In ihrer Grundstruktur wird die neue Datenbank vier Zugriffsmöglichkeiten bieten:
Auf der Startseite der Datenbank gibt es die Möglichkeit des geographischen Zugriffs auf die Stadtbücher, bei dem ein oder mehrere Bundesländer als Vorauswahl bestimmt werden können und selbstverständlich ist die Abfrage von Städtenamen entweder über eine freie Recherche im Suchfeld oder durch Auswahl aus der alphabetischen Liste möglich. Will der Nutzer vorerst einen Überblick erlangen und wählt durch „ankreuzen“ ein oder mehrere Bundesländer aus, werden die dazugehörigen Städte angezeigt. Die ausgewählten Städte kann sich der Benutzer als alphabetische Liste oder auf einer Karte anzeigen lassen. Hierbei werden die ausgewählten Orte mit einem roten Pin auf einer Google-Maps Karte angezeigt. Diese Karte kann man, wie in der Google-Anwendung üblich, frei verschieben oder zoomen. Je nach der Kombination der Filterkriterien können allein durch die Abbildung in einer Karte bestimmte Verteilungen visualisiert und beispielsweise Fragen nach deren Ursachen angeregt werden.
Sowohl in der Listenansicht als auch in der Kartenansicht ist es möglich, die Auswahl nicht nur nach Bundesländern und ihren Städten einzuschränken, sondern auch nach den elf Hauptkategorien, in die die Stadtbücher bei der Erfassung eingegliedert wurden. Dabei können beliebig viele Bundesländer und Stadtbuchkategorien gleichzeitig ausgewählt werden.
Als dritte Eingrenzungsmöglichkeit wird an dieser Stelle eine sogenannte „Timeline“ (zweite Projektphase) dem Nutzer die Möglichkeit geben, durch zwei Schieberegler den Zeitraum der angezeigten Stadtbücher zu definieren. Durch das Zusammenspiel von geographischer, inhaltlicher und chronologischer Vorauswahl sollen dem Benutzer möglichst präzise definierbare Einstiegspunkte für die eigenen Recherchen und Forschungen gegeben werden.
Über den beschriebenen Weg gelangt man zu den Stadtbüchern einer Stadt, die die zweite elementare Zugriffsmöglichkeit der Datenbank bilden.
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