Hujjatlashtirilgan axborotning uchinchi xususiyati uning mazmunini bildiruvchi turli xil o'zgarishlar va shakllarni tanlash imkoniyatidir. Shuningdek, u o'zining mazmuni va tafsilotlarini yo'qotmasdan turli xil shakllarda turli xil ommaviy axborot vositalarida saqlanishi mumkin. Ya'ni, hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni saqlash uni nusxalash imkoniyatini nazarda tutadi. Bunday materiallar turli xil modifikatsiyalar shaklida mavjud bo'lishi mumkin.
Hujjatlashtirilgan axborotning uchinchi xususiyati uning mazmunini bildiruvchi turli xil o'zgarishlar va shakllarni tanlash imkoniyatidir. Shuningdek, u o'zining mazmuni va tafsilotlarini yo'qotmasdan turli xil shakllarda turli xil ommaviy axborot vositalarida saqlanishi mumkin. Ya'ni, hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni saqlash uni nusxalash imkoniyatini nazarda tutadi. Bunday materiallar turli xil modifikatsiyalar shaklida mavjud bo'lishi mumkin.
Versiyaga ko'ra xalqaro tashkilot standartlashtirishga ko'ra, hujjatlashtirilgan ma'lumotlar maxsus nazorat ostida saqlanishi va ishlatilishi kerak bo'lgan ma'lumotlardir. Bo'ysunish sohasida to'g'ridan-to'g'ri moddiy tabiatning tashuvchisi bo'lib, unda ushbu material saqlanadi. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni boshqarishga qo'yiladigan talablar to'plami ISO 9001:2015 standartining 7-bandida keltirilgan. Agar biz ushbu majburiyatlarni tezisda umumlashtirishga va tasvirlashga harakat qilsak, ular quyidagicha ko'rinadi:
Versiyaga ko'ra xalqaro tashkilot standartlashtirishga ko'ra, hujjatlashtirilgan ma'lumotlar maxsus nazorat ostida saqlanishi va ishlatilishi kerak bo'lgan ma'lumotlardir. Bo'ysunish sohasida to'g'ridan-to'g'ri moddiy tabiatning tashuvchisi bo'lib, unda ushbu material saqlanadi. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni boshqarishga qo'yiladigan talablar to'plami ISO 9001:2015 standartining 7-bandida keltirilgan. Agar biz ushbu majburiyatlarni tezisda umumlashtirishga va tasvirlashga harakat qilsak, ular quyidagicha ko'rinadi:
zarur bo'lgan joyda, zarur bo'lgan vaqtda va zarur bo'lgan vaqtda axborotning mavjudligi darajasini muntazam ravishda tahlil qilish;
zarur bo'lgan joyda, zarur bo'lgan vaqtda va zarur bo'lgan vaqtda axborotning mavjudligi darajasini muntazam ravishda tahlil qilish;
hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning xavfsizligi darajasini muntazam ravishda baholash;
axborotni tarqatish, qidirish, kirish va ulardan foydalanishni tekshirish jarayonlarini tashkil etish masalalarini hal qilish;
hujjatlarni turli xil xatolardan himoya qilish va saqlash bo'yicha samarali jarayonlarning ta'sirini baholash, masalan, ularning o'qilishi kafolatlanganmi;
olish va saqlash qoidalariga rioya etilishini tekshirish.
