) dar se pot produce si erori în cazul mixãrii datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice si orare. În mod implicit, o datã sau timp este aliniatã în celulã la dreapta, alinierea la stânga (dacã nu este cerutã explicit) indicã nerecunoasterea sirului tastat drept datã sau timp. Existã douã mari sisteme de corespondentã între numere si date calendaristice: – cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (în care 1 reprezintã ziua de 1 ian.1900), utilizat în Microsoft Excel pentru Windows si de Lotus 1-2-3; – cel bazat pe 1904 (în care 1 reprezintã 2 ian. 1904), utilizat în Microsoft Excel pentru Macintosh. Selectarea bazei de numãrare a datelor se realizeazã prin Options din meniul Tools, fisa Calculation. Sub Workbook se selecteazã, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesarã aceastã configurare atunci când se lucreazã simultan cu foi de calcul care utilizeazã aceastã bazã (foi provenite eventual de pe calculatoare Macintosh). Constantele de tip datã se pot tasta drept siruri de caractere de forma – mm/dd/yyyy, unde mm este numãrul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu 1/12/89 reprezintã 12 dec 89, 02/03/1990 reprezintã 3 feb 1990 etc. – mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezintã denumirea lunii, prescurtatã sau nu, în englezã, iar dd si yyyy au semnificatia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezintã 12 ian 1980, jan-80 reprezintã ian 1980 etc. Constantele de timp se introduc separând orele, minute si secundele (dacã existã) prin caracterul ":". De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc. Timpul este bazat în mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasã un spatiu si se tasteazã AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.
Orice combinatie de caractere care nu este recunoscutã drept un numãr sau o datã/timp este tratatã de Microsoft Excel drept o constantã de tip text. Un text este aliniat, în mod implicit, la stânga. Observatie. Atunci când se doreste ca un sir de caractere sã fie recunoscut drept text indiferent de eventuala asemãnare cu un numãr/datã/timp, se va formata celula drept Text si apoi se introduce sirul dorit. Pentru trecerea fortatã la rândul urmãtor, în aceeasi celulã, se va tasta ALT+ENTER. Pentru defilarea textului în celulã se va urmãri sectiunea urmãtoare.
Informatia înscrisã într-o celulã, constantã sau obtinutã printr-o formulã, poate fi formatatã atât pentru a avea o imagine corectã (numãr de zecimale, datã calendaristicã si nu numericã etc.), cât si pentru a fi receptatã mai usor de utilizatorul foii de calcul. Dupã cum s-a mai spus, formatarea nu schimbã valoarea informatiei si orice altã formatare este posibilã ulterior. În întelegerea formatãrii si comportãrii foii de calcul, trebuie sã se retinã cã desi formatul se aplicã informatiei, el este atasat celulei care contine informatia. Prin urmare dacã se sterge doar continutul celulei, orice nou continut va primi formatul existent în momentul stergerii. Doar eliminarea formatului atasat celulei (comanda Clear din meniul Edit, optiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatãrii implicite. Comanda principalã este Cells din meniul Format. Cele trei fise de interes pentru aceastã sectiune (alte douã au fost prezentate la descrierea si formatarea celulelor) sunt Number_,_Alignment_si_Font'>Number, Alignment si Font, descrise în continuare. Formatarea efectuatã se aplicã tuturor celulelor selectate în momentul comenzii (deci cel putin celulei active).
Aspectul informatiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fisa Number a dialogului Format Cells (afisat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea generalã este aceea a unei liste de clase de formate (Category), fiecare selectie afisând optiuni specifice clasei respective. Imaginea alãturatã aratã optiunea Number si atributele asociate. 
Optiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt în continuare. General – informatia este afisatã potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de datã. Number – se fixeazã numãrul de zecimale în Decimal places, prezenta separatorilor grupelor de trei cifre în Use 1000 Separator si se alege forma numerelor negative. Percentage – acest format înmulteste continutul celulei cu 100 si adaugã simbolul de procent. De exemplu, 0.1 aratã cu acest format 10%. Este de retinut cã numãrul initial este sub formã zecimalã. F  raction – permite operarea cu numere scrise sub formã de fractii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o listã disponibilã. O constantã se poate introduce direct sub aceastã formã dacã se tasteazã partea întreagã, un spatiu si partea fractionarã, 2 1/2. Pentru a nu fi identificatã implicit o datã calendaristicã, partea întreagã se trece chiar dacã este nulã, deci 0 3/4.
Scientific – permite scrierea numerelor cu utilizarea notatiei stiintifice: 1e+3 este 1000 etc. Currency – este un format specific datelor financiare. Pe lângã stabilirea numãrului de zecimale si a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice. În lista derulantã Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar. Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizeazã o aliniere verticalã la punctul zecimal a sumelor înscrise Date – permite alegerea unui format pentru o datã calendaristicã. Lista Type din dreapta figurii alãturate oferã o imagine a optiunilor disponibile. Se observã existenta tipurilor mixte (date + timp). Time – permite stabilirea unor formate pentru date orare. Text – stabileste formatul de text pentru informatia din celulã.
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informatiile din celule (astfel un titlu trebuie sã fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticalã dacã linia este prea înaltã etc.). Tot în acest set de probleme se înscrie si scrierea informatiei pe mai multe rânduri în aceeasi celulã, ca si orientarea textului. Comanda principalã este Cells din meniul Format. Fisa Alignment a dialogului Format Cells contine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare si defilare. 
În grupul Text control se pot fixa defilarea textului în celulã (înãltimea liniei se mãreste corespunzãtor pânã se afiseazã tot continutul) – Wrap text –, ajustarea automatã a dimensiunii fontului pentru ca toatã informatia sã fie vizibilã – Shrink to fit –, fuzionarea celulelor selectate într-o sigurã celulã – Merge cells. Ultima optiune este utilã atunci când se intentioneazã scrierea unor titluri. În zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rosu la o altã înclinare sau prin indicarea directã a numãrului de grade. Î
Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fisa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat în celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului în alte aplicatii Office.
Ceea ce conferã putere unui program de calcul tabelar, cum este si Microsoft Excel, sunt multiplele posibilitãti de calcul având ca operanzi date din foile deschise sau din fisiere externe. Biblioteca de functii care poate fi apelatã în orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeazã imaginea aplicatiei. Se poate astfel gândi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte. Reamintim si completãm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, notiunile fiind esentiale pentru întelegerea corectã a utilizãrii formulelor în Excel.
Orice informatie scrisã în foaie poate fi referitã prin adresa celulei care o contine. Adresa unei celule este, uzual, formatã din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezintã celula (implicit si continutul celulei) situatã pe prima coloanã (coloana A) si linia a doua. (Se poate configura sistemul sã utilizeze modul de referintã R1C1, adicã R urmat de numãrul liniei si C urmat de numãrul coloanei.) Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din coltul stânga-sus si coltul dreapta-jos, separate prin caracterul “:”. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C si D si liniile de la 3 la 7 se noteazã A3:D7. Dacã domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specificã prin descompuneri în componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezintã o zonã compusã din celula A1, dreptunghiul B2:C4 si celula D5. Acesta este modul de referintã relativ. Adresa celulei referite este stabilitã prin pozitia relativã fatã de celula de unde se face referinta. Adicã, dacã suntem în celula C1, o referire la A2 înseamnã celula situatã cu douã coloane la stânga si cu o linie mai jos. Atunci când se copie informatia în alte celule, referintele relative sunt copiate cu semnificatia lor. Adicã, dacã în exemplul anterior copiem din C1 informatia în celula D3, atunci referinta la A2 se va copia ca înteles, deci va deveni B4 (celula care se pozitioneazã fatã de D3 în aceeasi configuratie cum era pozitionatã A2 fatã de C1). La prezentarea functiilor se va da un exemplu.
Operatiunea de selectare a unor celule este necesarã atunci când trebuie sã facem referire la datele respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. În situatia când zonele de interes sunt deja numite, atunci nu este necesarã selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei. Selectarea se poate efectua prin:
Dacã selectarea datelor se face fãrã o cerintã expresã în acest sens din partea sistemului, atunci datele selectate în foaia activã sunt marcate de cãtre sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. În cazul când selectia este cerutã de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei functii), domeniul selectat este înconjurat de o bordurã punctatã, fãrã a se schimba culoarea celulelor (operatiunea este cunoscutã si ca selectarea dinamicã a parametrilor).
Pentru a efectua calcule (transformãri) ale datelor înscrise în foile de calcul se plaseazã cursorul (celula activã) în locul unde se va înscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueazã calculul si se terminã operatiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaste drept formulã orice expresie care începe cu semnul =, construitã dupã regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinte la alte celule, referinte de functii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc. Î
Este de remarcat cã în bara Formula se afiseazã expresia formulei scrise în celula activã (dacã este cazul). În figurã, celula activã este E4 si se afiseazã, prin urmare, expresia calculatã. În configurarea uzualã, efectuarea calculului este imediatã, dar sistemul se poate configura încât recalcularea formulelor sã se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De mentionat cã modificarea valorii celulelor referite în formulã nu necesitã rescrierea formulei: recalcularea foii va reflecta în rezultat(e) noile valori. În operatiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie: – direct — este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante; – dinamic — este cazul referintelor la celule (domenii de celule); dacã în locul rezervat unei referinte se efectueazã un click în celula referitã (sau se selecteazã domeniul necesar), atunci referinta este trecutã automat în formula, dupã care formula poate fi continuatã în mod uzual; o selectie similarã se poate efectua prin actionarea tastelor directionale; – inserarea unei functii – prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se insereazã valoarea unei functii, mecanism explicat în continuare.
Mediul Excel dispune de o vastã bibliotecã de functii clasificate dupã domeniul principal de utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobânzi), ingineresti etc. O functie poate fi utilizatã prin apelarea ei într-o formulã. Apelul se face în mod uzual, prin numele functiei urmat de parametri. De exemplu, includerea expresiei SUM(A1:A4) într-o formulã are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A si utilizarea rezultatului în formula respectivã. Referirea unei functii necesitã prin urmare cunoasterea numelui si a numãrului de parametri necesari. Î Se observã cã în partea stângã se va selecta categoria de functii (lista Function category). În functie de clasa aleasã, în partea dreaptã (lista Function name) apar denumirile functiilor disponibile în aceastã clasã. Este de remarcat si textul explicativ atasat functiei selectate în lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin apãsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific functiei selectate. Dacã, spre exemplificare, presupunem cã s-a selectat functia de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE), dialogul este prezentat în figura urmãtoare.
Se observã zonele în care trebuie sã se introducã valorile (cazul din zona Number2 – valoare unicã, sau din zona Number3 – un tablou de valori), sau referintele la valori, pentru care se calculeazã media aritmeticã. De remarcat cã referintele se pot da specificând denumirea datã domeniului valorilor (cazul ilustrat în zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat în zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamicã (se trage mouse-ul peste zona respectivã). Pentru selectarea dinamicã existã unealta specificã actionatã prin butonul din dreapta fiecãrei zone editabile: actionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafatã minimã, astfel încât devine vizibilã o mai mare portiune a foii de calcul. În acest dialog se observã atât textul explicativ, cât si butonul din stânga jos care oferã posoibilitatea obtinerii unor explicatii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre functia aleasã. Rezultatul functiei (pentru argumentele fixate în acel moment) este afisat în zona Formula result. Este de remarcat cã dialogul va afisa întotdeauna o zonã liberã prin redimensionarea lui, astfel încât se pot completa pânã la 30 de argumente. În concluzie, apelul unei functii poate fi realizat prin
Pentru functiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu functia care calculeazã produsul a douã matrice) procedura de inserare este oarecum diferitã:
O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zonã complexã de lucru în care este pãstratã automat evidenta referintelor din formule sau argumente de functii, astfel încât foia poate fi adusã oricând la o stare de consistentã în sensul cã toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul. Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face în mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia sã rãmânã consistentã. Pentru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datoritã efectuãrii repetate a unor calcule partiale neimportante. În asemenea cazuri este indicatã calcularea manualã a foii, efectuatã doar la dorinta utilizatorului. Aceastã procedurã trebuie însã aplicatã cu atentie întrucât poate distorsiona receptarea informatiilor (un utilizator obisnuit cu calcularea automatã poate avea impresia cã nu se aplicã corect formulele din foaie). Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere în prealabil calcularea foii. M Yüklə 133,61 Kb. Dostları ilə paylaş:
|
n imaginea alãturatã se vede o asemenea situatie. Celula activã C1 nu poate afisa decât o portiune a textului continut, text vizibil în totalitate pe bara de formule.
linierea 
n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontalã, în lista Horizontal, si un mod de aliniere pe verticalã în lista Vertical. Existã mai multe tipuri de alinieri pe orizontalã, vezi figura alãturatã. Dintre acestea, cea mai specialã este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celulã pe întreaga zonã selectatã. Informatia rãmâne continutã în prima celulã. Pe verticalã, informatia poate fi centratã sau aliniatã sus/jos.
n figura alãturatã se observã cã adunarea numerelor situate în celulele C2 si D1 si trecerea rezultatului în celula E4 se efectueazã prin:
n cazul în care utilizatorul nu stie pe de rost aceste elemente definitorii ale functiei, se poate utiliza meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeazã conducerea utilizatorului spre o corectã referire a functiei. Se afiseazã dialogul Paste Function, arãtat în figura alãturatã.
