Stratejik Plan Çalışmadan, öğrenmeden, yorulmadan rahat yaşama Yollarını alışkanlık haline getirmiş milletler; Evvela haysiyetlerini, sonra hürriyetlerini ve daha Sonra da istikballerini kaybetmeye mahkûmdurlar

1.1. Genel

Stratejik Planlama, kurumun bulunduğu nokta ile ulaşmayı hedeflediği yer arasındaki yolu ifade etmektedir. Yani, kurumda çalışan her kademedeki kişilerin katılımı ve kurum yöneticisinin tam desteğini içeren sonuç almaya yönelik çabaların bütünüdür. Stratejik Planın amacı belirlenen hedeflere, ne zaman, hangi kaynaklarla ve nasıl ulaşılacağının ortaya koymaktadır.

Stratejik Plan, Borsamızın misyonun ve vizyonunu yerine getirebilmek için hedeflerini ve eylemlerini belirlemekte ve uygulanacak eylem planının sonuçlarının izleme ve değerlendirilmesi için performans kriterleri ile kaynak tahsisini içermektedir.

Kozan Ticaret Borsası’nın uzun yıllara dayanan geçmişi ve birikimi ile misyonunu gerçekleştirebilecek kurumsal yapısını güçlendirmek ve daha profesyonel çalışarak Kozan’a kaliteli hizmet sunmak amacıyla çalışmalarını kesintisiz sürdürmektedir.

Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından 2002 yılında başlatılan Türk Borsa Sisteminin, Avrupa Borsa Sistemine uyumunun sağlanması kapsamında, 2017 yılında 13. Dönem “Akredite Borsa” olma çalışmalarını katılan Kozan Ticaret Borsası, hizmet kalitesini sürekli arttırmaktadır.

Akredite Borsa olarak 5 yıldızlı hizmet veren oda ve borsalar kervanına katılan Kozan Ticaret Borsası 4 yıllık hazırlamış olduğu stratejik planlar ile üyelerine ve Kozan’a hizmet yarışına katılmıştır.

Hazırlamış olduğu 2018-2021 yıllarını kapsayan stratejik planı ve yıllık faaliyet planlarını kesintisiz uygulayacağını taahhüt eden Borsamız, her yıl planlarına uygun olarak uygulamaların gerçekleştirilmiş olup olmadığı performans kriterlerine göre değerlendirecektir. Borsamızın kendi performansını değerlendirmesinin yanı sıra, üç yılda bir de TOBB tarafından belirlenen bağımsız denetçilerle yapılan denetimlerle Akreditasyon Sisteminin sürekliliği izlenmekte ve değerlendirilmektedir.

Kozan Ticaret Borsası, bu çalışmalarının yanı sıra 2016 yılında hizmet kalitesini belgeleme çalışmaları kapsamında, TS EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi belgesini de almıştır.

Kozan Ticaret Borsası, yasalarla düzenlenen görevleri çerçevesinde; Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasını ve sürekli geliştirilmesini, bu doğrultuda üyelerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak yüksek standartta borsa hizmetleri sunmayı, personelinin ve üyelerinin memnuniyetini ve eğitim seviyesini sürekli geliştirmeyi kalite politikası olarak benimsemiştir.

1.2. Stratejik Plan Hazırlık Süreci

Kozan Ticaret Borsasında yürütülen 2018-2021 Stratejik Plan Hazırlık süreci üç aşamada yürütülmüştür. Bunlar; hazırlık, durum analizi ve geleceğin planlanması çalışmalarıdır.

1.2.1. Hazırlık Çalışmaları

Hazırlık çalışmalarda temel amacımız stratejik planın borsa yönetimi ve çalışanlarınca sahiplenilmesinin sağlanmasıdır.

Bu amaçla toplantı 28 Ağustos 2017 tarihinde Borsa Yönetim Kurulu, Meclis ve çalışanlarla ayrı ayrı toplantılar yapılmıştır. Toplantılarda; TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemi, Stratejik Planlama, Kurumsallaşma, Çağdaş Yönetim Anlayışı, Kurumsal Yönetim, Oda/Borsaların varlık sebepleri, yürütülecek stratejik planlama çalışmalarının adımları gibi konularda istişarelerde bulunuldu. Toplantıya ait çıktılar planımızın ana hatlarını oluşturdu.

Stratejik planın hazırlanma sürecinde ihtiyaç duyulacak, veriler, eğitimler, çalıştaylar, danışmanlıklar saptanmıştır. Kurulan stratejik plan hazırlama kurulunda görev alacaklar belirlenmiştir.

Stratejik plan hazırlık kurulunda;

Mehmet YAĞAN – Yönetim Kurulu Başkanı

Uğur HALAMAN – Yön. Kur. Bşk. Yrd. – Sistem Süreç ve Amaç Sorumlusu

Ramazan GELEBEK – Meclis Üyesi – Stratejik Hedeflerden Sorumlu Üye

Abdullah KILINÇ – Genel Sekreter – Kalite Yönetimi Temsilcisi,

Murat HALAMAN – Muamelat Memuru – Kalite Yönetimi Sorumlusu

Harun ÇETİN – Muhasebe Memuru – Üye ve Personel İlişkileri Sorumlusu

Cengiz ATÇIOĞLU-Tescil Memuru Kurumlar Arası İlişkilerden Sorumlusu

İlker OKUDUCU-Akreditasyon ve Kalite Yönetimi Sorumlusu

Olarak görevlendirilmiştir.

Sonrasında Akreditasyon İzleme Kurulu oluşturularak görevlendirilmeler yapılmıştır.

Akreditasyon İzleme Kurulu:

Mehmet YAĞAN – Yönetim Kurulu Başkanı

Uğur HALAMAN – Yön. Kur. Bşk. Yrd. – Sistem Süreç ve Amaç Sorumlusu

Ramazan GELEBEK – Meclis Üyesi – Stratejik Hedeflerden Sorumlu Üye

Abdullah KILINÇ – Genel Sekreter – Kalite Yönetimi Temsilcisi,

Murat HALAMAN – Muamelat Memuru – Kalite Yönetimi Sorumlusu

Harun ÇETİN – Muhasebe Memuru – Üye ve Personel İlişkileri Sorumlusu

Cengiz ATÇIOĞLU-Tescil Memuru Kurumlar Arası İlişkilerden Sorumlusu

İlker OKUDUCU-Akreditasyon ve Kalite Yönetimi Sorumlusu

Plan ekibi planın iş-zaman-sorumluluk çizelgesini hazırlamış ve görevlendirmeler yapılmıştır.

1.2.2. Durum Analizi Çalışmaları

Durum analizinde öncelikle Kozan İlçesi değerlendirilmiştir. Daha sonra Kozan Ticaret Borsası özelinde analize geçilmiştir. Borsamızın Yasal Yükümlülükleri ve Mevzuat değerlendirmesi yapılmıştır. Bu kapsamda tüm Oda/Borsaların uymakla yükümlü olduğu kanun, yönetmelik ve Borsamızın ilgili iç mevzuatı incelenmiştir.

İkinci aşamada faaliyet ve hizmetlere yönelik kurumsal kapasitenin belirlenmesi ve süreçlerin etkinlik analizi yapılmıştır. Borsamızın yürütmekte olduğu tüm hizmetler belirlenmiş, süreç yaklaşımıyla, ana ve alt süreçlerin tanımlanıp, ilişkilerinin ortaya konması ve faaliyetlerin değerlendirilmesi yapılmıştır.

Üçüncü aşamada kurum içi analiz yapılmıştır. Borsamızın organizasyonel yapısı ve birimleri, yetki sorumlulukları ile kurumun beşeri, mali, teknolojik gibi tüm kaynakları analiz edilerek güçlü ve iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanlar saptanmıştır.

Dördüncü aşamada paydaş analizi yapılmıştır. Bu adımda iç ve dış paydaşlar belirlenmiş ve önceliklendirilmiştir. Paydaşların Borsa ile ilişkileri analiz ederek her bir paydaş için paydaşlık değerlendirmesi yapılmıştır.

Beşinci aşamada üye ve paydaşların görüş ve beklentilerini almak üzere 10 Nisan 2017 tarihinde paydaş toplantısı yapılmıştır. Bu toplantıya iç ve dış paydaşlar davet edilmiştir. Toplantıda paydaşların görüş ve beklentilerinin alınmasının yanı sıra SWOT ve PEST analizi yapılarak borsamızı çalışmalarında etkileyecek olan içsel ve dışsal faktörler değerlendirilmiştir.

1.2.3. Geleceğin Planlanması Çalışmaları

Geleceğin planlanması çalışmalarında öncelikle Kozan Ticaret Borsasının misyonu ve vizyonu gözden geçirilmiştir. Borsamızın orta ve uzun vadede olmak istediği yer, borsamızın var oluş sebebi ve bu konuma ulaşırken savunduğu, bağlı kaldığı etik ve temel değerler ortaya konmuştur.

İkinci aşamada; Durum Analizi, SWOT ve PEST analizlerinden elde edilen bulgulardan yola çıkarak stratejik amaçlar, hedefler ve performans göstergeleri belirlenmiştir. Borsamızın belirlenen vizyonuna ulaşmasını sağlayacak amaçlar, amaçların gerçekleşmesini sağlayacak hedefler ve borsamızı hedeflerine ulaştıracak eylemlerin tutarlı bir bütünlük ve hiyerarşik yapı içerisinde ortaya çıkartılması sağlanmıştır.

Geleceğin planlanmasında üçüncü olarak, faaliyetlerin maliyetlendirme çalışması yapılmıştır. Borsamızın stratejik planında yer alan faaliyetlerin yıllık maliyetlerinin belirlenmesi ve bu maliyetlerin kaynağının bütçe ile ilişkilendirilmesi gerçekleştirilmiştir.

Dördüncü aşamada; izleme ve değerlendirme yapısının oluşturulması olmuştur. Bu adımda stratejik planın uygulanmasının sorumlu, işbirliği yapılacak paydaşlar ve yıllık uygulanma zamanlarının yer aldığı “yıllık eylem planı” yapılmıştır. Planın uygulanmasında ortaya çıkacak uygunsuzlukların belirlenerek gerekli önlemlerin alınmasına ve revize edilmesine olanak sağlayacak bir izleme-değerlendirme yapısı oluşturulmuş bu yapıdaki sorumluluklar ve yöntemler belirlenmiştir.