Stadskansliet
Yüklə 191,55 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Bilaga A. Ansvar och organisation
- Utformning av IT-strategin
- Bilaga B. Sektorsövergripande samverkan
- Geografiskt övergripande.
- Tillgång till informationskällor
- Geografisk information och ritningar
- Utveckling av LIS-plattformen
- Bilaga C. Säkerhet och sårbarhet
9. Kompetensutveckling Det finns många skäl till att IT-användning är en kompetensfråga i dagens moderna organisationer. Detta beror framför allt på användningens snabbt ökade omfattning, den radikala förändring av verksamheten som IT medför, IT-områdets vida omfattning och komplexitet, samt med vilken svindlande hastighet det förändras. IT-området är mycket vitt och omfattar olika typer av kompetensområden. För att Göteborgs stad skall kunna ta tillvara de möjligheter IT erbjuder är det viktigt att kompetens finns vad gäller att förstå hur IT kan förändra förutsättningarna för verksamheten, använda IT, utveckla och underhålla IT, samt utbilda i användning av IT. Inom olika arbetsuppgifter krävs dessa kompetenser i olika omfattning. Följande huvudsakliga målgrupper för fortsatt kompetensutveckling inom IT-området kan dock urskiljas: Ledare måste ha kompetens att inse vilka förändringar av verksamheten som är möjliga att genomföra med hjälp av IT, liksom kunskaper om hur införande av ny teknologi görs på bästa sätt. Medarbetare inom Göteborgs stad måste ha nödvändiga kunskaper om och kunna hantera de system som ingår i verksamheten på ett effektivt sätt samt förstå användningens konsekvenser. Medborgarna i Göteborg skall ges möjlighet att utveckla kompetens att hantera den service som Göteborgs stad tillhandahåller via IT. De måste även få information om vilken service IT kan ge dem. Utvecklare av IT måste ha god kompetens i att underhålla befintliga system och att utveckla nya med hjälp av ny teknik. De måste även ha kompetens att skapa användarvänliga system som underlättar kompetensutvecklingen för användarna. Utbildare inom IT-området måste ha god kompetens vad gäller hantering av de verktyg de utbildar om samt den verksamhet de skall användas i. Framför allt måste dock utbildaren ha goda kunskaper i pedagogik för att kunna anpassa metod till deltagare och utbildningens innehåll. På grund av kompetensens betydelse för vilka effekter IT-användningen får, är det vitalt att kvalitetssäkra kompetensutvecklingsprocessen. Samordning av insatser är därför viktigt, liksom uppföljning vad gäller kvalitet i insatsens resultat och effekt. Mål Det är viktigt att kvaliteten på användning och utveckling av IT inom Göteborgs stad är hög. Olika typer av insatser måste därför genomföras för att uppnå följande mål: Stadens medarbetare, i synnerhet dess ledare, har hög kompetens inom IT-området. Medborgarna har möjlighet till kompetensutveckling inom IT-området. Kompetensutvecklingen är av god kvalitet och genomförs med hög effektivitet, samt resulterar i hög kompetens. De olika kompetensområdena presenteras i mer detalj i bilaga G liksom en beskrivning av hur kompetensutvecklingsprocessen skall kvalitetssäkras. Bilaga A. Ansvar och organisation Arbetet med att förändra verksamheten med hjälp av IT måste göras utifrån organisationens egna perspektiv och den kunskap som finns om framtida krav. Det är därför viktigt för samtliga förvaltningar och bolag inom Göteborgs stad att ta fram och göra tillgängliga lokala IT-strategier. Som ett stöd för detta arbete tillhandahålls här riktlinjer som rör utformningen av den lokala IT-strategin. För att möjliggöra en integration mellan olika förvaltningars och bolags strategier och säkerställa den av stadsledningen eftersträvade samordningen bör strategierna:
Det åligger samtliga förvaltningar och bolag att kontinuerligt tillhandahålla en aktuell IT-strategi som genom Stadskansliet försorg görs tillgänglig elektroniskt för övriga enheter inom staden. Vid frågor angående utformning av lokala IT-strategier kontakta Stadskansliet. Utformning av IT-strategin För att skapa underlag för handling är det viktigt att den IT-strategi som utarbetas lokalt innehåller både en vision om hur det framtida arbetet inom förvaltningen/bolaget skall se ut och hur man konkret skall gå tillväga för att nå dit. Med handlingsplan avses alltså en presentation av konkreta mål, tidsplan för när de skall uppnås och en beskrivning av hur detta skall gå till. På grund av betydelsen av att beakta säkerhet och sårbarhet, bör även en separat säkerhetspolicy upprättas. Nedan ges förslag till vilka rubriker som bör finnas med under respektive del. De olika delarna kan med fördel vara separata dokument.
Denna del av IT-strategin bör beskriva vad användningen av IT syftar till att åstadkomma. Den bör givetvis beröra de insatsområden som tas upp i den övergripande IT-strategin, men skall fokusera de områden som är specifika för enheten. Följande kapitelindelning är lämplig att använda:
Handlingsplan för IT-insatser Handlingsplanen bör beskriva både aktiviteter och förväntade effekter, samt hur dessa skall mätas. Det är viktigt att välja aktiviteter som snabbt ger resultat. Handlingsplanen skall beskriva hur de mål som anges i visionen skall kunna uppnås för varje insatsområde. Exempel på insatsområden:
Säkerhetspolicy Denna del av IT-strategin bör ta upp följande frågeställningar:
Påverkan på andra strategier och policydokument: Arbetet med att ta fram en IT-strategi kan påverka andra typer av policyarbete, då användningen av IT påverkar verksamheten på många olika sätt. Det är därför viktigt att arbete även omfattar att undersöka hur exempelvis nedanstående policydokument kan komma att påverkas:
Bilaga B. Sektorsövergripande samverkan Stadskansliet har tillsammans med ADB-kontoret under det senaste åren arbetat med ett initiativ för att öka nyttan av befintliga och framtida investeringar inom IT området, i synnerhet inom nätverks- och persondatorområdet. Initiativet avser verksamhetsutvecklingen i lednings- och administrationsverksamheten inom varje förvaltning och i staden som helhet. Initiativet kallas Ledning I Samverkan (LIS) och syftar till att förbättra förutsättningarna för ett gränsöverskridande arbetssätt. Verksamhetsutvecklingen avser dels det sätt som information och kunskap skapas, lagras, distribueras och används, och dels utvecklingen av de arbets- och samarbetsformer som används inom och mellan stadens olika förvaltningar och bolag. Inom Göteborgs stad har beslut fattats om användning av Lotus Notes som plattform för den kommunala ärende- och dokumenthanteringen. Integrationsmöjligheterna med internet-tekniken, och den inbyggda intranet-funktionaliteten, tillsammans med en hög säkerhetsnivå och arbetsmöjligheter oberoende av nätverkskoppling, är några av de anledningar som ligger till grund för valet. Idag sker generellt sett den största delen av den kommunikation som går via internet på ett enkelriktat sätt, framförallt via användningen av World Wide Web. Övergången från denna enkelriktade kommunikation till en högre grad av interaktivitet mellan informations-/tjänsteleverantör förutsätter en väl fungerande plattform för dessa interaktiva tjänster som dessutom tillåter en okomplicerad integration med övriga verksamhetssystem. LIS-plattformen adresserar följande områden:
Nedan beskrivs dessa områden i mer detalj. En presentation görs även av hur LIS-plattformen skall utvecklas och byggas ut. Ärendehantering De instrument som idag normalt används inom kommunal verksamhet är inte tillräckliga för att kunna skapa de bästa förutsättningarna för att hantera det informationsöverflöd som finns, både för individen och organisationen som helhet. Även om datoriserade system för dokument- och ärendehantering finns inom kommunal ledningsverksamhet är de oftast endast ett stöd för på ett relativt strukturerat sätt att hitta länkar till dokument. Systemet måste emellertid också stödja samverkan och lärande. Elektroniska diarium skapar förutsättningar för spårbarhet. Det blir lätt att hålla ordning på vem som har hand om ett visst ärende, de dokument som ingår och hur långt arbetet har fortskridit. Det ger dock inget stöd för det praktiska arbetet. Förutom ett diarium och elektroniskt arkiv som ger tillgång till de faktiska dokumenten innehåller därför LIS-plattformen speciellt stöd för själva handläggningsarbetet. Databaser med funktioner som stödjer det löpande arbete inom arbetsgrupper ingår, liksom stöd för projektarbete och då speciellt dokumentorienterade projekt. Dessutom finns ett speciellt stöd för nämndhantering och ett personligt arkiv. I samtliga dessa applikationer ingår stöd för samverkan som t.ex. kommentarer, diskussioner, begäran om kommentar. Även elektronisk remisshantering ingår. Den elektroniska posten är dessutom helt integrerad med LIS-plattformen. På detta sätt skapas elektroniska arbetsrum där medarbetare från olika verksamheter samlas kring dokument för att arbeta tillsammans. Informationen i dokumenten blir på så sätt ett stöd för arbetet. Genom att fånga idéer i dokument som alltid är tillgängliga, som kan vara allt ifrån ett långt PM till en kort kommentar, skapas större förutsättningar för lärande eftersom det blir lättare att reflektera. Det blir också lättare att ta ett kollektivt ansvar för arbetsprocessen och resultatet. De olika arbetsformerna har dessutom direktkontakt med diariet för att effektivisera arbetet och ge ytterligare stöd för spårbarhet. På detta sätt skapas en IT-plattform som länkar samman individer från olika delar av kommunen, med olika bakgrunder och kompetenser. Samverkan kan då ske på olika sätt:
Förutom att bidra till att skapa en effektivare organisation genom utbyggd samverkan kan LIS-plattformen skapa förutsättningar för individens lärande. Det blir enklare för den enskilda medarbetaren att genom gemensamma informationskällor och utbyte med andra individer att bredda sin kompetens på ett sätt som är integrerat i det vardagliga arbetet. På detta sätt blir det också lättare att fokusera på den glädje som ligger i att utveckla sitt eget kunnande och hjälpa andra personer att utveckla deras kompetens, att lyfta fram den yrkesstolthet som finns i kunskapsarbetet. Tillgång till informationskällor Det finns inom verksamheten i Göteborgs Stad flera samlingar med strukturerad information som är av stor betydelse för så gott som alla enheter. Ett flertal av dessa finns redan att tillgå inom LIS-plattformen:
Utveckling av nya informationskällor pågår. I LIS-plattformen ingår dessutom följande mallapplikationer:
På detta sätt kan förvaltningsspecifika "handböcker" skapas för olika ändamål. Dessa uppdateras och underhålls av de lokala enheterna själva men kan i vissa fall spridas till dem som önskar. För samtliga dessa typer av gemensamma informationskällor gäller att de är utformade för att stödja inte bara publicering av information, utan även det redaktionella arbetet med att ta fram nya dokument och arkivera gammal information. Det politiska arbetet Utformningen av stödet för ärendehantering ger i sig ett gott stöd för den politiska verksamheten eftersom det underlättar arbetet med att få tillgång till information på ett strukturerat sätt. Speciellt värdefullt för det politiska arbetet är dock det stöd för nämndarbetet som ingår i LIS, som fokuserar arbetet med förberedelser och uppföljning inför nämndens sammanträden. Till detta stöd för nämndarbetet skall också vara möjligt att koppla stöd för politisk beredning i politiska arbetsgrupper (partigrupper), där diskussioner och samverkan vid förberedelser inför aktuella ärenden kan ske. LIS-plattformen ger den förtroendevalde och partierna ett virtuellt rum för samarbete, dialog och diskussion i beredningen av aktuella ärenden. Till skillnad från det verkliga rummet kan den förtroendevalde ge sina bidrag oberoende av tid och plats vilket kan vara till stor hjälp för fritidspolitikern som kan ha svårt att komma ifrån. Medborgarinformation LIS-plattformen förenklar möjligheten att ge medborgarinformation på olika sätt. Flera av de gemensamma strukturerade informationskällorna lämpar sig väl för att göras tillgängliga för medborgarna som t.ex. Kommunalkalendern och Statistisk årsbok. Bättre verktyg för ärendehantering gör det möjligt att lättare svara på frågor från allmänheten, och det är även möjligt att låta delar av arbetsprocessen vara tillgänglig för direkt insyn via internet. I LIS-plattformen ingår även den redaktionella miljö för publicering av information på internet som utvecklades för SDN-verksamhet inom DALI-projektet. Den består av fyra olika delar: debatt, aktuellt, information och arkiv).
Plattformen för samverkan för de tekniska bolagen och förvaltningarna kan indelas i tre huvudkategorier: Processtöd - projektarbete och diarium, redaktionell och publicerande miljö för gemensam information (LIS) Ritningar (CAD) - Dokumenthantering & Arkiv Geografisk information (CAD & GIS) - objekt med information knuten geografiskt
Projektet “Ledning i samverkan“ har arbetat aktivt med IT-stöd för ärendehantering med olika arbetsprocesser samt IT-stöd för projektarbete. I detta arbete har ett antal databaser för diarium, ärende- och projekthantering tagits fram. Miljön för detta har varit Lotus Notes, en grupprogramvara lämplig för just att hantera kommunikation och dokumentation i arbetsgrupper. Denna miljö ger även möjlighet att dela data mellan olika delar av organisationer eller med personer från andra organisationer, samarbetspartners eller kunder, i projektdatabaser som ligger åtkomliga utanför den egna organisationen. Ritningar För en teknisk förvaltning krävs dock lite mer. Lotus Notes behöver utökas med kraftfullare dokumenthantering när dokumenten blir mer komplicerade och därmed större. Detta är fallet för t.ex. ritningar och kartor. För att hantera dessa har en lösning baserad på programvaran DocsOpen tagits fram. Denna programvara är byggd för att hantera stora mängder dokument av olika slag. Genom att kombinera LIS-paketet med DocsOpen skapas en lösning som dels ger ett bra stöd för projektarbete och samverkan, dels kan hantera och hålla ordning på de "tunga" dokument som utgörs av ritningar. Flödet, hantera ärenden, dela dokument och samarbete, sker i LIS medan produktion och lagring av ritningar och kartor görs mot det mer arkivorienterade DocsOpen. I LIS lagras endast länkar till dessa dokument. För ritningsproduktionen används Autocad som verktyg. Då en stor del av underlaget för denna produktion är kartor kommer Autocad att integreras med Spatialware som är det verktyg Stadsbyggnadskontoret valt att använda för att underhålla och producera kartor. Detta ger Gatubolaget möjlighet att öka kvalitén på de kartorienterade produkter man producerar samt att man slipper underhålla produkter i olika format. Dessutom kan man med hjälp av DocsOpen versionshantera och hålla samman produkterna. Detta är viktigt inte minst ur arkivsynpunkt då man som konsult är skyldig att hålla originallhandlingar i minst 10 år. Geografisk information För att kunna använda och utbyta gemensamma data måste de programvaror som används av förvaltningar och bolag kunna kommunicera med varandra. En stor gemensam informationskälla är Göteborgs geografiska informationssystem (GGIS) vars basversion utvecklas av stadsbyggnadskontoret. Det kommer bl.a. att innehålla fastighetskarta, bestämmelsekarta, topografisk karta, fastighets- och byggnadsinformation. Viktiga användningsområden är:
Hela eller delar av systemet används av stadsbyggnadskontoret, Göteborg Energi AB, renhållningsverket, fastighetskontoret, gatubolaget, trafikkontoret, räddningstjänsten, miljöförvaltningen, fritid, folkhälsan, LFF, Bostadsbolaget, Poseidon m fl. När det gäller tillämpningsområdena CAD (datorstödd konstruktion) och GIS (geografiska informationssystem) har en defactostandard redan etablerats inom stora delar av Göteborgs stad. För CAD används i regel programmet AutoCad. För GIS används flera programvaror, från MS Office till MapInfo, Spatialware och Oracle. Användarens behov avgör vilket program som används. Genom att använda standardprogram från stora och etablerade programvaruhus säkras såvitt möjligt framtida överlevnad för systemen. Som nämnts ovan nyttjas den CAD och GIS-lagrade informationen gemensamt av stadens förvaltningar och bolag. Överföring av informationen görs i stadens datanät GothNet. Detta koncept är också till alla delar ett fleranvändarsystem.
LIS-plattformen skall implementeras i högsta möjliga takt i stadens olika enheter så att den elektroniska ärendehanteringen skall få kritisk massa. Den kritiska massan är nödvändig för att samverkanspotentialen skall kunna utnyttjas tillfullo. Målet är att mer än 70% av stadens enheter skall ha infört LIS under 1998. Målet för 1999 är att fler än 90% av stadens enheter skall ha implementerat LIS. I första hand skall diariesystem, generell ärendehantering och projekthantering tas i bruk. I de fall så krävs skall utveckling och implementering av specifika ärendeprocesser ske inom LIS-plattformen. Sådana utvecklingsprojekt skall koordineras genom stadskansliet men finansieras av processägarna.
(utdrag ur “Policy och riktlinjer för ADB-säkerhet i Göteborgs stad“ -TU 1995-10-26, Rnr 479/95, Dnr 1095/95) Motiv Informationsbehandling med ADB-stöd är omfattande och har strategisk betydelse för stadens verksamhet. Kommunens medborgare, ADB-användare och samhället i övrigt ställer krav beträffande integritetsskydd och tillförlitlighet i ADB-systemen. Lagar och förordningar påverkar ADB-användningen och medför åtgärder. Denna policy vill understryka att ADB-säkerhetsarbetet är ett medel att försäkra sig om att redan gjorda och kommande ADB-investeringar ger förväntad effekt hos kommunens verksamheter.
Med ADB-säkerhet menas den samlade effekten av de skyddsåtgärder, som tillsammans minskar eller eliminerar de hot och risker, som riktar sig mot informationens/ADB-systemens riktighet, tillgänglighet och sekretess. Med ADB-säkerhetsarbete menas de åtgärder som vidtas för att säkerställa informationens/ADB-systemens riktighet, tillgänglighet och krav på sekretess.
ADB-säkerhetsarbetet i Göteborgs stad har följande mål:
Omfattning En god och verksamhetsanpassad ADB-säkerhet skall finnas i samtliga tekniska miljöer där informationshantering äger rum, dvs i befintliga och nya datorer och system, data och telekommunikation, dataväxlar, telefax, system inom medicinsk teknik, system inom tekniska ADB, mm Ansvar Kommunstyrelsen fastställer ADB-säkerhetspolicy och riktlinjer och skall följa upp dess tillämpning. Nämnder och styrelser har ett eget ansvar att bedriva ADB-säkerhetsarbete inriktat på verksamhetens krav och behov med beaktande av denna policy och riktlinjer för ADB-säkerhet. ADB-säkerhet och ekonomi Stadens ADB-system skall bidra till ökad effektivitet och höjd kvalitet i verksamheten. Innan ADB-stöd införs, skall en ekonomiskt och verksamhetsmässigt godtagbar ADB-säkerhetsnivå ha fastställts. Kostnadseffektivitet uppnås genom att man eftersträvar god informationskvalitet och en hög tillgänglighet i ADB-stödet samt skydd mot förlust av informationen. Hela datormiljön skall anpassas efter ADB-säkerhetsbehoven för att säkerställa informationens och ADB-systemens tillgänglighet, riktighet och kvalitet. Vid avvägningar mellan alternativa system och utrustningar skall de ADB-säkerhetsmässiga aspekterna vägas in. Kommunikation Utvecklingen inom ADB-området går idag oerhört snabbt och förväntas öka ytterligare inom en nära framtid. All ADB-användning, nu och i framtiden, förutsätter en säker och väl fungerande kommunikation. Det är alltså av största vikt att säkerhetskraven beaktas vid kommunikation mellan samverkande datorer och program som t ex Internet, EDI och Client/Serverlösningar. Vid val av kommunikationsstrategier, utrustning, system mm skall informationens krav på tillgänglighet, sekretess och kvalitet styra ADB-säkerhetsnivån. Säkerhetsnivån i kommunikationen inom och mellan olika datoriserade miljöer skall i alla led anpassas till informationens säkerhetsbehov och med beaktande av krav i lagar och förordningar. Samverkan I Göteborgs stad bedrivs ett förvaltnings-/bolagsövergripande samarbete i ADB-säkerhetsrådet som består av de ADB-säkerhetsansvariga från förvaltningarna och bolagen. ADB-säkerhetsrådet är en organisation som arbetar för informations- och erfarenhetsutbyte och bygger på aktivt deltagande av stadens förvaltningar och bolag. ADB-säkerhetsrådets verksamhet omfattar bl.a. utarbetande av regler och råd, förslag till lösningar på gemensamma problem samt utbildning. ADB-säkerhetsrådet medverkar till att standardlösningar och utvecklingsinsatser inom ADB-säkerhetsområdet kommer till allmän användning inom kommunen. ADB-säkerhetsrådet arbetar i särskilda projekt på uppdrag åt centrala ADB-gruppen och rapporterar en gång om året i denna grupp.
Yüklə 191,55 Kb. Dostları ilə paylaş:
|