Altı Sigma Forum Dergisi / 13. Sayı / 2008 Yalın Altı Sigma takımlarının etkinliğini arttırmak

Altı Sigma Forum Dergisi / 13. Sayı / 2008

Yalın Altı Sigma takımlarının etkinliğini arttırmak

Akın POLAT / SPAC Danışmanlık

Yalın Altı Sigma'nın yararlı ve güçlü bir yeniden yapılandırma, süreç iyileştirme aracı olduğunu artık tartışmaya gerek yok. Bu aşamadan sonra, bu faydalı metodolojinin kuruluşlara en büyük değeri üretmesi için, daha neler yapılması gerektiğine bakmak gerekiyor. Bu konuda söylenecek çok fazla hassas nokta olduğu bir gerçek. Fakat bu makalede özellikle kuruluş tarafından belirlenen Karakuşak veya Yeşilkuşak proje takımlarının nasıl belirlenmesi gerektiği konusu ele alınacak.

Belbin Profil Analizleri

Global düzeyde en iyi Yalın Altı Sigma uygulamalarını başarı ile uygulayan bir çok kuruluş, proje takımlarının etkinliğini arttırmak amacı ile, Belbin Profil analizlerinden faydalanıyor. Amaç, takım içinde birbirleri ile rekabet halinde olan Yalın Altı Sigma ekipleri oluşturmaktan kaçınmak ve “iyi” bir takım kurabilmek. Bir futbol takımının yapısını incelediğinizde sahaya 11 tane forvet veya savunma oyuncusu ile çıkmadığını, tanımlı görevleri en başarılı olarak yapabilen, değişik yetenekte takım oyuncularının bir araya geldiğini görebilirsiniz. Bu anlayışın iş dünyasında nasıl işlediğini düşünmenizi istiyorum. Bir fırsat veya probleme odaklanmış bir proje takımı oluşturmak istediğinizde, hangi teknik araçlardan faydalanıyorsunuz? Bir futbol takımında olduğu gibi forvet, defans, kaleci rollerini en iyi yapabilecek ekipleri kurabiliyor muyuz veya kişilerden hangi rolleri yerine getirmelerini gerektiğini onlara aktarabiliyor muyuz? İşte Belbin Profil analizleri kullanılarak yapılan Takım Etkinliği çalışmaları, konuya bilimsel ve pratik açıdan çözüm sunuyor. Yalın Altı Sigma'yı ciddi uygulayan global kuruluşlar, önemli bir Yalın Altı Sigma projesi için ekibi oluştururken veya mevcut takımlarının başarılı olma olasılığını arttırmak için bu teknikten faydalanıyorlar.

Belbin Profil analizi uygulaması önce bireyin kendini, ardından da bireyle birlikte çalışan 5-7 kişinin, Profil Analizi yapılan kişi için gözlemlerini alarak 360 derece değerlendirme yapmasına olanak sağlayan soru listelerinin cevaplanması ile başlıyor. 360 Derece profil analiz raporu, etkin takımlar kurabilmek için önemli bir kaynak oluşturuyor. Bu sayede yeni oluşturulacak takımlarda, Belbin tarafından tanımlanan Takım Rollerine göre, uygun kombinasyonda takım elemanlarını seçme veya takım elemanlarının takım çalışması içinde üstlenecekleri rollerinin neler olacağını belirlemede kullanılıyor. Mevcut takımlarda ise tabii ki takımların dağıtılması v.s. önerilmiyor, takım çalışmasının sonucunu tahmin ederken, başarılı olması için hangi aşamalarda hangi profildeki kişilerden destek ihtiyacı olabileceğini belirliyor.

Belbin'nin tanımladığı takım rollerine hızlıca göz atacak olursak;

Modelin vurguladığı genel yaklaşımı belirlemek gerekirse; her insanın kuvvetli yönü vardır ama her yönden güçlü olan mükemmel insan yoktur, bu kuvvetli yönleri kullanarak (ve dikkat edilmesi gereken yönleri tamamlayan takım arkadaşları ile) mükemmel olmayan insanlardan mükemmel bir takım oluşturmak mümkündür.

Belbin Takım Rolleri Modeli'ne göre iyi rol veya kötü rol yoktur. Takımı başarılı kılan dengeli oluşumdur aynen futbol takımında olduğu gibi. Savunma güçlü, top az geliyor diye kalecisiz bir takım oluşturulamaz ya da gol pasını çıkaran olmazsa gol atılmaz.

Yine bir benzetme yapmak gerekirse, maç skoruna ve kalan süreye göre de oyun taktiği değişebilmekte, oyundan alınan ve oyuna giren oyuncuların mevkileri tekrar belirlenebilmektedir. Bu modelde de benzer şekilde, projenin gidişine ve bulunduğu/tıkandığı aşamaya göre, bazı rollerin ön plana çıkartılması, onların söylediklerinin dikkate alınması gerekmekte.

9 rol tanımlı, acaba takımımız bu rolleri sergileyen 9 kişiden mi oluşmalı? Hayır, bir kişi birden fazla rolü temsil edebilir, ama artı bir çaba sarfetmeden de en fazla 2 rol üstlenebilir. Dolayısıyla etkin takımlar en az 5 kişi ile oluşturulur, en fazla ise 7 kişi, çünkü daha fazla olması halinde temsil edilen rol sayısı dengesini yitirir ve çatışan roller ortaya çıkar, ayrıca takım içinde takım oluşmaya başlar ki bu iki durum da takım etkinliğini olumsuz yönde etkiler. Ancak çok ince ayarlar yapılıp, profillerdeki rollerin gücünün değerlendirmesi ve çok iyi yönlendirilmesi halinde kişi sayısı artabilir.

Kısaca aktarlan, Belbin Takım Rolleri Modelini diğer pekçok modelden ayıran özelliği; mevcutta kurulmuş takımların, başarısını tahmin edebilmemizi, başarıya ulaşmasını kontrol edebilmemizi, yeni kuracağımız takımların ise; başarıya ulaşma ihtimali yüksek, kotrol edilebilir takımlar olmasını sağlamasıdır.

Bir projeye, takımın kompozisyonunu hesaba katmadan başlamanın, iş hayatındaki klasik başarısızlık hikayelerinin altında yatan neden olduğunu ifade eden Belbin, Takım Rollerinin var olan takımların verimsizliğine/hastalığına tanı koymada ve tedavisinde etkin olduğunu da birçok bilimsel makalesinde ortaya koymaktadır. Bu modeli kullanan proje danışmanları da, deneyimlerini dile getirirken; modelin uygulanmasının, çalışma atmosferini iyileştirme ve proje sonuçlarının kalitesinin artmasını bir kenara bırakırsak, en kısa vadede, projenin sonuçlanma süresini kısalttığını, çünkü kişilerin boşa çaba harcamalarının ve kararsızlık aşamasının, bu model ile bertaraf edilebildiğini belirtmektedirler.

Sadece modelin ortaya koyduğu rollerin ve güçlü ve zayıf yönlerini bilmenin bile, kişisel gelişime, profesyonel gelişime ve takımınızın başarısına katkı sağlayacağı ortadadır. Modelin şirket çapında ve yaygın olarak uygulanması ile de; organizasyonel gelişim amaçlı ortak bir dil geliştirerek şirkete rekabet ortamında, gerek zaman gerekse iş sonuçları açısından avantaj sağlayabileceği, hem bilimsel olarak tespit edilmiş, hem de firmaların deneyimleri ile ortaya konmuştur.