Compte-rendu de reunion du 13 mai 2015 Participants

COMPTE-RENDU DE REUNION DU 13 MAI 2015

Participants

Michel PAKLOGLOU (Président) Emilie BELLEMIN Marylou FAUVE Noémie SULMONT Soumia MELLAS Tibaud JACQUET Ordre du jour • Tee –shirts carte postal • Pique– Nique AAAL • Arrêtes municipaux • Document physique • Base de données • Olympique lyonnais • Modday Vénérieu •L’évolution du taux d’inscrit • Rendez- vous • Guide des sports • Running conseil • Véhicule • club athlétismes • Plan de communication Ouverture de la session à 9 heures au au Vélodrome du parc de la Tête d’Or Vous trouverez, ci-dessous, la mise au point de la réunion du 13 mai du service communication de l’association Oxygène concernant le déroulement du Run In Lyon 2015. 1-Les tee-shirts, cartes postales Concernant les cartes postales, le service communication doit envoyer un mail à DAVID REGARD En lui indiquant qu’il est impératif d’obtenir les cartes postales le 18 ou 19 mai Les stagiaires du service communication doivent envoyer un mail à Léo BOCHET Pascal QUATREHOMME Thomas DELPEUCHE leurs indiquant que les flyers sont en cours d’impression ainsi que les tee-shirts A partir du mois de mai il y aura la distribution de cartes postales sur les lieux stratégiques 2-Pique-nique AAAL Le service communication s’occupe toujours du suivit du pique-nique et des invitations 3-Affichage L’affichage de la « Buvette des enfant du Rhône »a bien été réalisé. Concernant « wood stower» festival de Jazz il faut suivre le dossier et prévoir l’affichage du run il lyon au terrasse des îles et connaitre la date d’affichage. Pour cela il faut envoyer un mail à Camille quatorze Une deuxième campagne d’affichage « Decaux » doit être réalisée. Pour cela il faut s’adresser à la ville de lyon à Sylvie BERCEGEAY ET Aurélie CANTIN En leur expliquant que suite au retour de Michel PACKLOGLOU nous voulons les remercier de leur aide grâce à la campagne d’affichage il y a eu une augmentation d’inscription. Il faut également préciser s’il est possible de réaliser une campagne pour les mois de juillet août. 4 – Olympique lyonnais Le service communication doit envoyer a mail à Serge BEX en indiquant que suite à la réunion du 13 mai, il serait agréable de mettre en place un partenariat d’échange entre l’olympique lyonnais et le run in lyon Nous aimerions mettre en place une publicité dans le journal l’olympique lyonnais, en échanges Génération Oxygène autorise de créer une team OL concernant le RUN IN LYON. 5-Base de données Michel a fourni les contacts nécessaires à l’élaboration de la base de données de l’organisation du Run In Lyon. L’annuaire global d’Oxygène a été imprimé, elle sera revue par Michel ultérieurement pour mise à jour. 6 - mudday Vénérieu Le service communication doit envoyer un mail à Thomas DELPEUCH et Léo BOCHET et Pascal QUATREHOMME en indiquant que l’association Génération Oxygène s’engage à tenir le stand pendant les jours du mudday Il est trop tôt pour définir les participants. Mais nous savons déjà que des membres permanant de l’association oxygène seront présents ( michel, sylvie, nausica, charlotte ) . Les stagiaires doivent également préciser qu’ils ont bien pris note qu’il est impératif de privilégier la communication sur les stands, même si certains membres participeront également au mudday. La team Oxygène autorise 15 invitations Voici la répartition des invitations : Nombre de dossard Nom de l’organisme Ces membres permettent 4 Education national Distribution de cartes postales : salles de sport, gymnases, piscines 4 Police national, RAID, GIPN ,GIGN Distribution de cartes postales : Commissariats, gendarmerie, lieux d’entrainement 2 Pompiers Distribution de cartes postales : Casernes, lieux d’entrainement 2 Société MINGAT Echange de partenariats, mise en place de cartes postales sur la zone Rhône-Alpes (16 magasins) 2 Club de forme Distribution de cartes postales dans les différents clubs de forme 1 Administration Distribution de cartes postales dans les différents centres administratifs 7- l’évolution du taux d’inscrit Afin de comparer l’évolution des inscrits de chaque année, un tableau devra être réalisé de 2009 à 2015 concernant la progression d’inscrit par année avec le nombre total d’inscrit. De plus une courbe doit être réalisée de 2013 à 2015 semaine par semaine. Par manque d’information de l’année 2014, le service communication doit envoyer un mail a Roméo GASPAR en lui demandant d’envoyer le tableau d’inscription de semaine en semaine pour pouvoir faire un suivit de 2014 à 2015 8 - Document physique Les documents de suivis (site d’offre de stage écoles …) sont actuellement sur la boite mail et zone de partage ou attente de réponses. Michel demande à ce que des dossiers physiques soit établis et présents sur la table du Vélodrome pour consultation 9 - rendez-vous Sylvie VITELLI doit prendre rendez-vous avec Rémi CIZERON 10 – guide des sports L’un des stagiaires de communication doit contacter l’esprit d’équipe pour connaitre s’il était possible de publier une affiche du Run in lyon dans le guide des sports 2015- 2016 11- Running conseil demander à « terre de running » la possibilité de refaire les mêmes opérations que RMC (test de chaussure, news letter) 12- Arrêtés Municipaux Concernant l’arrêté Municipaux du 13 juin les membres de l’association Génération Oxygène seront présents avec les membres des AAL sur les Berges du Rhône. 13 - Véhicules Le service communication doit demander à Pascal QUATREHOMME Léo BOCHET et Thomas DELPEUCH s’il serait judicieux de floquer les véhicules run in lyon et mudday (un vehicule run in lyon, une mudday) 14- club athlétismes Contacter tous les clubs athlétismes pour les informer du Run in lyon Leur indiquer également que lors du championnat athlétisme des Vétérants du 4 au 16 août il y aura une action de communication. 15 – plan de communication Voici le plan de communication qui a été réalisé par le service communication Plan de communication opérationnel Equipe de communication d’Avril à Juin : Emilie Bellemin – Université Claude Bernard Lyon 1 Marylou Fauvre – Université Claude Bernard Lyon 1 Noémie Sulmont – Université Jean Monnet (Saint-Étienne) Tibaud Jacquet – Université sud Toulon Var La cellule de communication sera renouvelée par de nouveaux stagiaires jusqu’au Run in Lyon. Mai Juin Juillet Août Présence à différentes courses hors stade : • Courir pour elles le dimanche 24 Mai • 24 heures de l’INSA les 22,23 et 24 Mai • 10 kilomètres de Bron le dimanche 31 Mai Distribution des cartes postales dans les endroits stratégiques (voir pièce jointe) Affichage permanent à la buvette des enfants du Rhône (depuis le 11 mai) Campagne d’affichage JC Decaux Entraînement sur les berges du Rhône le 13 Juin de 9 heures à 13 heures Distribution de flyers dans les zones économiques de l’agglomération lyonnaise 1 micro-performé RIL à la Terrasse des Iles Possible deuxième campagne d’affichage Decaux (entre 100 et 200 faces) Entraînement sur les berges du Rhône le 4 Juillet de 9 heures à 13 heures Possible publicité dans le journal distribué avant match de l’Olympique Lyonnais Moyens utilisés  Cartes postales  Voitures floquées  Affiche permanente  T-shirts du RIL et du Mud Day  Voitures floquées  T-shirts au couleur du RIL et du Mud Day  Cartes postales  Emplacement publicitaires JC Decaux sur la ville de Lyon  Journal d’avant-match de l’Olympique Lyonnais Contacts Course hors stade : Sylvie Vitelli (Courir pour elles) et AAAL Arrêtés municipaux – Entraînement sur les berges du Rhône : Lionel De Rozario (Chef de service OTEP)  [e-mail] Woodstower : Camille Quatorze (Communication presse)  [e-mail] Campagne d’affichage JC Decaux : Aurélie Cantin et Sylvie Bercejeay (Chargées de communication)  [e-mail] et [e-mail] Olympique Lyonnais : Serge Bex (Directeur commercial de la régie sportive)  [e-mail] Fermeture de la session à 11 Heures 35 Ecrit par par l’approbation de MELLAS soumia PACKLOGLOU Michel