Răspuns la solicitările de clarificări pentru achiziția de servicii de

RĂSPUNS

la solicitările de clarificări pentru achiziția de servicii de organizare evenimente (întâlniri de lucru și sesiuni/ seminarii de formare) și servicii de interpretariat pentru implementarea anumitor activități din cadrul proiectului pre-definit „Consolidarea capacității sistemului românesc de probațiune de a furniza servicii eficiente alternative închisorii”, programul RO 23 „Servicii corecționale, inclusiv sancțiuni non-private de libertate”, finanțat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014

ÎNTREBAREA NR. 1

Pentru mesele de pranz și cină ați cerut meniu tip bufet, însă acest tip de meniu se poate realiza pentru grupuri de cel puțin 20 de persoane. Astfel, evenimentul 1 are 8 participanți, evenimentul 4 are 4 participanți, evenimentul 5 are 8 participanți. Vă rugăm să ne spuneți dacă putem să propunem pentru evenimentele menționate mai sus meniuri la farfurie.

Răspunsul nr. 1

Nu. În Caietul de sarcini se menționează că atât micul dejun, prânzul, cât și cina vor fi de tip bufet suedez pentru fiecare eveniment în parte.

ÎNTREBAREA NR. 2

Pentru cazare ati specificat zona centrală cu acces facil la mijloacele de acces în comun, acces pietonal și rutier. Vă rugăm să clarificați ce se întelege prin zona centrală, adică raportată la km 0.

Răspunsul nr. 2

Autoritatea Contractantă solicită cazarea în unități hoteliere situate în zona centrală a Municipiului București, cu acces facil la mijloacele de transport în comun, acces pietonal, precum și rutier.

ÎNTREBAREA NR. 3

Se va asigura echipament de traducere simultană (instalație și cabină pentru traducere simultană) și căști exterioare sau de unică folosință suficiente pentru toți participanții și pentru evenimentul 11 și evenimentul 12?

Răspunsul nr. 3

Nu. Autoritatea Contractantă solicită pentru evenimentele 1 si 6 echipamente de traducere simultană (instalație și cabină pentru traducere simultană) și căști exterioare sau de unică folosință, iar pentru evenimentele 11 și 12 nu sunt necesare astfel de echipamente.

ÎNTREBAREA NR. 4

Pentru evenimentele 11 și 12 se asigură 1 interpret pentru fiecare grupă? Sau se asigură 2 interpreți pentru fiecare grupă?

Răspunsul nr. 4

Pentru evenimentul 11 se asigură 2 interpreți (câte unul pentru fiecare dintre cele două grupe), iar pentru evenimentul 12 se asigură 2 interpreți (câte unul pentru fiecare dintre cele două grupe), care vor realiza interpretariat consecutiv.

ÎNTREBAREA NR. 5

(servicii restaurant prânz și cină) 

Conform caietului de sarcini, toate mesele trebuie organizate în stil bufet suedez. Ținând cont de faptul că există 3 evenimente cu un număr de participanți sub 10 persoane (evenimentul 1, evenimentul 4 si evenimentul 5), iar bufetul suedez se organizează în general pentru minim 20 persoane, vă rugăm să ne spuneți dacă în aceste 3 cazuri ne este permisă servirea mesei (prânz și cină) în regim meniu fix, respectând celelalte cerințe vis-a-vis de componența meniului.
Răspunsul nr. 5

Nu. În Caietul de sarcini se menționează că atât micul dejun, prânzul, cât și cina vor fi de tip bufet suedez pentru fiecare eveniment în parte.

ÎNTREBAREA NR. 6

(pauze de cafea) 

În caietul de sarcini mentionați faptul că trebuie să asigurăm 1 singură pauză de cafea / zi / eveniment. De asemenea, ni se solicită că standul aferent pauzei de cafea să fie disponibil pe parcursul întregii durate a evenimentelor. Vă rugăm să ne comunicați dacă acest lucru presupune suplimentarea cantităților prevăzute / per persoană în cadrul unei singure pauze de cafea. 
Răspunsul nr. 6

Nu este necesară suplimentarea cantităților prevăzute/ per persoană în cadrul unei singure pauze de cafea.

ÎNTREBAREA NR. 7

(servicii interpretariat) 

Pentru evenimentele care necesită interpretariat, vă rugăm să ne comunicați dacă pentru fiecare dintre ele este nevoie de traducere simultană sau există și posibilitatea de traducere consecutivă. 
Răspunsul nr. 7

Pentru evenimentul 1 și evenimentul 6 se solicită servicii de interpretariat simultan și instalație și cabină pentru traducere simultană, pentru evenimentul 11 și evenimentul 12 se solicită servicii de interpretariat consecutiv.

ÎNTREBAREA NR. 8

Referitor la „În ofertă vor fi nominalizate unități hoteliere care pun la dispoziție servicii în regim de 3 stele, iar eventuale locații cu clasificare superioară pot fi acceptate numai cu decontare la nivelul serviciilor pentru 3 stele.” Va rugam sa ne comunicati ce inseamna pentru dvs. sintagma „decontare la nivelul serviciilor pentru 3 stele” si daca aveti in vedere un plafon pentru tarifele la care faceti referire (3 stele). 
Răspunsul nr. 8

În conformitate cu art. 26, alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările și completările ulterioare, „Persoana trimisă în delegare într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă şi în care nu se poate înapoia la sfârşitul zilei de lucru are dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate, pe baza documentelor justificative, în cazul cazării în structurile de primire turistice, pentru o cameră cu pat individual sau, în cazul în care unitatea nu dispune de o astfel de cameră, pentru o cameră cu două paturi, a căror clasificare este de maximum 3 stele sau flori.”

Autoritatea Contractantă poate accepta decontarea la nivelul serviciilor pentru 3 stele, în unități hoteliere care, chiar dacă dețin o clasificare superioară, pot oferi servicii de cazare inclusiv în regim 3 stele.
ÎNTREBAREA NR. 9

La pagina 16 sunt detaliate conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca interpretii propusi pentru a furniza servicii de interpretariat pentru limba engleza, respectiv:

• 
  autorizația de traducător pentru limba engleză, în conformitate cu prevederile Legii nr. 178 din 4 noiembrie 1997 pentru autorizarea şi plata interpreților şi traducătorilor folosiți de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiției, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casație și Justiție, Parchetul Național Anticorupție, de organele de urmărire penală, de instanțele judecătorești, de birourile notarilor publici, de avocați şi de executori judecătorești;
  
• 
  CV-ul și recomandări din partea beneficiarilor din care să reiasă cunoașterea terminologiei juridice sau a celei specifice domeniului științelor sociale (psihologie/ pedagogie/ sociologie/ asistență socială). Această cerință va fi dovedită prin indicarea în CV, de către interpreți, a minimum 2 evenimente la care au asigurat servicii de interpretariat în domeniul menționat. Vor fi indicate datele de contact ale beneficiarilor.
  

Înțelegerea noastră este că atât autorizațiile cât și cv-urile, însoțite de documente suport, vor fi puse la dispoziția Autorității Contractante ulterior semnării contractului, aceste documente nefiind necesare a fi incluse în oferta depusă. 
Răspunsul nr. 9

Nu, atât autorizația de traducător pentru limba engleză, cât și CV-ul și recomandările din partea beneficiarilor vor fi transmise Autorității Contractante în plic închis odată cu depunerea ofertei. Aceste cerințe reprezintă documente de calificare și se regăsesc și în Invitația de participare (în erată).

ÎNTREBAREA NR. 10
C.II – Închirierea instalației de traducere simultană pentru 2 evenimente

- din caietul de sarcini publicat am înțeles că se dorește instalație pentru traducere simultană pentru 2 evenimente: 29-30.03 si 18-21 aprilie 2016.

Vă rugăm să precizați următoarele: pentru evenimentele din 30.05-01.06 si 02-04 iunie 2016 ce tip de traducere se dorește? simultană sau consecutivă? Pentru aceste doua evenimente prestatorul va pune la dispozitie echipamente pentru traducere sau acestea vor fi obiectul unei achizitii separate?

Această întrebare are legatură și cu cap E. Servicii de interpretariat pentru limba engleză  pentru 4 evenimente.
Răspunsul nr. 10

Pentru evenimentul 11 (30.05-01.06.2016) și evenimentul 12 (02-04.06.2016) se solicită servicii de interpretariat consecutiv, context în care nu este necesară instalația și cabina pentru traducere simultană.

ÎNTREBAREA NR. 11
C.I Oferirea gratuita a salilor pentru evenimente

- acestă cerință a caietului de sarcini nu este în concordanță cu art. 35 (5) din Oug. 34/2006: (5) Specificaţiile tehnice trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurenţa între operatorii economici.

- conform cerintelor caietului de sarcini salile trebuie sa fie disponibile 9 ore / zi, sa fie dotate cu videoproiector, laptop, flipchart, sonorizare, WiFi, dotari care implică costuri, chiar și minime.

Vă rugăm să precizați dacă bugetarea sălilor de conferință cu tariful aferent / zi (incluzând echipamentele cerute în DA) cu încadrarea în bugetul maxim estimat pentru fiecare eveniment duce la descalificarea ofertei.
Răspunsul nr. 11

Se vor respecta solicitările din Caietul de sarcini. Bugetul proiectului nu prevede cheltuieli pentru închirierea sălilor destinate derulării evenimentelor care fac obiectul prezentei proceduri de achiziție.

ÎNTREBAREA NR. 12

Câte pauze de cafea sunt în fiecare zi la fiecare eveniment?

  

Răspunsul nr. 12

Pe parcursul unei zile vor fi organizate mai multe pauze, însă Autoritate Contractantă solicită ca prestatorul să pună la dispoziția participanților standul pentru pauza de cafea pe toată durata zilei, conform cerințelor din Caietul de sarcini.

ÎNTREBAREA NR. 13
În Caietul de sarcini se solicită că: standul aferent pauzei de cafea să fie disponibil pe toată durata evenimentului.

Durata unei pauze de cafea este de 30 minute. Ce se doreste de fapt: ca produsele care rămân să fie lăsate pe stand sau să se  facă refill pe toata perioada zilei ceea ce presupune o pauza de cafea permanentă? 
Răspunsul nr. 13

Autoritatea Contractantă solicită ca prestatorul să pună la dispoziția participanților pentru pauza de cafea o cantitate suficientă de produse prin raportare la numărul de participanți/zi de eveniment, cu respectarea cerințelor din Caietul de sarcini.

ÎNTREBAREA NR. 14
Ref. evenimente: 2,3,6,7,8,9,10,11 si 12 va rog sa precizati aranjamentul salii de conferinta.

În caietul de sarcini se precizează că trebuie să fie posibilități variate de aranjare. Ținând cont de faptul că fiecare tip de aranjament al sălii presupune o altă suprafață și se solicită și gratuitate pentru închiriere, vă rugăm să specificați exact ce aranjament este necesar.
Răspunsul nr. 14

Autoritatea Contractantă a solicitat săli cu posibilități variate de aranjare, cu mobilier modular. De exemplu: pentru întâlnirile de lucru (de 4-8 persoane) săli amenajate U shape, pentru sesiunile de formare săli aranjate în format teatru, în ambele variante mobilierul trebuie să permită participanților să ia notițe.

ÎNTREBAREA NR. 15  
Referitor la evenimentele 11 și 12 pentru serviciile de interpretariat este necesară și instalația de traducere simultană?
Răspunsul nr. 15

Pentru evenimentul 11 (30.05-01.06.2016) și evenimentul 12 (02-04.06.2016) se solicită servicii de interpretariat consecutiv, context în care nu este necesară instalația și cabina pentru traducere simultană.

ÎNTREBAREA NR. 16

Având în vedere că sălile de conferință se oferă în regim gratuit, instalația de traducere simultană și serviciile de interpretariat sunt contra cost?
Răspunsul nr. 16

Da, atât instalația și cabina pentru traducere simultană, cât și serviciile de interpretariat sunt contra cost (pentru evenimentele pentru care Autoritatea Contractantă solicită aceste servicii).

ÎNTREBAREA NR. 17

La licitatie poate participa un hotel de sine stătător?
Răspunsul nr. 17

Orice operator economic care îndeplinește solicitările Autorității Contractante poate participa la procedura de achiziție.

ÎNTREBAREA NR. 18

B. Servicii de masa și pauze de cafea pentru participanți

- vă rugăm să precizați dacă în oferta tehnică  trebuie prezentate variante de meniu și dacă trebuie prezentate câte 2 variante de meniu pentru fiecare masă și pentru fiecare eveniment în parte?
Răspunsul nr. 18

Variantele de meniu vor fi propuse de prestator anterior evenimentelor și vor fi aprobate de către reprezentanții Autorității Contractante.

ÎNTREBAREA NR. 19

Referitor la Documentația de atribuire privind achiziționarea de servicii organizare evenimente în cadrul Proiectului ”Consolidarea capacității sistemului românesc de probațiune de a furniza servicii eficiente alternative închisorii” Programul RO 23 ” Servicii corecționale, inclusiv sancțiuni non-private de libertate”, finanțat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 vă rugăm să precizați care este valoarea totală estimată, fara TVA, corectă, deoarece din însumarea valorilor defalcate pe evenimente rezultă o valoare totală estimată de 376.536,62 lei fără TVA.

Răspunsul nr. 19

Valoarea estimată totală a achiziției pentru toate cele 12 evenimente este de 376.536,62 lei lei fără TVA, respectiv 415.258,39 lei cu TVA. Menționăm că valorile estimate pentru fiecare eveniment în parte sunt corecte, însă dintr-o eroare materială suma acestora fără TVA a fost precizată eronat.

ÎNTREBAREA NR. 20

Va rog sa ne transmiteti de cati traducatori de limba engleza aveti nevoie pe eveniment.

Răspunsul nr. 20

Autoritatea contractantă solicită:

• 
  pentru evenimentul 1 - 2 interpreți (care vor realiza interpretariat simultan)
  
• 
  pentru evenimentul 6 - 4 interpreți (care vor realiza interpretariat simultan)
  
• 
  pentru evenimentul 11 - 2 interpreți (care vor realiza interpretariat consecutiv)
  
• 
  pentru evenimentul 12 - 2 interpreți (care vor realiza interpretariat consecutiv)
  

ÎNTREBAREA NR. 21

Va rog sa clarificati urmatoarele:

• 
  la punctele 3 şi 4 s-a strecurat o eroare pentru că la detalii, la ambele sesiuni, avem “1 sesiune formare (derulată în 2 săli distincte pentru 2 grupe de participanți)” dar se solicită doar 2 interpreţi. Va rog sa clarificati dacă avem un plen care studiază o temă şi apoi se împarte plenul în 2 săli cu 2 grupe de participanţi ca să discute pe ateliere de lucru câte 1-2 ore sau  dacă este un plen dimineaţa 1 oră şi în restul zilei sunt separaţi; nu se poate acoperi cu un singur interpret atâtea ore de interpretare.
  

Va rog sa ne transmiteti de cati traducatori de limba engleza aveti nevoie pe eveniment.

Răspunsul nr. 21

Autoritatea contractantă solicită pentru evenimentul 11, ce derulează în două săli distincte, 2 interpreți pentru interpretariat consecutiv. În mod similar, pentru evenimentul 12 se solicită 2 interpreți.

Având în vedere dinamica fiecărui eveniment, interpretul va facilita prezentarea în plen a contribuției partenerului norvegian din proiect, precum și dezbaterea pe marginea informațiilor prezentate.

DIRECŢIA NAŢIONALĂ DE PROBAŢIUNE

Str. Apolodor nr. 17, sector 5, 050741 Bucureşti, România

Tel. [phone]

www.just.ro

Pagina din 8