KiLİs aralik üNİversitesi rektöRLÜĞÜ genel sekreterlik kiLİs aralik üNİversitesi rektöRLÜĞÜ İmza yetkileri YÖnergesi
Yüklə 3,71 Mb.
|
Yönergenin Uygulanması MADDE 24- Bu Yönerge ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, bütün akademik ve idari birimlerdeki memurlara imza karşılığı okutulacak, Yönerge ve Yönetmeliğin bir örneği birim amirinde hazır bulundurulacaktır. Birimlere bağlı alt kademelere yönergenin bir fotokopisi dağıtılacaktır. Yürürlük MADDE 25- Bu Yönerge, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği …/…/2016 tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 26- Bu Yönergenin Hükümlerini, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörü yürütür. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS ve USULLER HAKKINDA YÖNETMELİĞİN DUMLUPINAR ÜNİVERSİTESİNDE UYGULANMASINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR VE ÖRNEKLER YAZI ALANI Açıklama : v Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alandır. v Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. Birim içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilen nüshadır. v Resmî yazışmalarda A4 ( 210 x 297 mm) veya A5 ( 210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. v Bilgisayarlarla yazılan yazılarda Times New Roman veya Arial normal yazı tipinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arila için
v Paraf ve adres kısmında yer alan bilgiler 10 karakter boyutunda olacaktır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
v Kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. v T. C. kısaltmasından sonra, Üniversitenin adı BÜYÜK HARFLERLE ikinci satıra, akademik ve idari birimlerin adı küçük harflerle üçüncü satıra ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. v Resmi yazılarda (T. C.) kısaltmasının sol tarafında Üniversite logosu kullanılacaktır. v Renkli baskı olmadığı sürece yazışmalarda mutlaka siyah-beyaz logo kullanılacaktır.
1- REKTÖRLÜK MAKAMI Özel Kalemi tarafından kullanılacak başlık; T. C. KİLİS 7 ARILIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Ö z e l K a l e m 2- REKTÖR YARDIMCILARI Özel Kalemleri tarafından kullanılacak başlık; T. C. KİLİS 7 ARILIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Rektör Yardımcısı 3- GENEL SEKRETERLİK MAKAMI tarafından kullanılacak başlık; T. C. KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik 4- GENEL SEKRETERLİĞE DOĞRUDAN BAĞLI BİRİMLER tarafından kullanılacak başlıklar, kendi yapılarına uygun olarak yazılacaktır. T. C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yazı İşleri Müdürlüğü 5- DAİRE BAŞKANLIKLARI tarafından kullanılacak başlık; T. C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ….. Dairesi Başkanlığı 6- FAKÜLTELERİN kullanacakları başlıklar; a) Fakülte içi ve Rektörlüğe gönderilecek yazılarda; T. C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ….. Fakültesi Dekanlığı b) Fakülte Sekreterlerinin iç yazışmalarında; T. C. ………….. FAKÜLTESİ DEKANLIĞI ……….. Fakülte Sekreterliği c) Fakültelere bağlı Bölüm Başkanlığı tarafından yazılan yazılarda; T. C. ………….. FAKÜLTESİ DEKANLIĞI ……….. Bölüm Başkanlığı 7- ENSTİTÜLERİN kullanacakları başlıklar; a) Enstitü içi ve Rektörlüğe gönderilecek yazılarda; T. C. KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……….. Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü b) Enstitü Sekreterlerinin iç yazışmalarında; T. C. …………. BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ ……….. Enstitü Sekreterliği c) Enstitülere bağlı Anabilim Dalı Başkanlığı tarafından yazılan yazılarda; T. C. …………. BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ ……….. Ana Bilim Dalı Başkanlığı 8- YÜKSEKOKULLARIN ve MESLEK YÜKSEKOKULLARININ kullanacakları başlıklar; a) Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu içi ve Rektörlüğe gönderilecek yazılarda; T. C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……….. Yüksekokulu / Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü b) Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu Sekreterlerinin iç yazışmalarında; T. C.
…………. YÜKSEKOKUL / MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ ……….. Yüksekokulu / Meslek Yüksekokulu Sekreterliği c) Bölüm / Program Başkanlığı tarafından yazılan yazılarda; T. C.
…………. YÜKSEKOKUL / MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ ……….. Bölüm / Program Başkanlığı 9- ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZLERİNİN kullanacakları başlıklar; T. C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……….. Merkezi Müdürlüğü 10- REKTÖRLÜĞE BAĞLI KURULAN BÖLÜMLERİN kullanacakları başlıklar;
T. C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……….. Bölüm Başkanlığı SAYI, KONU VE EVRAK KAYIT NUMARASI Açıklama: v Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır. v Bu ifadeden sonra (kurum ve birim) kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi ( - ) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra ( - ) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi ( / ) işareti konulur. v Sayı; İdari Birim Kimlik Kod numaranız ( Tüm Akademik Birimlerde; Bölüm, Anabilim Dalı/ Bilim Dalı, Anasanat Dalı/ Sanat Dalı, İdari Birimlerde Şube Müdürlükleri ve Şeflikler için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'nın 01.11.2014- 47535 tarihli ve 805.01.02-105 sayılı yazısında belirtilen 8 haneli İdari Birim Kimlik Kodları biçiminde kullanılacaktır. ) v DOSYA NUMARANIZ ( Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'nın 31.03.2015 * 011297 tarih ve 32784985-805.01.01-E-88 sayılı yazısı ekinde yer alan "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı" kitapçığında belirtildiği biçimde kullanılacaktır - birim evrak kayıt numarası (xxx) / genel evrak kayıt numarası (yyy). v Tarih; gün/ay/yıl (rakamla) 25 / 02 / 2015 sayı ile aynı satır hizasında yer alacak şekilde yazılır. v Konu; mutlaka yazılmalıdır. Uzunluğu " T. C. " kısaltması hizasını geçemez.
v Konu, sayının bir aralık altına " Konu: " yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T. C. " kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. v Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
Konu : Yazışma kurallarına ilişkin yönetmelik hazırlama GÖNDERİLEN MAKAM Açıklama: v Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
v Kişilere yazılırken; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan küçük harflerle yazılır. ÖRNEKLER: REKTÖRLÜK MAKAMINA ( Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) KİLİS VALİLİĞİNE ( İl Milli Eğitim Müdürlüğü ) Sayın Prof. Dr. Adı SOYADI Ali Paşa Mah. Öğretmenler Cad. Lale Apart. A Blok Daire: 7 79100 KİLİS İLGİ Açıklama: v İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. v "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. v İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. v İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti " ) " konularak kullanılır. v İlgide, "... tarihli ve ...sayılı" ibaresi kullanılır. v İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin mutlaka YAZIŞ MA KODU ( İDARİ BİRİM KİMLİK KODU) tam olarak yazılmalıdır. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. ÖRNEK: İlgi: a) 10.01.2015 tarihli ve 020 / 2222 sayılı yazımız. b) 19.02.2015 tarihli ve 26289845-805.01.01-E-xxx/yyyy sayılı yazınız.
v Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. v Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. v Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. v Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. v Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. v Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. v Alt makama yazılan yazılar "rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir. İMZA Açıklama: v Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. v Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. ( Örnek: 1 ) v Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi" ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir. v Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." , "Rektör a.", "Dekan a.", ve "Müdür a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. ( Örnek: 3 ) v Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V.", "Rektör V.", "Dekan V." ve "Müdür V." biçiminde ikinci satıra yazılır. ( Örnek: 2 ) v İmza iki yetkiliye açıldıysa yetkisi yüksek olanın imzası sayfanın sağına açılır. ( Örnek: 4 ) v İmza üç yetkiliye açıldıysa en üst yetkilinin imzası solda olmak üzere yetki sırasına göre sıralanır. ( Örnek: 5 ) ÖRNEK 1 ( İmza ) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör ÖRNEK 2 ( İmza ) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör V. ÖRNEK 3 ( İmza ) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör a. Rektör Yardımcısı
Prof. Dr. Adı SOYADI Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör Yardımcısı Rektör ÖRNEK 5
ONAY Açıklama: v Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. v Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. ( Örnek: 1 ) v Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. v Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. ( Örnek: 2 )
( İmza )
Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör Yardımcısı O L U R
……. / ……/ 2015 ( İmza ) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör ÖRNEK : 2 Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx uygun görüşlerinize arz ederim. ( İmza ) Adı SOYADI Genel Sekreter
....../ ...../ 2015 ( İmza ) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör Yardımcısı O L U R
……. / ……/ 2015 ( İmza ) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör EK / EKLER Açıklama: v Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. v Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. v Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır.
1- Yazı örneği ( 3 sayfa ) 2- Yönetmelik ( 11 sayfa )
EK:
Yazı fotokopisi ( 3 sayfa ) ÖRNEK:2 EKLER: 1- Genelge ( 1 sayfa ) 2- Rapor ( 2 sayfa )
Fakülte Dekanlıklarına Enstitü Müdürlüklerine Yüksekokul Müdürlüklerine Meslek Yüksekokulu Müdürlüklerine Daire Başkanlıklarına ( EK-2 konulmadı ) DAĞITIM Açıklama: v Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
v Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. v "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır. Yüklə 3,71 Mb. Dostları ilə paylaş:
|