Proceduri potrivite pentru contractarea serviciilor sau alte cerinţe în care capacitatea tehnică este un criteriu cheie
2
Condiţii în care este acceptabilă selecţia în exclusivitate numai în baza caracteristicilor tehnice şi când consideraţiile referitoare la preţ şi calitate sunt definite corespunzător.
Proceduri şi metodologii clare pentru evaluarea caracteristicilor tehnice şi pentru îmbinarea preţului şi caracteristicilor tehnice în diferite circumstanţe.
2(e)
Ghidul utilizatorului sau manualul pentru autorităţile contractante
1
Nu există un manual, şi nici nu este obligatorie existenţa acestuia, însă multe agenţii de achiziţii au un manual intern pentru administrarea achiziţiilor. Un ghid pentru achiziţionarea medicamentelor a fost înaintat spre aprobare Guvernului, iar un ghid general pentru achiziţii este în lucru acum.
2(f)
Condiţiile Generale ale Contractelor (CGC) pentru sectorul public pentru achiziţii de bunuri, lucrări şi servicii în corespundere cu cerinţele naţionale, şi unde este aplicabil, cerinţele internaţionale
2
Articolul 67. Există CGC pentru cele mai frecvente contracte, utilizarea acestora este obligatorie, însă acestea nu se conformează practicii internaţional acceptate
Indicatorul 3: Sistemul de achiziţii publice este uniformizat şi bine integrat în sistemul de guvernare a sectorului public
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
3(a)
Planificarea achiziţiilor şi cheltuielilor asociate fac parte din procesul de elaborare a bugetului şi contribuie la planificarea multianuală
3
Există un ciclu de planificare, în care Ministerele şi alte organizaţii de stat planifică şi obţin aprobarea bugetelor, în conformitate cu care sunt pregătite planuri de achiziţii, care sunt publicate pe siteul web al Agenţiei. Acestea sunt publicate în Buletin, care apare aproximativ o dată la 3 zile, în aşa fel încât fiecare buletin să fie consultat în primele zile ale anului nou pentru a le găsi. Dat fiind că există mai mult de 12,000 de Autorităţi Contractante, este aproape imposibil de a verifica ca toate să publice planul – lucru de care mă îndoiesc. Plasarea planurilor într-o locaţie separată este o necesitate stringentă.
3(b)
Legea bugetului şi procedurile financiare sprijină executarea la timp a contractelor de achiziţii şi plăţile
2
Procedurile bugetare şi financiare locale corespund cerinţelor (a) însă nu sunt publicate careva standarde business. Autorizarea plăţilor este în general regulată.
3(c)
Ne-iniţierea acţiunilor pentru achiziţii fără alocări de la buget
3
Articolul 19(2) se referă la publicarea “la data aprobării bugetului Autorităţii Contractante respective” Sistemul corespunde cerinţelor
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
3(d)
Se întocmesc rapoarte de executare sistematice pentru certificarea executării bugetului şi pentru coordonarea prestării cu programarea bugetului
3
Autoritatea Contractantă furnizează detalii privind contractul Agenţiei în decursul a 5 zile, această informaţie include şi costul
Pilonul II: Cadrul instituţional şi capacitatea de management
Indicatorul 4: Ţara dispune de un organ de reglementare funcţional
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
4(a)
Statutul şi baza pentru organul de reglementare/normativ este prevăzut de cadrul legislativ şi normativ
3
Prin Capitolul II Articolul 8 se creează Agenţia Rezerve Materiale, Achiziţii Publice şi Ajutoare Umanitare ca persoană juridică independentă, subordonată Guvernului.
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
4(b)
Organul dispune de un set definit de responsabilităţi care includ, dar nu se limitează la următoarele:
oferirea de consultanţă autorităţilor contractante;
elaborarea modificărilor în cadrul legislativ şi normativ şi în regulamentele de implementare;
monitorizarea achiziţiilor publice;
oferirea informaţiilor privind achiziţiile;
gestionarea bazelor de date statistice;
raporteze despre achiziţii altor structuri guvernamentale;
să vină cu iniţiative pentru îmbunătăţirea sistemului de achiziţii publice şi să sprijine implementarea acestor iniţiative;
să ofere instrumente de implementare şi documente pentru a contribui la instruire şi consolidarea capacităţii
3
Articolul 9 specifică responsabilităţile Agenţiei, responsabilităţile prezentate în subindicatorul 4(b) sunt incluse.
4(c)
Organizarea, finanţarea, personalul şi nivelul de independenţă şi autoritate (puterea formală) pentru exercitarea responsabilităţilor trebuie să fie suficiente şi pe măsura responsabilităţilor
3
Articolul 11 prevede că Agenţia trebuie să aibă buget propriu. Norma de reglementare este înaintată la nivelul corespunzător la Guvern.
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
4(d)
Responsabilităţile trebuie de asemenea să prevadă separarea şi claritatea pentru a evita conflictul de interese şi implicarea directă în executarea tranzacţiilor de achiziţii
3
Organizaţia nu este responsabilă pentru operaţiuni de achiziţie directe şi este exclusă din alte posibile conflicte (de exemplu prin participarea în calitate de membru în comisii de evaluare, etc.). Agenţia acţionează în calitate de Autoritate Contractantă doar în cazul achiziţionării mărfurilor pentru Rezerve Materiale de Stat. Cu toate acestea, în structura Agenţiei există direcţii separate de Rezerve Materiale şi Achiziţii Publice.
Pilonul II: Cadrul instituţional şi capacitatea de management
Indicatorul 5: Existenţa capacităţii de dezvoltare instituţională
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
5(a)
Există un sistem pentru colectarea şi diseminare informaţiilor privind achiziţiile, care cuprinde invitaţiile de tender, solicitarea ofertelor şi informaţii privind atribuirea contractului
3
Agenţia are o siteul web în general completă www.tender.gov.md, care prezintă informaţia la dispoziţia publicului.
5(b)
Există sisteme şi proceduri pentru colectarea şi monitorizarea statisticilor naţionale privind achiziţiile
2
Agenţia este responsabilă pentru menţinerea şi oferirea pentru accesare a datelor privind achiziţiile publice şi statisticilor. Gradul de fiabilitate a datelor (verificat de audit) trebuie să fie 3. Există mai mult de 12,000 Autorităţi Contractante şi volumul de date care parvine la Agenţie este mai mare decât volumul pe care personalul îl poate procesa. Ministerul Administraţiei Publice elaborează Concepţia Agenţiilor Regionale, care ar putea prelua din această sarcină.
5(c)
Există o strategie durabilă şi capacitate de instruire pentru a oferi instruire, consiliere şi asistenţă pentru a dezvolta capacitatea guvernului şi a participanţilor din sectorul privat de a înţelege regulile şi reglementările şi cum acestea trebuie implementate
3
Programe de instruire corespunzătoare sunt în permanentă desfăşurate. În 2007 au fost organizate 70 activităţi de instruire, iar în 2008 au avut loc 28 activităţi de instruire în primele 6 luni. Aceste seminare au fost frecventate de peste 800 persoane – angajate la Guvern. De asemenea 77 operatori economici au frecventat seminarul. Mai multe sunt planificate pentru toamnă.
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
5(d)
Standardele de control a calităţii sunt utilizate pentru a evalua performanţa personalului şi a aborda problemele de dezvoltare a capacităţii
3
Sistemul de achiziţii este în conformitate cu (a) şi (b) sus-menţionate, dar nu există un audit regulat pentru a monitoriza conformitatea. Pentru a soluţiona plângerile şi efectua rectificările de moment ce acest lucru este operaţional a fost creată o secţie nouă la Agenţie.
Pilonul III. Operaţiuni de achiziţii şi practicile de piaţă
Indicatorul 6: Operaţiunile de achiziţii şi practicile aplicate în ţară sunt eficiente
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
6(a)
Nivelul de competenţă în domeniul achiziţiilor a oficialităţilor de stat din cadrul entităţii este în concordanţă cu responsabilităţile lor privind achiziţiile
2
Există peste 12,000 Autorităţi Contractoare, dintre care se delimitează 67 principale. Dintre Autorităţile Contractoare principale, numai aproximativ 40% au un angajat specialist în achiziţii. Celelalte suferă de o fluctuaţie considerabilă a cadrelor din cauza nivelului scăzut al salariilor, ceea ce duce la cunoaşterea la nivel scăzut de către personal a procedurilor şi practicilor de achiziţionare.
6(b)
Instruirea în achiziţii şi programele informaţionale pentru oficialităţile de stat şi pentru participanţii din sectorul privat corespunde cu cererea
2
În 2007 au fost organizate 70 seminare de instruire. Până în iunie 2008, au fost organizate 28. Câteva cursuri au fost orientate spre sectorul privat. Numărul persoanelor care au beneficiat de instruire în acest an sugerează faptul că această situaţie nu va mai dura mult. Academia de Studii Economice de asemenea oferă studii în Achiziţii Publice.
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
6(c)
Există norme stabilite de evidenţă a dosarelor şi documentelor privind tranzacţiile şi administrarea contractelor
3
Legea solicită ca după contract, toate documentele care se referă la proces să fie predate la ARMAPAU. Contractul rămâne la Autoritatea Contractantă. Datele sunt păstrate timp de 5 ani. Înregistrările privind oportunităţile de a oferta, atribuirea contractelor, plângerile etc. sunt accesibile pentru public pe siteul web al Agenţiei, www.tender.gov.md
ARMAPAU înregistrează contractele şi doar după aceasta Trezoreria le poate accepta pentru plată. Plata însă se efectuează între Autoritatea Contractantă şi Trezorerie
6(d)
Există prevederi privind delegarea autorităţii către alte persoane care au capacitatea de a exercita responsabilităţile
3
Sunt delimitate niveluri de competenţă, cu toate că acest lucru nu este aparent. Contractele sunt semnate de către conducătorul grupului de lucru desemnat, creat pentru evaluare, al Autorităţii Contractante.
Pilonul III. Operaţiuni de achiziţii şi practicile de piaţă
Indicatorul 7: Funcţionalitatea pieţei de achiziţii publice
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
7(a)
Există mecanisme efective pentru parteneriat între sectorul public şi privat
1
Guvernul încurajează dialogul deschis cu sectorul privat şi are câteva mecanisme stabilite şi formale pentru dialog deschis prin intermediul asociaţiilor sau altor mijloace. Cu toate acestea, Parteneriatul Public Privat încă nu este bine dezvoltat în sectorul achiziţiilor publice. a de Recent Parlamentul a aprobat noua Lege privind Parteneriatul Public Privat.
7(b)
Instituţiile sectorului privat sunt bine organizate şi capabile să faciliteze accesul pe piaţă
3
Sectorul privat este competitiv, bine organizat şi capabil de a participa în concursul pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice. Licitaţiile pentru livrarea produselor farmaceutice atrag în mod normal 30 ofertanţi, mulţi dintre care sunt distribuitori locali.
7(c)
Nu există constrângeri majore de sistem (de ex. acces inadecvat la credite, practice de contractare, etc.) care inhibă capacitatea sectorului privat de a accesa piaţa achiziţiilor
3
Nu există restricţii considerabile care ar împiedica accesul sectorului privat la piaţa achiziţiilor publice
Pilonul III. Operaţiuni de achiziţii şi practicile de piaţă
Indicatorul 8: Existenţa prevederilor privind administrarea contractelor şi de soluţionare a litigiilor
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
8(a)
Procedurile pentru îndeplinirea responsabilităţilor de administrare a contractului care includ procedurile de inspectare şi acceptare, procedurile de control a calităţii şi metodele de examinare şi emitere a amendamentelor într-un mod oportun, sunt definite clar
2
Procedurile de administrare a contractelor sunt în conformitate cu cerinţele, cu toate acestea, câteodată plăţile nu sunt efectuate în condiţiile prevăzute de contract
8(b)
Contractele includ procedurile de soluţionare a litigiilor care prevăd un proces eficient şi echitabil de soluţionare a litigiilor care apar în timpul executării contractului.
2
Există o Lege privind Arbitrajul, care este conformă practicilor general acceptate şi care acceptă în principiu arbitrajul internaţional pentru ofertare pe bază de concurs internaţional. Cu toate acestea, ADR nu se profilează în contractele standard
8(c)
Există procedurile de aplicare a rezultatelor procesului de soluţionare a litigiilor
2
Ţara este membru al Convenţiei de la New York pentru executarea sentinţelor arbitrale internaţionale.
Există proceduri care oferă posibilitate câştigătorului într-un litigiu de a cere executarea deciziei prin adresarea în instanţa de judecată.
Cu toate acestea, nu există o procedură pentru monitorizarea acestui domeniu al administrării contractelor şi pentru a soluţiona problemele de executare
Pilonul IV. Integritatea şi transparenţa sistemului de achiziţii publice
Indicatorul 9: Ţara dispune de sisteme efective de control şi audit
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
9(a)
Există cadru juridic, organizarea, politica şi procedurile de control intern şi extern şi de audit al operaţiunilor de achiziţii publice, ceea ce constituie un cadru funcţional de control
1
Agenţia acţionează ca autoritatea de reglementare, însă nu posedă personal suficient pentru a realiza funcţia de audit complet. Se pare că controlul asupra multelor Autorităţi Contractante este foarte limitat
9(b)
Executarea şi implementarea constatărilor şi recomandărilor parvenite din partea cadrului de control asigură mediul care contribuie la conformitate
2
Anual sunt efectuate audite, însă reacţia sau implementarea recomandărilor auditorului durează până la 1 an
9(c)
Sistemele de controale interne oferă în mod oportun informaţii privind complianţa, ceea ce permite conducerii să recurgă la acţiuni
1
Există proceduri de control intern şi există şi un sistem de raportare, însă procedurile încă nu sunt bine dezvoltate
9(d)
Sistemele de control intern sunt definite în măsură suficientă pentru a permite efectuarea controalelor de audit a performanţei
1
Există proceduri, însă aderarea la acestea este neomogenă.
9(e)
Auditorii sunt suficient de bine informaţi despre cerinţele faţă de achiziţii şi sistemele de control pentru a efectua auditele calităţii care contribuie la conformitate
2
Auditorii au frecventat seminare pentru achiziţii, însă, în caz de necesitate, sunt asistaţi de specialişti în achiziţii.
Pilonul IV. Integritatea şi transparenţa sistemului de achiziţii publice
Indicatorul 10: Eficienţa mecanismului de depunere a contestaţiilor
Subindicatorii
Punctaj
Remarci
10(a)
Deciziile sunt luate în baza informaţiilor disponibile, iar decizia finală poate fi revizuită şi înlocuită printr-o altă decizie de un organ (sau autoritate) cu capacitatea de constrângere prevăzută de lege.
3
Sistemul existent în ţară corespunde cerinţelor.
10(b)
Sistemul de examinare a contestaţiilor are capacitatea de a aborda contestaţiile în mod eficient şi mijloace de a aplica în mod obligatoriu remediile impuse
3
Sistemul de examinare a plângerilor este satisfăcător. Cea mai veche plângere nesoluţionată a fost depusă 3½ luni în urmă.
10(c)
Sistemul funcţionează în mod corect, rezultatele deciziilor fiind echilibrate şi justificate în baza informaţiilor disponibile
3
Procedurile corespund tuturor cerinţelor
10(d)
Deciziile sunt publicate şi puse la dispoziţia tuturor părţilor interesate şi publicului larg
3
Toate deciziile sunt publicate pe o siteul web al Guvernului (www.tender.gov.md)
10(e)
Sistemul asigură ca organul de examinare a contestaţiilor să dispună de autoritate şi independenţă deplină în soluţionare a plângerilor
3
Autoritatea care examinează plângerile este ARMAPAU, care este independentă şi autonomă în ceea ce priveşte soluţionarea plângerilor.
