Sosiaalityön henkilöSTÖn tehtäVÄrakenteen ja työolojen kehittäminen kainuussa 2006 – 2008

5.3 Vaikutusten arviointi

Työryhmän työskentelyn pohjalta voidaan esittää yhteenveto vaikutusten arvioista nykytilanteen ja esitetyn uudistuksen välillä. (+) = myönteiseksi arvioitu vaikutus. (-) = ei-toivottu vaikutus

	Vaihtoehto 1: nykyinen organisointi ja toiminta	Vaihtoehto 2: uudistettu organisaatio ja toiminta
Vaikutus 1: henkilöstö	- Johtosuhteet sirpaleisesti järjestelty - Työnjohdollinen esimiestyö ei kaikilta osin toteudu	+ Tutkimus- ja kehittämistoiminnan organisointi ja toimintatapojen kehittäminen mahdollistavat henkilöstön voimakkaamman osallistumisen palveluiden kehittämisessä + Suunnittelutoiminnan ja asiantuntijapalveluiden jäsentyminen
Vaikutus 2: johtaminen, palvelujen järjestäminen ja tuotantotavat	- Johdon tuki on epäselvä kokonaisuus, jossa toiminnan kokonaisjohtaminen on vaikeaa - Soten järjestelmävastaavien toimintaa ei ole toiminnallisesti vastuutettu - Varahenkilöstö ei näy toiminnallisena kokonaisuutena yhteisten palveluiden osana - Organisaatiorakenne epäselvä	+ Tutkimus- ja kehittämistoiminta muodostaa oman toiminnallisen kokonaisuutensa ja se on selkeästi vastuutettu. + Tulosalueiden tukeminen paranee toimintatapoja kehittämällä. + Keskitetty asiakirjahallinto ja tietosuojan kehittyminen + Soten tietojärjestelmien parantunut hallinta ja yhteistyö tietohallintoon
Vaikutus 3: Asiakkaat ja asukkaat	- Kehittämistoiminnan toimintatavat ovat epäselvät	+ Yhteydenpito ja toimintavastuut selkeytyvät + Suunnittelutoiminnan tehostuminen ja palveluiden kehittäminen
Vaikutus 4: Talous	ei taloudellisia vaikutuksia	ei taloudellisia vaikutuksia
Vaikutus 5. Kainuun elinvoima	- Kainuun yhteiset resurssit eivät ole tehokkaassa käytössä	+ tuke-toiminnan kehittäminen vahvistaa alueen kokonaiskehittämistä

6. JATKOTOIMET

6.1 Esitys päätöksenteon valmistelusta

Työryhmän luovutettua loppuraporttinsa päätöksenteon valmistelu siirtyy sosiaali- ja terveysjohtajalle.

Asiaan liittyvät hallinto- ja johtosäännöt:
Sosiaali- ja terveystoimialan johtosääntö 7§:

• 
  lautakunta vastaa toimialansa vastuualue- ja tulosyksikköjaosta.
  

Maakunnan hallintosääntö 25§:
Toimialajohtajat, tulosaluejohtajat, vastuualueiden ja tulosyksiköiden päälliköt päättävät alaisensa henkilöstön valinnasta. Valintapäätökset tehdään 12 § mukaisesti esittelystä.
Maakunnan hallintosääntö 27§:

• 
  Maakuntajohtaja päättää henkilöstön siirtämisestä toimialueelta toiselle kuultuaan toimialajohtajia ja asianosaisia.
  

• 
  Toimialajohtajat päättävät alaisensa henkilöstön siirtämisestä tulosalueelta toiselle kuultuaan tulosalueen johtajia ja asianosaisia.
  

• 
  Tulosaluejohtajat päättävät alaisensa henkilöstön siirtämisestä vastuualueelta ja tulosyksiköstä toiselle kuultuaan vastuualueen tai tulosyksikön johtajia ja asianosaisia.
  

Koska esitykseen liittyy henkilöstön tehtävien sijoittamiseen ja työyhteisöihin liittyviä asioita, on tämän katsottava kuuluvan työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa säädetyn lain (449/2007) soveltamisalaan. Lain 1§:n mukaan yhteistoiminnan tavoitteena on antaa henkilöstölle mahdollisuus yhteisymmärryksessä työnantajan kanssa osallistua kunnan toiminnan kehittämiseen ja antaa henkilöstölle mahdollisuus vaikuttaa omaa työtään ja työyhteisöään koskevien päätösten valmisteluun sekä samalla edistää kunnallisen palvelutuotannon tuloksellisuutta ja henkilöstön työelämän laatua.

Päätöksenteossa huomioidaan lain 5§:n määräys siitä, että ennen asian ratkaisemista siitä on neuvoteltava ainakin niiden työntekijöiden kanssa, joita asia koskee. Yksittäistä työntekijää koskeva asia käsitellään ensisijaisesti tämän ja työnantajan välillä. Osaa henkilöstöstä koskevat asiat voidaan käsitellä asianomaisten henkilöiden kanssa tai henkilöstön osan edustajien kanssa. Lisäksi hyvää yhteistoimintatapaa vahvistaa, että asia esitellään myös yhteistoimintaelimessä, vaikka asian laajuus ei sitä suoranaisesti edellyttäisikään.
Työryhmä esittää seuraavaa käsittelyjärjestystä:

1. 
   Sosiaali- ja terveysjohtaja esittää työryhmän luonnoksen sosiaali- ja terveyslautakunnalle ns. valmisteluasiana.
   
2. 
   Mikäli sote-lautakunta katsoo, että asiassa voidaan edetä, käynnistetään asian edellyttämät kuulemiset ja muut yhteistoimintasäädösten edellyttämät toimet.
   
3. 
   Yhteistoimintamenettelyn jälkeen sosiaali- ja terveysjohtaja tekee päätösesityksensä sote-lautakunnalle ja henkilöstöä koskevat kysymykset ratkaistaan maakunnan hallintosäännön mukaisesti.
   

6.2 Muut jatkotoimet

Esitettyjen vastuualueiden ja tulosyksiköiden tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien laatiminen
Uuden organisoitumisen mukaisten toimintayksiköiden tehtävät, tavoitteet, toiminta- ja taloussuunnitelmat on laadittava voimassaolevien ohjeistusten mukaan. Aikataulullisesti tämän on kytkeydyttävä seuraavan vuoden suunnitelman laatimiseen. Tulosaluejohtaja vastaa asian ohjeistamisesta.
Sote-johdon tuen henkilöstön tehtäväkuvaukset, vastuut ja velvollisuudet
Henkilöstön tehtäväkuvien ja toimien vastuutusten täytyy olla selvästi ja avoimesti käsitelty. Esimiestehtävien, asiantuntijatehtävien ja muiden palveluissa työskentelevien tehtävien ja keskinäisten suhteiden selkeyttämisellä vaikutetaan organisaation toimivuuteen ja henkilöstön työssä jaksamiseen. Työryhmä esittää, että sosiaali- ja terveysjohtaja päättää asian edellyttämistä jatkotoimista.
Tietojärjestelmien vastuutaho
Tässä työryhmäraportissa käsitelty asia sosiaali- ja terveystoimialan tietojärjestelmien hallinnan ja kehittämistyön vastuuttamisesta tulee saattaa ratkaisuun kiireellisesti. Työryhmä esittää, että sosiaali- ja terveysjohtaja päättää asian jatkotoimista.
Sosiaali- ja terveystoimialan johtosäännön päivitys
Johtosääntö ei ole ajan tasalla, ja organisaatiomuutoksen jälkeen yhteisten palveluiden sisältämät tehtävät tulee päivittää. Työryhmä esittää, että sosiaali- ja terveysjohtaja päättää asian jatkovalmistelusta.

LIITE 1.

Arkistopäällikkö Hilkka Karivuon esitys 30.3.2009

Keskitetty asiakirjahallinnon ja tietosuojan yksikkö (mahdollisesti vastuualue)

Fyysisesti toiminta jatkuisi ennallaan, mutta toiminto olisi keskitetty, ja siihen kuuluisivat vähintään toimialojen arkistovastaavat.

• 
  selkeyttää vastuita, toimintaa ja toiminnan ymmärrettävyyttä koko organisaatiossa.
  
• 
  Asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaa Arkistolaki 831/1994
  
• 
  Arkistoimen ulkoisesta tarkastuksesta huolehtii maakunta-arkisto, jolle mm. tulee lähettää arkistonmuodostussuunnitelmat ja sisäiset ohjeet
  
• 
  sisäisestä tarkastuksesta sisäinen tarkastaja/ tarkastustoimi (hallituksen alaista toimintaa)
  
• 
  Arkistotointa johtavan viranhaltijan nimittäminen kuuluu: hallitukselle, joka vastaa arkistotoimen järjestämisestä kuntayhtymässä. (nimitys on tehty maakuntahallituksessa 7.11.2005 § 253)
  
• 
  Arkistopäällikkö tekee asiakirjahallintoa ja arkistotointa koskevat esitykset hallitukselle
  

Yksikön esimiehenä toimisi arkistopäällikkö.

Tehtävät mm.

• 
  Toimii arkistovastaavien esimiehenä sekä ohjaa yksiköissä olevien arkistovastuuhenkilöiden työtä asiakirjahallinnon osalta
  
• 
  Valvontavastuu, että kuntayhtymän pysyvästi säilytettäviä asiakirjallisia tietoaineistoja (paperi/sähköinen) hoidetaan asianmukaisesti
  
• 
  Valvontavastuu, että arkistonmuodostajien arkistotoimen tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti ja velvollisuus puuttua laiminlyönteihin
  
• 
  Tuki- ja ohjausvastuu toimialojen arkistovastaaville.
  
• 
  Tietosuojavastuu koko organisaatiossa
  

Asiakirjahallinnon- ja tietosuojayksikön tehtävät mm.

Asiakirjahallinnon ja arkistoimen ohjaaminen ja kehittäminen

• 
  Asiakirjahallinnon kehittäminen asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi
  
• 
  Mukana tietojärjestelmien suunnittelu ja kehittämistyössä, jossa näkökulma asiakirjahallintoa koskevissa erityiskysymyksissä, rekistereissä ja tietosuojassa (erilaiset rekisterit, asian- ja dokumenttienkäsittelyjärjestelmät, sähköiset arkistot ja tietoverkkojen hyödyntäminen tiedon jakelussa)
  
• 
  Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja ohjaus. Arkistonmuodostussuunnitelmilla ohjataan organisaation asiakirjojen käsittelyä ja määritellään asiakirjojen säilytysmuodot, -ajat ja -vastuut sekä muut asiakirjojen käsittelyä varten tarvittavat tiedot.
  
• 
  sähköiset arkistot ja siihen liittyvät haasteet (koskee myös valtakunnallista kehitystyötä)
  
• 
  Julkisuus-, tietoturva- ja tietosuoja lainsäädännön vaatimusten huomioiminen ja väärinkäytösten estäminen; hallinnon asiakirjat ja sosiaali- ja terveystoimen asiakirjat/ lokit
  

Asiakirja-aineistojen hallintaa koskevat asiantuntijatehtävät keskitetysti

• 
  Aineistojen säilyvyyttä koskevat asiantuntijatehtävät (arkistotilat, aineistojen säilyvyyden varmistaminen, paperiaineistojen korvaaminen muilla vähemmän tilaa vievillä säilytysvälineillä, digitaaliset järjestelmät, sähköiset arkistot)
  
• 
  Julkisuus-, tietoturva- ja tietosuoja lainsäädännön vaatimusten huomioiminen ja värinkäytösten estäminen asiakirjoja käsiteltäessä ja lainattaessa
  
• 
  Asiakirjojen arvonmääritys
  
• 
  Asiakirjojen säilytysaikojen määrittäminen ohjeiden ja lainsäädännön mukaan, hävittämisen ohjeistaminen ja tarpeettomiksi määriteltyjen aineistojen hävittäminen niille määrätyn säilytysajan jälkeen, hävittämisen valvonta. Arkistolaitos määrittelee keskeiset kansalliset aineistot, jotka on säilytettävä pysyvästi. Organisaatio määrittelee muiden aineostojen säilytysajat. Asiakirjojen arvonmäärityksessä on keskeistä tietojärjestelmien sisältämien tietojen säilytysaikojen määrittely.
  
• 
  Aineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu, hakemistojen laadinta ja siihen liittyvä neuvonta
  
• 
  Tulevaisuudessa arkistotietokantojen laatiminen ja ylläpito.
  

Tietopalvelutehtävät

• 
  Arkistoaineistoja koskevien julkaisujen toimittaminen
  
• 
  Tiedonhaut, selvitykset ja tutkimukset, asiakirjalainat ja asiakirjajäljennökset.
  
• 
  Arkistojen, arkistoaineistojen käytön hallinta ja ohjeistus.
  

Tiedottaminen ja koulutus

• 
  Arkistotointa ja asiakirjahallintoa koskeva tiedottaminen. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellyttää, että julkisesti käytettävissä olevista aineistoista tiedotetaan.
  
• 
  Koulutus asiakirjahallinnon asioissa sekä siihen liittyvät, ohjaus ja neuvonta.
  
• 
  Koulutus tietosuoja-asioissa (Laki asiakkaan ja potilaan asiakastietojen sähköistä käsittelystä 159/2007 )
  

Tietosuojavastuu: joka nimetty arkistopäällikölle maakuntahallituksen päätös 7.11.2005, § 253

• 
  Osallistua henkilötietojen käsittelyn suunnittelutoimintaan
  
• 
  Seuraa ja valvoo henkilötietojen käsittelyä ja niiden suojausmenetelmiä
  
• 
  Toimii yhdyssiteenä valvontaviranomaisiin
  
• 
  Raportoi organisaation johdolle tietosuojan tilasta ja kehittämistarpeista
  
• 
  Tietosuojan ohjaus ja koulutuksen koordinointi henkilökunnalle
  
• 
  Lokitietojen valvonta ja raportointi ja siihen liittyvät toiminnot eri yksiköiden esimiesten kanssa
  

Tietosuojatyöryhmä:
Tietosuojatyöryhmä nimetty 13.3.2009 17 §: Maakuntajohtajan päätös.
Työryhmään kuuluvat sosiaali- ja terveysjohtaja Tuomo Pääkkönen, perhepalvelujohtaja Helena Ylävaara, hallintojohtaja Kalevi Yliniemi, henkilöstöjohtaja, johtava hammaslääkäri Marko Korhonen, tietohallintojohtaja Riitta Remsu ja arkistopäällikkö Hilkka Karivuo.
Työryhmä toimii tietosuojavastaavan taustatukena ja ohjaa tietosuojavastaavan toimintaa.

LIITE 2. HENKILÖSTÖN KANNANOTTOPYYNTÖ (6.4.2009)

SOTEN YHTEISTEN PALVELUIDEN ORGANISOINTIA KOSKEVA VALMISTELU
Sosiaali- ja terveysjohtaja on asettanut (sote jory 2/09) työryhmän valmistelemaan sosiaali- ja terveystoimialan tutkimus- ja kehittämisyksikön organisointia sekä samalla selvittämään soten yhteisten palveluiden kokonaisuutta. Työryhmä jättää esityksensä sote-johtajalle huhtikuun loppuun mennessä, jonka jälkeen käynnistynee päätöksentekoprosessiin liittyvät toimet.
Organisaatiotarkastelun tavoitteena on selvittää tarvittavat toimenpiteet soten yhteisten palveluiden selkeyttämiseksi sekä tutkimus- ja kehittämisyksikön organisoimiseksi. Toimeksiantoon ei kuulu henkilöstövähennyksien tai vastaavien säästötoimien selvittäminen, vaan toiminnallisuuden parantaminen.
Muodostaakseen kattavan kokonaiskuvan sekä toteuttaakseen yhteistoimintaperiaatteita työryhmä haluaa selvittää yhteisten palveluiden henkilöstön näkemyksiä organisaatiokysymyksistä.
Kannanottopyynnön sisältökuvaus:
- yleiskuvaus nykytilasta

- valmisteluvaihtoehtojen avaaminen kannanottoja varten

- henkilöstön kannanotot
1. Nykytila:
Soten yhteiset palvelut muodostuvat toiminnallisesti neljästä kokonaisuudesta (luottamushenkilöhallinto, johdon tuki, asiamiespalvelut sekä sijaispalvelutoiminta ja hoitorekrytointi):

• 
  Johdon tuki sisältää soten taloushallinnon, hallintoylilääkärin ja hallintoylihoitajan, potilaskertomusarkiston, vaatehuollon, järjestelmävastaavat, lakisäät. täydennyskoulutuksen, laadunhallinnan, tutkimus- ja kehittämistoiminnan, asumispalveluosto/SAS-ohjauksen, tieteellisen kirjaston, soten erikoissuunnittelijat, kehittämispäällikön sekä johdon tuen ja hallinnon sihteerit.
  
• 
  Asiamiespalvelut sisältävät talous- ja velkaneuvonnan, sosiaali/veter.asiamies ja potilasasiamiestoiminnan.
  
• 
  Sijaispalvelutoiminta ja hoitohenkilöstön rekrytointi sisältää maakunnallisen varahenkilöstön ja sijaisten sekä tekstinkäsittelykeskuksen koordinoinnin ja hoitohenkilöstön rekrytoinnin.
  
• 
  Luottamushlöhallinto (lautakunnat, toimikunnat)
  

2. Valmistelussa esille nousseita vaihtoehtoja (karkea luonnostaso, toimintojen nimet esimerkinomaisia):
Toiminnot, jotka tulisi sisällyttää soten yhteisiin palveluihin:
”Johdon tuki / soten hallinto”:

• 
  Sote-johtoa tukevia hallintotehtäviä hoitavat muodostavat johdon tuen (taloushallinto
  

ja -suunnittelu, hallintosihteeri- ja johdon sihteeritehtävät, hallintoylilääkäri, hallintoylihoitaja)
”Tutkimus- ja kehittämistoiminta”

• 
  Toimialan tutkimukseen ja kehittämiseen liittyviä tehtäviä hoitavat muodostavat ”soten tuke-yksikön” (erikoissuunnittelijat, kehittämispäällikkö, sihteeri sekä määräaikaisissa kehittämistehtävissä työskentelevät henkilöt).
  

Sijaispalvelutoiminta ja hoitohenkilöstön rekrytointi

• 
  nyk. sisältö ja henkilöstö
  

”Soten tukipalvelut”,

• 
  Toimialaa tukevia muita tehtäviä hoitavat muodostavat ”soten tukipalvelut” (täydennyskoulutus, vaatehuolto, tieteellinen kirjasto, laadunhallinta)
  

Toiminnot, jotka voidaan organisoida esim. hallintopalveluiden/muiden tulosalueiden osana
”Asiamiespalvelut”

• 
  nyk. sisältö ja henkilöstö
  

Työryhmässä esille tulleita asioita:

• 
  Asiamiestoiminta on kuntayhtymän soten palvelutoiminnasta riippumatonta toimintaa.
  
• 
  Talous- ja velkaneuvontaa on valtakunnallisesti esitetty liitettäväksi valtion oikeusaputoimistoihin, joten organisointikysymykset ovat piakkoin edessä niiden osalta.
  
• 
  Organisatorista sijaintia voidaan harkita hallintopalveluihin liitettäväksi sen riippumattomuusluonteen selkeyttämiseksi.
  

”Soten järjestelmävastaavat”

• 
  nyk.sisältö ja henkilöstö
  

Työryhmässä esille tulleita asioita:

• 
  Järjestelmävastaavien tehtävät ovat palvelutuotannon ja tietohallinnon rajapinnassa, jossa heillä on toiminnallisen tuntemuksen kautta tärkeä tehtävä käyttäjätuen, tiedon hallinnan ja järjestelmätoimintojen sujuvuuden kannalta.
  
• 
  Järj.vastaavilla ei ole selkeää työnjohtoa ja toiminnan ohjausta/tukea.
  
• 
  Soten palveluihin on järj.vastaavien organisaatioratkaisusta riippumatta saatava selkeä toimintamalli ja vastuutus eri toimintaprosesseihin liittyvistä tietojärjestelmien hallinnasta.
  
• 
  Organisatorista sijaintia voidaan harkita tietohallintopalveluihin liitettäväksi järjestelmävastaavien toiminnan kehittämiseksi ja palveluiden tarvitseman tuen varmistamiseksi.
  

”Soten asiakirjahallinto”

• 
  nyk.sisältö ja henkilöstö
  

Työryhmässä esille tulleita asioita:

• 
  Nykyinen potilaskertomusarkisto toimii arkistovastaavan johdolla hallintoylilääkärin alaisuudessa. Osakokonaisuus toimii hyvin, mutta maakuntatasolla asiakirjahallinnon ja tietosuojatoiminnan kokonaisuuden hallinnassa on haasteita hajautetun mallin vuoksi.
  
• 
  Organisatorista sijaintia voidaan harkita hallintopalveluihin liitettäväksi asiakirjahallinnon kokonaisuuden kehittämiseksi.
  

”Asumisostojen ja SAS-toiminnan ohjaus”

• 
  nyk.sisältö ja henkilöstö
  

Työryhmässä esille tulleita asioita:

• 
  Toiminnallisesti tehtävä palvelee lähinnä vanhuspalveluita ja jossain määrin vammaispalveluita.
  
• 
  Organisatorista sijaintia voidaan harkita vanhuspalveluihin liitettäväksi toiminnan ohjauksen kehittämiseksi.
  

3. Henkilöstön kannanotot
Soten yhteisten palveluiden henkilöstön näkemykset ja kannanotot esitetyistä luonnoksista:

• 
  Millaisia vaikutuksia näet esitetyillä luonnosvaihtoehdoilla olevan?
  

5. 
   henkilöstön asemaan tai työolosuhteisiin
   
6. 
   työn sisältöön tai työn suorittamiseen
   
7. 
   esimiestyöhön tai työn edellyttämään ohjaukseen/tukeen
   
8. 
   muuhun, mihin?
   

• 
  Mitä muita näkemyksiä haluat tuoda esille (huomioitavia seikkoja, kysymyksiä tms)?
  

Vastaukset pyydetään digium-kyselyohjelman lomakkeella 16.4. mennessä (linkki sähköpostissa).