Module-c community Based Financial Management



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Rural Water Supply Operation and Maintenance Manual

Training Module - D 
Community Based Financial 
Management 
 
DEMEWOZ CONSULTANCY 
43
Table 3-5: Income and Expenses Book Model 
June, 2006 
Date 
Details 
Income 
Expendit
ure 
Balance 
Cash 
Bank 
Total 
01/10/05 
Balance 
Forwarded 
from the 
previous month 

150.00 
150.00 
05/10/05 
User fees 
200.00 
200.00 
150.00 
350.00 
07/10/05 
Stationery 
10.00 
190.00 
150.00 
340.00 
28/10/05 
Guard fee 
50.00 
140.00 
150.00 
290.00 
30/10/05 
Transportation 
to WWO 
10.00 
130.00 
150.00 
280.00 
30/10/05 
Deposit to the 
Bank (100Birr) 
30.00 
250.00 
280.00 
Total 
 
200.00 
70.00
 
 
This can be carried out with Excel spreadsheet. 
 
Cash receipt registrations are invoices issued for the cash amount paid for 
the water service by employees, other individuals or organization. 
 
Other revenues collected from sales of water at public fountains or on water 
consumption bills are also invoiced in the cash receipt registration. 
 
Receipt invoice pads should be printed in sequenced numbers in three 
duplicates. The original receipts are forwarded for payer; the copy is passed 
to the casher or tiller while the third copy shall remain in the pad. 
 
In the receipt first the date shall be filled, full name of the payer, signature of 
payee, and delegated authority are required. 
The casher should keep the copy of the receipt in file and record in the book of the 
account all the details such as receipt number, date, reasons of receiving, amount 
in figures and words in sequence. 
If receipts are invalid or when there is an error in the preparation of the receipt, the 
receipts is cancelled by writing “CANCELLED” diagonally across the face of the 
receipt. 
A typical cash receipt registration form/ invoice is shown below. 

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