4 Inventarierea elementelor poziţiei financiare a întreprinderii Aspecte generale

4.3. Inventarierea elementelor poziţiei financiare a întreprinderii

Aspecte generale

Inventarierea elementelor poziţiei financiare reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor de activ şi de datorii, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, în cadrul întreprinderii, la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a elementelor poziţiei financiare a fiecărei întreprinderi şi cuprinde toate elementele poziţiei financiare a întreprinderii, precum şi alte bunuri şi valori deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară şi completă a poziţiei financiare şi performanţelor întreprinderii.

În temeiul art.8 alin. (1) din Legea contabilităţii, întreprinderile au obligaţia să efectueze inventarierea generală a elementelor poziţiei financiare la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, de regulă la sfârşitul anului, pe parcursul funcţionării sale, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:

1. 
   în cazul modificării preţurilor;
   
2. 
   la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
   
3. 
   ori de câte ori sunt indicii ca există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
   
4. 
   ori de câte ori intervine o predare – primire de gestiune;
   
5. 
   cu prilejul reorganizării gestiunilor;
   
6. 
   ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţa majoră sau în alte cazuri prevăzute de lege.
   

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor art. 11 alin. (3) din Legea contabilităţii, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării elementelor poziţiei financiare şi care elaborează şi transmit comisiilor de inventariere instrucţiuni scrise în acest sens, adaptate la specificul întreprinderii.

Clasificarea inventarierilor

Inventarierile se clasifică după mai multe criterii dintre care cele mai importante sunt¹:

1. 
   După momentul în care se efectuează deosebim:
   

1. 
   inventarieri periodice – se efectuează potrivit unei planificări făcute de întreprindere;
   
2. 
   inventarieri anuale – se efectuează obligatoriu înainte de închiderea exerciţiului financiar.
   

2. 
   După gradul de cuprindere al elementelor poziţiei financiare deosebim:
   

1. 
   inventarieri generale – cuprind toate categoriile de elemente ale poziţiei financiare;
   
2. 
   inventarieri parţiale – cuprind numai anumite categorii de elemente ale poziţiei financiare.
   

3. 
   După modalitatea de efectuare deosebim:
   
   1. 
      inventarieri totale – se referă fie la totalitatea sorto-tipo-dimensiunilor unui element al poziţiei financiare fie la totalitatea bunurilor dintr-o gestiune, indiferent de categoria de care aparţin;
      
   2. 
      inventarieri prin sondaj – cuprind numai unele sorto-tipo-dimensiuni sau numai unele bunuri dintr-o gestiune.
      

Observaţie: Dacă în cazul unei inventarieri prin sondaj sunt descoperite nereguli semnificative aceasta este transformată într-o inventariere totală.

4. 
   În funcţie de condiţiile în care se desfăşoară deosebim:
   
   1. 
      inventarieri ordinare – au, de regulă, un caracter planificat;
      
   2. 
      inventarieri extraordinare – sunt impuse în anumite situaţii cum ar fi: la predarea – primirea gestiunii, la cererea organelor de control, cu ocazia modificărilor de preţuri, cu ocazia divizării sau comasării de gestiuni, în urma calamităţilor şi a altor cazuri de forţă majoră etc..
      

Pregătirea inventarierii

În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere administratorii trebuie să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

• 
  organizarea depozitarii valorilor materiale grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
  
• 
  ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiunile de valori materiale şi a celei contabile şi efectuarea lunară a confruntării datelor dintre aceste evidenţe;
  
• 
  participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere;
  
• 
  asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
  
• 
  asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sortiment, preţ etc.) a unor persoane competente din întreprindere sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
  
• 
  dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu formularele şi rechizitele necesare;
  
• 
  dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;
  
• 
  dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu două rânduri de încuietori diferite.
  

Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:

1. 
   înainte de începerea operaţiunii de inventariere, se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:
   
   • 
     gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare;
     
   • 
     în afara valorilor materiale ale întreprinderii respective, are în gestiune şi altele aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;
     
   • 
     are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă;
     
   • 
     are valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;
     
   • 
     a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;
     
   • 
     deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
     
   • 
     are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.
     

De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune.

Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa.

2. 
   să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate;
   
3. 
   să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.
   

Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi.

La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fişete, casete, dulapuri etc., încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.

4. 
   să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La întreprinderile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global-valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmite până în momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate;
   
5. 
   să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria întreprinderii; să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila întreprinderii (acolo unde este cazul) şi să le păstreze în siguranţa;
   
6. 
   să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsura sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în buna stare de funcţionare.
   

Constatarea elementelor supuse inventarierii

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.

La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin măsurare, conţinutul vaselor - stabilit în funcţie de volum, densitate, compoziţie etc. - se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ţinându-se seama de densitate, compoziţie şi de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

Materialele de masă ca: ciment, oţel beton, produse de cariera şi balastieră, materiale şi produse agricole etc., a căror inventariere, prin cântărire şi măsurare, ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe baza de calcule tehnice. În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele de mai sus se menţionează modul cum s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii se inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidenţierii acestora pe formaţii, locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate şi comparate cu datele din evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenţa contabilă.

Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate, fără a se stânjeni desfacerea imediata a acestora.

Bunurile aparţinând altor întreprinderi (închiriate, în leasing, în custodie, cu vânzare în consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru bunurile în custodie vor conţine informaţii cu privire la numărul şi data actului de custodie şi ale documentului de livrare (factura), precum şi alte informaţii utile.

Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de inventariere primite. În caz de nepotriviri, întreprinderea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia ii aparţin bunurile respective, în termen de cinci zile de la primirea sesizării.

Creanţele şi datoriile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor, soldurilor debitoare respectiv creditoare ale conturilor de clienţi şi furnizori care deţin ponderea în totalul soldurilor acestor conturi sau pe baza punctajelor reciproce în funcţie de necesităţi. Fac excepţie de la aceasta regulă creanţele curente ale agenţilor economici a căror pondere nu depăşeşte 1% din totalul creanţelor. Pentru creanţele cu o vechime mai mare de şase luni confirmarea soldurilor se face în mod obligatoriu pe bază de adresă cu confirmare de primire. Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la normele legale ale inventarierii.

Disponibilităţile aflate în conturi la bănci se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bănci cu cele din contabilitate. În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie puse la dispoziţie de bănci clienţilor vor purta în mod obligatoriu ştampila oficială a băncii.

Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria întreprinderii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu cele din contabilitate.

Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare.

Clădirile se inventariază prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a dosarului acestora, prin inspectarea şi compararea constatărilor cu datele prevăzute în documentele respective.

Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la întreprinderile deţinătoare iar, în cazul brevetelor, licenţelor, know-how-urilor, mărcilor de fabrică, este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate.

În listele de inventariere ale imobilizărilor necorporale şi corporale aflate în curs de execuţie se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări se inventariază separat.

La întreprinderile care execută imobilizări corporale cu forţe proprii, în listele de inventariere a lucrărilor neterminate respective se includ cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat întregul complex de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz.

Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.

În cazul producţiei în curs de execuţie se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producţie, cat şi produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepţionare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele şi accesoriile lor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de muncă şi nesupuse prelucrării, nu se consideră producţie în curs de execuţie. Acestea se inventariază separat şi se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora, se vor evidenţia în conturile iniţiale de cheltuieli.

Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea sau inventarierea de două sau de mai multe ori a aceloraşi bunuri.

Pe ultima fila a listelor de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semnează, pe fiecare filă, de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât şi de către cel primitor.

Inventarierea faptică a elementelor poziţiei financiare se materializează prin înscrierea cu cerneala sau pix, fără spaţii libere şi fără ştersături, a valorilor inventariate în formularul Lista de inventariere centralizatoare, în urma verificării existenţei fizice a fiecărui bun inventariat.

Lista de inventariere centralizatoare serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a poziţiilor cu diferenţe.

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu, de înregistrare anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii elementelor poziţiei financiare a întreprinderii. În el se înregistrează toate elementele de activ, de datorii şi de capitaluri proprii, inventariate şi grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.

Elementele poziţiei financiare a întreprindere înscrise în Registrul inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare şi procesele-verbale de inventariere care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil.

Utilizarea rezultatelor inventarierii

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuţioasă a exactităţii tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere, cu evidenta tehnico-operativă pentru fiecare poziţie în parte, urmând ca poziţiile cu diferenţe să fie preluate în lista de inventariere centralizatoare.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii; numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariată; data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului întreprinderii. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al şefului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie ale creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării.

Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În cazul în care, în urma inventarierii, rezultă plusuri sau minusuri de inventar, în vederea punerii de acord a datelor din contabilitate cu valorile inventariate, acestea se vor înregistra ca atare în contabilitate, fără a se face compensări între ele.

În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, administratorii vor lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire. Prin valoare de înlocuire, în acest caz, se înţelege costul de achiziţie al bunului respectiv la data constatării pagubei, care va cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA. aferentă, cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv, inclusiv TVA. aferentă. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv. La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, se va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

• 
  existenta riscului de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
  
• 
  diferenţele constatate în plus sau în minus să privească aceeaşi perioadă de gestiune şi aceeaşi gestiune.
  

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidenta tehnico-operativă, cât şi în contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operaţiunilor de inventariere.
4.4. Balanţa de verificare

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situaţiile financiare².

Potrivit Legii contabilităţii nr. 82/1991 întreprinderile au obligaţie de a întocmi lunar balanţa de verificare.

Funcţiile balanţei de verificare

Pentru realizarea scopurilor sale balanţa de verificare are următoarele funcţii³:

1. 
   Funcţia de verificare a exactităţii înregistrării operaţiunilor economice în conturi.
   

Această funcţie constă în controlul şi identificarea erorilor de înregistrare contabilă prin intermediul diferitelor egalităţi care trebuie să existe în cadrul balanţei de verificare precum şi prin intermediul unor corelaţii valorice cu sumele prezentate de alte documente contabile.

2. 
   Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi situaţiile financiare.
   

Deoarece balanţa de verificare concentrează informaţiile referitoare la soldurile iniţiale, rulajele, total sume şi soldurile finale aferente tuturor conturilor utilizate de către întreprindere informaţiile furnizate de aceasta servesc pentru întocmirea situaţiilor financiare.

3. 
   Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi cele analitice.
   

Această funcţie constă în întocmirea unor balanţe de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfăşoară în conturi analitice. Cu ajutorul acestor balanţe analitice se controlează concordanţa care trebuie să existe între sumele înregistrate în contul sintetic şi cele înregistrate în conturile sale analitice.

4. 
   Funcţia de centralizare a existenţelor, mişcărilor şi transformărilor elementelor poziţiei financiare şi performanţelor întreprinderii.
   

Balanţa de verificare oferă o imagine globală referitoare la influenţele operaţiunilor economice realizate asupra elementelor poziţiei financiare şi performanţelor întreprinderii reflectând pe de o parte existenţele de elemente ale poziţiei financiare şi performanţelor întreprinderii la începutul şi sfârşitul lunii (prin soldurile iniţiale respectiv prin cele finale ale conturilor), iar pe de altă parte creşterile şi scăderile valorice ale elementelor respective (prin rulajele debitoare respectiv prin cele creditoare ale conturilor).

5. 
   Funcţia de analiză a activităţii economice realizate.
   

Deoarece oferă o imagine de ansamblu asupra existenţelor, mişcărilor şi transformărilor elementelor poziţiei financiare şi performanţelor întreprinderii balanţa de verificare are un rol foarte important în analiza financiară deoarece este singurul document care furnizează informaţii centralizate necesare conducerii întreprinderii până la momentul elaborării situaţiilor financiare.
Clasificarea balanţelor de verificare

Balanţele de verificare se clasifică după mai multe criterii dintre care cele mai importante sunt:

1. 
   După natura conturilor pe care le conţin deosebim:
   

1. 
   balanţe de verificare sintetice – prezintă informaţii referitoare la totalitatea conturilor sintetice utilizate de întreprindere;
   
2. 
   balanţe de verificare analitice – prezintă detalierea pe conturi analitice a sumelor aferente fiecărui cont sintetic (acolo unde este cazul).
   

2. 
   După numărul egalităţilor pe care le cuprind deosebim:
   

1. 
   balanţe de verificare cu o serie de egalităţi – prezintă:
   
   • 
     fie egalitatea: Total sume debitoare = Total sume creditoare;
     
   • 
     fie egalitatea: Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare.
     
2. 
   balanţe de verificare cu două serii de egalităţi – prezintă egalităţile:
   

• 
  Total sume debitoare = Total sume creditoare;
  
• 
  Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare.
  

3. 
   balanţe de verificare cu trei serii de egalităţi – prezintă egalităţile:
   

• 
  Total solduri iniţiale debitoare = Total solduri iniţiale creditoare;
  
• 
  Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare;
  
• 
  Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare.
  

4. 
   balanţe de verificare cu patru serii de egalităţi – prezintă egalităţile:
   

• 
  Total solduri iniţiale debitoare = Total solduri iniţiale creditoare;
  
• 
  Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare;
  
• 
  Total sume debitoare = Total sume creditoare;
  
• 
  Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare.
  

3. 
   După forma de prezentare deosebim:
   

1. 
   balanţe de verificare tabelare – utilizate pentru prezentarea elementelor conturilor fără a fi prezentate şi corespondenţele între conturi.
   

Balanţa de verificare tabelară este prezentată sub forma unui tabel ale cărui:

• 
  coloane sunt reprezentate de simbolul şi denumirea conturilor respectiv de elementele valorice ale conturilor respective în funcţie de numărul de egalităţi (solduri iniţiale, rulaje, total sume şi/sau solduri finale);
  
• 
  linii sunt reprezentate de elementele fiecărui cont utilizat.
  
1. 
   balanţe de verificare şah – utilizate pentru prezentarea elementelor conturilor şi a corespondenţelor între conturi.
   

Balanţa de verificare şah este prezentată sub forma unui tabel ale cărui:

• 
  coloane sunt reprezentate sumele trecute în debitul conturilor utilizate;
  
• 
  linii sunt reprezentate de sumele trecute în creditul conturilor corespondente utilizate,
  

intersecţia dintre o linie şi o coloană reprezentând suma cu care s-a debitat un cont (cel trecut pe coloană) şi suma cu care s-a creditat un cont corespondent (cel trecut pe linie).

Identificarea erorilor de înregistrare contabilă cu ajutorul balanţelor de verificare

Balanţele de verificare au, aşa cum am arătat anterior, şi un rol semnificativ în identificarea erorilor de înregistrare contabilă. Din punctul de vedere al posibilităţii de identificare erorile de înregistrare contabilă se împart în două mari categorii şi anume:

1. 
   Erori care se pot identifica datorită lipsei unor egalităţi valorice din cadrul balanţei de verificare tabelare.
   
2. 
   Erori care se pot identifica prin lipsa unor corelaţii valorice din cadrul balanţei de verificare şah.
   

a. Erori care se pot identifica datorită lipsei unor egalităţi valorice din cadrul balanţei de verificare tabelare.

Din această categorie de erori fac parte:

1. 
   Erori de întocmire a balanţei de verificare – se referă pe de o parte la preluarea greşită în balanţa de verificare a sumelor din Registrul Cartea – Mare, iar pe de altă parte la însumarea greşită a sumelor de pe coloanele balanţei de verificare.
   
2. 
   Erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor – se referă la calcularea greşită a rulajelor, total sumelor şi/sau a soldurilor finale ale conturilor utilizate de întreprindere.
   
3. 
   Erori de înregistrare în evidenţa sistematică – se referă la preluarea greşită a sumelor din Registrul Jurnal în Registrul Cartea – Mare.
   
4. 
   Erori de stabilire a sumelor din evidenţa cronologică – se referă la calcularea greşită a sumelor în formulele contabile complexe.
   

Observaţii:

1. 
   Aceste erori apar numai în situaţia întocmirii manuale a balanţei de verificare. Pe măsură ce se va generaliza utilizarea programelor informatice pentru contabilitate această categorie de erori va dispărea.
   
2. 
   Identificarea şi corectarea acestor erori se face pornind în sensul invers al circuitului de prelucrare a informaţiilor contabile până la identificarea şi corectarea tuturor erorilor, parcurgând în ordine strictă următoarele etape:
   
   • 
     se refac adunările sumelor pe coloanele balanţei de verificare;
     
   • 
     se verifică, prin punctare, preluarea sumelor din Registru Cartea – Mare în balanţa de verificare;
     
   • 
     se refac calculele elementelor valorice ale conturilor;
     
   • 
     se verifică, prin punctare, preluarea sumelor din Registru Jurnal în Registru Cartea – Mare;
     
   • 
     se refac calculele sumelor cuprinse în formulele contabile complexe;
     
   • 
     se verifică, prin punctare, înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor cuprinse în documentele justificative. În situaţia în care se lucrează cu centralizatoare sumele centralizate sunt punctate cu cele cuprinse în documentele aferente.
     

b. Erori care se pot identifica prin lipsa unor corelaţii valorice din cadrul balanţei de verificare şah.

Din această categorie de erori fac parte:

1. 
   Erori generate de omisiuni de înregistrare contabilă – se referă la faptul că una sau mai multe operaţiuni economice au rămas neînregistrate în contabilitatea curentă.
   
2. 
   Erori de compensaţie – se datorează transcrierii în contabilitate (în Registrul Jurnal, în Registrul Cartea – Mare şi/sau în balanţa de verificare) a unor sume greşite în sensul că s-a trecut o sumă în plus într-o parte a unuia sau a mai multor conturi şi o altă sumă în minus, egală cu cea trecută în plus, în aceeaşi parte a altui cont sau a altor conturi.
   
3. 
   Erori de imputaţie – se referă la transcrierea unor sume exacte ca mărime din evidenţa cronologică în cea sistematică, atât în debit cât şi în credit, însă nu în conturile în care trebuiau să fie trecute, ci în alte conturi, care nu corespund conţinutului economic al operaţiunii economice respective.
   
4. 
   Erori de înregistrare în evidenţa cronologică – se produc datorită următoarelor cauze:
   

• 
  stabilirea greşită a unor conturi corespondente;
  
• 
  înregistrarea unei operaţiuni economice de două ori;
  
• 
  inversarea formulei contabile;
  
• 
  întocmirea corectă a formulei contabile dar cu altă sumă.
  

Observaţie: Identificarea acestor erori se face prin următoarele modalităţi:

• 
  la inventarierea elementelor poziţiei financiare şi performanţelor întreprinderii, în urma constatării diferenţelor dintre faptic şi scriptic;
  
• 
  în cazul constatării unor solduri necorespunzătoare la anumite conturi (solduri debitoare la conturi de pasiv respectiv solduri creditoare la conturi de activ);
  
• 
  prin analiza logică a corelaţiilor valorice care trebuie să existe în cadrul balanţelor de verificare ale conturilor analitice şi/sau în cazul balanţelor de verificare şah (dacă acestea din urmă sunt utilizate);
  
• 
  la „recenziile contabile” când sunt verificate toate înregistrările contabile dintr-o anumită perioadă.
  

1 După Oprean I. (coordonator), Bazele contabilităţii agenţilor economici din România, ediţia a IV-a, Ed. Intelcredo, Deva, 2001, pag. 338 – 339.

2 Normele metodologice de întocmire şi utilizare a formularelor comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiară şi contabilă, precum şi modelele acestora, art. 15, aprobate prin O.M.F.P. nr. 425/03.03.1998, M.O. nr. 391 bis/15.10.1998.

3 După Oprean I. (coordonator), Bazele contabilităţii agenţilor economici din România, ediţia a IV-a, Ed. Intelcredo, Deva, 2001, pag. 346 – 347.