d) Muhasebe birimi bağlantısı değiştirilen dairelerle ilgili devir işlemleri
Muhasebe işlemleri herhangi bir muhasebe birimince yürütülürken muhasebe birimi bağlantısı değiştirilen idare ve kurumlara ait ön ödemeler, menkul kıymet ve varlıklar, depozito ve teminatlar, emanetler, teminat ve garanti ile şahsi kefalete ilişkin belgeler, kişilerden alacaklar ve diğer varlıklar yukarıda açıklanan esaslara göre devir tarihi itibarıyla yeni muhasebe birimine devredilir, kullanılmayan ödenekler ise tenkis edilir.
Yer değiştiren muhasebe birimlerinin eski yıllara ait belgelerinin devri ve banka mevcutlarının gittikleri yere aktarılması
Madde 426-Yer değiştiren muhasebe birimleri, içinde bulundukları yıldan itibaren geriye doğru 6 yıllık belge ve defterlerini gittikleri yerlere beraberlerinde götürürler. Daha önceki yıllara ait belge ve defterlerden gerekli olmayanlar, muhasebe birimi hangi il veya ilçe sınırı içerisinde ise o il muhasebe birimi veya ilçe muhasebe birimine teslim edilir.
Muhasebe birimlerinin adli ve idari dava konusu bulunan, tarihi değer taşıyan, bir şahıs veya kurum lehine hak doğuran ve saklanması gerekli olan imha dışı defter ve belgelerini de gittikleri yerlere götürmeleri zorunludur.
Teslim olunan belge ve defterler için, ayrıntılı olarak 4 nüsha liste düzenlenir ve bunların bir nüshası belge ve defterlerin yerleştirildiği sandık veya torbalar içerisine konulur. Bir nüshası belge ve defterleri teslim alan muhasebe birimine verilir, bir nüshası Bakanlığa gönderilir, bir nüshası ise muhasebe biriminde saklanır.
Yer değiştirme halinde harcama yetkilisi ile birlikte tespit olunan, yolda harcanacak para veznedar adına düzenlenen bir çekle bankadan alınarak kasaya konulur. Bankada kalan para, gönderme emri ile gidilecek yerdeki banka hesabına aktarılır. Yer değiştiren muhasebe birimi tek hazine hesabı sistemine dahilse böyle bir aktarmaya gerek yoktur.
ONALTINCI BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Vezne ve ambarların kontrolü
Madde 427-Vezne ve ambarların kontrolü, muhasebe yetkilisi tarafından, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 61 inci maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine göre yapılır.
Kaybedilen alındılar için verilecek kayıt örnekleri
Madde 428-Muhasebe birimlerince, gerek emanet suretiyle, gerek herhangi bir nedenle ya da mahsuben tahsil olunan paralar ile her ne suretle olursa olsun teslim alınmış her türlü değerlere karşılık verilmiş olan alındıların, ilgilileri tarafından kaybedildiği bir dilekçe ile bildirildiği takdirde, ilgili defterdeki kayıtları karşısına ve dip koçanının arkasına açıklama yapılmak sureti ile kaybedilen alındının bir örneği dilekçelerin altına veya arkasına yazıldıktan ve onaylandıktan sonra kendilerine verilir. Yatırılan para veya değerlerin geri verilmesi gerektiği takdirde, bu kayıt örneği alındı yerine kabul edilerek gereken işlem yapılır. Kaybedilen alındının tutarı Bakanlıkça tespit edilecek tutarı geçtiği takdirde, kaybedilen alındının hükmü olmadığı, ilgilileri tarafından gazete ile duyurulur ve gazetenin bir nüshası dilekçeye bağlanır. Kaybedilen alındı banka teminat mektubu için verilmiş ise gazete ilanına gerek yoktur.
Hak sahipleri tarafından kaybedilen çekler
Madde 429-Herhangi bir kimsenin alacağına karşılık verilen çeklerin, ilgilileri tarafından kaybedildiği bir dilekçe ile bildirildiği takdirde, ibrazında ödenmemesi için, kaybedilen çekin gün ve sayısı ile tutarı derhal ilgili bankaya bir yazı ile bildirilir. Gerekli tedbirlerin alındığının banka tarafından muhasebe birimine bildirilmesini müteakip söz konusu tutar ilgilisine ödenir.
Kaybedilen veya kullanılmayacak hale gelen alındı ve çekler hakkında yapılacak işlem
Madde 430-Kullanılmamış her türlü alındı ve çek ciltleri ya da yaprakları kaybedildiği veya kullanılamayacak hale geldiğinde, durum bir tutanakla tespit edilir. Konuyla ilgili olarak yapılan inceleme sonucu belirtilerek söz konusu alındı ve çeklerin numaraları gösterilmek suretiyle Bakanlığa bildirilir ve alınacak cevaba göre işlem yapılır. Ayrıca çeklerin numaraları gösterilmek suretiyle durum muhasebe biriminin hesabının bulunduğu bankaya da bildirilir. Kullanılamayacak hale gelen çekler düzenlenecek bir tutanakla imha edilmek üzere bankaya teslim edilir.
Alındı, çek ve benzeri belgelerin iptali
Madde 431- Sıra numarası sistem tarafından düzenlenme anında verilenler dahil seri ve sıra numarası taşıyan alındı, çek ve benzeri belgelerden hatalı düzenlenme nedeniyle iptal edilmesi gerekenler; sol alt köşeden sağ üst köşeye doğru çizilen iki paralel çizgi arasına “iptal” ibaresi yazılmak suretiyle iptal edilir. Ayrıca, iptal edilen bu belgelerin arkasına iptal gerekçesi de yazılarak muhasebe yetkilisi ve belgeyi düzenleyen tarafından imzalanır. İptal edilen dip koçanlı alındı, çek ve benzeri belgeler dip koçanına iliştirilmek suretiyle, sıra numarası sistem tarafından düzenlenme anında verilenler ise ayrı bir dosyada muhafaza edilmek suretiyle saklanır.
İncelenmek üzere merkezden istenilecek belgeler
Madde 432-Aylık belgelerin muhasebe birimlerince Bakanlığa veya Sayıştaya gönderilmesinden sonra denetim elemanları, adli ve idari mahkemeler ile soruşturmacılar tarafından incelemeleri gerekli görüldüğü takdirde, belgeler; ait oldukları yıl, ay ve yevmiye numaraları ile tutarlarını gösteren bir yazı ile Bakanlıktan istenir. Bu yazıya, mahkeme karar veya tutanağının bir sureti ile denetim elemanları dışındaki soruşturmacıların soruşturma onayının bir sureti bağlanır. İnceleme işi tamamlanan belgeler hiç bir surette alıkonulmayarak aynen Bakanlığa geri gönderilir. Konuyla ilgili olarak düzenlenen rapor veya verilen kararın bir sureti de Bakanlığa gönderilir.
Merkeze gönderilmiş bulunan belgelerin asılları her ne sebeple olursa olsun Sayıştay’dan doğrudan istenemez.
İdari inceleme nedeniyle ya da muhasebe kayıtlarındaki herhangi bir yanlışlığın düzeltilmesi için bazı bilgilerin alınması veya aranılmasına gerek görüldüğü takdirde, yapılacak incelemenin niteliği, yazılacak yazıda ayrıntılı olarak açıklanır ve buna ait belge ve cetvelin hangi yıl ve aya ait olduğu ve yevmiye numarası ile tutarı gösterilmek suretiyle Bakanlıktan istenir.
İlçe muhasebe birimlerince takip edilen davalara ait defter ve belgeler
Madde 433-Muhakemat müdürlüğü ve hazine avukatlığı teşkilatı bulunmayan yerlerde, genel bütçe kapsamındaki idareler ile şahıslar arasında çıkan davalara ait defter, cetvel ve dava dosyaları, Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğünce gönderilen emir ve genel yazılar uyarınca, ilçe muhasebe birimleri tarafından düzenlenir ve davalar takip olunur. Devam etmekte olan davalara ait dosyalar muhasebe yetkilileri arasında devir ve teslim edilir.
Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi
Madde 434-Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir.
Defter ve belgelerin bilgisayarla düzenlenmesi
Madde 435-Bu Yönetmelikte düzenlenen defter ve belgeler, belirtilen bilgileri kapsamak kaydıyla adedine bağlı kalınmaksızın bilgisayarla düzenlenebilir. Defterler bilgisayarla düzenlendiğinde, Bakanlıkça alınması belirtilen bilgisayar çıktıları dosya içerisinde muhafaza edilir.
Denetim defteri ve denetim raporları dosyası
Madde 436-Muhasebe birimlerinde, yapılan denetimlere ilişkin olarak “Denetim Defteri” (Örnek: 55) tutulur. Denetimin kapsamı, dönemi, süresi ve denetim sonucunda düzenlenen rapor veya yazının tarih ve sayısını gösteren bu defter, denetim bitiminde ilgili denetim elemanı tarafından sütun başlıklarına göre doldurularak imzalanır ve mühürlenir.
Denetim elemanları tarafından yapılan denetimler sonunda düzenlenen ve denetim defterine kaydedilerek defterdarlık ya da muhasebe birimlerine gönderilen rapor veya yazılar ile bunlara verilen cevaplar ve Bakanlıkça ya da defterdarlıklarca yapılan tebligat aşağıdaki şekilde saklanır:
Müfettiş ve kontrolörler tarafından defterdarlık veya muhasebe birimlerine iki nüsha olarak tebliğ edilen raporların bir nüshası ve bu rapor üzerine ilgili memurlar ile üst memurlar tarafından verilecek cevapların birer nüshası ve Bakanlıktan yapılan tebligat bir araya getirilerek, üzerine raporun tarih ve numarası ile sayfa sayısının yazıldığı bir dosya içerisine konulur. Dosyalar, denetim raporları adıyla açılacak bir klasörde denetim defterindeki kayıt sırasına uygun biçimde saklanır.
Defterdarlık denetmenlerince yapılan denetimler sonucunda düzenlenen rapor ve yazılar, ilgili memurlar tarafından verilen cevaplar ile bunlar üzerine defterdarlıktan yapılan tebligat bir araya getirilerek üzerine raporun tarih ve numarası ile sayfa sayısının yazıldığı denetim raporları dosyasında saklanır.
Denetim defteri ve denetim raporları, ilgili memurların görevlerinden ayrılmaları halinde yerlerine atanan asil ya da vekil memurlara aynen teslim edilir. Ayrılan memurun bu defter ve dosyaları teslim etmesi ve yerine gelen memurun da bunu araması gerekir.
Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
Madde 437-20/02/2004 tarihli ve 25379 sayılı Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan Genel Bütçeye Dahil Daireler ve Katma Bütçeli İdareler Muhasebe Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Geçici Madde 1-Bu Yönetmelik ekindeki bilgisayar ortamında düzenlenemeyen defter, cetvel ve belgeler ile alındıların yenilerinin basım ve dağıtım işlemleri tamamlanıncaya kadar, mülga Devlet Muhasebesi Yönetmeliği ve Genel Bütçeye Dahil Daireler ve Katma Bütçeli İdareler Muhasebe Yönetmeliğindeki aynı amaç için düzenlenmiş örneklerinin başlıkları düzeltilerek ve gereksiz sütunları boş bırakılarak kullanımına devam edilir.
Geçici Madde 2- Bu Yönetmeliğin yürürlük tarihinden önce edinilen ve muhasebe dışında izlenilen mali duran varlıkların envanteri ve değerlemesi, muhasebe kayıtlarında yer alan mali duran varlıkların ise değerlemesi 31/12/2006 tarihine kadar tamamlanarak gerekli muhasebe kayıtları yapılır.
Geçici Madde 3- Bu Yönetmeliğin yürürlük tarihinden önce edinilen ve muhasebe dışında izlenilen varlıklardan ilgili mevzuatına göre envanteri yapılanlar ilgili varlık hesabına borç, 500-Net Değer Hesabına alacak kaydedilir.
Geçici Madde 4-Kayıtlarda yer almayan varlıklardan herhangi bir nedenle elden çıkarılanlar, öncelikle elden çıkarma değeriyle, ilgili varlık hesabına borç, 500-Net Değer Hesabına alacak kaydedilir.
Geçici Madde 5-Bu Yönetmeliğin yürürlük tarihinden önce doğmuş olmasına rağmen hesaplarda yer almayan yükümlülüklerden ilgili mevzuatına göre envanteri yapılanlar ilgili hesaba alacak, 500-Net Değer Hesabına borç kaydedilir.
Geçici Madde 6-2005 mali yılına ilişkin yönetim dönemi hesabı verilme süre ve şekilleri ile yönetim dönemi hesabı cetvelleri hakkında Genel Bütçeye Dahil Daireler ve Katma Bütçeli İdareler Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uygulanmaya devam edilir.
Yürürlük
Madde 438-Sayıştayın görüşü alınan bu Yönetmelik 01/01/2006 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 439- Bu Yönetmelik hükümlerini Maliye Bakanı yürütür.
|
