Dr. Mustafa Kemal akgül mpm (Grup Yönetmeni) Cengiz aydin milli Kütüphane Neziha Çarkit meb cemal gemci cymsoft aysim hançer kızılay Kemal karakoçak kamuBİb yk temsilcisi Burçin ÖKSÜz software ag ersin Tufan yalvaç Maliye Bakanlığı

2.4.3. Bilgi Anakapıları (Portalları)

Bilgi paylaşımında ve transferinde önemli diğer bir platform da Bilgi ana kapıları (portaller) dir. Kurumsal portaller, internet portallerine benzer bir mantıkta, bir kurum özelinde barındırılan, işlenen ve kümeler halinde biriken tüm bilgiler, sistemler ve süreçlere açılan bir pencere olarak tanımlanabilir.

Zaman içinde kurumsal portaller, dağıtık organizasyona sahip kurumların satış, sevkiyat tarzı kritik süreçlerinin gerektirdiği dinamik bilgileri web ortamına taşıyabilmeleri amacıyla extranet olarak isimlendirilen yapıya kavuşturulmuştur. 

Extranetler, kurum içi erişime açık olmakla birlikte bayi-distributör tarzı anlaşmalı dış kurumalara da belirlenen kısıtlamalar dâhilinde bilgi yayınlanmasına imkân verir. Extranetler, internet üzerinden, önceden tanımlı kullanıcılara açıktır. 

Günümüzde kurumlar içinde birçok bilgi ve doküman üretilmektedir. Bunlar aslında kurumların entelektüel varlıklarıdır. Bu bilgi ve dokümanların en iyi şekilde korunması, işlenip anlamlandırılarak etkili iş kararları almada kullanılabilmesi gereklidir. Bu nedenle etkin iş kararları almak, sahip olunan bilgileri paylaşmak ve bilginin kullanılabilirliğini daha kolay hale getirmek isteyen kurumlar, kurumsal portal çözümlerine ihtiyaç duymaktadırlar

Kurumsal Bilgi Portalleri, farklı iş ihtiyaçları için farklı hedef kitlelerine, farklı platformlarda çalışan farklı dillerle yazılmış uygulamaları ve bu uygulamalar tarafından üretilen bilgi ve dokümanları bütünleştirilerek, kendi istedikleri yapı ve düzende sunan bir e-İş çalışma yerleridir. Kurumsal Bilgi Portalı bir web sitesi değil web hizmetidir. Kurumsal Bilgi Portalı, her türlü web tabanlı uygulamaları, veri tabanlarını, ofis dokümanlarını (word, excel vb), rapor, web site linkleri, web siteleri, haber kaynakları, e-mail uygulamaları vs. gibi bir çok bilgi, doküman ve veri kaynağını hem kurum içi çalışanlarına hem de kurum dışı (müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları vb) kullanıcılara tek bir pencereden sunar. Aynı zamanda kullanıcılara bilgi ve dokümanları kendi istedikleri şekilde portal içinde organize etme ve saklama olanağını tanır.

Kurumsal Bilgi Partalında olması gereken en önemli özelliklerden birisi de kişiselleştirilebilir olmasıdır. Bu da kullanıcılara portalı, en faydalı şekilde kullanarak etkin iş kararları verebilme fırsatı sağlar.

Kurumun çalışanları ve paydaşları ile bilgi paylaşımını ve iletişimini güçlendiren kurumsal bilgi portalları, iş süreçlerinin İnternet ortamına taşınarak, iyileştirilmesine ve böylece verimliliğin artmasına olanak sağlar. Kurumsal Bilgi Portalı, kurumun çalışanlarına yönelik portalı (B2E) ve kurumun iş ortaklarına yönelik portalı (B2B)'ndan oluşur.

B2E Bilgi Portalları, kurumların çalışanlarını mümkün olduğunca üretken ve başarılı kılmak amacıyla tasarlanır.

Bu portallar, genellikle B2E süreçleri ile kurum içi ve kurumlar arası yapısal ve yapısal olmayan bilgiye erişimi, bilginin işlenmesi ve paylaşımını iyileştirmek isteyen şirketlerde kullanlır. B2E Bilgi Portalları aynı zamanda, roller, süreçler, iş akışı, ortak çalışma, içerik yönetimi, veri depolama, şirket uygulamaları ve iş zekâsını kapsar.

B2B Bilgi Portalları, kurumun bilgilerini iş ortakları ile zamanında ve doğru olarak paylaşmasının yanısıra, 7x24 açık iletişim kanalı yaratarak, kurumun iş ortakları ile ilişkilerini güçlendirmesini sağlar. Genel olarak, her iki kurum hangi ürünlerin satıldığı, ne kadar gelir elde edildiği, talep edilen miktarın ne kadar olduğu ve talebi yerine getirmek için ne kadar kaynağa ihtiyaç duyulduğu gibi soruların cevaplarını bilmek ister. Buna ek olarak, süreçteki engellerin neler olduğu ve nasıl iyileştirileceğinin cevaplarını arar. Şirketler, satış, sunum ve ortak müşterilerine hizmet verirken işbirliğinde bulunmak amacıyla bilgiye erişimi ve bilginin paylaşımını sağlayan kurumsal bilgi portallarını kullanacaklardır.