Universitatea „babeş-bolyai” cluj-napoca

2.1. Contabilitatea decontărilor în numerar

Întreprinderile pot face o serie de încasări şi plăţi în lei şi/sau valută prin casieria unităţii, cunoscute sub denumirea generică de decontări în numerar.

Încasările în lei pot să provină din vânzarea de produse din producţie proprie, din vânzarea de mărfuri, lichidarea unor debitori, ridicări de numerar de la bancă, aport la capital, etc. Plăţile în lei se pot face pentru achitarea drepturilor salariale, plata ajutoarelor materiale din fondul asigurărilor sociale, avansuri spre decontare, cumpărări de bunuri, depuneri de numerar la bancă, etc.

Asemenea operaţii se fac prin casieria unităţii cu respectarea prevederilor Regulamentului nr.2/1991, cu completările ulterioare, emis de Banca Naţională a României.

Atunci când se foloseşte numerarul, încasarea/plata se face individual, imediat şi fără intermediere. Fluxurile de numerar la casierie sunt conduse cu ajutorul registrului de casă, condus separat pentru operaţiunile în lei de cele în valută.
Ca documente folosite în operaţiile de casă în lei, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, întâlnim:

• 
  Cecul de numerar, folosit la ridicarea sumelor de la bancă. Trebuie să fie semnat de persoanele împuternicite să dispună plăţi din conturile deschise la bancă;
  
• 
  Chitanţa, se emite la fiecare încasare în lei, cu excepţia ridicărilor de numerar pentru care se foloseşte cecul de numerar;
  
• 
  Foaia de vărsământ cu chitanţă, serveşte pentru depunerea sumelor în lei din casierie la bancă;
  
• 
  Dispoziţia de plată încasare, utilizată fie pentru plăţi în lei din casierie, fie pentru încasări în lei, când nu există alte documente justificative de plăţi şi încasări. Când este utilizată ca dispoziţie de încasare, pentru sumele încasate, casierul trebuie să emită chitanţă.
  

Unele plăţi se fac direct pe baza documentelor justificative întocmite anterior de diferite compartimente ale unităţii (state de salarii, liste de avans chenzinal, ordin de deplasare, fără să se mai întocmească alte documente de plată).

Reglementările în vigoare limitează plăţile către o altă întreprindere la un plafon zilnic de maximum 50.000.000 lei, cu excepţia magazinelor de tip cash&carry la care plăţile se pot realiza până la suma de 100.000.000 lei.

Contabilitatea sintetică a decontărilor în numerar realizează cu ajutorul conturilor 5311 „Casa în lei şi 5314 „Casa în valută. Aceste conturi sunt, după funcţia contabilă, conturi de activ iar după conţinutul economic, conturi de active circulante băneşti.

În casieriile unităţilor se pot păstra şi alte valori şi anume: timbre poştale şi fiscale, bilete de tratament şi odihnă, tichete de călătorie, bonuri de combustibil. Contabilitatea altor valori se conduce cu ajutorul contului 532 „Alte valori”, care se dezvoltă pe următoarele conturi operaţionale:

• 
  5321 „Timbre fiscale şi poştale”;
  
• 
  5322 „Bilete de tratament şi odihnă”;
  
• 
  5323 „Tichete şi bilete de călătorie”;
  
• 
  5328 „Alte valori”.
  

Toate conturile menţionate sunt conturi de activ, debitându-se cu intrările în unitate de elemente aparţinând altor valori şi creditându-se cu ocazia ieşirii acestora din gestiune, soldul acestor conturi reprezintă alte valori existente în unitate la data determinării lor.

Prin casieria unităţii se derulează şi operaţiile privind avansurile de trezorerie. Acestea sunt sume puse la dispoziţia administratorilor sau a altor salariaţi în vederea efectuării unor plăţi în numele acesteia. De regulă, justificarea avansului şi transformarea sa în cheltuială efectivă are loc la încheierea mandatului, pe baza unui decont de cheltuieli. Avansurile de trezorerie se pot acorda în lei sau în valută. Contabilitatea avansurilor de trezorerie se realizează cu ajutorul contului de activ 542 „Avansuri de trezorerie”

Redăm funcţionarea acestor conturi prin următorul exemplu:
1. Se achită în numerar cheltuielile privind transportul unor bunuri în valoare de 1.000.000 lei şi TVA 19%.

4. 
   Se încasează în numerar o imputaţie în valoare de 5.000.00 lei şi TVA 19%.
   
5. 
   Se achiziţionează în numerar timbre poştale în valoare de 300.000 lei, care ulterior se utilizează pentru trimiterea corespondenţei.
   
6. 
   Se achiziţionează bonuri de combustibil în valoare de 1.000.000 lei şi TVA 19%, achitate în numerar. Bonurile se utilizează pentru cumpărare de combustibil, care ulterior se dă în consum.
   
7. 
   Se achiziţionează bilete de tratament achitate în numerar în valoare de 2.000.000 lei, care se repartizează unor salariaţi pentru a urma un tratament.
   
8. 
   Se acordă un avans de trezorerie unui salariat în sumă de 2.500.000 lei, din care se achită următoarele:
   

• 
  materiale consumabile în sumă de 1.000.000 lei şi TVA 19%;
  
• 
  cheltuieli cu cazarea: 500.000 lei şi TVA 19%;
  
• 
  bilete CFR: 357.000 lei, inclusiv TVA 19%;
  
• 
  cheltuieli cu diurna: 100.000 lei.
  

Avansul neutilizat se restituie casieriei.

1) Achitarea în numerar a cheltuielilor privind transportul unor bunuri (în locul contului 624 pot fi utilizate şi conturile de stocuri )	% 624 4426	=	5311	1.190.000 1.000.000 190.000
2) Încasarea în numerar a unei imputaţii	5311	=	% 7581 4427	5.950.000 5.000.000 950.000
3) Cumpărarea timbrelor poştale	5321	=	5311	300.000
Utilizarea timbrelor	626	=	5321	300.000
4) Achiziţionarea bonurilor de combustibil	% 5328 4426	=	5311	1.190.000 1.000.000 190.000
Utilizarea bonurilor pentru cumpărare de combustibil	3022	=	5328	1.000.000
Consumul combustibilului	6022	=	3022	1.000.000
5) Achiziţionarea biletelor de tratament	5322	=	5311	2.000.000
Utilizarea biletelor	6458	=	5322	2.000.000
6) Acordarea avansului	542	=	5311	2.500.000
Achitarea materialelor consumabile	% 302 4426	=	542	1.190.000 1.000.000 190.000
Achitarea biletelor de transport (se poate deduce TVA, TVA = 357.000 x 19 : 119)	% 625 4426	=	542	357.000 300.000 57.000
Achitarea cazării	% 625 4426	=	542	595.000 500.000 95.000
Cheltuieli cu diurna	625	=	542	100.000
Restituirea avansului neutilizat	5311	=	542	258.000