“Birim, misyon, vizyon ve hedeflerine nasıl ulaşmaya çalışıyor?” sorusunun cevabını verebilmek üzere, kurumun kalite güvencesi süreçleri, iç değerlendirme süreçleri ve eylem planları,
“Birim, misyon ve hedeflerine ulaştığına nasıl emin oluyor?” sorusunun cevabını verebilmek üzere, kurumun kalite güvencesi süreçleri ve iç değerlendirme süreçleri kapsamındaki ölçme ve izleme sistemi,
“Birim geleceğe yönelik süreçlerini nasıl iyileştirmeyi planlıyor?”sorusu kapsamında yükseköğretimin hızlı değişen gündemi göz önüne alınarak birimin rekabet avantajını koruyabilmek amacı ile ne tür iyileştirmeler yaptığı, Üniversitenin iç ve dış değerlendirme (program akreditasyonu, laboratuvar akreditasyonu ve sistem standartları yönetimi -ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO50001 vb.) çalışmaları, ödül süreçleri (EFQM, …) kapsamında birimde geçmişte gerçekleştirilen ve halen yürütülen çalışmaların nasıl kurgulandığı ve yönetildiği,
“Birim, misyon ve hedeflerine nasıl ulaşmaya çalışıyor?” sorusuna yanıt oluşturmak üzere, Üniversitenin yukarıda linki bulunan 2016 yılı kurumsal dış değerlendirme raporu sonuçlarına göre, birim kendi sorumluluğuna düşen konularda gerekli çalışmaları başlatmış mıdır? Düzeltici, iyileştirici, mükemmelleştirici faaliyetlerle süreçlerini nasıl izlediğini; bu iyileştirme faaliyetlerinin etkilerinin birimin işleyiş ve iş yapış yöntemlerine nasıl yansıdığı (kısacası iyileştirme çevrimlerinin nasıl kapatıldığı [Planlama, Uygulama, Kontrol Etme ve Önlem Alma (PUKÖ) döngüsü)]
anlatılmalıdır.
Birimin misyon, vizyon, stratejik hedefleri ve performans göstergelerini belirlemek, izlemek ve iyileştirmek üzere kullandığı tanımlı bir süreci bulunmalıdır.
Birimin misyon, vizyon ve hedefleri kurumsal duruşunu, önceliğini ve tercihlerini nasıl yansıtmaktadır?
Fakültenin yapısal ve işleyiş özellikleri değerlendirilmiştir. Üniversitenin Vizyon, Misyon, ve Stratejik Planı tüm birimlerin görüşleri alınarak hazırlanmıştır. İlgili kurullarda tartışılarak son şekli verilen Plan çerçevesinde vizyonu, değerleri ve etik ilkeleri ışığında Kalite Politikası belirlenmiştir.
Birimin stratejileri ve bu stratejileriyle ilişkili hedefleri misyon ve vizyonu ile ilişkili midir?
Birimin stratejileri ve bu stratejileriyle ilişkili hedefleri misyon ve vizyonu ile ilişkili olarak yapılmaktadır.
Birimsel kaynakların paylaşımında alt birimler arası denge nasıl kurulmaktadır?
Birimsel kaynakların paylaşımında alt birimler arasında ayrım yapılmaksızın bilgilendirme yapılarak, birime ait yıl verileri, standart olarak istenilmektedir. Birimlerin ihtiyaç ve talepleri aciliyet ve öncelikler dikkate alınarak Fakülte Yöneticisi olan Dekan tarafından dengeli ve adil bir şekilde tamamlanmaktadır.
Birimin, Üniversitenin Kalite Politikası konusundaki görüşü nedir? Üniversitenin, tüm süreçleri kapsayacak şekilde tanımlı ve ilan edilmiş bir Kalite Politikası bulunmakta mıdır? Üniversitede kalite politikası değişikliği gerekli mi, değişiklik konusunda önerileriniz var mı?
Üniversitemizin WEB sayfasında ilan edilmiş bir kalite politikası bulunmaktadır. Üniversitemizin eğitim,öğretim, araştırma ve her türlü hizmetlerin değerlendirilmesi, kalitelerinin geliştirilmesi, iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, geliştirilmesi ve değerlendirilmesi ile bağımsız dış değerlendirme süreciyle kalite düzeyinin onaylanması ve tanınması ile ilgili politikaları belirleyerek, stratejik planında belirleyerek ve duyurarak, iç ve dış paydaşlarımızla paylaşmıştır.
Üniversitenin 2012-2017 dönemi stratejik planındaki amaç ve hedefler, 2018-2022 dönemi stratejik planında değiştirilerek yeni stratejilerini belirleyerek, deklare ederek, bütün paydaşlarıyla paylaşmıştır.
Birim, Üniversitedeki Kalite Politikasının birim içi ve dışı yayılımını nasıl sağlamaktadır? Birim akademik ve idari personelinin Üniversite kalite politikası hakkındaki farkındalık düzeyi nedir?
Fakültemizin kalite hedeflerini gerçekleştirmek için tüm paydaşlarının katkılarını önemsemektedir. Bu nedenle kalite politikasına esas teşkil eden performans verilerinin öğretim üyelerinden ve anabilim dallarından temin edilmesiyle, kalite sürecinin içerisinde yer almaları sağlanmaktadır. Öğrencilerin, öğretim elemanları ve eğitim-öğretimle ilgili fikirlerini, görüş ve önerilerini yılda iki defa doldurdukları öğretim elemanları değerlendirme anketleri ile de öğrencilerin kalite sürecinde yer almaları sağlanmaktadır. Aynı şekilde çalışanlardan (akademik-idari personel) alınan memnuniyet anketleriyle de süreçte yer almaları ve fikirleri, görüş-öneri ve şikayetleri alınmaktadır. Üniversiteye ait yönetmelik ve birimlere ait yönergelerin hazırlanmasına dair yapılan toplantılara idari birimlerin katılımı sağlanmaktadır. Kullanılan otomasyon sistemi, tüm birimlerin ihtiyacı doğrultusunda görüş alınarak yapılandırılmaktadır.
Birimde Üniversite kalite politikasının benimsendiğini gösteren uygulamalar nelerdir?
Üniversitemizin kaynaklarının etkin, etkili, ekonomik ve amacına uygun bir şekilde kullanılması, iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğu, faaliyetler hakkında düzenli, zamanında, güvenilir, bilgi üretilmesi, idarenin varlıklarının korunması hakkında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracı olan kalite politikası Fakültemizce de benimsenmektedir. Kontrol faaliyetlerinin yanında, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsayan ve çalışanlarımızın büyük bölümünün bu süreçte rol alması sağlanmaktadır. Üniversitemizin Kalite Komisyonuna fakülte temsilcisi olarak öğretim üyesi görevlendirilmiş olup, kurul çalışmaları ile bilgilendirmeler Dekanlık üst yönetimine ve Fakülte/Yönetim Kurullarımızca davet edilerek periyodik olarak yapılmaktadır.
Üniversitenin Kalite Politikası, birimin tercihilerini yansıtmakta mıdır? (standartlara uygunluk, amaca uygunluk ya da her ikisi birlikte vb.)
Üniversitenin Stratejik Planlama süreci 2010 yılında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kuruluna görevin verilmesi ile başlamıştır. Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme kurulu üniversitenin stratejik planlama komisyonunun oluşturulmasını ve stratejik planın hazırlanmasına yönelik yol haritasını belirleyerek tüm üniversite personelinin katılımıyla toplantılar düzenlemiş, kurumsal kalite kültürünün oluşturulmasını sağlayarak; vizyon, misyon ve temel değerlerini belirlemiştir.
Stratejik hedefler ile birimde geçerli olan Kalite Yönetimi uygulamaları nasıl entegre edilmektedir? Bu entegrasyonun sürekliliği nasıl güvence altına alınmaktadır?
Stratejik hedefler ile birimde geçerli olan Kalite Yönetimi uygulamaları strateji komisyonu tarafından yapılan toplantılarla entegre edilmektedir. Kurumlar, stratejik planlarında belirlenen amaç ve hedefler ile bunları gerçekleştirecekleri faaliyetleri belirlemektedirler. Bağlı birimlerde kendi özel durumları dışında ki amaç ve hedeflerini kurumun amaç ve hedefleriyle uyumlu ve bir bütünlük içerisinde belirlemeleri gerekmektedir. Kalite olgusunun kurum için bütüncül bir yaklaşım olması, birbiriyle de entegre olması kadar doğal bir durum olamaz. Bu süreç Fakültenin faaliyet ve performans verileriyle, kurumun kalite ölçütlerine göre analizi ve değerlendirmesi yapılmaktadır.
Birimin, Üniversitenin stratejik planıyla uyumlu olarak izlemesi gereken performans göstergeleri tanımlı mıdır? Bu göstergeleri nasıl izlemektedir? Göstergeler hangi alt birimleri kapsamakta ve hangi seviyelere (alt birim, birey) kadar inmektedir?
Belirlenen misyon ve hedeflenen vizyona ulaşmak üzere Üniversitenin 2012-2016 yıllarını kapsayan bir stratejik plan oluşturulmuş ve performans göstergeleri belirlenmiştir. Bu plan çerçevesinde Fakültenin 2013-2018 dönemi stratejik planı hazırlanmıştır. Buna göre fiziksel altyapının geliştirilmesi, bilim ve teknoloji üretilmesi, eğitim ve öğretimin geliştirilmesi, toplumsal gelişime katkı ve üniversitenin güçlü bir kurumsal yapıya dönüştürülmesi olmak üzere beş stratejik amaç belirlenmiştir. Bu amaçları gerçekleştirmeye yönelik 16 hedef ve hedeflere yönelik 134 faaliyet belirlenmiştir. Üniversite Senatosunca 05 Haziran 2012 tarihinde onaylanarak uygulamaya konulan Stratejik Plan üniversitedeki her türlü faaliyet için esas olmuş ve her yılın sonunda yapılan değerlendirmeler ile amaçlanan hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı performans göstergeleri aracılığı ile izlenmiştir. Stratejik planın oluşturulmasında paydaşların görüşleri de alınmıştır. Fakülte Faaliyet ve Performans Raporlarına esas alınan veriler her anabilim dalından alınan anabilim dalı ve öğretim üyelerinin faaliyet raporlarından hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığına ilişkin veriler alınmaktadır. Bu işlemlerle, fakültenin alt birimlerinin ve personellerinin süreç içerisinde aktif olarak yer almaları gerçekleştirilmiştir. 2017 yılı sonu itibariyle birimler ve birimlere bağlı Anabilim Dallarınca, Üniversitenin stratejik planıyla uyumlu olarak izlemesi gereken performans göstergelerini tanımlamış ve bu göstergelerin yılda iki defa birim sorumlularınca değerlendirilerek, Fakülte Dekanı tarafından yılın değerlendirmesi ve gelecek yılın planlamasının yapıldığı performans sunumları senatoda yapılmıştır. Düzeltici-Önleyici Faaliyetler Kalite yönetim sisteminin kurulması ve yönetimi için gerekli organizasyon, dokümantasyon, yürütülecek çalışma ve toplantılar, iç denetim süreci ve iyileştirme faaliyetleri İstanbul Medipol Üniversitesi Kalite Komisyonu Yönergesi ile detaylı olarak tanımlanmıştır. Değişim Yönetimi Günümüzde rekabetin gittikçe şiddetlenmesi, bütün kurumlarda olduğu gibi üniversiteleri de etkilemektedir. Başarılı olabilmek için, amaçlarımızın ve önceliklerimizin belirlenmesi, akılcı bir planlama ile uygulamaya konulması ve hedeflerimize ne kadar ulaştığımızın takibi son derece önemlidir. Bu süreç stratejik planlama ile başlamaktadır. Bu amaçla en önemli paydaşlarımızdan idari ve akademik personel ile öğrencilerden kurumumuz ve hizmetlerimiz hakkındaki şikâyet, memnuniyet ve önerileri anketler ile toplanmakta ve ilgili birim sorumlularınca gerekli düzenlemelere gidilmektedir. Üniversitemizde 2013-2015 yılları arasında, öz değerlendirme amacıyla Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve kalite Geliştirme Rehberi’nde yer alan merkezi olarak standart anket uygulamaları yapılmıştır. Üniversite Kalite komisyonu anket çalışmalarının daha verimli olması amacıyla, akademik personel, idari personel, öğrenciler ve mezunlar için 4 farklı anket formu geliştirmiştir. Ayrıca; Fakültemiz, akreditasyon çalışmalarına da önem vermekte olup akreditasyon ön çalışmalarına 2015 yılında başlanmış olup, 2017’ de Akreditasyon başvurusunda bulunulmuştur. Bir yıllık bir ön kabul-izleme süreci devam etmektedir. Bu süreç, yenilenmiş ÖDR raporunun Ağustos 2018’ de sunulmasıyla tamamlanacaktır.
Birim, izlediği performans göstergeleri içerisinde anahtar performans göstergelerini belirlemekte midir?
Birim, izlediği performans göstergeleri içerisinde anahtar performans göstergelerini belirlemektedir. Bu göstergeler 6 (altı) başlık altında izlenerek değerlendirilmektedir.
Performans Göstergeleri
Tanımlanmış
Renk-Kod
Planlanandan önce yada göstergelerin üzerinde gerçekleşen faaliyetler
Yeşil
Planlandığı süre ve göstergelerde gerçekleşen faaliyetler
Mavi
Faaliyet planı döneminde gecikmeli olarak gerçekleşen faaliyetler
Turuncu
Kısmen tamamlanan faaliyeler
Sarı
Henüz tamamlanmamış ancak planlanan zaman aralığında tamamlanması mümkün olan faaliyetler
Mor
Hedeflendiği yıl içinde yapılamayan faaliyetler
Kırmızı
Birim uluslararasılaşma konusunda bir strateji belirlemekte midir?
Üniversitenin değişim programıyla ilgili esaslar “İstanbul Medipol Üniversitesi Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Erasmus Programı, Program Ülkeleri arasında Öğrenci/Personel Hareketliliği Yönergesi’nde düzenlenmiştir. Tıp Fakültesinde Erasmus kapsamında 12 üniversite ile anlaşma sağlanmış olup toplam kontenjan sayısı 31 olarak belirlenmiştir. Yine Erasmus programı kapsamında 2014-2017 tarihleri arasında 10 adet öğrenci yurtdışına gönderilmiş, 22 öğrenci yurtdışından Üniversitemize kabul edilmiştir. Uluslararası Öğretim Elemanlarının Katkısı değerlendirilmektedir. Yabancı uyruklu öğretim elemanlarının ya da Erasmus Programıyla yurt dışından gelen öğretim elemanlarının katkısı önemsenmekte ve değerlendirilmektedir. Fakültemizde görev yapan yabancı uyruklu öğretim elemanlarının listesi aşağıdadır.
Birim bu stratejisini başarmak üzere hedeflerini ve izlemesi gereken performans göstergelerini belirlemiş midir? Bu göstergeleri nasıl izlemektedir? Sonuçlarına göre neler yapılmaktadır?
Birim bu stratejisini başarmak üzere hedeflerini ve izlemesi gereken performans göstergelerini birimin stratejik planında belirlemiştir. Her yıl stratejik planında belirlenen amaç, hedef ve faaliyetlerinin yerine getirilip getirilmediği anabilim dalı başkanlıklarından her eğitim-öğretim yılı sonunda alınan Anabilim Dalı ve kişisel faaliyet raporlarından izlenmekte ve değerlendirilmektedir.
Uluslararası protokoller ve işbirliklerinin sonuçları nasıl izlenmekte ve değerlendirilmektedir?
Fakültemizin uluslararası düzeyde imzalanmış işbirliği protokölü henüz bulunmamaktadır.
Birimin kalite güvencesi sisteminin kurulması ve işletilmesi kapsamında, Üniversite Kalite komisyonuna karşı sorumlu kalite temsilciliğinin yetki, görev ve sorumlulukları açık şekilde tanımlanmalıdır.
Birimde tanımlı, periyodik olarak gerçekleştirilen ve sürekli iyileştirme bakış açısıyla yürütülen Kalite Yönetim süreçleri (sistemi, yaklaşımı, mekanizması vb.) bulunmakta mıdır? Süreçler nasıl izlenmektedir? Düzeltici, iyileştirici, mükemmelleştirici faaliyetler nasıl yapılmakta ve takip edilmektedir?
Kurum tarafından gerçekleştirilen Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme (ADEK) çalışmaları (2010-2014), İç değerlendirme kapsamında iyileştirme çalışmaları, stratejik hedeflere yönelik performans göstergelerine yönelik planlanan faaliyetler, periyodik gözden geçirmeler, paydaş anketleri, performans göstergeleri gibi iyileştirme araçları kullanılarak gerçekleştirilmektedir.
Birim kalite temsilcisinin yansıra, birime özgü kalite odaklı çalışma grubu bulunmakta mıdır?
Tıp Fakültesi Akreditasyon sürecinde farklı komisyonlardan (Özdeğerlendirme Komisyonu, Ölçme Değerlendirme Komisyonu vb.) oluşan çalışma grupları ile özdeğerlendirme rapor hazırlama sürecinde yer aldığı için bu grupların görevleri aynı zamanda birime özgü kalite odaklı çalışma grupları olarak değerlendirilmektedir. Üniversite Kalite Kurulunda Fakültemizin temsilcisi Dr. Öğr. Üyesi Şule AYLA görev yapmaktadır.
Kalite Yönetiminden sorumlu temsilci, birim yönetimiyle nasıl ilişkilendirilmektedir?
İstanbul Medipol Üniversitesi Kalite Komisyonu, üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, akademik ve idari hizmetlerin değerlendirilmesi, kalite yönetim sisteminin kurulması, uygulanması ve sürekli iyileştirmesi için yapılacak her türlü çalışmayı yürütmek amacıyla kurulmuştur. Kurulun üye sayısı ve üyeleri, üniversite senatosu tarafından belirlenmiştir. 24 Komisyon üyeleri, aynı fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve meslek yüksekokullarından birer temsilci olmak üzere farklı bilim alanlarından 13.10 2015 tarihli Üniversite senatosunca belirlenen üyelerden oluşturulmuştur. Komisyon üyeleri arasında Üniversite Genel Sekreteri, Öğrenci Temsilcisi ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı da bulunmaktadır. Komisyonun Başkanı Rektör olup, Rektörün bulunmadığı zamanlarda Rektör Yardımcısı komisyona başkanlık eder. Üniversite kalite komisyonunda ki Fakülte temsilcisi Dr. Öğr. Üyesi Şule AYLA, ayda bir defa Fakülte Kurulu veya Yönetim Kurulunda süreçle ve yol haritası ile ilgili bilgilendrme yapmakta, ilgililerle koordinasyon görevini üstlenmektedir.
Birimde Kalite Yönetimi çalışmalarına tüm alt birimlerin katılımı nasıl sağlanmaktadır?
Kuruluşundan bu yana stratejik yönetim bilincinin ve kalite kültürünün yerleşmesini önemseyen Fakültemizde plan hedeflerini gerçekleştirmek için tüm paydaşlarının katkıları önemsemektedir. Bu sürecin ne yazık ki zaafiyeti bulunmaktadır. Fakültemizin Temel Tıp Bilimleri Bölümünde görevli öğretim üyelerinin bir bölümü Kavacık Güney Yerleşkemizde, bir kısmı Kavacık Kuzey Yerleşkesindeki REMER’ de görev yapmaktadır. Dahili ve Cerrahi Tıp Bilimleri Bölümündeki klinisyen öğretim üyelerimizin tamamı Bağcılar Medipol MEGA Hastanemizde görevlerini sürdürmektedir. 3 farklı yerleşkede faaliyetlerin sürdürülmesinin, koordine edilmesinin zorluklarından kaynaklanan geri beslemede zafiyet oluşturmaktadır. Çalışma gruplarının biraraya getirilmesinde, takvim yapılmasında sıkıntılar yaşanmasının sebeplerindendir.
Birimin geçmişten devam eden program ve laboratuvar akreditasyonları, sistem standartları konusundaki deneyimleri nelerdir? Bu deneyimlerden öğrenimleri ve kazanımları nelerdir?
Fakültemiz 07 Şubat 2017 tarihinde Akredite olmak üzere Tıp Eğitimi Programlarını Değerlendirme ve Akreditasyon Derneğine başvurusunu yapmış, Hazırlanan Özdeğerlendirme Raporunda düzeltme yapılarak Ağustos 2018 ayına kadar gönderilmesi kararı verilmiştir. Halen, Özdeğerlendirme Raporumuzda revizyon çalışmalarına devam edilmektedir.
Akreditasyon sürecinde, özdeğerlendirme raporunun 9 (dokuz) temel parametrenin Amaç ve Hedefler, Eğitim Programı, Öğrencilerin Değerlendirilmesi, Eğitsel Kaynak ve Olanaklar, Yönetim ve Yürütme, Sürekli Yenileme ve Gelişim Standartlarını karşılama durumu gerekçeleriyle açıklanmıştır.
Özdeğerlendirme Raporunun hazırlanması süreci, Fakültemizin kritik bir gözle kendi analizini yaptığı, öğretim üyelerinin kendi birimi ile diğer birimlerin nasıl kıyaslandığını, fonksiyonların yerine getirilmesinde ne derece katkı sağladıklarını, hatta bilmedikleri/farkında olmadıkları faaliyetleri/süreçleri öğrendikleri bir “kendini tanıma”, günlük acil/önemsiz işler dışına çıkıp fakültenin tamamına baktıkları bir fırsat, bir irdeleme ve bütün bunların dökümanlarının hazırlanmasının gerekliliğini hissettirdiği için faydalı bulunmuştur. Bu sürecin, Fakültemizde bir Akreditasyon kültürü oluşturduğu söylenebilir. Revize edilmekte olan ÖDR, bu deneyim ve kazanımlarla titizlikle hazırlanmaktadır.
Birim içinde kalite kültürünün yaygınlaşması ve benimsenmesi için neler yapılmaktadır?
İç değerlendirme süreçlerinin en öğretici olan kısmı, özdeğerlendirme raporunun hazırlanması, bütün birimlerin süreçte kendilerini sorgulamalarıyla fakültede yankılanma süreci olmuştur. Fakültemiz için, iç ve dış paydaşlarımız için iç değerlendirme raporu önemli bir fırsat ortaya koymuştur. Her birimin kendini değerlendirdiği ve sorguladığı, akran fakültelere baktıkları, kendini tanıma, öğrenme sürecini kazandırdığı düşünülmektedir.
Süreçte her Anabilim Dalının temsil edildiği ve katkı sağladığı, öğrencilerimizin de kendilerinin görüşlerini ifade edebilecekleri bir organizasyon ile kalite kültürünün yerleşmesi sağlanmaktadır.
Birimdeki liderler, birimin amaçları ve hedefleri doğrultusunda çalışanların hedef birliğini nasıl sağlamaktadır?
Fakültenin eğitim-öğretim, araştırma geliştirme ve yönetsel süreçlerinin belirli standartlarda sürdürülmesi ve geliştirilmesi gerekmektedir. İnsan kaynağı, fiziksel mekanlar, alt yapı ve donanımın hızla gelişmesi, hizmetlerin sunumunda da niteliğin/kalitenin arttırılmasını da zorunlu hale getirmiştir. Bu hizmetlerin bütünsel olarak sunumunda kalitenin arttırılması zorunluluğun ötesinde bir varoluş amacı haline gelmiştir.
İç Değerlendirme Raporunun hazırlanmasında, tabana yayılan önemli sayıda mensubumuzun katkı verdiği, bunun da gelecekteki amaç ve hedeflerimiz için beklentimizi yükselttiği memnuniyet vericidir. Başarılarla dolu yeni bir dönemin kapısını aralamayı sağlayacak bu ve benzeri çalışmaların yöneticilerimizin liderliğinde, bütün mensuplarımızla sürdürüleceğinden kuşkumuz yoktur.
Eğitim-öğretim süreçlerinde PUKÖ döngüsü nasıl sağlanmaktadır?
Fakültemiz eğitim-öğretim sürecindeki planla, uygula, kontrol et ve önlem al döngüsü çevrimi sağlanmaktadır. Eğitim programlarının hazırlanıp, izleyen eğitim-öğretim yılında uygulamaya konulması, öğretim takvimi sürecinde alınan geri beslemeler, çekirdek eğitim programının güncellenmesinden kaynaklanan hususlarla ilgili düzeltici, geliştirici çalışmalar yapılarak önlemi alınmakta ve izleyen öğretim döneminde süreç yeniden başlatılmaktadır.
Araştırma-geliştirme süreçlerinde PUKÖ döngüsü nasıl sağlanmaktadır?
Araştırma-geliştirme faaliyetleri projeler ve lisansüstü tezler yoluyla gerçekleştirilmektedir. Bu süreç;
-proje üretimi/bilgi üretimi süreci,
-Proje destek ve teşvik değerlendirme süreci
-İzleme süreci,
-Projenin sonlanması, raporlama ve yayın sürecinden oluşmaktadır.
Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri Biriminin destekleri iç kaynak, TÜBİTAK vb. kurumlarca desteklenen projelerin kaynakları dış kaynak olarak tanımlanmaktadır. İç kaynaklardan ayrıca bilimsel toplantılara katılım desteği verilmektedir.
Üniversitemizin eğitim-öğretime başladığı 2010 yılından 2017 yılına kadar geçen sürede “Medipol Üniversitesi “ adresli toplam 1899 bilimsel faaliyetin 1240 adeti Tıp Fakültesince gerçekleştirilmiştir. PUKÖ döngüsü AR-GE süreçlerinde gerçekleştirilmektedir.
Toplumsal katkı süreçlerinde PUKÖ döngüsü nasıl sağlanmaktadır?
Fakültenin 2014-2018 dönemi stratejik planında “ileri teknoloji kullanarak güncel yeterliliklerle donanmış, koruyucu ve tedavi edici hekimliği etik değerlere bağlı kalarak uygulayan araştırmacı ve yenilikçi hekimler yetiştirmek” olarak Misyonunda toplumsal katkı olarak belirlemiştir.
Ayrıca, stratejik planımızın (4) numaralı stratejik amacını “ Toplumun sağlık sorunlarının analizi ve ihtiyaçlarının giderilmesi amacıyla bireysel gelişim ve toplumsal eğitime katkıda bulunmak” hedeflediğini belirtmiştir. Bu kapsamda ilimizde oldukça geniş bir alanda başta sağlık hizmetleri olmak üzere topluma katkı sağlayacak çalışmalar yapılmaktadır. Üniversitemizin Sağlık Uygulama Araştırma Merkezine (SUAM) bağlı, İstanbulun Sefaköy, Esenler, Fındıkzade semtlerinde ve Vatan caddesinde kliniklerimizde topluma sağlık hizmeti sunulmaktadır. Afile hastanemiz Bağcılar Medipol MEGA Hastaneler Kompleksinde acil, yoğun bakım ve organ nakli yapılıyor olması, topluma olumlu katkı modeli olarak değerlendirilebilecek bir uygulamadır. Özellikle yabancı hastalara otel-hastane-otel güzargahında; engelli-desteğe muhtaç hastalarımıza verilen ev-hastane-ev güzergahında, hastane araçlarıyla ulaşımın üstlenilmesiyle, topluma verilen değerli bir hizmet olarak farkındalık yaratılmaktadır. Sağlık hizmeti sunumunda PUKÖ döngüsü sağlanmaktadır.
Yönetsel/idari süreçlerde PUKÖ döngüsü nasıl sağlanmaktadır?
Fakültemizin akademik teşkilatı, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliğine göre oluşturulmuştur. Mevzuatta yer alan model, Fakültemizde de uygulanmakta olup, yeni farklı bir model bulunmamaktadır. Bölüm-Anabilim Dalı-Bilim Dalı hiyerarşik yapısı Dekanlığa bağlı olarak süreçte tanımlanan yetki ve sorumluluklarını yerine getirmektedir.
İdari birimlerimizin 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname’ nin dışında bir teşkilat mevzuatı bulunmamaktadır. İdari birimlerde görevli personelin iş akışları ve görev süreçlerinin tanımlandığı ve yönetildiği bir süreç uygulanmamaktadır. İdari personelin hizmetiçi eğitimler için tanımlanmış, periyodik bir strateji kurumsal olarak oluşturulmamıştır. Aynı şekilde teşvik, takdir ve ödüllendirme süreçleri bulunmamaktadır. Bu konularda Üniversitemizde planlama, uygulama gayreti içinde olduğu söylenebilir. İdari birimlerde PUKÖ döngüsünün sadece planla, uygula, kısımlarının olduğu, kontrol et (check) ve önlem al (act) kısımlarının eksik olduğu, çevrimin “kontrol et”-“önlem al” aşamalarının da en zor aşamalar olduğu kabul edilmektedir.
3) İç paydaşlar (akademik ve idari çalışanlar, öğrenciler) ve dış paydaşların (işverenler, mezunlar, meslek örgütleri, araştırma sponsorları, öğrenci yakınları vb.) kalite güvencesi sistemine katılımı ve katkı vermeleri sağlanmalıdır.
3.1. Birimde paydaş analizi nasıl yapılmaktadır? Birim paydaşları arasındaki önceliklendirmeyi nasıl belirlemektedir? Öncelikli paydaşları kimlerdir?
Fakültenin ve yönetimin değerlendirilmesine yönelik olarak yapılan öğrenci ve paydaş anketlerinin yanı sıra öğrenci temsilcileriyle, idari personelle periyodik toplantılar düzenlenmektedir. Fakültemiz, öğrencilerimiz ve mezunlarımız hakkındaki düşüncelerini almak amacıyla hazırlanan anketler bulunmaktadır. Anketlerden alınan geri bildirimlere bağlı olarak tespit edilen eksiklikleri düzeltmek amacıyla iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır. Anketlere ek olarak, öğrenci temsilcilerinin düzenli olarak eğitim komisyonu toplantılarına kendileriyle ilgili konuların görüşüldüğü kurul toplantılarına davet edilerek alınması sağlanmaktadır.
Birim, iç paydaşlarının karar alma ve iyileştirme süreçlerine katılımını nasıl, hangi ortamlarda ve hangi mekanizmalarla sağlamaktadır?
Fakültemizde yönetim kurulunun kararı ile kurulmuş olan komisyonlar mevcuttur ve komisyon üyeleri belirli aralıklarla düzenli olarak toplantılar yapmaktadır. Anketlere ek olarak, öğrenci temsilcilerinin düzenli olarak özdeğerlendirme komisyonu toplantılarına katılmalarıyla da öğrencilerden gelen talep ve itirazlar dikkate alınmaktadır. Yapılan düzenli toplantı ve bilgilendirmeler haricinde öğrencilerin yaptıkları yazılı başvurular da değerlendirilmekte ve idarenin gerekli gördüğü durumlarda öğrencilerle bir araya gelinerek gelişmeler tartışılmaktadır.
Birimdeki kararlar ve uygulamalar konusunda iç paydaşlar nasıl bilgilendirilmektedir?
Fakültenin ve yönetimin değerlendirilmesine yönelik olarak yapılan öğrenci ve paydaş anketlerinin yanı sıra öğrenci temsilcileriyle, akademik-idari personelle periyodik toplantılar düzenlenmektedir. Fakültemiz içinde güçlü bir iletişim ağı bulunmaktadır. Her türlü akademik ve idari duyuru (sınav programları, önemli etkinlikler, bilgilendirme ve hatırlatmalar vb.) Dekanlık tarafından düzenli olarak yapılmaktadır. Alınan ödül ve başarılar, yeni yayınlanan kılavuzlar, seminer ve konferans bilgileri, web sayfasına yeni eklenenler, öğrenci etkinlikleri, sosyal etkinlikler, kariyer programları, kurslar, vefat haberleri tüm akademik ve idari personelin yanı sıra öğrenci temsilcileri aracılığıyla tüm öğrencilere düzenli olarak iletilmektedir.
Birimde iç paydaşların görüş ve önerilerini almak üzere düzenli olarak kullanılan geri bildirim mekanizmaları nelerdir?
Paydaşlara yönelik (Öğrenci, Akademik personel, İdari personel ve mezuniyet anketlerin alınan geri bildirimler sonucu tespit edilen eksiklikleri düzeltmek amacıyla iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.Yapılan düzenli toplantı ve bilgilendirmeler haricinde öğrencilerin yaptıkları yazılı başvurular da değerlendirilmekte ve idarenin gerekli gördüğü durumlarda öğrencilerle bir araya gelinerek eğitim programı hakkında gelişmeler tartışılmaktadır. Dekanlık tarafından, Akademik Kurul, Bölüm ve Anabilim Dalı toplantılarının düzenli olarak yapılması ve programın değerlendirilmesi sağlanmaktadır. Bu toplantılar elde edilen geri bildirimler daha sonra ilgili komisyonlarca değerlendirilmektedir.
Birim dış paydaşlarının karar alma ve iyileştirme süreçlerine katılımını nasıl, hangi ortamlarda ve hangi mekanizmalarla sağlamaktadır?
Dış padaşlarımızdan birisi mezunlarımızdır. Medipol Üniversitesi Mezunlar derneğinin kurulması ve aktif olarak çalışmaya başlamasıyla mezunlarımızla iletişimin ve geri beslemenin daha sağlıklı sürdürüleceği beklenmektedir. Kurumsal olarak eksikliğini bildiğimiz mezunlarla iletişim ve veri sağlanması konusundaki yetersizliklerin iyileştirileceği bu düzenlemeler sonucu umulmaktadır.
Diğer dış paydaşlarımızdan İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü ve İstanbul Tabip Odası ile görüş alış-verişi süreci başlatılmış olup, aynı sürecin diğer paydaşlarımızla da gerçekleştirilmesi için ön hazırlıklar tamamlanmıştır.
Birimdeki kararlar ve uygulamalar konusunda dış paydaşlar nasıl bilgilendirilmektedir?
Kalite komisyonu çalışmalarına dış paydaşların katılımının ne şekilde sağlandığı tanımlanmıştır. Bu durum dış paydaşlar tarafından bilinmektedir (Komisyonun dış paydaşlarla düzenlediği toplantılar). Öğrenci aileleri ve aday öğrencilerden (dış paydaşlardan) elektronik posta yolu ile sorulan sorular ve tanıtım günlerinde yüzyüze yapılan görüşmelerde gelen talepler karşılanmaktadır. Uluslararası öğrenci adayları ile yurtdışı üniversitelerden gelen talepler ve geri bildirimler doğrultusunda İngilizce web sayfasında bilgilendirmeler yapılmaktadır.
Birimde dış paydaşların görüş ve önerilerini almak üzere düzenli olarak kullanılan geri bildirim mekanizmaları nelerdir?)
İç paydaşların (öğrenciler ve çalışanlar) ve dış paydaşların (işveren, iş dünyası ve meslek örgütü temsilcileri, mezunlar, vb.) sürece katılımı sağlanarak programların gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi konusunda, paydaşların katılımı anketlerle ve informal olarak yapılan görüşmelerde edinilen bilgilerle sağlanmaya çalışılmaktadır. Yapılan iyileştirmeler ve değişiklikler konusunda tüm paydaşların bilgilendirilmesi planlanmaktadır. Bu amaçla “Dış Paydaş Çalıştayı” veya “Dış Paydaşlarımız Ne Düşünüyor…?” şeklinde flaş başlıklı etkinliklerin yapılması iyileştirme olarak planlanmaktadır.
Kalite çalışmalarına dış paydaşların katılımı nasıl sağlanmaktadır?
Üniversitenin “Kalite Komisyonu”’nun kuruluşuyla üniversitedeki kalite çalışmaları yeni bir yol haritası belirleyerek belirlenen takvime göre süreç yürütülmektedir. Öğrenci aileleri ve aday öğrencilerden (dış paydaşlardan) elektronik posta yolu, mektup ve fakültemize yaptıkları ziyaretlerde yüzyüze yapılan görüşmelerde informal olarak, eğitim-öğretim, sınav ölçme-değerlendirme, sınıf geçme, yıl tekrarı…vb. hususlar başta olmak üzere, kurumun dışardan nasıl algılandığı ile ilgili karşılıklı görüş alış-verişinde bulunularak, bilgiler paylaşılmakta, velilerimizin görüşleri ve fikirleri alınmaktadır. Uluslararası öğrenci adayları ile Üniversitemizin Uluslararası Öğrenci Ofisi’ nce yapılan bilgilendirme sonrası birime yönlendirilenlerle birebir görüşmeler, bilgilendirmeler yapılırken geri beslemeyle ilgili veriler de alınmaktadır ve değerlendirilmektedir.
Mezunlarla ilişkilerin yönetilmesi amacıyla birimde geçerli olan yaklaşım, süreç ve sistemler nelerdir? Bunlarla elde edilen geri bildirimler tüm süreçlerde nasıl kullanılmaktadır?
İstanbul Medipol Üniversitesi Mezunlar Derneği (MEDİMED) üniversite ile mezunlar arasında köprü kurmayı ve mezunların yaşam boyu eğitim-öğretim ve iş hayatındaki süreçlerini takip etmeyi kendisine misyon edinmiştir. Fakülteden mezun öğrenci sayısı sınırlı düzeyde olduğu için bu konuda geri bildirimler yeterli düzeye ulaşamamıştır. Mezunların istihdam verilerini izlemek için MEBİS üzerinden mezun izleme sistemi oluşturulmuştur. Mezunlarımızın toplumun ihtiyaçlarına cevap verdiğinden emin olmak için mezunlarımızdan düzenli olarak alınacak geri bildirimler periyodik olarak gözden geçirerek güncellenecek, iç değerlendirme raporlarında raporlandırılabilecektir.
Öğrencilerin karar alma süreçlerine katılımı hangi ortamlarda, hangi araçlarla ve mekanizmalarla sağlanmaktadır?
Fakültemizin öğrenci temsilcisi, öğrencilerle ilgili konuların görüşüldüğü Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu toplantılarına oy hakkı olmaksızın davet edilmektedir. Bunun dışında Öz Değerlendirme Raporu Hazırlama Komisyonuna her sınıftan birer temsilci, ölçme-değerlendirme komisyonunda öğrenci temsilcileri bulunmaktadır.
Yerel yönetimler, sivil toplum örgütleri, ilgili bakanlıklar/bakanlıkların il temsilcileri gibi birimler, birimsel gelişime nasıl katkıda bulunmaktadır?
Yerel yönetimler, sivil toplum örgütleri, ilgili bakanlıklar gibi kurumlarla henüz istenilen düzeyde diyaloglar oluşturulamamıştır. Sağlık sektöründeki paydaşlarla eğitim-öğretim alanında işbirliği süreçleri daha gelişmiş düzeydedir. Yerel yönetimlerle de sosyal-kültürel ve sportif etkinliklerde işbirliği gelişmiş düzeydedir.
EĞİTİM VE ÖĞRETİM
Birimin, eğitim-öğretim sürecinin değerlendirmesini yapması beklenmektedir. Eğitim-öğretim, birimin sürekli gelişim odağı ile hedeflerinin ve bu hedeflerin kimler tarafından gerçekleştirileceğinin belirlendiği, eğitim-öğretim faaliyetlerinin gerçekleştirildiği, hedeflerin nitelik ve nicelik olarak izlenerek değerlendirildiği ve ulaşılan sonuçların kontrol edilerek ihtiyaç duyulan iyileştirmelerin yapıldığı bir süreç olarak ele alınmalıdır.
