PresentacióN 7 reglamentos generales 8

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

Reglamento para la Administración y Prestación de Servicios de Transporte en el Registro Nacional

PUBLICADO EN GACETA DEL 9 DE MARZO DEL 2007

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

En uso de las facultades que les confieren las leyes General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres Nº 7331 y Ley de Creación del Registro Nacional, Ley Nº 5695 de 28 de mayo de 1975 y sus reformas.

Considerando:

I.—Que la Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres, Ley número 7331, dedica el Capítulo VII a regular el uso de los vehículos del Estado costarricense, así mismo el manual sobre normas técnicas de control interno relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, de la Contraloría General de la República, dispone en la norma 302.6 que la administración del servicio de transportes dispondrá de un reglamento que contengan las instrucciones necesarias para el adecuado uso de los vehículos.

II.—Por lo anterior, se debe contar con un Reglamento que establezca los lineamientos a seguir, para la administración y prestación de servicios de transporte en el Registro Nacional, el cual garantice el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia, así como los lineamientos de control interno, en procura de cumplir con el fin público encomendado al Registro Nacional.

III.—Que conforme el artículo tercero de la Ley de Creación del Registro Nacional Nº 5695, el Registro Nacional está dirigido por una Junta Administrativa que tendrá dentro de sus funciones generales, el preparar los proyectos de ley y dictar los reglamentos internos necesarios para establecer las medidas de organización y marcha de sus dependencias en procura de su mejor desempeño.

IV.—Que en sesión ordinaria Nº 06-2007 celebrada el día quince de febrero del dos mil siete, la Junta Administrativa del Registro Nacional en el ejercicio de sus funciones otorgadas por el artículo 3 inciso e) de la Ley de Creación del Registro Nacional, Nº 5695 de 28 de mayo de 1975, aprueba el “Reglamento de Transportes del Registro Nacional”. Por lo tanto, emite el siguiente:

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE EN EL REGISTRO NACIONAL

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento regula la administración y el uso general de los vehículos propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional; así como los deberes y responsabilidades de quienes lo utilizan, a efecto de garantizar que estos bienes sean destinados al fin público que esta Institución está llamada a cumplir.

Artículo 2º—Vehículos de uso Administrativo. Para efectos de este Reglamento, todas aquellas unidades actuales propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional y todas aquellas que en el futuro adquiera a su nombre, utilizadas única y exclusivamente en actividades que tengan relación con el cumplimiento propio de las funciones de la Institución se consideran de uso administrativo. Estos vehículos deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Deberán portar la placa oficial.

b) Deberán tener impreso permanentemente en los costados, el logotipo de la institución y la leyenda “uso oficial”.

c) Al finalizar la jornada, gira o actividad de trabajo, según corresponda, deberán quedar guardados en el lugar que para tal efecto dispone la institución. Salvo las excepciones que indique el presente Reglamento.

d) Todas las unidades estarán físicamente bajo la administración y control de la Unidad encargada de Transportes del Registro Nacional.

CAPÍTULO II

De la administración y uso de los vehículos oficiales

Artículo 3º—De la Unidad encargada de Transportes. La Unidad encargada de Transportes la cual depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa, se encargará de administrar el servicio de transportes y tendrá bajo su responsabilidad la fiscalización sobre el uso, y responsabilidad del mantenimiento de los vehículos propiedad de la Institución, además de velar por el cumplimiento de este Reglamento y demás normativa aplicable.

Artículo 4º—Funciones. Son funciones y responsabilidades del Jefe o encargado de la Unidad de Transportes respecto al servicio de transportes las siguientes:

a) Atender y desarrollar las labores administrativas y técnicas que involucra la administración de esta Unidad.

b) Atender y tramitar con prontitud los asuntos administrativos relativos a la fiscalización del uso de vehículos propiedad del Registro Nacional.

c) Llevar un registro detallado de cada uno de los vehículos sujetos a su control. El expediente de cada vehículo incluirá un historial que refiera documentalmente su adquisición, las medidas de mantenimiento que se le hayan aplicado y las que deben aplicarse, el régimen de aseguramiento que lo protege, las acciones de aseguramiento que se hayan ejecutado, el detalle de las infracciones y/o accidentes de tránsito en que haya participado el vehículo y demás información de acuerdo con lo establecido por la Norma 304.04.02 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno sobre el Uso y Mantenimiento de Vehículos, así como cualquier otra información de importancia que se considere contribuya a demostrar la propiedad, tenencia, uso y mantenimiento del vehículo. Aunadamente se llevará un registro de reparaciones y mantenimiento, conforme la información detallada que establece la Norma 304.04.04 del mismo Manual.

ch) Supervisar a los conductores de los vehículos, debiendo llevar un registro sobre los mismos, donde se incluyan los requisitos señalados en las Normas 313.04 y 313.05 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos, así como, sus datos personales, tipo de licencia(s) y vigencia, así como cualquier otro dato que permita ejercer una buena fiscalización respecto de los mismos, cuya autorización deberá ser emitida por el Superior Jerárquico respectivo y por el Jefe de la Unidad de Transportes. Este mismo registro deberá llevarse con relación a los colaboradores para los casos de emergencia, casos excepcionales donde no se cuente con el personal suficiente, y los demás casos previstos en este Reglamento.

d) Determinar los controles individuales que sean necesarios adoptar para garantizar la adecuada utilización de cada uno de los vehículos que estén bajo control de la Unidad encargada de Transportes del Registro Nacional, ajustándose a las disposiciones establecidas en la norma 314.01 del Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos.

e) Llevar a cabo las diligencias necesarias a fin de garantizar un adecuado uso del combustible que se concede a cada Trabajador Operativo, para el desarrollo de sus funciones, para lo cual se llevará un registro de control de combustible que contenga la información mínima mencionada en la Norma 304-04.03 del Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos.

f) Velar porque los vehículos estén debidamente asegurados y dar seguimiento de denuncias presentadas ante el Instituto Nacional de Seguros.

g) Informar, previa instrucción sumaria, a la Dirección Administrativa, sobre accidentes de tránsito y cualquier otra irregularidad acaecida con respecto a los vehículos a su cargo, así como efectuar los trámites y denuncias ante las instancias administrativas y judiciales que correspondan, con inclusión de aquellas que deben presentarse ante el Instituto Nacional de Seguros, según el procedimiento que establece este Reglamento. Para tales efectos se coordinará con la Dirección Administrativa, la realización de investigaciones o procesos administrativos relacionados con el uso de los vehículos de la Institución.

h) Realizar inspecciones periódicas a los vehículos bajo su responsabilidad para comprobar su estado en general, herramientas, portación de la tarjeta de circulación y certificado de propiedad, entre otros.

i) Velar por el adecuado mantenimiento, las reparaciones y en general por el buen estado de los vehículos de la institución, con inclusión de las medidas permanentes de limpieza y las de revisión periódica en talleres especializados según el kilometraje de cada vehículo.

j) Rendir un informe mensual ante la Dirección Administrativa, en donde se indiquen las actividades más relevantes que se ejecutan en este Departamento, así como cualquier incidencia relacionada con sus actividades.

k) Velar porque los vehículos y sus llaves sean ordinariamente depositados y custodiados en estacionamientos previamente establecidos por el Registro Nacional.

l) Realizar los trámites de inscripción y cualquier otra gestión registral necesaria para que los vehículos se inscriban a nombre de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Igualmente, le corresponderá realizar los trámites de desinscripción de los vehículos que dejen de pertenecer a la Institución o que, sean retirados de circulación.

ll) Supervisar la aplicación de la normativa existente y lo indicado en la solicitud de transporte.

m) Elaborar y presentar a la Dirección Administrativa, el anteproyecto del presupuesto anual, para cubrir las necesidades en cuanto al equipo, recurso humano y materiales. En dichas estimaciones se deberán incluir los cambios y reemplazos de unidades que salgan de operación, además de solicitar las modificaciones presupuestarias para que se realicen los ajustes que corresponden.

n) Gestionar ante el Departamento de Proveeduría la contratación de todos aquellos servicios de reparación y mantenimiento que esta Unidad no esté en condiciones de realizar.

ñ) Solicitar el reemplazo de aquellos vehículos que este Departamento considere necesario, indicando las características y recomendaciones técnicas de las nuevas unidades por adquirir.

o) Realizar programaciones periódicas de los servicios de transportes en los vehículos institucionales, de acuerdo con las solicitudes presentadas y la capacidad de servicio, las cuales se ajustarán para los efectos, a los requisitos mínimos establecidos en la norma 312.01 del Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos.

p) Establecer los mecanismos de coordinación que se requieran con los usuarios, en cuanto al uso, control y mantenimiento de los vehículos.

q) Realizar evaluaciones del servicio que se presta en materia de transportes y proponer políticas que orienten a un mejor desempeño y eficiencia.

r) Confeccionar todos los formularios que sean necesarios para el uso, control, administración, mantenimiento y demás actividades que se realicen en este Departamento.

s) Llevar un registro de firmas autorizadas para solicitar vehículos, para lo cual deberá contar con un libro de actas que permita su verificación. Igualmente se llevará un registro de los funcionarios encargados de autorizar el uso de los vehículos, conforme lo establece la norma 304.04.01 del Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos.

t) Efectuar pruebas teóricas y prácticas a los operadores que ingresen a trabajar para la Institución por primera vez, las cuales se harán en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, previo al vencimiento del periodo de prueba.

u) Administrar la utilización de repuesto y suministros para el mantenimiento de los vehículos. En caso de que se agote la existencia de los mismos, esta Unidad deberá presentar la solicitud ante el Departamento de Proveeduría con el fin de que se trámite la compra respectiva.

v) Gestionar ante la Proveeduría la apertura de órdenes de compra para la contratación de servicios de mantenimiento y reparaciones que requieren los vehículos.

w) Mantener la supervisión constante de los trabajos de mantenimiento que se realizan en la flotilla de vehículos, dentro y fuera de las instalaciones.

x) Solicitar por caja chica los montos que se requieran para la adquisición de repuestos o cualquier otro suministro que sea necesario, siempre y cuando no se encuentre en existencia y, que por razones de urgencia o conveniencia para la Institución, deba tramitarse bajo esa modalidad, cuando así lo defina el Superior Jerarca correspondiente.

y) Sacar de circulación cualquier vehículo, que ponga en peligro la integridad física de los funcionarios o terceras personas por su mal estado mecánico. Para este caso se deberá emitir un informe técnico que justifique esta decisión.

z) Enviar a más tardar en la primera semana del mes de diciembre de cada año, el oficio respectivo al Departamento de Tesorería, en el cual se solicite el pago de los derechos de circulación de cada uno de los vehículos, propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional, esto con el fin de que al inicio de cada año los vehículos cuenten con los derechos de circulación al día.

aa) Brindar la recomendación técnica al Departamento de Proveeduría para la selección de talleres de mantenimiento y reparación de vehículos, a fin de dar trámite a las reparaciones que requieran los automotores.

ab) Autorizar la recepción a entera satisfacción institucional, de los servicios de reparación de los vehículos.

ac) Realizar cualquier otra diligencia necesaria para la fiscalización del buen uso y mantenimiento de los vehículos.

ad) Asumir cualesquiera otras funciones y responsabilidades atinentes a su puesto.

CAPÍTULO III

De la asignación de vehículos a las oficinas regionales del Registro Nacional

Artículo 5º—Asignación de vehículos a oficinas Regionales del Registro Nacional. Las oficinas regionales que se encuentren ubicadas lejos de la sede central donde se ubica la Unidad de Transportes del Registro Nacional y que así lo requieran, podrán solicitar la asignación temporal de un vehículo de uso administrativo, el cual en caso de aceptar la solicitud, se asignará por un periodo de un año contado desde la fecha de asignación del mismo o, un plazo menor, cuando no se justifique la asignación ese plazo.

Artículo 6º—De la solicitud de asignación de un vehículo. El Director de Sedes Regional del Registro Nacional, deberá presentar ante la Dirección Administrativa, una solicitud de asignación de un vehículo de uso administrativo, indicando en ésta, cuales son las necesidades que la motivan, así como los demás requisitos que solicite la Dirección Administrativa para ese efecto.

Artículo 7º—Estudio de la solicitud de asignación de vehículos de uso administrativo. Una vez recibida la solicitud, el Director Administrativo, conformará un expediente con toda la documentación presentada, y cuando se cumplan todos los requisitos formales, analizará la solicitud y rendirá un informe respecto a la disponibilidad de unidades vehiculares, a efectos de determinar la factibilidad de asignar unidades específicas a estas oficinas , que remitirá junto con el expediente conformado a la Dirección General, para que ésta después del estudio de la solicitud y del Informe de la Dirección Administrativa, emita una respuesta, en la cual apruebe o deniegue la solicitud de asignación de vehículo a la regional solicitante.

Artículo 8º—Del control y la adecuada utilización de los vehículos de uso administrativo asignados a cada Sede Regional del Registro Nacional. El control y la adecuada utilización de los vehículos de uso administrativo que fueran asignados a las sedes regionales, recae sobre el Superior Jerárquico de esa dependencia administrativa, pero ello, sin perjuicio del control que le concierne mantener a la Unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos. El uso de tales vehículos, estará sujeto a los controles que se han establecido para los vehículos de la sede central, para lo cual, ésta última realizará una revisión periódica de los mismos y solicitará los informes que estime convenientes. Así mismo deberá vigilar el cumplimiento de la Ley de Tránsito, el presente reglamento y demás legislación aplicable a cada caso.

CAPÍTULO IV

Del uso prioritario de vehículos por parte de las direcciones y departamentos del Registro Nacional

Artículo 9º—Del uso prioritario de vehículos de acuerdo con el volumen de operaciones por parte de las Direcciones y Departamentos que conforman el Registro Nacional. El uso prioritario de vehículos por parte de los diferentes Departamentos y Direcciones, no consiste un uso exclusivo por parte de la respectiva unidad ó dependencia administrativa, ni tampoco se entenderá asignado a la misma y, procederá solamente en aquellos casos en que por el volumen de operaciones y por la índole de sus funciones así lo requieran, por los especiales modos y demandas de prestación del servicio público y, corresponderá a la Unidad de Transportes atendiendo criterios de racionalidad, oportunidad, disponibilidad de recursos y necesidad del servicio público que se brinda, otorgar o negar el uso prioritario de vehículos por parte de la Dirección o Departamento solicitante. Igual restricción aplica en tratándose de funcionarios en particular, bajo el principio de que, no se asignarán vehículos de uso exclusivo ni tampoco se entenderá asignado a ninguno en particular.

En todo caso, para efectos de la solicitud, programación y coordinación de los vehículos, se tendrán por incorporadas las reglas dispuestas en las Normas 312.01, 312.02 y 312.03 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno sobre el Uso y Mantenimiento de Vehículos.

Artículo 10.—Del adecuado uso de los vehículos. A las Direcciones o Departamentos del Registro Nacional, que se le autorice el uso prioritario de un vehículo deberán:

a) Comunicar a la Unidad de Transportes del Registro Nacional, en forma inmediata o dentro del día hábil siguiente, cualquier accidente o infracción a la Ley de Tránsito, el cual deberá ir acompañado del informe escrito de lo sucedido, suscrito por el conductor del vehículo, para que se tomen las medidas pertinentes, de acuerdo al procedimiento establecido en este reglamento.

b) Realizar los trámites necesarios ante la Unidad de Transportes, para que los funcionarios que operen el o los vehículos, se encuentre dentro de la lista de personas autorizadas para ese efecto, y;

c) Acatar cualquier disposición que la Unidad de Transportes emita, respecto de los controles y medidas de mantenimiento de los vehículos oficiales de uso prioritario.

d) Autorizar las salidas de los vehículos oficiales que se les haya otorgado su uso prioritario por parte de las Direcciones o Departamentos, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos para el adecuado uso de los vehículos oficiales, las disposiciones del presente reglamento y cualesquiera otra circular y normativa aplicable.

Artículo 11.—Del control de los vehículos de uso prioritario de las diferentes Direcciones y Departamentos. El control de mantenimiento de los vehículos de uso prioritario, así como su respectiva fiscalización estará a cargo de la Unidad de Transportes, cumpliendo así todas las reglas de control interno que se emitan para regular el uso de los mismos. En el mismo sentido, los Directores o Jefes de Departamento, en conjunto con los conductores de estos vehículos, deberán respetar los procesos y lineamientos emitidos por la Unidad de Transportes, así como observar y cumplir el presente Reglamento, para asegurar el adecuado uso de los vehículos de uso prioritario.

Artículo 12.—De la boleta de entrada y salida de los vehículos de uso prioritario de Direcciones y Departamentos. Las boletas de entrada y salida, deberán ajustarse estrictamente a los requerimientos establecidos en la norma 314.01 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos.

CAPÍTULO V

Del control de uso del combustible
Artículo 13.—Solicitud de combustible. La Unidad de Transportes del Registro Nacional, emitirá los lineamientos necesarios que deberán cumplir todos los usuarios de vehículos oficiales pertenecientes al Registro Nacional, en relación con la solicitud de combustible, para lo cual se ajustará al procedimiento establecido en el artículo 4 inciso e) del presente Reglamento, en acatamiento obligatorio de lo dispuesto en la norma 304-04.03 del Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos.

Artículo 14.—Liquidación de combustibles y sus requisitos. Para la liquidación de combustible, el chofer deberá cumplir con los requisitos exigidos por la Unidad de Transportes para este efecto.

CAPÍTULO VI

De los usuarios

Artículo 15.—Solicitud de transporte. Las solicitudes de servicios de transporte, contendrán la información mínima requerida conforme lo establece la Norma 312.01 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno sobre el Uso y Mantenimiento de Vehículos. Dichas solicitudes cumplirán con el trámite de autorización por parte del Jefe de la Unidad solicitante, conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Transportes, de manera previa al uso del servicio, mediante la presentación de solicitudes diarias de servicios.

Será obligación de los Jefes o Directores, informar por escrito a la Unidad de Transportes quién será la persona encargada de autorizar las salidas en caso en ausencia del titular de la Jefatura o Dirección, indicando el nombre del funcionario en quien se le delegue esa responsabilidad y el período que estará el funcionario autorizado para firmar esas solicitudes para que se registre la firma respectiva.

Los permisos de ruedo serán entregados una vez a la semana por parte de los Jefes o Directores, ante la Unidad de Transportes, con un detalle de las rutas realizadas y demás indicaciones que requiera la Unidad de Transportes.

Es responsabilidad del Jefe o encargado de la Unidad de Transportes, fiscalizar el adecuado uso que hagan las Direcciones y Departamentos de los vehículos que tienen para su uso prioritario, adoptando para este efecto el procedimiento atinente que le permita verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para el adecuado uso de los vehículos oficiales.

Las autorizaciones de ruedo fuera del horario normal de trabajo se adaptarán a lo dispuesto en la norma 313.06 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno sobre el Uso y Mantenimiento de Vehículos, en el sentido de que, la autorización debe ser girada por la Unidad de Transportes ó, por quien cumpla sus funciones, así como, por el Superior Jerárquico de la Unidad solicitante, y responderá a situaciones especiales muy calificadas y, para atender emergencias relacionadas con las funciones inherentes a la Institución o para realizar labores no postergables.

Artículo 16.—Obligaciones de los usuarios. Serán obligaciones de los usuarios del servicio de transporte:

a) Utilizar los servicios de transporte exclusiva y estrictamente en actividades oficiales de la Institución y propias del cargo que se ejerce, para lo cual deberá especificar claramente el lugar y motivo de la salida.

b) Informar por escrito al Departamento de Transportes de cualquier problema, irregularidad cometida u observada durante la prestación del servicio.

c) Cumplir con todas aquellas indicaciones establecidas en la solicitud de transporte, en caso contrario no se deberá dar trámite a la solicitud de transportes.

ch) En caso de que requiera un servicio después del horario ordinario, el interesado previamente deberá efectuar las diligencias ante la Dirección Administrativa, a fin de garantizar el permiso de ruedo del vehículo en horas no hábiles y realizar una solicitud de estudio de la situación, para que las autoridades pertinentes, valoren la viabilidad del pago de del tiempo extraordinario al conductor que deba atender ese servicio.

d) Presentarse a la hora indicada en que se brindará el servicio.

e) En caso de accidentes de tránsito, deberán los usuarios presentarse al departamento que se indique para rendir las declaraciones preliminares dentro del plazo indicado en la cédula de citación que se le envíe.

f) Ningún usuario podrá transferirse a otro vehículo de la Institución, sin previa autorización de este Departamento.

g) Portar durante el servicio el carné que lo identifique como funcionario de la Institución.

h) En caso de que la salida a campo interfiera con el horario de almuerzo del conductor; una vez ubicados en la zona de trabajo el encargado de la cuadrilla deberá programar el tiempo de almuerzo, que le corresponde al conductor, entre las 11,00 horas y las 13,30 horas, el cual no debe ser menor ni mayor a 45 minutos.

CAPÍTULO VII

De los conductores o trabajadores operativos

Artículo 17.—Conductores. Los vehículos solo podrán ser conducidos por funcionarios que ostenten el cargo de Trabajadores Operativos de Equipo Móvil y que estén debidamente autorizados para realizar estas funciones, salvo las siguientes excepciones: a) Cuando exista faltante de conductores para atender los servicios de transportes, la Unidad de Transportes podrá coordinar con cualquier Unidad de la Institución que facilite un funcionario que este debidamente acreditado y registrado como colaborador.

b) Para acreditar un funcionario como conductor deberá cumplir con los requisitos legales que exige la Ley de Tránsito, así como con las pruebas teóricas y de manejo que se indican en el artículo 6 inciso de este reglamento, además de tener las mismas obligaciones y responsabilidades que los demás conductores. Mientras haga uso del vehículo estará bajo las órdenes del Departamento de Transportes para efectos de que cumplir con la normativa vigente en todos sus ámbitos.

Artículo 18.—Deberes y responsabilidades de los conductores o trabajadores operativos. Son deberes y responsabilidades del conductor:

a) Transportar únicamente a personas o funcionarios que estén debidamente autorizados por la Unidad de Transportes.

b) Conducir el vehículo con el mayor cuidado y responsabilidad, manteniendo una actitud seria y responsable en el desempeño de sus funciones.

c) En caso de que se note una falla en el vehículo debe anotarlo en el reporte de trabajo diario y además informar de inmediato la situación presentada a la jefatura del Departamento de Transportes, con el fin de recibir instrucciones.

ch) Presentar la licencia de conducir periódicamente a la Jefatura a la que pertenezca o bien a la Jefatura de la Unidad de Transportes, cuando ésta lo solicite, de lo contrario, al conducir un vehículo de la Institución con licencia vencida lo hará bajo su responsabilidad.

d) Portar en todo momento la solicitud de transporte debidamente firmada y sellada así como el permiso de ruedo para circular en días y horas no hábiles. Además, portar los documentos que exige la Ley de Tránsito a saber, placas, título de propiedad, tarjeta de circulación, eco marchamo, licencia de conducir, autorización para conducir un vehículo del Estado, carné que lo identifique como funcionario de esta Institución.

e) Deberán velar por las condiciones de seguridad y el mejor estado de conservación y limpieza del vehículo bajo su responsabilidad.

f) Custodiar y cuidar las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias de que disponga el vehículo del cual haga uso, así como realizar y reportar cada mes el inventario de todos los equipos y accesorios. En caso de extravío deberá reportarse dentro del día hábil siguiente. Para los casos de vacaciones y otras ausencias deberá realizar la respectiva devolución del vehículo reportando los implementos con que cuente el mismo al momento de la entrega.

g) Cubrir las multas por infracciones a la Ley de Tránsito y otras regulaciones que sean penalizadas por los inspectores, cuando incurran en ellas, salvo que éstas se deban a desperfectos en el vehículo, caso fortuito o fuerza mayor.

h) Guardar el vehículo al finalizar la jornada de trabajo en el parqueo de la Institución, cuando corresponde a giras donde no se defina el lugar de estacionamiento quedará bajo la responsabilidad del encargado del vehículo dejarlo en el lugar que reúna las condiciones apropiadas para la seguridad del vehículo.

i) Realizar previo a la utilización del vehículo, las revisiones rutinarias que se efectúan a diario antes de salir, comprobando que los depósitos se encuentren con el nivel de los aceites y fluidos que requiere la unidad, para su buen funcionamiento.

j) Atender al usuario con la prontitud requerida.

k) Mantener el itinerario que se indique, debiendo abstenerse de realizar cambios en las rutas o destinos para asuntos personales.

l) En caso de accidente o de cualquier otra infracción a la Ley de Tránsito, deberá dar aviso inmediato tanto a las autoridades de tránsito, como al Instituto Nacional de Seguros y al Departamento de Transportes, así mismo deberá someterse a la prueba de alcoholemia en caso de que así sea solicitado por la autoridad de tránsito, así como también interponer oportunamente las denuncias correspondientes y asistir a las audiencias señaladas por la autoridad judicial. Deberá también reportar las infracciones cometidas de acuerdo con lo dispuesto por la Ley Nº 7331 “ Ley de Tránsito por vías Públicas Terrestres”.

ll) En caso de accidente presentarse dentro del plazo establecido por la ley de tránsito ante la autoridad judicial competente a rendir declaración, observando para este efecto, los lineamientos establecidos en el presente reglamento.

m) Presentar la solicitud y liquidación de combustible conforme a lo establecido por la Unidad de Transportes.

n) El conductor que en conocimiento de la existencia de un daño causado a un vehículo propiedad de la Institución lo oculte, asumirá la responsabilidad legal que por su conducta pueda imputársele.

o) Los deberes establecidos en los incisos anteriores, aplican tanto para los Trabajadores Operativos como para cualquier otro funcionario que por cualquier causa sea autorizado para la conducción de un vehículo.

p) Cuando se realicen giras que ameriten la solicitud de viáticos, se deberá cumplir con las disposiciones del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos y demás normativa.

q) Atender todas las obligaciones que le imponga la Unidad de Transportes en relación con el mantenimiento de los vehículos que operen.

CAPÍTULO VIII

De las prohibiciones de los conductores o trabajadores operativos
Artículo 19.—Prohibiciones. Queda absolutamente prohibido:

a) Operar el vehículo durante el disfrute de su periodo de vacaciones u alguna otra licencia o permiso.

b) Ceder la conducción del vehículo a personas no autorizadas para ello, salvo situaciones excepcionales de fuerza mayor. En este caso deberá informar a más tardar dentro de un día hábil los motivos que justifican su actuación.

c) Utilizar el automotor para un fin distinto al autorizado.

ch) Conducir bajo los efectos del licor o de cualquier otra droga que disminuya la capacidad física o mental del conductor.

d) Utilizar indebidamente los combustibles, herramientas y repuestos asignados al vehículo.

e) Adherir al vehículo rótulos, membretes o cualquier clase de distintivo u objetos que no sean oficiales.

f) Hacer abandono del automotor sin causa justificada.

g) Operar el vehículo sin la correspondiente autorización del Departamento de Transportes.

h) Mantener estacionado el vehículo donde exista peligro para su seguridad y la de los usuarios, así como de los accesorios, materiales o equipos que transporta.

i) Propiciar o de cualquier forma hacer incurrir a la Administración en errores, anomalías e irregularidades en la solicitud y liquidación de combustible.

j) Causar alteración o daños materiales a los vehículos oficiales.

k) Sustraer cualquier tipo de herramientas, repuestos y accesorios del vehículo.

l) Utilizar el vehículo sin cumplir con los requisitos legales exigidos por la Ley de Tránsito.

ll) Hacer algún arreglo extrajudicial en caso de accidente de tránsito.

m) En lo que no se establezca en el presente Reglamento, se incorporan las prohibiciones establecidas en la Ley de Tránsito vigente. Estas prohibiciones también son aplicables a los conductores que no pertenecen a la Unidad de Transportes.

CAPÍTULO IX

De los accidentes e infracciones a la Ley de Tránsito

Artículo 20.—Obligaciones del conductor ante un accidente de tránsito. En caso de un accidente de tránsito, la Administración actuará conforme lo establecido en la norma 317.02 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno sobre el Uso y Mantenimiento de Vehículos, siendo obligación del conductor cumplir con las disposiciones que sobre el particular se hayan establecido en el presente Reglamento, así como en la Ley de Tránsito vigente para los casos de accidentes de vehículos del estado y demás instrucciones giradas por escrito en cuanto al procedimiento a seguir sobre el particular. Asimismo debe el conductor permanecer en el lugar del accidente, hasta que las autoridades respectivas se apersonen, deberá además, tomar todas las medidas de seguridad que resulten convenientes, salvo que sus condiciones físicas producto del accidente no se lo permitan.

En caso de que el conductor no sea del Departamento de Transportes, deberá además informar a la Dirección o Departamento al que pertenezca.

Artículo 21.—Se prohíbe al conductor efectuar arreglos extrajudiciales en caso de accidente, según lo dispone el artículo 237 de la Ley de Tránsito vigente.

Artículo 22.—En todo caso de accidente de tránsito con vehículos propiedad del Registro Nacional, el conductor deberá realizar un informe escrito sobre los hechos acontecidos, que entregará a la Unidad de Transportes del Registro Nacional, dentro de los tres días hábiles posteriores al evento siempre que no se encuentre imposibilitado para ello. Si se trata de un conductor que no pertenece a la Unidad de Transportes, deberá además remitir copia de ese informe a su jefe inmediato.

Artículo 23.—El Jefe del Departamento de Transportes, procederá a realizar un informe sobre lo acontecido en el accidente de tránsito, el cual será remitido a la Dirección Administrativa, para efecto de determinar las eventuales responsabilidades. Asimismo, deberá iniciar los trámites correspondientes para la reparación del vehículo.

Artículo 24.—En todo caso de accidente de tránsito corresponderá al Departamento de Asesoría Jurídica brindar el apoyo legal suficiente ante las instancias judiciales que correspondan en representación de los intereses del Registro Nacional y ante las cuales tenga la legitimación correspondiente.

Artículo 25.—Si en la resolución de la autoridad judicial de tránsito se declara la responsabilidad del conductor al servicio del Registro Nacional, éste deberá reintegrar las sumas que la Institución haya cancelado por concepto de deducible al Instituto Nacional de Seguros, o bien el monto respectivo cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible. Asimismo, deberá reconocer cualquier otra suma adicional que la Institución haya tenido que pagar producto del accidente.

Artículo 26.—Todo conductor del Registro Nacional involucrado en un accidente de tránsito con un vehículo oficial deberá responder civilmente según los términos del artículo anterior sin perjuicio de cualesquiera otra responsabilidad de tipo penal o disciplinaria. En dichos casos regirán las disposiciones del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia y demás normativa aplicable.

Artículo 27.—Con ocasión de un accidente, será igualmente responsable el funcionario que sin justa causa y la debida autorización, permitió a otra persona conducir el vehículo que se le asignó, según lo dispone el artículo 238 de la Ley de Tránsito vigente.

Artículo 28.—Si en la resolución de la autoridad judicial de tránsito se declara responsable a un tercero, éste deberá indemnizar al Registro Nacional, para lo cual deberán iniciarse los respectivos trámites de cobro.

CAPÍTULO X

Administración de la póliza de seguros de automóviles voluntaria

Artículo 29.—Todos los vehículos de la institución deberán estar cubiertos por una póliza de seguro voluntario, además de la de seguro obligatorio para vehículos automotores. La póliza de seguro voluntario deberá cubrir al menos los siguientes riesgos:

I. Lesión o muerte de personas.

II. Responsabilidad civil por daños a terceros.

III. Colisión y vuelco.

IV. Robo y hurto.

V. Vuelco y riesgos adicionales.

Artículo 30.—El Jefe de la Unidad de Transportes, tendrá a cargo la administración de la póliza de “Seguros de Automóviles Voluntaria” y deberá hacer un adecuado manejo y aprovechamiento de esta, en salvaguarda de los bienes institucionales, para lo cual deberá, entre otros:

a) Constatar que la bonificación y recargos asignados a la flotilla del Registro Nacional, en el pago de su prima, procedan de conformidad con lo estipulado en la respectiva Póliza de Seguro.

b) Velar porque el Instituto Nacional de Seguros traslade la bonificación de las unidades dadas de baja a las nuevas, cuando se de una renovación parcial o total de la flotilla de vehículos.

c) Mantener documentación e información completa, exacta, actualizada y de fácil ubicación relacionada con la administración de la “Póliza de Seguro de Automóviles Voluntaria”.

d) Ocuparse y resolver las observaciones de los peritos del Instituto Nacional de Seguros, formuladas en razón de la valoración de los vehículos para renovación de la póliza. Las reparaciones que deban hacerse a dichos vehículos deberá coordinarlas con el Departamento de Proveeduría.

e) Revisar periódicamente los límites de cobertura para los distintos riesgos asegurados, así como recomendar la actualización del nivel de cobertura o del monto económico de la póliza si ello resulta necesario para mantener la protección debida.

f) Avisar y solicitar al Departamento de Proveeduría cuando las condiciones así lo ameriten, la variación en el precio de los vehículos asegurados, para el ajuste en el momento de las primas a pagar correspondientes a las coberturas de daños a la propiedad.

CAPÍTULO XI

De los procedimientos para la aplicación de sanciones

Artículo 31.—Procedimientos. En caso de cualquier situación anómala que contravenga lo estipulado en la normativa existente se dará trámite a las medidas disciplinarias, aplicando en todos los casos, La Ley General de la Administración Pública, el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia, el presente reglamento y las circulares y directrices que en materia disciplinaria haya dictado el Director General u otra autoridad competente. Procedimiento que se hará en estricto respeto al principio del debido proceso.

CAPÍTULO XII

Disposiciones finales

Artículo 32.—Legislación Supletoria. Para efectos de interpretación e integración, en lo no regulado en este Reglamento, habrá de remitirse a las normas de la Ley de tránsito, Ley General de la Administración Pública, Código de Trabajo, Ley de Creación del Registro Nacional, Reglamento Autónomo de Servicio del Registro Nacional y demás normativa de derecho público aplicable.

Artículo 33.—Rige. El presente Reglamento rige a partir de su publicación, y así mismo deroga todas las directrices anteriormente dadas en esta materia dentro de esta Institución y para los efectos procedentes.

San José, 26 de febrero del 2007.—Lic. Dagoberto Sibaja Morales, Director General.—1 vez.—(Solicitud Nº 46002).—C-293145.—(17630).