Anadolu Üniversitesi

Kurum tanıtım kitapçığı, yılda en az bir kez çıkarılır, kurumun tarihçesini, sektörün yapısını, faaliyetlerini, yasal mevzuatları, politikalarını çalışanlara ayrıntılı olarak bilgi vermeye yarar.
Haber bültenleri ise, belirli bir formatta düzenli olarak çıkarılan, kurum içi iletişimi sağlayan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendiren, kurumun felsefesi ve politikalarını yansıtan metinlerdir. Haber bültenleri çift yönlü iletişimi ve yöneten ve yönetilenlerin görüşlerinin ifade edilmesini sağlar. Biçimsel yapıları genellikle renkli, fotoğraflı, küçük boyutlu ve az sayfa sayılıdır.
Çalışma raporları, kurumun bir yıllık faaliyetlerini, performansını, bilançolarını, dene- tim raporları gibi bilgilerini çalışanlara aktarmak amacıyla çıkarılır. Çalışma raporları ge- nellikle, çalışanlara katkılarından dolayı teşekkür edilen bir genel müdür mektubunu, uru- mun sahip olduğu varlıkları, borçları ve hissedarların öz varlıklarını, kurumun ne olduğu ve hizmetlerinin nerelerde yapıldığını, sosyal sorumluluk etkinliklerini, çalışanları ilgilen- diren mali konuları, yönetimin izlediği politikayı, çalışanlara verilen önemi ele almalıdır.
Kurum içi bilgilendirici yazılar ise, düşük maliyetli iletişim aracıdır ve çalışanların ra- hatlıkla ulaşabileceği ve görebileceği yerlere konulur ya da asılır.an araçlardır. Duyuru pa- noları, az masraflı iletişim araçlarından biridir. Güncel bilgi vermesi, ilginç olması, grafik

ve fotoğraf kullanılması, sürekliliği sağlaması, mesajı kısa sürede ulaştırabilmesi nedeniyle tercih edilir.
Yüz yüze iletişim, iç halkla ilişkilerde iki kişi arasında gerçekleşen iletişimden orga- nize toplantılara kadar geniş bir yelpazeyi kapsar, yanlış anlaşılma riskini en aza indirir, çalışanların eğitimi, toplantılar yapılması, çalışanların sorularının cevaplandırılması ve istedikleri konularında bilgilendirilmeleri açısından önemlidir.
Toplantılar iç halkla ilişkilerde yoğun olarak kullanılan, herhangi bir konunun ilgili ki- şilere iletilmesi, sorunların belirlendiği, çözüm önerilerinin alındığı ve kaynaşmanın sağ- landığı yöntemlerden biridir. Toplantılar hem dinleme, hem de konuşma olanağı sağladığı için iki yönlü bir iletişim fırsatı sunar, yöneten yönetilen ilişkilerini geliştirir. Toplantının yeri ve zamanı, ulaşım kolaylığı, davet, çevre düzenlemesi, verilecek promosyonlar, hedef kitlenin büyüklüğü, ikramlar başarısını etkilemektedir. Toplantılar bayi toplantısı, arama konferansı, konferans, panel, seminer, sempozyum ve çalıştay biçimde olabilir.
Kurumlar yeni iletişim teknolojilerini kullanarak çalışanlarıyla iletişim kurmaktadır. Kurum içi halka ilişkileri etkin bir şekilde kullanmak için web ortamı çok etkin olarak kullanılmaktadır. Kurumların dünyaya açılan pencereleri olan web siteleri resim, görüntü, ses, metin vb. diğer biçimsel öğeleriyle güncel bilgileri anında iletmekte, iletişimin hız- lı ve güvenilir bir şekilde oluşmasına yardımcı olmakta, çalışanların bilgi almak için en çok kullandıkları araç web ortamıdır. İç halka ilişkilerde internete dayalı olarak kullanılan araçlar intranet, Çevrimiçi haber bülteni ve dahili elektronik posta olarak sıralanabilir.( Sayımer, 2008, ss,86-123)
Çevrimiçi haber bülteni, basılı bültenlerin web ortamında yayınlanması ya da çalışanla- ra gönderilmesi ile karşılıklı etkileşimi sağlar. Çevrimiçi haber bültenleri, personel haber bülteni; ürün/servis hakkında enformasyon; eğitim programları; projeler; elektronik ha- ber ağlarından alınan haber kupürleri; organizasyonun telefon rehberi; dahili enformas- yon kütüphaneleri; şirket politika ve prosedürleri; kurumsal seyahat rehberi; performans takibi; haritalar; bölümlerin satış rakamları; kurum içi ürün demo’lan; çalışanlara yönelik bazı avantajlarla ilgili enformasyon; organizasyon veri tabanına erişim; bilgisayar yazılım kütüphaneleri; konferans salonu rezervasyonları; üyelik servisleri; satış destek; rekabet analizi; satış kotası; denetim raporları; konferans; işle ya da iş güvenliği ile ilgili uyarılar, kurumla ilgili genel haberleri, personel haberlerini ve hareketliliklerini, çevrimiçi eğitim- leri ve çok çeşitli etkinliklerin duyurulmasını sağlar.
E-posta ise, kurum çalışanların en hızlı ve etkili biçimde iletişim kurmasına olanak sağlayan, iş verimliliğini arttıran ve bilgi verilmesine olanak tanıyan önemli bir araçtır. Maliyet açısından ucuz, herkesin kullanımına uygun ve etkileşim olanağı sağlayan bir araçtır. Gelişen mobil iletişim teknolojileri sayesinde e-postalara dünyanın herhangi bir yerinden ve herhangi bir zamanda erişim sağlanabilir. Kurum içi raporlar, elektronik he- sap tabloları, teklifler, agenda, ürün vs. tasarımı, zaman çizelgesi, hatırlatıcı pusula gibi pek çok basılı materyali elektronik ortama uyarlamak ve e-posta ile göndermek müm- kündür. Kurumun web sitesinde yer alan ilan tahtaları, çalışanların kuruma yönelik bil- gilerini, basında yer alan haberleri ve gelecekle ilgili aktivite planlarını güncellemelerine yardımcı olur. Aynı zamanda insan kaynakları ekibine de, iş ilanları türünden bilgileri yayma olanağı sunar. Bu nedenle halkla ilişkiler çalışanlarının e-posta ve kısa not (memo) yazma konusunda becerikli olmaları gerekir.
Intranet ise, kurum içi bir ağ yapısı olan Intranet, TCP/IP, http vb. İnternet iletişim protokolleri ve web araçları (örneğin HTML, Java programlama dilleri) gibi bilgi sistem ve teknolojilerine dayanan bir “iç bilgi sistemi”dir. Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan ve çalışanlarla iletişimi sağlayan yeni araçlardan yerel bir ağ olarak adlandırılan intranet içeriği ve görsel zenginliği ile çalışanları etkilemektedir. Intranet, kurum içi bilgi akışının
merkezidir. intranet, bir kurumda sadece kendi çalışanlarının yararlanabileceği özel bir Web sitesi kurulmasına olanak tanır. Intranet aracılığıyla çalışanlar şirketin finansal duru- munu öğrenebilir, iş programını güncelleyebilir, çevrimiçi ilan tahtasında mesajlaşabilir, daha sık danışabilir ve canlı sohbet oturumlarında ekip çalışması ve beyin fırtınası yapma imkanı elde edebilir. İntranet sistemi iç halka ilişkilerde güvenli bilgi akışını sağlar, mesaj- lar kişiselleştirilebilir, çeşitlilik sağlar, haber grupları oluşturulabilir.
İç halkla ilişkilerde çalışanlarla açık, şeffaf ve karşılıklı etkileşime dayalı sağlıklı bir iletişim kurmanın bir başka yolu da bloglardır. Bloglar etkili, ekonomik ve şeffaf iletişim kurma imkanı sağlar yönetimde alt-üst ilişkileri bloglarla aşılabilir, kişilerarası ilişkileri geliştirir ve güçlendirir. Kurum içindeki yenilikçi ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkmasını ve değerlendirilmesini sağladığı gibi, bilgi paylaşımını ve takım ruhunu teşvik eder, ku- rum kültürünün ve aidiyet duygusunun pekiştirir, kurum vizyonu ve stratejisinin payla- şılmasını sağlar, çalışanlar arasında motivasyon ve özgüveni artırır.