Model pentru programe operaționale în temeiul obiectivului privind investițiile pentru creștere și locuri de muncă

10. REDUCEREA SARCINII ADMINISTRATIVE PENTRU BENEFICIARI

Rezumat al evaluării sarcinii administrative a beneficiarilor și, dacă este cazul, acțiunile planificate însoțite de un grafic indicativ de reducere a sarcinii administrative.

Începând cu anul 2013, la nivelul AM au fost adoptate măsuri pentru reducerea costurilor administrative care au avut impact inclusiv asupra creșterii absorbției fondurilor structurale:

• 
  stabilirea unui interval de 20 de zile pentru procesarea cererilor de plată;
  
• 
  instituirea unui mecanism de decontare a cererilor de plată, care permite îmbunătățirea fluxului financiar la nivelul beneficiarilor;
  
• 
  utilizarea unei procedurii simplificate pentru atribuirea contractelor de furnizare bunuri, servicii sau lucrări, la nivelul beneficiarilor privați.
  
• 
  elaborarea unui ghid privind principalele riscuri identificate în achizițiile publice.
  

Prin POAT 2007-2013 a fost finanțat studiul ”Evaluarea sarcinilor administrative asupra beneficiarilor Fondurilor Structurale si de Investiţii”, care a analizat sarcinile administrative, datorate obligațiilor de informare care decurg din aplicarea legislației europene la nivel național, precum și a activităților administrative care sunt necesare pentru a respecta aceste obligații. Pe această bază au fost calculate costurile administrative suportate de beneficiarii privați, utilizându-se o variantă simplificată a Modelului Costului Standard. Principalul scop a fost acela de a evalua costul obligaţiilor de informare, atât cantitativ, prin cuantificarea financiară a activităţilor administrative cât şi calitativ, prin identificarea celor mai iritante obligaţii de informare pentru beneficiari şi identificarea de soluţii practice de reducere a sarcinilor administrative.

Ca urmare a analizei recomandărilor formulate prin proiectul de evaluare, au fost stabilite o serie de masuri (grupate pe etapele de derulare a unui proiect) care, prin implementarea lor, pot contribui la reducerea efectivă a sarcinilor administrative asupra beneficiarilor:

Cerere de finanțare

• 
  Reducerea numărului de documente solicitate în etapa depunerii cerererii de finanțare, prin:
  
  • 
    solicitarea unei declarații pe propia răspundere pentru unele documente, care vor fi aduse numai în faza de contractare
    
  • 
    realizarea de protocoale cu autoritățile publice pentru interconectarea bazelor de date
    
  • 
    introducerea, acolo unde este posibil, a unei etape de pre-calificare (depunerea ideii de proiect), permiţându-se astfel o selecție bazată pe criteriile strategice de eligibilitate și chiar de capacitate de implementare.
    
• 
  Publicarea până la sfârșitul fiecărui an a calendarului cererilor de proiecte planificate pentru anul următor și actualizări trimestriale ale acestui calendar.
  
• 
  Realizarea unui „online tracking system’’pentru verificarea stadiului aplicaţiei și încărcarea documentelor solicitate în clarificări.
  
• 
  Înființarea unui ”birou unic” care să furnizeze potențialilor beneficiari informații legate de fezabilitatea proiectului, de eligibilitate, și concordanță cu obiectivele programului.
  

Implementare

• 
  Organizarea de sesiuni de formare post-contractare cu beneficiarii privind proceduri aplicabile, achiziții publice, management de proiect, cerințe specifice de raportare, vizite de monitorizare, evaluări şi post-implementare,
  
• 
  Elaborarea unei liste de cheltuieli neeligibile.
  

Cererea de plată

Cu toate că introducerea cererii de plată ca modalitate de rambursare rapidă a cheltuielilor a fost una dintre cele mai apreciate metode de simplificare, vor fi implementate măsuri suplimentare care să contribuie la îmbunătățiea mecanismului:

• 
  Renunțare la duplicarea documentelor solicitate în cererea de plată și în cererea de rambursare,
  
• 
  Posibilitatea efectuării de plăți în valută la nivelul Trezoreriei.
  

Achiziții publice

Procedura simplificată pentru atribuirea contractelor de furnizare bunuri, servicii sau lucrări a fost identificată ca o metodă de simplificare deosebit de utilă, dar care trebuie îmbunătățită prin:

• 
  adăugarea de noi opțiuni, cum ar fi publicarea unui singur anunț cu mai multe loturi și atribuirea individuală ulterioară,
  
• 
  posibilitatea de a se păstra documentele atașate,
  
• 
  posibilitatea de introducere de erate.
  

Rapoarte de progres

• 
  Simplificarea formularului care trebuie să conțină doar informații legate strict de perioada de raportare.
  

Rambursarea cheltuielilor

• 
  Reducerea numărului de documente solicitate cum ar fi cele care există deja în dosarul de licitație sau cele care au fost depuse la o cerere anterioară,
  
• 
  Aplicarea cheltuielilor indirecte ca metodă de simplificare a costurilor, unde poate fi aplicată.
  

Auditare si control

• 
  Integrarea progresivă a gestionării bazate pe riscuri, cu concentrarea verificărilor și a auditului în zonele în care riscul este evaluat drept cel mai ridicat din punct de vedere al aspectelor tehnice ale proiectelor, al importanței financiare a proiectelor, al capacității/istoricului beneficiarului,
  
• 
  Elaborarea unui manual de audit și control, care să fie cunoscut beneficiarilor fondurilor europene,
  
• 
  Eficientzarea vizitelor de monitorizare, maxim 3 vizite, efectuate simultan pentru monitorizare tehnicăși financiară.
  

 

La nivelul fiecărui PO, etapa punerii în aplicare a acțiunilor de simplificare va fi monitorizată de Comitetul de Monitorizare. Evaluarea impactului punerii în aplicare a acțiunilor de simplificare va fi prevăzută în planul de evaluare. În vederea continuării procesului de simplificare, AM va colecta opiniile și propunerile beneficiarilor, o dată la doi ani, prin intermediul unor chestionare și interviuri.

Una din recomandările studiului, legată de înființarea unui sistem de informare ”ghișeu unic” este deja în curs de implementare, creându-se un cadru integrat și simplificat pentru obţinerea de informaţii comprehensive și accesibile privind posibilitățile de finanțare din FESI și alte fonduri, precum și consiliere.

Ghișeul unic se va implementa prin Reteua de informare formata din 41 de puncte de informare (la nivelul fiecărui județ), gestionate de MFE. Această Rețea va constitui un suport important pentru diseminarea informatiilor în rândul publicului larg și a segmentelor de public țintă, la nivel național. Vor fi oferite IMM-urilor informații comprehensive și accesibile privind posibilitațile de finanțare din FESI și alte fonduri, precum și consiliere în acest sens. Autoritațile competente vor putea primi feedback din partea beneficiarilor vis-a-vis de cadrul administrativ și procedural de accesare a finanțărilor, contribuind la îmbunatățirea performanței acestora (detalii in Anexă).

Dupa semnarea contractelor de finanțare, informațiile și asistența pentru beneficiarii PO finanțate din FESI  va fi acordată de AM/OI tot cu ajutorul rețelei de informare.

Portalul MySMIS (e-coeziune), elaborat recent, are ca scop facilitarea schimbului de informații electronice în relația cu beneficiari. MySMIS integrează toate elementele de reglementare principale ale e-coeziunii (conform cu Actul de punere în aplicare a normelor privind schimbul electronic de informații cu beneficiarii) referitoare la „caracteristicile tehnice pentru funcționarea sistemelor informatice și pentru reducerea sarcinii administrative pentru beneficiari", „principiul de codare unică", „interoperabilitatea" și „toate schimburile de informații".