Ehtiyacların müəyyən edilməsi satınalma elanının verilməsi üçün vacibdir. Satınalma ehtiyacı aşağıdakı sənədlər əsasında bəyan edilir: illik satınalma planı, tələbnamə, ehiyacların qiymətləndirilməsi hesabatı. İllik satınalma planında il ərzində aylıq, yaxud rüblük əsasda satınalan qurumun alacağı mal, xidmət və işlərin təsviri, həcmi və tələb olunan büdcə proqnozu planda qeyd edilir. Tələbnamədə isə satınalan qrupa satınalan təşkilatın müvafiq şöbəsindən göndərilir. Tələbnamədə şöbə üçün ehtiyac duyulan mallar və xidmətlər qeyd edilir. Ehtiyacların qiymətləndirilməsi ilə bağlı ən müfəssəl sənəd ehtiyac qiymətləndirməsi hesabatıdır(need assessment report). Tender elanı verməmişdən əvvəl qurum illik satınalma planını, konkret tenderin keçirilməsini zəruri etmiş tələbnaməni icbari olaraq, könüllü olaraq isə ehtiyac qiymətləndirməsi hesabatını elektron sistemə yükləyir. Əks halda elektron sistemində qeydiyyatdan keçmək mümkün olmur. Bu sənədlərin ilk ikisinin təqdim edilməsinin məqsədi odur ki, satınalma qrupları bu sənədləri hazırlasınlar. Bu sənədlərin hazırlanması tender elanlarının daha aydın şəkildə yazılmasına səbəb olacaqdır.Bu bir tərəfdən audit qurumunun işini asanlaşdıracaq. Satınalma üçün əsasları müəyyən edə biləcək.Digər satınalma planlarının elektron sistemə yüklənməsi imkan verəcək ki, biznes dövlət qurumlarının satınalma ehtiyacları haqqında daha yaxşı məlumatlanıb tenderlərdə iştirakla bağlı daha optimal qərar qəbul edə bilsin.
