GÜÇLÜ YÖNLER
|
(1) Kendi yazılım ve sistem birimimizin olması
(2) Kampüslerde iyi bir ağ kablolama ve anahtarlama altyapısının kurulmuş olması
(3) Üniversite içi ve dışı diğer birimlerle iyi ilişkiler
(4) Personelin deneyimli ve özverili olması
(5) Hizmet üretiminde ve sunumunda hoşgörülü yaklaşımımız
(6) Özellikle teknik personelin teknik bilgi ve becerisini, verimini ve hizmet kalitesini artıran kurs, seminer vb. eğitimlerin bütçe imkanları dahilinde personele sağlanması
(7) Diğer üniversitelerin Bilgi İşlem Daire Başkanlıkları ile, ADIMAK kapsamında iletişim ve bilgi paylaşımının yapılabiliyor olması
(8) Ulusal ve uluslararası bilişim ve teknoloji etkinliklerine katılımlarımız
|
FIRSATLAR
|
(1) Bilişim teknolojilerinin ülkemizde hızla yaygınlaşması ile bilişim hizmetlerinin ön plana çıkması,
(2) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı çalışanlarının, yeterli bilgi birikimi ve tecrübeye sahip olmaları
(3) Bilgi-işlem ve ilgili teknolojilerin geleceğe şekil veren öncü konular olması
(4) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ‘nın kendi çalışma sınırlarını, görev ve sorumluluklarını belge ile tanımlıyor, hedeflerini belirliyor olması
|
B- Zayıflıklar
ZAYIF YÖNLER
|
Fiziksel Koşullardaki Yetersizlikler
(1) Birim içi yerleşimde fiziksel mekan yetersizliği, verilen hizmet ve personel yapısına uygun ve yeterli alan olmaması
(2) Hizmet içi kullanılacak bir kaynak kütüphanenin olmaması
(3) Teknik Donanım Eksikliği
(4) Çok sayıda ve birbirinden uzak dağıtık yapıda kampüsümüzün bulunması
(5) Kesintisiz hizmet verebilmek için bir servis hizmet aracının olmaması
İnsan Kaynakları Açısından Yetersizlikler
(6) Teknik ve kalifiye personel sayısının önemli ölçüde yetersizliği,
(7) Her yazılım otomasyonunun; yazılımın kullanımının başlamasından sonra bu takımdan en az 2 kişinin servis desteğini vermesi gerekliliği
(8) Fakülteler ve birimler bünyesinde yerel bilgi işlem sorunları ile ilgilenecek ilgili teknik personelin olmaması
(9) Teknik personelin teknik bilgi ve becerisini, verimini ve hizmet üretimini artıracak, yeni ve öncü projeler yapabilmesini sağlayacak kurs, seminer vb. eğitimlerin ve gerekli yazılı kaynakların ihtiyaç halinde personele yeterince sağlanamaması
(10) Yetişmiş teknik elemanlarımızın istihdam edilmesindeki zorluk ve ayrılanlarının yerinin doldurulamayışı ile yetişmiş işgücü kaybı
(11) Kamuda memur kadrosundaki teknik personelin maaşlarının yetersizliği
Uygulamadaki Güçlükler
(12) Dokümantasyon, raporlama ve envanter alışkanlığının yeterince yerleşmemiş olması
(13) Üniversitemiz birbirinden uzak dağıtık kampüs yapılanması ve getirdiği hizmet aksamaları
(14) Birimlerin kendi işleyişleriyle ilgili standartları ve dökümantasyonları oluşturamamış olmaları
|
Bütçe Açısından Yetersizlikler
(15) Bilgi işlem hizmetlerine ayrılan finansal kaynakların yetersizliği
|
TEHDİTLER
|
(1) Kalifiye teknik personel için maaşların yetersizliği
(2) Nitelikli elemanlarımızın başka kurumlara veya kurum içinde ekonomik değeri olan (döner sermaye, ikinci öğretim vb.) birimlere geçme isteğinin fazlalığı
(3) Üniversitemiz birimlerinde yazılımları etkileyecek hizmet yapısının değişmesi, iş akışını değiştirecek faktörlerin gelişimi
(4) Kalifiye teknik personel sayısının azlığı nedeniyle sistem yönetiminde veya otomasyonlarda ortaya çıkabilecek riskler
(5) Personelin teknik anlamda hizmet içi eğitimi için ayrılan kaynakların azlığı
(6) ULAKNET ile aramızda bulunan Internet bağlantımızın aksaması ve internet hizmetlerinin aksamasına karşı bir alternatifimizin bulunmaması
(7) Kamudaki ücret dengesizliği
(8) Bilgi işlem hizmetlerine ayrılan finansal kaynakların yetersizliği nedeni ile yenilemeyen donanımlar ile çalıştırılan, verileri yedeklenemeyen ve tüm üniversiteye hizmet veren merkezi otomasyon sistemlerinin servis dışı kalması, hizmetlerinin devam ettirilememesi
|
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
1.Kalifiye teknik personel sayısının azlığı nedeniyle sistem yönetiminde veya otomasyonlarda ortaya çıkabilecek riskler
(Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, sistem, mail ve web sunucuları ile yazılım otomasyonları 365 gün/24 saat hizmet prensibi ile çalışmaktadır, bu kapsamda çalışan personel en küçük sorun olması riskine karşı gece gündüz demeden sistemlere ve yazılımlara müdahale etmek zorunda kalmakta olup, personel yetersizlikleri nedeni ile ertesi gün tekrara işlerine devam etmektedirler)
-
Konusunda uzman personelin, maddi yetersizlik nedeniyle kurum değiştirmesini önlemek amacıyla ek gelir getirici tedbirler alınmalıdır.
-
Bilişim sektöründeki uzman personelin başkanlığımızda görev almayı tercih etmesi için, birimimizde çalışanlara fazla mesai ödemesi vb. gibi imkanlar sunuluyor olmalıdır.
2.Gün geçtikçe artan bilişim suçlarına karşı alınacak tedbirler konusunda hukuki ve idari çalışmalar yapılması gerekmektedir.
3.Üniversitemiz bünyesinde kullanılan tüm bilgisayar, çevre birimleri ve yazılımların; etkin bir şekilde kullanımı, organize edilmesi, bir merkezden yönetilmesi, erişimi, kontrolü ve garanti, servis vb. takiplerinin sağlanması amacıyla.
-
Üniversitemiz tüm birimlerinde ihtiyaç olacak yazılım ve donanım alımları ve dağıtımının başkanlığımızın bilgisi ve kontrolüyle gerçekleştirilmesi gerekmektedir,
-
Üniversite bünyesinde kullanılan tüm bilgisayarların tüm özellikleri ve barkod bilgileri ile kayıt altına alınması gerekmektedir
4.Başkanlığımız personelinin gerekli konularda dış kaynaklı eğitimleri sağlanmalıdır.
5.Bütçe Açısından Yetersizlikler
(Bilişim teknolojilerinin hızla gelişmesine bağlı olarak, ülkemizde de ilgili yapısal değişiklilerin hızla yaygınlaşması ile bilişim hizmetlerinin ön plana çıkarak, e-devlet yapısında kurumlar için bir çok gereksinimin zorunluluk haline gelmesi ve bu kapsamda üniversitelere ayrılan ödeneklerden bilişim sektörü dışında yer alan, masa, sandalye, tahta, projeksiyon sistemleri, kamera, yazıcı, fotokopi vb. gibi donanım ve malzemelerin de alınıyor olması ile Bilgi İşlem daire Başkanlıklarına ayrılan bütçelerin her geçen yıl daha yetersiz düzeyde kalmasına sebep olmaktadır.)
-
Daire Başkanlığımız bütçesi en az kuruluş tarihi olarak eşdeğeri olarak görülebilecek üniversitelerde olduğu gibi belirlenen değil ihtiyaca göre gerçekleşen harcama bütçelerine denk olmalıdır.(2012 yılı Pamukkale Üniversitesi, Dumlupınar Üniversitesi ile 2013 Erzurum Atatürk Üniversitesi için gerçekleşme tutarları 4.000.000 TL nin üzerinde olmuştur.)
-
Projelendirilen her yeni inşaat projesi için, inşaatın bitirileceği öngörülen harcama yılı bütçesine, inşaat proje tutarının en az % 1,5 i oranında bilişim teknolojileri ek harcama bütçesi öngörülmelidir.
6. Sistem Alt Yapısında Acil Yapılması Gereken Yatırımlar
-
"Kamu Kurum ve Kuruluşları için IPv6’ya Geçiş Planı” konulu Başbakanlık Genelgesi 8 Aralık 2010 tarihli ve 27779 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır."Kamu Kurum ve Kuruluşları için IPv6’ya Geçiş Planı” konulu Başbakanlık Genelgesinde geçiş sürecinde belirtildiği üzere, kamu kurum ve kuruluşları en geç 31 Ağustos 2013 tarihine kadar internet üzerinden verdikleri kamuya açık tüm hizmetleri IPv6’yı destekler hale getireceklerdir. Bu kapsamda genelgenin yayınlandığı tarihten bugüne kadar farklı zamanlarda verilen raporlar ve yapılan yazışmalarda belirtilen donanımların acilen alınması ve bu kapsamda daire başkanlığının bütçesinin dışında ek kaynak bulunması gerekmektedir
-
Yazılım otomasyonlarımızın yürüttüğü iş süreçleri, üniversitemizdeki önemli yeri itibari ile, son sistem alt yapı donanımlarının yenilenmesinden bugüne öğrenci ve personel sayılarındaki 2 kata varan, bilişim teknolojileri donanımlarında 4 kata varan artışları da dikkate alarak miyadı dolmakta olan mevcut sistem alt yapımızın acilen yenilenmesi ve bu kapsamda daire başkanlığının bütçesinin dışında ek kaynak bulunması gerekmektedir.
-
5018 sayılı Kamu Mali yönetimi ve Kontrol Kanunu ile 6085 sayılı Sayıştay Kanunu çerçevesinde Sayıştay’ın denetim alanı genişlemiş, denetim işlevi; kamu idarelerinin mali faaliyet, işlem, karar ve kaynaklarının denetimine dönüşmüş ve denetimin genel kabul görmüş uluslararası denetim standartlarına uygun olarak yerine getirilmesi esası benimsenmiştir. Bu denetim kapsamında hazırlanan “Düzenlilik Denetimi Rehberi” nin 84. Sayfasında “Denetçi, bilişim sistemlerinin güvenlik ve güvenirliğini sağlayacak tedbirlerin kurum yönetimi tarafından alınıp alınmadığını ve yetkisiz erişimi önleyecek mekanizmaların kurulup kurulmadığını temel düzeyde değerlendirir.” İfadesine göre sistem odasında düzenleme yapılması gerekmektedir. Mevcut sistem odasının güvenlik ve güvenilirlik kapsamında belirlenen eksiklerinin çözümlenmesi ve felaket senaryoları dikkate alınarak yedeklenmesi gerekmektedir. Bu kapsamda daire başkanlığının bütçesinin dışında ek kaynak bulunması gerekmektedir.
7. Elektronik İmza, Doküman Kontrol ve Arşiv Yönetimi
Üniversitemizin 8007 km2 gibi çok büyük bir coğrafi alanı kaplayan Aydın ilinin hemen hemen her köşesinde yer alan kampus ve yerleşkeleri ile rektörlük birimlerinin yazışmalarında çok ciddi sıkıntılar ve gecikmeler yaşanmaktadır. Farklı kampus ve yerleşkelerde yeralan birimlerin birbirleri ile yazışmalarında kullanılan araç, benzin, yolda geçen süre sarfiyatları ve personel görevlendirmeleri ile evrak dağıtımında yaşanan gecikmelerin çözümlenmesi kapsamında, üniversitemizde elektronik imza, doküman kontrol ve arşiv yönetim sisteminin kurulması gerekmektedir. Evrak dağıtımında ve karar mekanizmalarında iş süreçlerinde süreyi kısaltarak daha hızlı karar alınmasına ve süreçlerde verimliliği sağlayacak bu uygulama, üniversite idari ve akademik işleyişine büyük katkılar sağlayacaktır.
EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [1]
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. [2]
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [3] (Yer-Tarih)
AYDIN – 01/03/2014
İmza
Ayhan ATIGAN
Daire Başkanı
[1] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir.
[2] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse “benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler” ibaresi de eklenir.
[3] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.
Dostları ilə paylaş: |
