Modèle de compte-rendu de réunion



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Mise en œuvre de la GBCP

Etude de la faisabilité d’un mode dégradé



Réunion préparatoire à la réunion AIFE du 9 avril 2015







Libellés

Données

Référence



Type de doc

Compte rendu de réunion

Diffusion

Tout public



Modification

Validité

Version

Auteurs

Commentaires

03/04/2015




1.0

TCH

Création du document





























































Sommaire

1.Objectifs de la réunion 4

2.Participants 6

3.Préambule 6

4.Démarche 8

5.Gestion des crédits de paiement 8

6.Gestion des Autorisations d’engagement 10

7.Gestion des recettes budgétaires 10

8.Questions 11

9.Relevé des actions 12


1.Objectifs de la réunion


Le groupe d’accompagnement GBCP a relayé un message de la DGFiP adressé à tous les agents comptables le 02/04/2015, sur le site http://gbcp2016.finances.gouv.fr/

Ce communiqué rappelle que les dispositions du titre III du décret GBCP relatives à la comptabilité budgétaire rentreront bien en vigueur au 1er janvier 2016. Les budgets 2016 devront donc être établis au nouveau format, seront soumis à l’approbation de l’organe délibérant et devront être suivis en exécution selon ce même format.

Cependant, certains éditeurs ont soulevé les difficultés rencontrés dans le déploiement à grande échelle du nouveau SI. Il est donc acté que certains établissements ne mettront en œuvre le nouveau SI qu’ultérieurement, et au plus tard au 1er janvier 2017. Ces établissements devront cependant fournir des documents considérés comme « incontournables » au format GBCP.

La DGFIP dresse actuellement la liste de ces « incontournables » et consulte les éditeurs afin de connaître les possibilités offertes par les SI actuels et ce qu’il serait possible de restituer avec un scénario de déploiement en mode dégradé.

Cette réunion, préparatoire à la réunion du 9 avril avec le MESR, la DGFiP et l’AIFE, a pour objectifs :



  • d’étudier les possibilités du SI actuel de répondre à ces besoins de restitutions au format GBCP,

  • de valider les données disponibles actuellement dans le SI existant de formaliser les données absentes ou impossibles à restituer depuis le SI existant

  • de mettre en évidence les exigences auxquelles il sera impossible de répondre autrement qu’avec le SI complet GBCP.

Ceci afin de proposer des actions possibles aux établissements ne souhaitant pas ou ne pouvant pas démarrer avec le SI Cocktail au 01.01.2016 :



  • pour produire les restitutions demandées

  • pour préparer les travaux de reprise et de bascule 2017.

Il est rappelé que l’ensemble des ressources de l’association Cocktail est affecté au développement du SI GBCP. Il n’est donc pas envisageable de monopoliser des ressources pour mettre en place la solution dégradée.

Cette solution doit s’appuyer au maximum sur des outils / extractions existantes, les ressources informatiques des établissements pouvant être sollicitées pour travailler à des évolutions de ces outils / restitutions.

2.Participants




Etablissements

Association Cocktail

Ecole Centrale de Lyon

ENS Cachan

ENS Ulm

ENVA

INSA de Rouen

Université Bordeaux Montaigne

Université de La Rochelle

Université de Paris 8

Université de Paris Assas

Université de Pau et des pays de l’Adour


3.Préambule


Le calendrier du SI Cocktail prévoit une livraison d’un premier lot pour le 01.01.2016 qui permettra aux établissements :

  • De saisir leur budget 2016 en mode GBCP

  • D’exécuter ce budget via les chaines de la dépense et de la recette

  • De disposer d’outils de suivi des AE / CP et prévisions de recettes.

Point de vigilance : La solution Cocktail étant un PGI, les impacts sur la sphère GFC génèrent aussi des impacts sur les autres sphères (Recherche, Scolarité, RH) et nécessite une évolution de celles-ci, ainsi qu’une coordination lors de la mise en œuvre.

Ceci étant, cette étude peut aussi être envisagée comme un backup possible du projet, en cas de défaillance majeure.



4.Démarche


Cette étude doit permettre de répondre aux questions suivantes :

Le SI Cocktail actuel permettra-t-il de suivre les autorisations budgétaires en :



  • AE ?

    • Via les CP pour les AE qui seront intégralement payées en 2016 ?

    • Extra outil pour les AE qui donneront lieu à paiement après 2016 ?

  • CP ?

    • Sur la base de quel évènement ?

    • A partir de quelles données ?

    • Comment ?

    • A quel niveau : nature ? destinations ?

  • Recettes ?

    • Avec distinction des recettes fléchées / Globalisées ?

    • Par nature ?

5.Gestion des crédits de paiement



Le suivi de la consommation des CP parait possible à partir d’extractions existantes, avec un minimum d’adaptations. Ce suivi des CP serait basé sur les mandats de dépense.
Plusieurs pistes sont envisagées :

  • Un suivi à partir de la liste des paiements (solution non retenue)

  • Un suivi à partir des visas de mandats de dépense (solution proposée)

Piste 1 : A partir de la liste des paiements.

L’export Situation « Liste des liquidations » liste toutes les liquidations en précisant celles ayant donné lieu à paiement effectif, via l’information date de paiement.

Cependant, cet export ne permet pas de recenser correctement tous les paiements : certaines liquidations, bien que payées ne portent pas cette date de paiement :


  • Les paiements faits avant mandatement ne seront pas pris en compte

  • Idem pour la paie

  • les émargements ne permettent pas actuellement d’alimenter la date de paiement



  • Il faudrait faire évoluer l’export pour compléter la date de paiement à partir de la date de l’émargement, pour tous les cas nous couverts aujourd’hui.

  • Cette solution n’est pas retenue car elle nécessite trop de développements.

Piste 2 : A partir des visas de mandats de dépenses.

Les mandats regroupent 2 catégories de dépenses :



  • Les dépenses décaissables : ces dépenses, dès que visées, pourraient être considérées comme payées.

  • Les dépenses non décaissables (amortissements et autres charges calculées, prestations internes).

  • On peut exclure les dépenses non décaissables, en se basant sur les comptes comptables ou le mode de paiement.

Cette solution consiste donc à utiliser le budget actuel, en droits constatés, et à le prendre en compte comme une estimation du budget en CP. Les consommations actuelles sont des consommations de CP, modulo quelques cas à retraiter :

  • Dépenses non décaissables,

  • Compensations,

  • Prestations internes.

Les informations seraient disponibles par nature de dépense.

Plusieurs restitutions sont disponibles ou développées et doivent être étudiées :



  • Etats de suivi des mandats standards

  • Etat spécifique développé par l’UPPA : « Etat des dépenses avec mandat » (le mode de paiement n’est pas restitué  analyser la faisabilité de l’ajout de cette donnée)

  • Etats de développement des soldes. Inconvénient : il faudrait utiliser plusieurs états pour les classes 2, 6, 4.


6.Gestion des Autorisations d’engagement


Il nous parait impossible de proposer une solution dégradée pour gérer le suivi des AE depuis le SI actuel.

La seule solution serait de gérer hors SI le suivi des AE :



  • A partir des CP, pour les AE payés intégralement dans l’année, si on est capable d’isoler ces CP.

  • En tenant compte des opérations en AE <> CP sur les années antérieures et l’année en cours

Pour les établissements utilisant les modules SAPICS et Cocolight, ces 2 modules peuvent les aider à recenser les opérations potentiellement pluri annuelles, mais ne permettent aucune automatisation.

7.Gestion des recettes budgétaires


Le suivi des recettes budgétaires s’annonce difficile avec le SI actuel.

Ce suivi nécessite le rapprochement du titre et de l’encaissement.

Plusieurs pistes sont envisagées :



Piste 1 : à partir des titres

L’export Situation « Recettes » permet de savoir si un titre est émargé ou pas, mais il est incomplet :



  • Manque les avances

  • Uniquement les recettes de l’exercice courant et non pas les recettes antérieures

  • La nature de la recette n’est pas disponible (pas d’information de compte comptable)

  • Il existe des cas ou le titre est émargé alors qu’il n’y a pas eu de recouvrement (changement de compte comptable, saisi de prélèvements avec plusieurs échéances…) ; le reste à recouvrer est alors nul alors que le recouvrement n’a pas eu lieu.



Piste 2 : à partir des encaissements

L’édition Maracuja des « restes à recouvrer » permet d’identifier les encaissements, mais celle-ci est imparfaite :



  • Les montants sont TTC, et il faut distinguer le HT (recette budgétaire) de la TVA (Opération pour compte de tiers)

Il faudrait pouvoir cumuler des informations disponibles dans différents états :

  • Etat de développement des soldes

  • Situation des recettes



8.Questions


Que deviennent les extractions Cofisup en mode dégradé ?

Quelle fréquence et quel format pour les restitutions ?

Restitution en prévision basées sur les BI / BR ou mensuelles ?

Peut-on envisager que les établissements remplissent « à la main » la maquette Excel et qu’ensuite une macro Excel la transforme dans le format attendus ?

Faut-il fournir la liste des établissements démarrant et ceux ne démarrant pas en mode GBCP ?

Faut-il formaliser un plan projet global aux établissements ne démarrant pas ? ou chaque établissement fourni le sien ?

Peut-on basculer au nouveau plan de compte comptable tout en conservant le SI actuel ? (Solution envisageable pour les établissements Cocktail)

9.Relevé des actions


Actions à mener par les établissements suite à cette réunion :

  • L’UPPA doit fournir pour analyse son état de suivi des mandats

  • Ecole Centrale Lyon : M. Ortiz va analyser avec son équipe informatique ce qu’il est possible d’améliorer dans les états de suivi des recettes.

  • Bordeaux Montaigne doit envoyer ses requêtes utilisés pour le suivi de la trésorerie.




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