İnsan Kaynakları Yönetimi

4.1 Personel Bulma Sürecinin Aşamaları

Personel bulma sürecinde ilk aşama, açık işlerin hangileri olduğunun saptanması ve bu işlerin analiz edilip iş gereklerini ve tanımlarının yapılmasıdır. Daha sonra sıra, bu işlere uygun nitelikteki personelin nereden ve nasıl sağlanacağını belirlemeye gelir. İşletme içinden veya dışından, aşağıda değinilen yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak personel adaylarına ulaşılır. İşin ve özellikle işletme dışından personel aramada işletmenin, adaylara en iyi sunumu yapılarak çekiciliği arttırılır ve başvurmaları sağlanır. Başvuru formlarının doldurtulması ve bir aday havuzunun oluşturulmasıyla personel bulma süreci tamamlanır

Personel bulma, seçme ve yerleştirme sürecinde, işletmeler arasında farklılıklar olmakla birlikte, genellikle sırasıyla şu aşamalar izlenir:

(I) Personel açığının tespiti,

(II) Personel araştırma ve bulma süreci,

(III) Ön değerlendirme,

(IV) Seçim süreci,

(V) Yerleştirme süreci

4.2 Personel Bulma, Seçme ve Yerleştirme Süreci

4.2.1 Personel Açığının Tespiti

Eleman seçme ve yerleştirme süreci ile ilgili olarak, İnsan Kaynakları Planlamasının en öncelikli işlevi, yeterli sayıda  doğru kişinin, doğru yerde bulunmasını sağlamak amacıyla önceden tahminlerde bulunmak ve bu amaçla planlama yapmaktır. Planlamada yapılabilecek hatalar, özelliklerine ve büyüklüklerine göre örgütte verimsizliğe ve hedeflerden sapmaya yol açacaklardır.

4.2.2 Uygun Nitelikte Personel Adaylarının Araştırılması

Planlama sonucunda ortaya çıkan personel açığını karşılamak üzere gerekli bilgi, yetenek, beceri ve motivasyona sahip adayları araştırma ve isletmeye çekebilmek insan kaynakları planlamasının amaçları arasındadır. Gerekli ve nitelikli insan kaynağının sağlanması da çok sayıda kaynağın ve yöntemin kullanılmasını gerekmektedir.

1 ) İç Kaynaklardan İnsan Kaynakları Temini

A) Terfi

• 
  Kıdem Durumu
  
• 
  Beceri Envanteri ve Başarı Durumu
  

B) Nakil (Transfer, Kaydırma)

C) Rütbe İndirimi

İşgücü ihtiyacının giderilmesinde işletmelerin aklına gelen ilk yöntem iç kaynakları kullanmak olmuştur. Başlıca faydaları;

• 
  Kurum içinde hareketliliğin sağlanması
  
• 
  Kurumun kendi öz kaynaklarından yararlanması
  
• 
  Daha düşük maliyetli olması
  
• 
  Yeni yeteneklerin keşfedilmesi ve alt kadrolara fırsat verilmesi
  
• 
  Kurumdan dışarıya beyin göçünün engellenmesi
  
• 
  Elemanın adaptasyonun hızlı olması sonucu verimliliğin
  

2) Dış Kaynaklardan İnsan Kaynakları Temini

Personel ihtiyacının kurumun içinden karşılanamadığı durumlarda, dış kaynaklara başvurma yoluna gidilmektedir.Alınacak elemanın hem kurumsal hem de bireysel açıdan tatmininin sağlanması ve uyumlu bir çalışma ortamı yaratılması için bu adıma önem verilmesi gerekmektedir.Unutulmaması gereken husus, personel ihtiyacının nasıl olursa olsun karşılanması veya “adama göre iş”değil, “işe göre adam” ın seçilmesidir.

3) Duyuru Aracının Belirlenmesi ve Duyurunun Yapılması

Duyuru Araçları

Gazete İlanları

Internet

Şirket Çalışanlarının Tavsiyeleri

Danışmanlık Şirketleri - İş ve İşçi Bulma Kurumu

Eğitim Kurumları

Doğrudan Başvurular

Staj Uygulamaları

El Broşürleri ve Duvar Afişleri

Duyuruda Dikkat Edilmesi Gereken Konular

• 
  İlanlarda yalnızca en kritik mesleki nitelikler belirtilmeli ve iş tanımına ilanın en fazla yarısı ayrılmalıdır.
  
• 
  Rahatlıkla anlaşılabilmeli ve gerekli bilgiler belirli bir sırayla verilmelidir.
  
• 
  Görsel açıdan ilgi çekici olmalı, ancak gözü yorucu, çok süslü olmamasına dikkat edilmelidir. Duyuru, şirke açısından da önemli olduğundan dikkatle hazırlanmalıdır.
  

Gelen başvuruların kolaylıkla sınıflandırılabilmesi için, referans kodu veya numarası belirtilmeli, adayların özgeçmişlerine bu referans numaraları eklenmeleri sağlanmalıdır

4.2.3 Başvuruların Kabulü Ve Ön Değerlendirme Süreci

• 
  Bu aşamada gelen başvurulardan işin niteliğine en uygun olanlar elenir ve hangilerinin mülakata çağrılacağı tespit edilir.
  
• 
  Ön değerlendirme aşaması duyurunun doğru şekilde hazırlanıp hazırlanmadığını test etmek bakımından da önemli bir araçtır
  

4.2.4 İş Başvurusu Formunun Hazırlanması Ve İçeriği

Başvuru formunun içeriğinde yer alabilecek bilgiler;

• 
  Başvurulan Pozisyon
  
• 
  Kişisel Bilgiler
  
• 
  Eğitim Durumu
  
• 
  Katılınan kurs, seminer ve benzeri faaliyetler
  
• 
  Bilinen Yabancı Diller ve dereceleri
  
• 
  İş deneyimi
  
• 
  Referanslar
  
• 
  Kullandığı araç ve gereçler
  
• 
  Sağlık durumu
  
• 
  Ücret Beklentisi
  
• 
  Açıklama
  
• 
  İmza ve tarih
  
• 
  Değerlendiren hakkında bilgiler
  

4.2.5 Test Uygulamaları

Bu uygulamalar ile işin gerektirdiği bireysel özellikleri ölçmek mümkündür. Bu özellikleri belirlemek için kişiye bir takım testler uygulanabilir. Bu testler işin gereklerine uygun olarak kişinin niteliklerini ortaya çıkaracak şekilde geçerliliği ve güvenirliliği tespit edilmiş testler olmalıdır.

• 
  Yetenek Testleri
  
• 
  Zekâ Testleri
  
• 
  Kişilik Testleri
  
• 
  İlgi Testleri
  
• 
  Örnek Olay Testleri
  

4.2.6 İş Görüşmeleri (Mülakat)

Eleman seçimi açısından görüşme, kilit bir rol oynamaktadır. Çünkü işletme için iş gören adayın aday olmaktan çıkıp kurumun çalışanı olması büyük ölçüde görüşmenin sonucuna bağlıdır. Görüşmenin diğer bir önemi ise eleman seçimi sürecinin şimdiye kadarki aşamalarında daha çok kâğıt üzerinden değerlendiren kişinin ilk defa görülmesidir. Bu önemlidir. Çünkü bireyin sahip olduğu bilgi kişilik özellikleri ve yeteneklerinin kendi beyanı dışında değerlendirilmesi söz konusudur. Böylece görüşme, işe alınacak elemanları değerlendiren bir araç olarak ön plana çıkmaktadır. Görüşmenin temel amacı işe en uygun adayı belirlemektir. Dikkat edilirse bu amaç tüm seçim sürecinin de amacıdır. Görüşmenin diğer önemli bir fonksiyonu ise adayların kurum hakkında bilgi sahibi olmaları ve kurumun imajını öğrenmeleridir. Görüşme bir anlamda, işe alınacak bireyi daha yakından tanımaya, karşılıklı etkileşim kurmaya olanak sağlar. Son olarak, görüşmenin en önemli sonuçlarından birisi de başka herhangi bir yolla edinilmeyen ve insan ilişkilerine yönelik bilgilerin sağlanmasıdır. Nitekim bu bilgiler yüz yüze görüşmede rahatlıkla tespit edilebilir. Adayın konuşması, jest ve mimikleri, grup içindeki tavırları ve davranışları çeşitli konulardaki tutumları görüşme yoluyla belirlenebilir

Temel İş Görüşmesi Süreci

1)İş Görüşmesinin Planlanması: Başvuru formlarının işin gereklerinin değerlendirilmesi ve mülakat aşamasında ele alınacak konuların belirlenmesi konuyla ilgili sorunların planlanması ve organize edilmesi; İş görüşmesinin en uygun ortamda yapılmasının sağlanması

2)Bilgi Alınması: Bütün adaylardan ilgili bilgileri elde edilmesini sağlayacak soru tekniklerinin kullanılması; taraflar arasındaki güven ortamı bozmadan yetersiz cevapları veya sorunlu konuların yeniden soruşturulması

3)Bilgi Vermek: Personel adayına işletme ve iş hakkında uygun ve kesin bilgiler verilmesi ve adayın sorularının cevaplandırılması.

4)Kişisel/Kurumsal Etki: Görüşmecinin kişisel ve işletmenin temsilcisi olarak personel adayın üzerinde olumlu etki yaratması. Bu etki içersinde personel adayının mülakatçının ses tonundan, gözlerinden, giyiminden, davranışlarından ve hareketlerinden çıkardığı ilk etkilenme ve mülakat sırasında oluşan etkileşim yer almaktadır.

5)Personel Adayına Cevap: Görüşme süreci yürütülürken, adayın duygu ve düşüncelerinin dikkate alınması; konuşmalarına, davranışlarına ve sorularına cevap verilmesi, taraflar arasında güven ve sıcaklık duygusunun oluşturulması.

6)Değerlendirme: Seçim kararı vermeden önce, görüşme ile elde edilen tüm detaylı bilgilerin toplanması, bütünleştirilmesi ve hem iş gerekleri ile hem de bütün adaylar içerisinde karşılaştırılarak değerlendirilmesi.

4.2.7 Referans Araştırması

Personel adayları ile yapılan görüşmelerden sonra, bu süreçte başarılı olmuş adayların referans araştırmasının yapılması seçim sürecinin bir diğer aşamasını oluşturur. Adayın geçmişteki davranışlarının, kişiliğinin bir göstergesi olarak, gelecekteki davranışları hakkında ön fikir vereceği düşüncesiyle başvurulan tekniklerdir. Bu yolla aday hakkında öğretmenlerinden, eski işveren ve yöneticilerinden bilgi istenir. Önemli olan aday hakkında objektif bilgileri elde edebilmektir. Eski işveren, aday hakkında olumsuz bir yargıya sahip olsa da olumlu referans vermiş olabilir. Bazen de işten ayrılan elemanına kızan eski işveren veya yönetici onu özellikle kötüleyebilir. Bu bakımdan referans ve tavsiye mektupları personel seçiminde tek başına değil, ancak diğer tekniklerin yanı sıra kullanılmalıdır.

4.2.8 SAĞLIK KONTROLÜ

Sağlık kontrolü genellikle yapılan işin niteliği sonucu gerekmekte ve yasak zorunluluk olmaktadır. Diğer bir ifadeyle bu tür kontrol adayın fiziksel yeterliliğini ölçmek ve olası mevcut rahatsızlıklarının olumsuz etkileyip etkilemeyeceğini tespit etmek amacını taşır.

4.2.9 SON DEĞERLENDİRME VE İŞ TEKLİFİ

• 
  Bütün bu aşamalara rağmen hala tek bir aday üzerinde anlaşılmamışsa, son değerlendirmeye gidilir.
  
• 
  Son değerlendirmeyi çoğunlukla çalışma sırasında personel adayının amiri olacak kişi yapmakta, bazı durumlarda(özellikle yönetim kademeleri için ) adaylar ile tekrar mülakat yapılmaktadır.
  

4.2.10 İŞE YERLEŞTİRME VE ORYANTASYON

Bu aşama ile ilgili olarak departman yöneticisi, daha önceden bölüme yeni bir personelin alındığını diğer bölüm çalışanlarına duyurmuş ve yeni elemanın başlayacağı tarih, ismi ve diğer bazı özellikleri hakkında bilgi vermiş olması gerekmektedir. Bu gıyabi tanıştırma aşamasından sonra, İnsan kaynakları departmanında gerekli işlemlerini tamamlayan kişi, ilgili departman yöneticisine gönderilir. Yönetici elemanı karşılar ve ona departmanla ilgili konularda kısa bir açıklama yapar. İşe başlayan personel ile ilgili bilgi hemen personel lojman sorumlusuna aktarılır ve söz konusu kişi için eğer şirkette var ise personel lojmanında yer bulunur ve diğer ihtiyaçlarını karşılayacak önlemler alınır. Personel lojmanında kalacak kişinin, eşdeğer çalışanlarla aynı koşullara sahip olmasına dikkat edilir.Daha sonra, departman yöneticisi ya da yardımcılarından biri yeni işe başlayan personeli bölümün diğer çalışanları ile tanıştırır. İşe yeni başlayan kişilere iş yerini ve koşullarını tanıması açısından bir oryantasyon (işe alıştırma) eğitiminin uygulanması gerekir. Bu eğitimle yeni işe başlayan kişiye işletme ile ilgili temel bilgilerin verilmesi amaçlanır. İşe yeni başlayanların bireysel yeteneklerini, bilgilerini, becerilerini, tercihlerini ilgi ve kişiliklerini işle eşleştirme faaliyetleri olarak tanımlayabileceğimiz oryantasyon sürecinin amacı; yeni işe alınan çalışanın iş yerine alınmasını hızlandırmaktadır.