 Capitolul V
Cererea de ofertă
❏ 5.1. Clasificarea şi funcţia cererilor de ofertă
Stabilirea relaţiilor cu partenerii se poate face prin numeroase modalităţi: corespondenţă, agenţi economici, intermediari sau contacte directe.
Fiecare dintre aceste metode prezintă avantaje şi dezavantaje, dar, în general, se consideră că cele mai bune rezultate se pot obţine prin contactul direct: prin intermediul agenţilor economici, a intermediarilor; organizarea de expoziţii şi târguri, întâlniri nemijlocite ale partenerilor de firme etc.
În cazul folosirii contactelor prin corespondenţă, un rol important îl deţin cererile de ofertă şi ofertele de produse sau servicii.
Sistemul cererilor de ofertă este foarte răspândit în relaţiile de comerţ - atât în interiorul ţării, cât şi în exteriorul ei.
Acest tip de scrisoare, adresată unor potenţiali furnizori, deschide calea pentru încheierea de tranzacţii. Înainte de a încheia un contract, unitatea economică îşi întocmeşte o documentaţie amplă, care să permită alegerea furnizorului, pe de o parte, în funcţie de necesităţile solicitantului şi, pe de altă parte, în funcţie de disponibilităţile ofertantului, care ţin de calitatea bunurilor şi a serviciilor oferite, de preţurile şi condiţiile de plată, de termenele de livrare etc. Conţinutul şi forma cererii de ofertă diferă în funcţie de produsul, serviciul care face obiectul acesteia, precum şi de particularităţile segmentului de piaţă. Astfel, obiectele cererilor de oferte se pot referi la:
-
informaţii generale asupra produselor: eşantioane, prospecte, fotografii, schiţe etc.;
-
condiţii generale de livrare a produselor sau de prestare a serviciilor;
-
condiţii speciale de livrare a produsului;
-
livrarea produsului, în situaţia în care importatorul are urgent nevoie de marfă.
Principala funcţie a cererii de ofertă rămâne a fi însă cea de iniţiere a tratativelor cu partenerii în vederea încheierii unor tranzacţii comerciale.
Vizavi de obiectul lor, cererile de ofertă pot fi clasificate corespunzător:
1. Cererea de ofertă generală, care are funcţia de informare asupra serviciilor sau produselor ce urmează a fi procurate. În ea se solicită informaţii generale asupra preţurilor, reducerilor de preţ, calităţii produselor, condiţiilor şi modului de livrare etc. De exemplu, un organ al administraţiei publice solicită unei unităţi producătoare de mobilier informaţii asupra mobilierului de birou (calităţi, culori, preţuri, termene de livrare, reduceri), cu scopul de a selecta mobilierul adecvat.
O astfel de cerere (cu acelaşi conţinut), fiind expediată mai multor furnizori, are funcţia de sondaj asupra furnizorilor şi scopul de a selecta cel mai convenabil partener. De exemplu: aceeaşi cerere de ofertă este adresată mai multor producători de încălţăminte (fabricilor „Zorile”, „Floare”, „Tocuşor”), cu obiectivul de a selecta cele mai bune modele de încălţăminte, la cel mai convenabil preţ, în termenele cele mai scurte, la un rabat acceptabil etc.
2. Cererea de ofertă specială este adresată unui singur beneficiar şi are funcţia de a solicita informaţii concrete despre un anumit produs: caracteristici de calitate, volum, preţ, termene de livrare, mod de ambalare, condiţii de transport etc.
Scopul oricărui solicitant este ca, prin această scrisoare, să obţină informaţiile, documentele necesare sau chiar produsul, într-un termen cât mai scurt.
❏ 5.2. Principii de redactare a conţinutului cererii de ofertă
Pentru ca să-şi atingă scopul scontat, cererea trebuie redactată conform regulilor:
-
Tratarea scrisorii trebuie să se caracterizeze prin concizie, precizându-se condiţiile solicitate de furnizor, iar fraza de încheiere – să invite destinatarul să acţioneze foarte rapid.
-
Una din calităţile indispensabile ale scrisorii de solicitare de informaţii este claritatea, altfel ea nu va avea efectul dorit. Beneficiarul nu trebuie să se bazeze pe faptul că destinatarul va înţelege involuntar amănuntele solicitării.
-
Dacă solicitantul doreşte să i se trimită mai multe materiale documentare sau unele informaţii, e binevenit ca ele să fie trecute într-o listă separată prin numerotare. Aceasta îl va ajuta pe corespondent să vadă imediat ce se vrea de la el şi, în plus, să bifeze fiecare informaţie pe listă.
-
Când se solicită informaţii despre preţuri, calităţi ale produselor, sau despre condiţii de plată, de livrare, important este ca întrebările să fie formulate clar şi să se precizeze numărul de referinţă indicat de furnizor şi descrierea exactă a obiectului.
-
La solicitarea unei întrevederi, este important să se dea suficiente detalii, mai ales dacă destinatarii sunt persoane importante şi foarte ocupate: solicitantul trebuie să-i lase cât mai multă libertate în alegerea datei şi a orei de întrevedere. În acest context, tonul deferent trebuie să prevaleze în scrisoare şi anume: să se utilizeze formule de politeţe simple: „Stimate (ă) domnule/doamnă…”, cu excepţia situaţiei în care interlocutorul se află la un foarte înalt nivel ierarhic (Distinse Domnule X…, Excelenţa Voastră, Domnule Ministru etc.). Nu este recomandabilă folosirea apelativului „Dragă”, decât în cazul în care interlocutorul e un prieten foarte apropiat.
În cadrul textului scrisorii, paragrafele trebuie să fie distincte, grupate pe capitole, delimitate spaţial. Frazele şi formulările să fie scurte, să conţină o singură idee, pentru a fi uşor de sesizat. Să se evite, pe cât e posibil, începerea scrisorii cu formularea „noi”, evidenţiindu-se cuvântul „Dumneavoastră”, ceea ce denotă respectul pentru interlocutor. Sunt binevenite formulele cu verbul la modul condiţional: „ne-aţi putea oferi”, „aţi fi amabili” etc.
Nu se recomandă să fie folosite aceleaşi clişee rigide pentru unul şi acelaşi interlocutor. Scrisoarea riscă să devină inconsistentă.
Conceperea scrisorii trebuie să indice faptul că, prin cererea de ofertă, solicitantul se informează doar, fără a se angaja în afacerea propriu-zisă.
O cerere de ofertă, fie ea generală (circulară), prin care se solicită prospecte, mostre, liste de preţuri, sau indicaţii privind condiţiile de livrare şi plată, fie specială, prin care se solicită mărfuri/servicii concrete, trebuie să aibă o anumită structură, care să cuprindă următoarele aspecte:
-
specificarea (în introducere) a sursei de obţinere a adresei destinatarului;
-
motivul/obiectul cererii de ofertă;
-
descrierea exactă a mărfii solicitate/serviciului solicitat, cu anexarea schiţelor, desenelor etc.;
-
indicarea cantităţii şi a calităţii dorite, acestea fiind factori importanţi în stabilirea preţului şi, eventual, a rabatului/remizei, a termenului de livrare dorit, precum şi a condiţiilor de livrare şi de plată convenabile;
-
referinţe despre propria firmă, în cazul în care este vorba de un prim-contract;
-
exprimarea, în încheiere, a speranţei de a primi o ofertă avantajoasă.
❏ 5.3. Formulări, expresii utilizate la întocmirea cererilor de ofertă
Dată fiind marea diversitate a cererilor de ofertă, în cele ce urmează, prezentăm diverse formule ce ţin de structura conţinutului unei atare scrisori:
Formule de introducere
-
În revista… am citit anunţul Dvs. …
-
De la domnul… am aflat că Dvs. produceţi…
-
În timpul unei vizite la expoziţia din… am văzut…
-
Firma Dvs. ne-a fost recomandată de către firma…, cu care suntem în relaţii de afaceri de mulţi ani.
-
Firma… din… ne-a indicat numele Dvs. ca unic reprezentant pentru…
-
Datorăm adresa Dvs. domnului…/firmei…
-
Ca unul din cei mai buni importatori de produse electronice din…,
-
După cum am aflat, sunteţi producători de… şi dorim să ştim dacă ne puteţi livra…
-
Intenţionăm o reorganizare a secţiei noastre de … şi solicităm de la mai mulţi furnizori, pentru început, informaţii în vederea comparării preţurilor şi a condiţiilor de vânzare.
-
Suntem specializaţi în vânzarea de… şi căutăm un furnizor de încredere.
-
Suntem interesaţi în achiziţionarea/importul de minicomputere şi v-am fi îndatoraţi dacă ne-aţi informa, deocamdată, asupra produselor ..., cu detalii despre sistemul Dvs. de vânzare.
-
V-aş rămâne îndatorat, dacă mi-aţi face cunoscut…
-
Avem plăcerea ca să ne furnizaţi informaţii privind…
-
Vă rugăm să ne informaţi…
-
Vă rugăm să ne trimiteţi…
-
Confirmăm primirea distinsei Dvs. corespondenţe din…
-
Am luat cunoştinţă de …
-
Fiind în posesia scrisorii Dvs. din…,
-
Astăzi v-am telefonat: „…”, ceea ce confirm prin prezenta.
-
Am citit/ am aflat cu interes anunţul Dvs. din revista/ ziarul/… şi-am dori să vă întrebăm dacă…
-
Aflând că Dvs. exportaţi/importaţi…,
-
Am aflat despre licitaţia organizată de Dvs. …
-
Ne-ar interesa produsele Dvs. de artizanat, care au fost prezentate la recentul târg din…
-
În urma convorbirii noastre cu reprezentantul Dvs. în sala expoziţiei din Chişinău…,
-
Suntem în căutarea unor scaune pliante pentru care se conturează o cerere tot mai mare.
Dostları ilə paylaş: |
