Module-c community Based Financial Management

Tool - 4: Payroll
XXX REGIONAL ADMINISTRATION 
YYY Woreda Water Office 
____________WASHCO 
CASH PAYMENT INVOICE 
S.No.000001
Date: Sene 30. 2005 
 Name of Payee: Kebede Tolla 
 Amount in Figure: Birr 500.00 
 Amount in Words: Five Hundreds Birr only 
 Payment Reason: For the purchase of office table and chair 
 Prepared by: Tolera Degefa 
 Received by: ______________ 
 Name & Signature: _________________________ 
 Name & Signature of payee:__________________ 
 Approved / Authorized by:_____________________ 
 Name & Signature: __________________________ 

---

Ministry of Water, Irrigation and Electricity 
 Operation and Maintenance Management Manual 
Training Module - D 
Community Based Financial 
Management 
 
DEMEWOZ CONSULTANCY 
46
Model of a payroll list is shown below. 
Table 3-8: Model of Payroll List
 
N
o. 
Name 
of 
Emplo
yee 
No of 
days 
on 
duty 
Gross 
Salary 
Income 
Tax 
Other 
Contributi
on 
Total 
Deductio
n 
Net 
Pay 
Sign
ature 
Birr 
C 
Birr 
C 
Birr 
C 
Bir
r 
C 
Birr 
C 
1 
Tolera 
Degefa 
30 
200 
00 
5 
00 
1 
50 
6 
50 
193 
50 
2 
Alemu 
Kebed
e 
30 
350 
00 
20 
00 
2 
50 
22 
50 
327 
50 
3 
4 
5 
Prepared by 
Name and 
signature 
Checked by 
Name and 
signature 
Authorized by 
Name and 
Signature 
Name and 
signature of 
Casher 
Note: This payroll shall be prepared in excel spreadsheet!

---

Ministry of Water, Irrigation and Electricity 
 Operation and Maintenance Management Manual 
Training Module - D 
Community Based Financial 
Management 
 
DEMEWOZ CONSULTANCY 
47
Table 3-9: Per-Diem Payment Form 
Step 5: 
Secondary 
Documents 
and 
Bank 
reconciliatio
n 
 
Records from the primary documents discussed above are then transferred to the 
secondary documents. These include the ledger and cash book 
Facilitator to demonstrate how to transfer information from primary to secondary 
financial documents ensuring all primary documents are used: 
Cash Book: A cash book is a record of all cash or cheques received (in) and paid 
(out) in the transaction of business. The information recorded in the cashbook is 
from primary documents. Which primary documents would provide information for 
the cash book? Discuss. Receipts, incoming cheques for the receiving side; 
payment vouchers, outgoing cheques for paid (out) side. 
Tool - 5: Per Diem Payment Form
XXX REGIONAL ADMINISTRATION 
YYY Woreda Water Office 
____________WASHCO 
PER-DIEM PAYMENT FORM
Date: Sene.30, 2005 
Per diem Recipient Name: Geremew Bekele 
Reasons for redeem payment: Training participation in WWO 
Per diem amount per day in figure: 100.00 birr, in words: Hundred Birr 
No of days allotted: 4 days 
Total amount of per diem in fig. 400.00 Birr, in words Four Hundred Birr 
Transport cost amount paid: 50.00 Birr, in words Fifty Birr 
Total: 450.00 Birr (Four Hundred Fifty Birr) in words 
Payer Name and Signature: Alemu Bekele 
Received by: Kebede Zeleke 
Approved and Authorized by: Kassa Ali 
Document Prepared by: Tadesse Berega 

---

Ministry of Water, Irrigation and Electricity