 Capitolul XV
Corespondenţa privată de afaceri
❏ 15.1. Forma potrivită a unei scrisori personale de afaceri
Multe din scrisorile pe care şi le trimit oamenii de afaceri din corpul executiv sau administrativ (căci au şi ei de scris astfel de scrisori) ar putea fi numite scrisori de prietenie sau de relaţii personale, care au menirea de a influenţa sau de a încânta într-un fel sau altul.
Din ele fac parte corespondenţa cu serviciile publice (poştă, asigurări sociale etc.) sau cu cele private (birouri de turism, servicii de abonament etc.)
Mediul de lucru generează el însuşi schimbul de corespondenţă (raportul faţă de colegi, invitaţii, petreceri), care se află pe o poziţie intermediară între relaţiile profesionale şi cele personale.
Chiar şi corespondenţa privind chestiunile de afaceri poate avea un caracter personal, fără a aborda problema banilor. O persoană din conducere poate folosi scrisorile pentru a-şi exprima prietenia faţă de colegi şi asociaţi printr-o manieră personală. O scrisoare amabilă poate fi un mod de reînnoire a unei relaţii vechi, care s-a perimat, şi, întâmplător, poate avea drept rezultat o afacere neaşteptat de bună doar pentru că expeditorul a penetrat, într-un mod agreabil, în sistemul de gândire al destinatarului. Or, sunt de ajuns câteva minute pentru a compune şi expedia o scrisoare de prietenie, dar influenţa ei poate fi durabilă şi utilă.
De fiecare dată, când într-o scrisoare strict de afaceri se adaugă o propoziţie personală – ca, de exemplu, într-o cerere adresată unei persoane din conducere este atinsă şi problemă personală – scrisoarea respectivă este considerată şi personală, şi de afaceri.
Volumul acestui gen de afaceri este impunător.
În ceea ce priveşte forma şi conţinutul, aceste scrisori private se aseamănă cu cele din corespondenţa comercială şi necesită atât o tehnică pragmatică, cât şi o mare claritate în exprimare. Scrierea lor ar trebui să constituie un reflex condiţionat pentru toţi membrii conducerii.
Ea presupune nu numai o structură, o formă şi o etichetă. Pentru a comunica un mesaj, cel ce redactează trebuie să folosească şi sentimentele la fel de bine ca şi stiloul sau clapele maşinii de scris. Compunerea şi expedierea unei scrisori reuşite, care să conţină şi o notă personală, dar care să fie şi de afaceri, este nu numai un lucru amiabil, dar şi inteligent.
Ca şi o scrisoare comercială, scrisoarea personală trebuie să arate profesionalism, căci ea îl reprezintă pe autorul său.
Pentru început, se alege hârtia de scris potrivită pentru ocazia dată şi designul ei. Nu trebuie să uităm: imaginea personală poate fi distrusă în parte de ceva atât de neînsemnat, cum ar fi calitatea inferioară a hârtiei. Or, respectarea următoarelor reguli generale ar face ca scrisoarea să deţină eficienţă în orice situaţie:
-
O notă de mulţumire sau o scrisoare de felicitare nu se trimite pe o foaie de birou cu antet sau pe una pentru însemnări de birou, ci pe hârtie de calitate sau pe o foaie specială pentru astfel de scrisori.
-
Titlul scrisorii trebuie să fie formulat adecvat şi bine evidenţiat de textul scrisorii.
-
Textul trebuie să fie îngrijit, fie că scrisoarea este scrisă de mână sau dactilografiată.
-
Din scrisorile de mulţumire scrise de mână fac parte notele trimise cuiva pentru o amabilitate pe care destinatarul a avut-o faţă de autorul ei, “ca de la om la om”. Poate fi scrisă de mână şi o scrisoare de felicitare, un mesaj de condoleanţe sau alte scrisori similare. Dar, totuşi, când este trimisă o scrisoare care, probabil, va fi păstrată sau va fi văzută şi de altcineva (o invitaţie), e bune să fie dactilografiată.
-
Nu se admit greşeli de ortografie sau sublinieri.
-
Prea multă familiaritate, în unele din aceste scrisori, în funcţie de personalitatea destinatarului, poate face ca lucrurile să înceapă prost.
O atenţie deosebită trebuie să se acorde, mai ales, folosirii numelor proprii şi formulelor de început ale scrisorilor personale.
Propunem câteva formule de adresare iniţiale:
Circumstanţe
|
| |
Pentru o persoană cunoscută, mai mult sau mai puţin apropiată:
|
Stimate / stimată / domn, doamnă…; Dragă…,
| |
Pentru o persoană mai puţin cunoscută este folosită o adresare cu un semn mai rigid sau mai formal:
|
Mult stimate domnule…,
| |
Pentru o persoană mai în vârstă, când se adresează un tânăr, chiar dacă deţine o funcţie ierarhic superioară primului:
|
Stimate…, Mult stimate…,
Dragă domnule…,
| |
Pentru Preşedintele ţării:
|
Domnule Preşedinte,
| |
Pentru un ambasador:
|
Domnule Ambasador,
Excelenţa Voastră,
| |
Pentru un ministru:
|
Domnule Ministru,
| |
Pentru un procuror:
|
Domnule Procuror,
| |
Pentru un deputat sau senator:
|
Domnule Deputat,
Domnule Senator,
|
În scrisorile adresate unor oameni din alte ţări, formulele de adresare sunt mai puţin oficiale. De exemplu, americanii sunt consideraţi, în folosirea formelor de adresare, excesiv de neoficiali, cum îi caracterizează şi formulele:
Circumstanţe:
|
Adresarea potrivită:
|
Pentru o persoană care devine mai mult sau mai puţin apropiată după o întâlnire de afaceri, la sfârşitul căreia i se poate spune pe nume:
|
Dragă Joe,
|
Pentru o persoană din executiv, care tocmai a fost cunoscută, sunt folosite ambele nume în adresare – un semn că cel care se adresează nu vrea să fie rigid sau excesiv de formal:
|
Dragă Joe Williams
|
Pentru un director tânăr, care se adresează unui director mai în vârstă, nu se foloseşte “Dragă Joe”, fiindcă este prea agresiv şi extrem de familiar:
|
Dragă domnule Williams,
|
Unii oameni sunt recunoscuţi pentru modul foarte stilizat al formulelor cu care îşi încheie scrisorile personale. Pentru oamenii de afaceri este suficientă o expresie cum ar fi:
-
Cu sinceritate,…
-
Al dumneavoastră,…
-
Al dumneavoastră cu respect,…
-
Cu stimă,…
-
Cu cea mai înaltă consideraţie,…
-
Cu cele mai bune sentimente,…
-
Cu sentimente alese,…
-
Cu multe salutări,…
-
Cu multe mulţumiri,…
-
Cu salutări cordiale,…
-
Urările cele mai călduroase,…
-
Cu urări de fericire,…
-
Cu multă prietenie, ...
-
Cu mult regret,…
Dostları ilə paylaş: |
