Kalite yönetim sistemi

4.2.2 KALİTE EL KİTABI

DİTSO; KYS kapsamı ve varsa gerekçeleri ile birlikte hariç tutmaları, Dokümante edilmiş prosedürlere atıf yapan veya içeren, Süreçler arası etkileşimi açıklayan bir Kalite El Kitabı oluşturmuş ve sürekliliğini sağlamıştır.

4.2.3 DOKÜMANLARIN KONTROLÜ

DİTSO, KYS dâhilinde gereksinimleri ile ilgili iç ve dış olmak üzere tüm dokümanları, veriyi kontrol etmek, revizyonu ve yürürlülükten kaldırılması için Dokümanların Kontrolü Prosedürü’nü hazırlamıştır. Kalite sistem dokümantasyonunun korunması Kalite Temsilcisinin görevidir.

Ref: Dokümanların Kontrolü Prosedürü
4.2.4 KAYITLARIN KONTROLÜ
DİTSO, KYS’nin tanımlanan şartlarına uygun işletildiğinin objektif kanıtı olarak gerekli görülen tüm kayıtların kontrolünü sağlamak için dokümante edilmiş Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRD-02) oluşturulmuştur. Prosedürde kayıtların neler olduğu ve nasıl saklanacağı belirtilmiştir.
Ref: Kayıtların Kontrolü Prosedürü
5 YÖNETİM SORUMLULUĞU
5.1 YÖNETİM TAAHHÜTÜ
Yönetim Kurulu, DİTSO ’da KYS ‘nin oluşturulması, geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini sağlar. Bunu gerçekleştirdiği Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürüne (PRD-03) göre Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları’nda gözden geçirir.

Yönetim Kurulu;

Yasal düzenleyiciler de dâhil olmak kaydıyla tüm üyelerinin isteklerinin karşılanmasının önemini çalışanlarına ileterek,

Kalite politikası oluşturarak,

Kalite hedeflerinin oluşturulmasını sağlayarak,

Yönetimin gözden geçirme faaliyetlerini yerine getirerek,

Gerekli kaynakları sağlayıp, kaynaklarım mevcudiyetini güvence altına almak sureti ile vermiş olduğu bu taahhütleri yerine getirdiğini kanıtlar.
Ref.: Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü
5.2 ÜYE ODAKLILIK
DİTSO Yönetimi üye memnuniyetinin artırılması amacına yönelik olarak anketler, Dilek ve öneri sonuçlarının analizleriyle, birebir görüşmeler neticesinde üye beklentilerinin belirlenmesi ve bunların yerine getirilmesi sağlamaktadır. Yasal şartlar ve Oda şartlarının uygun olduğu takdirde Üyelerimizin şartları 7.2.1 e göre tanımlanmaktadır. Üyelerimizin memnuniyet tanımı 8.2.1 e göre yapılmaktadır.
Ref.: Üye Personel ve Etkinlik Memnuniyetinin İzlenmesi Planı

5.3 KALİTE POLİTİKASI
DİTSO yönetimi tarafından çalışmalara yön vermesi, sunulan hizmet anlayışını, ileriye dönük hedeflerin belirlenmesi, tüm çalışanların aynı bakış açısı ile hizmet vermesi ve kurum kültürü sağlamak amacıyla aşağıdaki Kalite Politikası oluşturmuş ve güvence altına almıştır.

Kalite Yönetim Sistemini uygulamak ve sürekli iyileştirmek

Hesap verilebilir ve kamuoyuna açık olmak

Bölgenin en güvenilir ve etkin kurumu olmak

Üyelerimize kusursuz ve kaliteli hizmet sunmak

Yenilikçi süratli eksiksiz ve güler yüzlü olmak

Bölgede birlik beraberlik içerisinde ekip çalışmalarında öncü olmak.
Ref: Kalite Politikamız

5.4 PLANLAMA
5.4.1 KALİTE HEDEFLERİ
Yönetim Kurulu, hizmet şartlarının karşılanması için gerekli olan hedeflerde dâhil olmak üzere, kalite politikasını gerçekleştirmeye yönelik hedeflerini Stratejik Plan ile sağlamıştır.

Kalite hedeflerinin belirlenen dönem içinde istenen seviyeye ulaşması için gerekli faaliyetler, sorumluluklar ve performans kriterleri Kalite politikasına uygun olacak şekilde Yönetim Kurulu tarafından oluşturulmakta, dokümante edilmekte ve duyurulmaktadır.

Ref: Stratejik Plan
5.4.2 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN PLANLANMASI
DİTSO Yönetimi KYS’nin referans standart madde 4.1 de verilen şartların ve Kalite hedeflerinin yerine getirilmesine dair planlamanın gerçekleşmesini, KYS’de değişiklikler planlanıp uygulamaya geçildiğinde bu planlamalarda değişikliğin nasıl yapılacağı ve sistemin bütünlüğünün sürdürülmesini mevcut KYS’mizin ilgili bölümlerinde belirtilerek güvence altına alınmıştır.
Ref.: Kalite Yönetim Sistemi Planı
5.5 SORUMLULUK, YETKİ VE İLETİŞİM
5.5.1 SORUMLULUK VE YETKİ
DİTSO’nun organları

Meslek Komiteleri,

Meclis Kurulu,

Yönetim Kurulu

Disiplin Kurulu’ndan oluşmaktadır.
Meslek Komiteleri, mesleki konular ile ilgili araştırma ve incelemeler yapar.

Oda Meclisi'nin görev süresi 4 yıldır. Oda Yönetim Kurulu, Oda’nın icra organı olup Meclis'in kendi üyeleri arasından dört yıl için seçtiği kişilerden oluşur.

DİTSO hizmetlerini, 5174 sayılı TOBB Kanunu hükümlerine göre Yönetim Kurulu kararları doğrultusunda Genel Sekreter ve idari kadro tarafından yürütür. Oda hizmetlerini yürüten birimlerin görev, yetki ve sorumlulukları 5174 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat, oda iç yönergesi ve görev tanımları çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Ref.:Görev Tanımları

Ref.:Organizasyon Şeması

5.5.2 YÖNETİM TEMSİLCİSİ
Yönetim Kurulu tarafından diğer sorumluluk alanlarına bakılmaksızın KYS için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması, sürdürülebilirliğinin güvence altına alınması, sistemin performansı hakkında üst yönetime rapor verilmesi ve üye beklenti ve taleplerine farkındalığın yaygınlaştırılması sorumluluklarıyla ve standardın istediği şartlar doğrultusunda Genel Sekreteri temsilci olarak görevlendirilmiştir
Ref.: Yönetim Temsilcisi Görev Tanımı

5.5.3 İÇ İLETİŞİM
Yönetim Kurulu tarafından, DİTSO’da uygun iletişim kanalları oluşturulmuştur. İletişim kanalları KYS ‘nin etkinliğini artırmak ve ilgili iletişimi arttırmak amacı ile çeşitlendirilmiştir. İç iletişim araçları iç iletişim formu, kullanılan programdaki mesajlaşma sistemi, sosyal ağlar aracılığı, haftalık ve ihtiyaç olduğu zamanlarda yapılan toplantılardır.
Ref.:İç iletişim Formu

5.6 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ
5.6.1 GENEL
DİTSO Yönetim Kurulu KYS ‘nin uygunluğunu, yeterli ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak amacıyla belli aralıklarla Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (PRD-03) uyarınca değerlendirmesi yapılır. Bu gözden geçirme aktivitesinin amacı, kalite politikasının uygunluğunu, kalite sisteminin işlerliliğini geçmiş yıllardaki performansa göre değerlendirip gelecek yıllar için hedefler belirlemektir.

Yönetimin gözden geçirme kayıtları muhafaza edilmektedir.

5.6.2 GÖZDEN GEÇİRME GİRDİSİ
Yönetimin gözden geçirme girdisi,

Tetkiklerin sonuçlarını,

Üye memnuniyet anketlerine göre Üyenin geri beslemesini,

Proses performansı ve Hizmetin uygunluğunu,

Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumunu,

Bir önceki yönetimin gözden geçirmesinden devam eden takip faaliyetlerini,

İç denetim ve Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikleri,

İyileştirme için önerilerini içerecek şekilde Veri analizi talimatlarına göre hazırlanır.

5.6.3 GÖZDEN GEÇİRME ÇIKTISI
Gözden geçirme toplantı sonuçları ve alınan kararlar Kalite Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda YGG sonuç raporuna kaydedilir. Toplantı çıktıları KYS iyileştirilmesini, üye beklentilerinin karşılanarak hizmetin iyileştirmesini ve kaynak ihtiyaçları için gerekli çalışmaları kapsar. YGG sonuç raporu Genel Sekreterlik tarafından onaylanır. Kalite Temsilcisi, sonuç raporunu gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için birimlere iletir.
Ref: Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü
6 KAYNAKLARIN YÖNETİMİ
6.1 KAYNAKLARIN SAĞLANMASI
DİTSO KYS ‘ni uygulamak sürekliliğini sağlamak, etkinliğini sürekli iyileştirilmek, ürün ve hizmetlerin üyelerimizin beklentilerini ve kanuni gereklilikleri karşılayabilmesi için gerekli kaynaklar;

Altyapı Kaynakları, Çalışma Ortamı, Bilgi Kaynakları, Mali Kaynaklar dır. Bu kaynaklar bir sonraki yıl için her yılbaşında Yönetim Kurulu ve Meclis Kurulu tarafından belirlenir ve planlanır

Ref: Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
6.2 İNSAN KAYNAKLARI
6.2.1 GENEL
DİTSO verilen hizmetlerin kalitesini, hizmeti yerine getiren personelin bilgi, beceri, uzmanlık seviyesini ve sorumluluklarını belirler. Personel uygun eğitim, öğrenim, mesleki beceri ve deneyim yönünden gerekli niteliklere sahiptir.

Gerekli durumlarda Hizmet içi eğitimlerle mesleki ve kişisel anlamda sürekli gelişim ortamı hazırlamaktadır.

Personelin performansını düzenli olarak izleyerek, performansı doğrultusunda tenkit-ödül uygulayarak ve bununla ilgili açık iletişimde bulunmaktadır.

Personel Dilek ve Öneri kutusu oluşturulmuş ve haftalık personel toplantılarında öneri ve beklentilerini dikkate almaktadır. Personel istekleri Genel Sekreterce değerlendirilerek Oda Yönetim Kuruluna yada Meclis Kuruluna sunulmaktadır.

Personel arasında fırsat eşitliği yaratılmaktadır.
6.2.2 YETERLİLİK, EĞİTİM VE FARKINDALIK
DİTSO personel ihtiyacı durumunda oluşturulan komisyon tarafından belirlenen ve ihtiyaç olan kriterleri belirleyerek personel seçiminde ve işe başlamasında Yönetim Kurulu onayı ile yetkilidir.

DİTSO bünyesinde gerçekleştirilen faaliyetlerin yeterli niteliklere sahip olan personel tarafından yapılmasını güvence altına almak için, çalışanların eğitim ihtiyaçları takip etmektedir. Her yılbaşı kalite ekibiyle eğitim konularına karar verilmektedir.

Eğitim ihtiyaçları periyodik olarak gözden geçirilerek bu ihtiyaçları karşılayacak yıllık eğitim planı oluşturularak yürütülür. Plan dışı eğitimler; Kalite ekibinin önerisi yönetim temsilcisinin onayı ile yıllık eğitim planı revize edilmeden iç yazışma formu ile her an yapılabilir.

Gerçekleşen eğitimler sonrası, eğitim değerlendirilmesi; Eğitim esnasında, eğitime katılanlarla yapılan soru/cevap şeklindeki mülakat neticesinde ve kişinin aldığı eğitimle ilgili iş başında gözlemleme neticesinde yapılır.

6.3 ALT YAPI

DİTSO hizmet şartlarını uygun, gereken altyapı sağlanmış ve sürdürülebilir gerekli bina, çalışma ortamı ve bununla ilgili tesis inşa edilmiştir. DİTSO’ da, tüm birimlerde, bilgisayar, telefon, yazıcı, faks makinesi, fotokopi makinesi, e-posta, internet, toplantı salonunda projeksiyon cihazı, perde ve ses sistemi etkin olarak kullanılmaktadır. Tüm birimlerin kullanımına ait programlar bilgisayarlarında mevcuttur.

6.4 ÇALIŞMA ORTAMI
DİTSO, hizmet şartlarına uygunluğunu sağlamak için gereken çalışma ortamını belirlemiş ve yönetmektedir.

Hizmet katında çalışan ve yönetim birimleri ayrılarak adlandırılmış ve çalışma alanları belirlenmiştir.Çalışma alanlarının, sağlığa uygun ve periyodik temizliği gerçekleştirilmektedir.

Çalışma alanlarının, güvenliği kamera sistemleri ile takip edilmektedir.

Odamızdaki hizmeti gerçekleştiren çalışanların, çalışmalarını aksatmadan yürütmesi için yeterli aydınlatma, havalandırma ile soğutma ve ısıtma sistemi kurulmuştur. Odamızda, gerçekleşebilecek olası bir yangın tehlikesine karşı her katta yangın tüpleri bulunmaktadır.

Ref: İnsan Kaynakları Politikamız

Ref.:5174 Sayılı Kanun

Ref.:Görev Tanımları

Ref.:Eğitim Planı

Ref: Acil Durum Planı

7 HİZMET GERÇEKLEŞTİRME
7.1 HİZMET GERÇEKLEŞTİRMENİN PLANLANMASI
Kuruluşumuz, hizmetin gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyduğu prosesleri belirlemiş ve bu prosesleri plânlayarak geliştirmektedir. Plânlama, kalite yönetim sisteminin diğer proseslerinin şartları ile tutarlıdır.
Hizmet gerçekleştirme plânlamasında, aşağıdakiler belirlenmiştir.

Hizmet için kalite hedefleri ve standartlar,

Proseslerin, dokümanların oluşturulması ve Hizmete özgü kaynakların sağlanması,

Hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme ve hizmet kabulü için kriterleri,

Gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen hizmetin şartları karşıladığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (Madde 4.2.4)
Ref.: Hizmet Standartları
7.2 ÜYE İLE İLİŞKİLİ PROSESLER
7.2.1 HİZMETE BAĞLI ŞARTLARIN BELİRLENMESİ
DİTSO tarafından verilen hizmetlerin özellikleri temelde mevcut kanun, yönetmelik ve tüzüklerde açıklanmaktadır. 5174 Sayılı kanun, Türk Ticaret Kanunu, Oda Muamelat Yönetmeliği esaslarına bağlı olarak belge ve evrak hizmetleri üye taleplerine uygun olarak hazırlanır. Talep edilen hizmetlerle ilgili olarak Her yıl Meclis Kurulu tarafından onaylanan Yıllık Hizmet Ücret Tarifesi gereğince ücretlendirme yapılır.

DİTSO tarafından hazırlanmış olan Hizmet Standardı Tablosunda hizmet için gerekli evraklar ve süreleri belirlenmiştir.

Kuruluş tarafından verilen hizmet, bilgi ve belgelere ilişkin kayıtlarda mevzuat hükümleri çerçevesinde gizlilik prensibine uygun hareket edilir.

7.2.2 HİZMETE BAĞLI ŞARTLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ
DİTSO hizmete bağlı şartları gözden geçirmektedir. Bu gözden geçirme Odamızın hizmet sağlamayı taahhüt etmesinden önce yapılmaktadır. DİTSO’da 5174 sayılı kanun, Türk Ticaret Kanunu, Oda Muamelat Yönetmeliği esaslarına bağlı olarak belge ve evrak hizmetleri üye taleplerine uygun olarak hazırlanır.

Uygulamakta olduğumuz faaliyetlerle ilgili şartlarda herhangi bir değişiklik olduğunda çalışanlar ve ilgili taraflar iletişim metotları kullanılarak bilgilendirilir.

Hizmet talebine ilişkin üyelerin talepleri kuruluşumuza yazılı olarak yapılır. Hizmetin yerine getirilmesi kanunlar ve yönetmelikler çerçevesinde tamamlanmasından sonra onay ve imza işlemleri yapılır ve giden evrak kayıt numarası verilerek, üyeye takdim edilir.
Hizmetin talebinde değişiklik olması durumunda ilgili bölüm/bölümler değişiklik hakkında bilgilendirilir ve talep kanuna/mevzuata uygun ise yerine getirilir.
7.2.3 ÜYE İLE İLETİŞİM
DİTSO, hizmet bilgisi, değişiklikler, talepler, başvurular, sözleşmeler, üye dilek ve önerileri de dâhil olmak üzere üye geri beslemesi ile ilgili olarak üyeler ile iletişim için etkin düzenlemeler belirlemiş, uygulamış ve uygulamaktadır. Üyeler ve tüm paydaşlar ile açık ve anlaşılır iletişim kurmaktadır.

DİTSO, üyeleri için her an kolaylıkla ulaşılabilir ve erişilebilir konumdadır. Aynı zamanda üye bilgisine her an ve kolaylıkla ulaşabilir ve erişebilir konumdadır.

DİTSO ve üyeleri arasındaki ulaşım ve iletişim aşağıda belirtilen yollarla yapılmaktadır;

Web sayfası

Görüşmeler; yüz yüze, telefon

Yazışmalar; faks, e-posta, SMS

Yayınlar; bülten, rapor vb.

Toplantılar; konferans, panel, seminer, eğitim, çalıştay.

Ziyaretler ve Üye memnuniyet anketleri.

Meclis ve Meslek Komiteleri toplantıları

Ref. : 5174 sayılı Kanun ve Yönetmelikler

Ref.:5174 sayılı TOBB Kanunu

Ref.:Türk Ticaret Kanunu

Ref.:Oda Muamelat Yönetmelikleri

2.