European Territorial Cross-Border Cooperation Operational Programme

Punctul de informare

Rol. Punctul de informare va fi înfiinţat pe partea bulgară a graniţei, având drept principal rol acela de a servi ca punct de contact local pentru aplicanţi.

Funcţii şi atribuţii. Punctul de informare va prelua în principiu toată activitatea de infromare la nivel regional şi sprijinirea dezvoltării de proiecte la nivel local, în special pentru partenerii bulgari, îndeplinind, printre altele, următoarele sarcini:

• 
  diseminarea informaţiilor privind programul;
  
• 
  încurajarea depunerii de proiecte;
  
• 
  primirea ideilor de proiecte;
  
• 
  oferirea de îndrumări aplicanţilor.
  

Aspecte organizatorice. Punctul de informare va face parte din Secretariatul Tehnic Comun. Punctul de informare va fi localizat la Plevna şi va avea un număr de doi angajaţi, fiind punctul de contact al Secretariatului Tehnic Comun pe teritoriul bulgar.

6.2. Generarea, depunerea şi selecţia proiectelor

6.2.1. Principiul partenerului lider de proiect

Principiul partenerului lider de proiect reprezintă o cerinţă de bază pentru toate proiectele finanţate prin Program. În conformitate cu Articolul 20 din Regulamentul FEDR, pentru focare proiect va fi numit de către beneficiari, din rândul acestora, un beneficiar lider de proiect.

Partenerul lider de proiect poartă întreaga responsabilitate pentru implementarea administrativă şi tehnică a proiectului; el reprezintă toţi partenerii/beneficiarii proiectului în relaţia cu structurile Programului. Prevederi detaliate privind sarcinile şi funcţiile partenerului lider de proiect vor fi incluse în Documentul Cadru de Implementare.

6.2.2. Generarea proiectelor

Generarea proiectelor va fi sprijinită de către organismele de management şi implementare ale Programului prin următoarele acţiuni:

• 
  seminarii cu potenţialii aplicanţi, prin care li se va prezenta acestora programul operaţional (axele prioritare, activităţile indicative, ciclul depunerii şi implementării proiectelor, idei de proiecte, exemple de bună practică din programele anterioare etc.);
  
• 
  seminarii tematice, axate pe o câte o prioritate şi adresate în special acelor beneficiari potenţiali interesaţi în domeniul respectiv;
  
• 
  înfiinţarea unei baze de date a programului, incluzând cel puţin: baza de date a posibililor parteneri, idei de proiecte, întrebări frecvente;
  
• 
  contactul permanent al Secretariatului Tehnic Comun şi Punctului de informare cu aplicanţii în vederea oferirii de răspunsuri la întrebări tehnice precum: eligibilitatea proiectelor, criteriile de selecţie, aspectele bugetare etc.;
  

• 
  cooperare cu consiliile judeţene, administraţii districtuale, agenţii de dezvoltare regională şi alte structuri relevante din aria eligibilă privind disponibilitatea şi distribuţia pachetelor pentru aplicanţi;
  
• 
  posibilitatea permanentă de transmitere a ideilor de proiecte către Secretariatul Tehnic Comun şi Punctul de Informare.
  

Toate măsurile pro-active vor fi aduse la cunoştinţa publicului larg prin mass-media, cu un accent deosebit pe presa locală datorită impactului acesteia la nivel local.

6.2.3. Sistemul de depunere şi selecţie a cererilor de finanţare

Licitaţia de proiecte va fi lansată de către Secretariatul Tehnic Comun. Criteriile de selecţie elaborate de Autoritatea de Management în colaborare cu Autoritatea Naţională din Bulgaria şi Secretariatul Tehnic Comun vor fi aprobate de către Comitetul Comun de Monitorizare.

Evaluarea şi prioritizarea proiectelor va fi efectuată de către un un grup de lucru pentru evaluare desemnat de către Autoritatea de Management şi format din personal din cadrul Secretariatului Tehnic Comun şi experţi independenţi (dacă este cazul), asistaţi de observatori din partea Autorităţii de Management. Experţii externi sunt plătiţi din bugetul de asistenţă tehnică.

Ciclul de pregătire, selecţie şi contractare a proiectelor se va derula astfel:

Pasul 0. Partenerii pregătesc cererea de finanţare, care este consolidată de către Partenerul lider de proiect;

Pasul 1. Partenerul lider de proiect trimite cererea de finanţare la Secretariatul Tehnic Comun;

Pasul 2. Secretariatul Tehnic Comun realizează evaluarea şi prioritizarea proiectelor în cadrul unui grup de lucru pentru evaluare;

Pasul 3. Secretariatul Tehnic Comun propune Comitetului Comun de Selecţie prioritizarea aplicaţiilor;

Pasul 4. Comitetul Comun de Selecţie decide pe baza propunerii Secretariatului Tehnic Comun;

Pasul 5. Comitetul Comun de Selecţie transmite decizia Secretariatului Tehnic Comun;

Pasul 6. Secretariatului Tehnic Comun pregăteşte contractele şi le transmite Autorităţii de Management;

Pasul 7. Autoritatea de Management semnează contractul cu Partenerul lider de proiect.
In plus faţă de procedura descrisă mai sus, Comitetul Comun de Monitorizare poate stabili grupuri de lucru pentru dezvoltarea ideilor de proiecte strategice către un stadiu avansat, idei ce pot fi ulterior dezvoltate şi implementate de către potenţialii beneficiari. Aceste proiecte strategice vor fi evaluate de către un grup de lucru pentru evaluare desemnat de către Autoritatea de Management şi vor fi aprobate de către Comitetul Comun de Selecţie.

Eligibilitate

Pe parcursul procesului de evaluare şi selecţie, vor fi utilizate trei seturi de criterii: criterii administrative (pentru verificarea admisibilităţii), criterii de eligibilitate (criterii obligatorii ce trebuie îndeplinite de către toate proiectele) şi criterii de evaluare (folosite pentru prioritizarea proiectelor).

Criteriile de eligibilitate vor fi de trei feluri: eligibilitatea activităţilor, a beneficiarilor şi a cheltuielilor. Proiectele sunt eligibile dacă se încadrează în obiectivele, axele prioritare şi domeniile majore de intervenţie ale programului, îndeplinind, în acelaşi timp, celelalte criterii suplimentare stabilite de către Comitetul Comun de Monitorizare pentru fiecare licitaţie de proiecte.

Beneficiarii eligibili sunt acei operatori, organisme sau firme, publice sau private, responsabile pentru iniţierea sau pentru iniţierea şi implementarea proiectelor, precum şi organismele publice echivalente, aşa cum sunt descrise în paragraful 3.1.1.

În ceea ce priveşte cheltuielile eligibile, lista va fi agreată de cele două state membre cu respectarea prevederilor relevante din Regulamente (articolul 56 din Regulamentul General, articolul 7 din Regulamentul FEDR şi articolele 48-53 din Regulamentul de Implementare).

6.2.4. Procedurile de contractare

Pe baza aprobării formale a proiectelor de către Comitetul Comun de Selecţie, Autoritatea de Management încheie un contract de finanţare FEDR cu Partenerul lider de proiect. Autoritatea de Management va folosi un model de contract de finanţare FEDR aprobat de Comitetul Comun de Monitorizare.

Contracte separate privind co-finanţarea naţională de la bugetul de stat vor fi încheiate între Autoritatea de Management/Autoritatea Naţională din Bulgaria şi fiecare partener la nivel de proiect din ţara respectivă.

Toate contractele cu valoare legală aferente unui proiect vor fi raportate de către Secretariatul Tehnic Comun în Sistemul de Monitorizare al Programului.

6.2.5. Managementul Asistenţei Tehnice

Din Asistenţa Tehnică aferentă acestui program vor fi finanţate numai activităţile legate direct de managementul programului. Asistenţa tehnică va fi investită în managementul general şi promovarea programului, acţiuni de conştientizare, generarea de proiecte în mod pro-activ şi dezvoltarea interactivă.

Un contract cadru va fi încheiat între Autoritatea de Management şi Secretariatul Tehnic Comun pe o perioadă limitată de timp, mai scurtă decât perioada de programare. Be baza indicatorilor ce trebuie îndepliniţi de către Secretariatul Tehnic Comun, Autoritatea de Management va decide, la finalul perioadei contractuale, dacă va prelungi contractul sau dacă va contracta un alt Secretariat Tehnic Comun. În baza contractului cadru mai sus menţionat şi a atribuţiilor delegate de către Autoritatea de Management Secretariatului Tehnic Comun, acesta va transmite anual către Autoritatea de Management un plan de lucru însoţit de o cerere de finanţare. Acest plan de lucru anul va fi anexat la Strategia anuală de asistenţă tehnică.

Autoritatea de Management va elabora Strategia anuală de asistenţă tehnică, cu implicarea largă a actorilor de pe ambele părţi ale graniţei.

Strategia anuală de asistenţă tehnică se va baza pe următoarele documente:

• 
  Planul anual de comunicare;
  
• 
  Planul anual de instruire (care să includă, ca anexă, planul anual de angajări al structurilor de management ale programului);
  
• 
  Planul anual de lucru al Secretariatului Tehnic Comun (care să includă, ca anexă, un plan anual pentru Comitetele de Monitorizare şi, respectiv, Selecţie, planul anual al dotărilor, planul previzionat de lucru al controlorilor);
  
• 
  Alte planuri anuale ce vor fi elaborate de către Autoritatea de management (planul misiunilor de audit, planul de evaluare etc.).
  

Planurile anuale mai sus menţionate, ce vor fi anexate strategiei de asistenţă tehnică, vor fi aprobate în prealabil de către conducătorul Autorităţii de Management.

Strategia de asistenţă tehnică va fi implementată la nivelul structurilor de management ale programului (Autoritate de Management şi Secretariat Tehnic Comun). Strategia anuală de Asistenţă Tehnică va fi înaintată spre aprobare Comitetului Comun de Monitorizare.

Toate activităţile de management al programului vor fi decontate din bugetul de asistenţă tehnică în baza documentelor mai sus menţionate.

Costurile generate de implementarea strategiei de asistenţă tehnică vor fi rambursate de către Unitatea de Plată. Rambursarea se va face pe baza cheltuielilor efectuate, ce vor face obiectul controlului de prim nivel. Structurile de management ale programului implicate în implementarea activităţilor de asistenţă tehnică vor respecta regulile de eligibilitate şi procedurile Programului.

6.3. Management financiar şi control






6.3.1. Circuitul financiar şi certificarea FEDR

În conformitate cu Articolul 16(1) din Regulamentul FEDR, fiecare Stat Membru îşi va constitui sistemul de control care va face posibilă verificarea livrării produselor şi serviciilor co-finanţate, corectitudinea cheltuielilor declarate pentru operaţiunile sau parte din operaţiunile implementate pe teritoriul său şi conformitatea acestor cheltuieli şi a proiectelor aferente, sau a unor părţi ale acestor proiecte, cu regulile Comunitare şi naţionale.

În acest scop, fiecare Stat Membru participant în program va desemna controlorii responsabili de verificarea legalităţii şi regularităţii cheltuielilor declarate de fiecare beneficiar (Liderul de Proiect şi alţi beneficiari) participant în cadrul operaţiunii.

Graficul nr.4. Fluxul financiar şi certificarea FEDR
Certificare

Circuit financiar

1. 
   Partenerii de proiect români şi bulgari efectuează cheltuieli şi trimit cererea de rambursare şi documentele suport către Secretariatul Tehnic Comun (controlori români şi bulgari) pentru verificare (Control de Prim Nivel pentru 100% din cheltuieli).
   
2. 
   Unitatea Comună de control verifică documentele şi le înaintează către Liderul de Proiect împreună cu raportul de verificare.
   
3. 
   Liderul de Proiect face un sumar al tuturor cheltuielilor la nivel de proiect, verificate de către controlorii de prim nivel şi înaintează cererea de plată consolidată către Secretariatul Tehnic Comun.
   
4. 
   Secretariatul Tehnic Comun înregistrează datele în SMIS şi trimite cererea consolidată de plată către Unitatea de Validare (unitate ce este parte a Autorităţii de Management).
   
5. 
   Unitatea de Validare autorizează cheltuielile eligibile, trimite cererea de fonduri către Autoritatea de Certificare şi în acelaşi timp înaintează nota de autorizare către Unitatea de Plată, specificând care este suma ce urmează să fie plătită.
   
6. 
   Autoritatea de Certificare certifică cheltuiala şi o înregistrează în sistemul contabil în conformitate cu Art. 81, Regulamentul CE 1080/2006 şi informează Unitatea de Plată pentru a transfera fondurile FEDR către partenerul Lider de Proiect.
   
7. 
   Unitatea de Plată transferă suma din FEDR către partenerul Lider de Proiect.
   
8. 
   Partenerul Lider de Proiect transferă suma corespunzătoare din FEDR către Partenerii de Proiect.
   

Suma FEDR va fi transferată către partenerul Lider de Proiect după certificarea cheltuielii de către Autoritatea de Certificare, fără a mai aştepta transferul sumei respective de la Comisia Europeană.

6.3.2. Cofinanţarea naţională

Sistemul de certificare a sumelor provenind din cofinanţare naţională va urma acelaşi circuit ca şi cel de certificare a sumelor provenite din FEDR.

Fiecare ţară va plăti cofinanţarea naţională proprie direct către partenerii din ţara respectivă. Pentru România, Unitatea de Plată va transfera cofinanţarea naţională direct către partenerii români. Cofinanţarea naţională va fi transferată către partenerul lider de proiect român sau partenerii români pe baza confirmării primite din partea Autorităţii de Certificare conform căreia certificarea cheltuielilor a fost efectuată. Aceasta nu este legată de înaintarea cererii de plată către Comisia Europeană.