Desfăşurarea lucrării
Automatic – se fixeazã modul automat de recalculare a foii. Automatic except tables
Yüklə 133,61 Kb.
|
Automatic – se fixeazã modul automat de recalculare a foii. Automatic except tables – se recalculeazã automat toate formulelel, cu exceptia tabelelor pivotante (un instrument de analizã a datelor care este prezentat ulterior). Manual – recalcularea are loc manual la actionarea tastei F9 (se recalculeazã toate foile din toate caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeazã doar foaia activã). Aceste actiuni pot fi efectuate si din dialog prin apãsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.
În mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maximã (15 cifre semnificative exacte), chiar dacã operanzii sunt afisati în foaia de calcul cu mai putine zecimale în urma unor operatiuni de formatare. Dacã se doreste efectuarea calculelor cu precizia afisatã, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afisatã (cu referire în special la numãrul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fisa Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat în cunostintã de cauzã deoarece nu se mai poate reveni la altã precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afisate. Corectitudinea rezultatelor mai depinde de optiunile alese în grupul din partea inferioarã a figurii anterioare, optiuni care controleazã calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este recalculatã de numãrul de ori indicat în zona Maximum iterations sau pânã când rezultatele din douã recalculãri succesive diferã cu mai putin decât este indicat în zona Maximum change. Este evident cã un numãr de iteratii mai mare, sau o precizie mai bunã conduce la un timp mai mare de calcul.
Pe lângã posibilitatea de completare individualã a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care ajutã la completarea automatã a informatiilor. Procedeul este util mai ales atunci când o zonã a foii de calcul trebuie sã continã informatii similare. Sã ne imaginãm, de exemplu, situatia simplã în care se numeroteazã liniile unui tabel. Este evident cã automatizarea unui asemenea proces reduce durata operatiunii si eliminã erorile de numerotare. Î Dacã în meniul Tools, comanda Options, fisa Edit se deselecteazã caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este permisã (nu se mai afiseazã mânerul de completare). Sunt uzuale douã tipuri de completãri automate: serii de date si copieri multiple de formate sau continut.
Printr-o serie se întelege aici o însiruire de termeni care pot fi obtinuti dupã o aceeasi formulã (pornind, în general, de la unul sau doi termeni initiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, …), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marti, miercuri etc.).
Se pot completa în mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afisate fiind unitar pentru toti termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):
Existã trei tipuri de serii numerice:
U  tilizatorul poate sã-si defineascã liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fisei Custom Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informatiile cerute sunt vizibile în figura alãturatã. În lista din stânga sunt afisate toate listele definite (acestea sunt pãstrate în mediul Excel, deci sunt disponibile si în utilizãrile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteazã intrarea NEW LIST dupã care se trec termenii noii liste în zona rezervatã List entries. Trecerea de la un termen la altul se realizeazã prin ENTER. La terminarea listei se actioneazã butonul Add si lista definitã apare în zona Custom lists din partea dreaptã. Eliminarea unei liste se realizeazã prin selectarea în Custom lists si actionarea butonului Delete. Având la bazã o listã proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obtine prin indicarea unuia sau mai multor termeni initiali dupã care completarea seriei se realizeazã prin parcurgerea ciclicã a listei. De exemplu, având la bazã lista cu denumirile românesti ale zilelor sãptãmânii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminicã, marti etc. obtinutã prin însiruirea zilelor din douã în douã, observându-se parcurgerea repetatã a listei.
Completarea automatã a unei serii poate fi cerutã atunci când se porneste de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul în care se cunoaste numãrul de termeni ai seriei generate), sau atunci când procesul de generare se opreste la o valoare tintã. În ambele cazuri se va înscrie primul termen în celula de pornire. Dacã se selecteazã un domeniu, primul termen trebuie sã fie în celula activã. C În grupul Series in se fixeazã directia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloanã (Columns). În grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de crestere (Growth), temporal (Date) sau identificat automat (AutoFill – permis doar la selectarea prealabilã a domeniului). În grupul Date unit se fixeazã unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrãtoare (Weekday), luna (Month) sau anul (Year). Se marcheazã Trend dacã se doreste generarea unei serii de trend.
2. Prin selectarea mai multor linii si coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
Dacã se selecteazã începutul seriei (primul termen sau un numãr de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei) si se agatã mânerul de completare, prin tragerea acestuia se completeazã seria în domeniul dorit. Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dacã se pleacã de la o selectie care contine mai multe linii/coloane. Observatie. Dacã tragerea are loc prin tinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.
O operatiune care este foarte asemãnãtoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilatã unei serii cu termeni constanti) este aceea prin care informatie dintr-o celulã este copiatã într-un domeniu (pe linie sau pe coloanã). Aceastã actiune este utilizatã de obicei la copierea unei formule, caz în care prin jocul referintelor relative si absolute se calculeazã serii de rezultate pornind de la serii de argumente. Copierea are loc în urma succesiunii de actiuni: A. se scrie primul termen si se urmeazã B1 sau B2. B1. – se selecteazã, începând cu celula primului termen, zona în care se efectueazã copierea, – se dã comanda Fill din meniul Edit, alegându-se Down (în jos), Up (în sus), Right (la dreapta), Left (la stânga) potrivit directiei în care se doreste copierea. B2. - se agatã mânerul de completare a celulei primului termen si se trage peste zona în care se efectueazã copierea. Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta se selecteazã initial toate celulele care se copie (acestea trebuie sã fie pe o aceeasi linie/coloanã).
Prin editare întelegem modificarea informatiilor dupã ce acestea au fost deja înscrise în celule. Dacã se pozitioneazã cursorul Excel pe celula care se doreste modificatã si se tasteazã ceva se observã cã noul continut înlocuieste în totalitate informatia existentã în celulã. În cele mai multe cazuri acest mod de actualizare a informatiei nu este eficient. Initierea editãrii se poate efectua prin – dublu click în celula care se modificã, sau – activarea celulei care se modificã (simplu click sau pozitionare) si apãsarea tastei functionale F2. În starea de editare, celula se transformã într-o zonã text uzualã iar editarea se efectueazã prin pozitionarea punctului de insertie (prin click sau sãgeti) si operatiunile uzuale de tastare. Terminarea editãrii are loc la apãsarea tastei ENTER sau prin click în altã celulã. Pentru a renunta la modificãrile efectuate se apasã tasta ESC si celula revine la continutul anterior.
Editarea unei informatii se poate efectua în bara de formule sau direct în celulã, potrivit optiunii alese în meniul Tools, comanda Options, fisa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite editarea direct în celulã, altminteri editarea are loc doar în bara de formule.
Operatiunile de copiere si mutare au în Excel o mai mare complexitate datoritã faptului cã atributele unei celule sunt numeroase.
La copierea/mutarea celulelor se realizeazã operatiunea pentru întreaga zonã, inclusiv formule, rezultate, comentarii si formate. Dacã zona sursã sau/si cea destinatie are celule ascunse, acestea sunt considerate ca si cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zonã de celule (posibil o singurã celulã): – se selecteazã zona – se tasteazã CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare) – se activeazã coltul stânga sus a zonei receptoare – se apasã CTRL+V. Operatiunea se poate efectua si prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau Move+Paste pentru mutare. În acelasi scop se pot utiliza si uneltele corespunzãtoare. Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar înconjurate cu o bordurã punctatã (semnificând memorarea lor în Clipboard) si pot fi lipite în multiple locatii. Chenarul dispare la apãsarea tastei ESC. Copierea/mutarea se poate efectua si prin tragerea cu mouse-ul: – se selecteazã celulele sursã, – se puncteazã chenarul selectiei, – se trage cu mouse-ul la noua locatie (pentru mutare) sau se efectueazã tragerea apãsând simultan tasta CTRL (pentru copiere). În cazul în care operatiunea are loc pe altã foaie decât cea activã, se actioneazã Copy/Move, se activeazã noua foaie si se realizeazã alipirea în mod obisnuit.
Pentru a insera celulele copiate/mutate între celulele existente în zona destinatie, se actioneazã simultan SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) în timpul tragerii. Acelasi efect se obtine din comenzi prin – se selecteazã celule sursã – se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit) – se selecteazã coltul stânga sus al destinatiei – din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dupã care se alege directia în care se deplaseazã celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.
Se activeazã editarea celulei sursã, se selecteazã portiunea doritã si operatiunea de copiere/mutare se poate efectua în aceeasi celulã prin pozitionarea în locul de destinatie si alipire, sau initierea editãrii celulei destinatie (dublu click pe ea) si alipirea în locul de destinatie.
Dacã în operatiunea de copiere/mutare nu se doreste operarea cu celulel întregi ci numai cu anumite componente, atunci: – se selecteazã sursa – se dã comanda Copy sau Move – se selecteazã zona destinatie – se dã comanda Paste Special din meniul Edit – se alege optiunea doritã din dialogul afisat – se terminã cu OK. Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rãmâne activ dupã copiere) se va actiona ESC înaintea unei alte comenzi. Observatie. Printre optiunile disponibile în dialogul Paste este si Skip blanks care previne copierea celulelor goale peste celule, din zona destinatie, care contin informatii.
În cazul în care anumite linii/coloane sunt ascunse în zona sursã, atunci se pot copia/muta doar celulele vizibile prin urmãtoarea succesiune de operatiuni: – se selecteazã sursa, – se dã comanda Go To din meniul Edit, – se alege Special, Visible cells only si OK, – se dã comanda Copy, – se selecteazã coltul stânga sus al destinatiei, – se dã comanda Paste. Operatiunea considerã totusi toate celulele din zona destinatie, chiar dacã unele sunt ascunse.
Procesarea informatiilor necesitã frecvent localizarea unor anumite entitãti si eventuala lor înlocuire. Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cãutare si înlocuire. Deoarece o parte a acestui proces este specific filtrãrii informatiilor dintr-o listã, aceasta va fi prezentatã o datã cu listele. În aceastã sectiune se discutã doar doar localizarea si înlocuirea (comenzile Find si Replace din meniul Edit), ca si selectarea unor tipuri de informatii (comanda Go To din meniul Edit).
C  omanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care contin informatia doritã. La activarea comenzii se afiseazã dialogul Find, prezentat în figura urmãtoare. Pentru a efectua o cãutare: – se selecteazã domeniul de celule în care se produce cãutarea (dacã este selectatã o singurã celulã, cãutarea are loc în toatã foaia) – se dã comanda Find din meniul Edit, – în zona Find what se introduce textul sau numãrul cãutat,. – în lista derulantã Look in se alege tipul de informatii în care se cautã (Formulas – doar în formule, Values – în valori, Comments – în comentarii) – în lista Search se alege cãutarea pe linii sau pe coloane – se actioneazã Find Next pentru a vedea urmãtoarea potrivire gãsitã. Dacã se marcheazã caseta Match case, atunci textul este cãutat cu diferentierea literelor dupã capitalizare, dacã se marcheazã Find entire cells only, atunci se gãsesc doar celulele care contin doar entitatea cãutatã. Apãsarea tastei ESC terminã o cãutare în desfãsurare.
Pentru a efectua o înlocuire multiplã se dã selecteazã zona în care se doreste cãutarea (o singurã celulã produce cãutarea în întreaga foaie) si se dã comanda Replace din meniul Edit. Se afiseazã dialogul Replace în care se precizeazã: – informatia cãutatã (care va fi înlocuitã) în zona Find what, – informatia cu care se înlocuies1;te în zona Replace with, – ordinea de cãutare (pe linii sau pe coloane) în Search, – – click Find Next pentru a localiza urmãtoarea potrivire, dupã care click pe Replace pentru înlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor înlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obtine urmãtoarea potrivire (cea curentã rãmâne neînlocuitã). ESC terminã cãutarea în desfãsurare.
Cãutarea dupã natura informatiilor din celule se realizeazã prin comanda Go To din meniul Edit. Ca rezultat se obtine o selectie de regiuni multiple. – se selecteazã domeniul în care are loc cãutarea (o celulã selectatã înseamnã cãutare în foaia activã) – – se actioneazã butonul Special – se alege optiunea doritã, – se actioneazã OK. Dialogul Go To Special este arãtat în figura alãturatã si explicãm doar câteva optiuni: Comments – se selecteazã celulele care au atasate comentarii, Constants – se selecteazã celulele care au valori constante, Formulas – se selecteazã celulele ccare contin formule de tipul specificat, Blanks – se selecteazã celulele goale. Yüklə 133,61 Kb. Dostları ilə paylaş:
|
n utilizarea mecanismelor de completare automatã este important sã se retinã existenta asa-zisului mâner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat în coltul dreapta inferior al unei selectii. Figura urmãtoare aratã reprezentarea graficã a acestui element. Pozitionarea mouse-ului în acest punct produce transformarea pointerului într-un pointer cruce, care aratã cã mânerul a fost agãtat. Operatiunile specifice se executã prin tragerea acestui mâner tinând apãsat butonul stâng sau drept al mouse-ului si sunt explicate în continuarea acestei sectiuni. 
bservatii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informatii, identificate prin analize sofisticate. De exemplu, comanda Series – AutoFill pornind de la selectia din prima figurã alãturatã produce continuarea numerotãrii sub forma prezentatã în a doua figurã.
se dã comanda Go To din meniul Edit,