Anadolu Üniversitesi

İÇ HALKLA İLİŞKİLERDE ORTAM VE ARAÇLAR

Başarılı bir kuruluşun önemli göstergelerinden biri, çalışanlarıyla kurduğu kaliteli ileti- şimdir. Bir çalışanın daha verimli olabilmesi için kuruma yönelik aidiyet duygusu büyük önem taşır. Çalışanların kuruluşa yönelik aidiyetlerini kuvvetlendirmek için çeşitli halkla ilişkiler ortam ve araçlarından yararlanılır. Tedarikçiler ve kuruluşun farklı boyutlarda iş ilişkisi olan kesimler de iç halkla ilişkilerin hedef kitleleri arasında sayılabilir. Yukarıda bahsedilen kesimlerin kurumla ilgili gelişmelerden haberdar edilmeleri, memnuniyetsiz- liklerinin belirlenmesi, çeşitli ortamlarda yöneticilerle bir araya gelerek; iş yaşamı dışında sosyal ilişkilerin güçlendirilmesi, iç halkla ilişkilerin amaçları içinde yer alır. Bu bölümde iç halkla ilişkilerde kullanılan ortam ve araçları; toplantılar, çalışanlar ve ailelerine yönelik etkinlikler, kuruluş yayınları, kurum gazeteleri ve dergisi, kitap, mektup, broşür, duyuru panosu ve afiş olarak sıralandırılır (Gürgen, 2006).

Toplantılar

Kurum içi toplantılar farklı amaçlarla ve farklı çalışan gruplarıyla gerçekleştirilebilir. Bi- lindiği gibi toplantı, insanların belirli zamanlarda belirlenen yerlerde bir araya gelerek iletişim kurmalarını sağlayan etkin bir iletişim ortamıdır. Yüz yüze ve sözlü bir iletişim ortamı yaratan toplantılar birçok avantaja sahiptir. Yöneticilerle kurulacak aracısız bir ile- tişim, çalışanlar açısından daha sıcak ve samimi algılanacaktır. Toplantının ne zaman ve nerede olacağı, kimlerin katılacağı, nelerin konuşulacağı kısacası toplantının gündemi ön- ceden belirlenerek katılımcılara bildirilir. Bu tarz toplantılarda çalışanlar sorularını veya sorunlarını yöneticilere doğrudan iletme şansı bulabilmektedir. Yöneticiler ise, çalışanlara yönelik mesajlarını herhangi bir araç kullanmadan, doğrudan ulaştırabilmektedir. Halk- la ilişkiler uzmanı kurum içi bir toplantı organize ederken bazı noktalara dikkat etmek zorundadır. Katılımcıların kimlerden oluşacağının önceden belirlenmesi ve davet edil- meleri, toplantı gündeminin farklı beklentilere yol açmayacak şekilde netleştirilerek ön- ceden duyurulması, ikramda bulunulup bulunulmayacağı ve toplantı sonrası bir etkinlik düzenlenip düzenlenmeyeceği gibi konular halkla ilişkiler uzmanının özenle planlaması gereken noktalardır.

Yöneticiler kimi zaman, önceden planlanmamış ortamlar yaratarak da çalışanlarla bir araya gelebilir. Çalışanlara işlerinin başındayken gerçekleştirilen habersiz ziyaretler, öğle yemeği sırasında veya sonrasında çalışanların topluca bulunduğu restoran, kafe gibi or- tamlara yöneticilerin gelerek küçük bir toplantı ortamı yaratması buna örnek olarak veri- lebilir. Kuruluşun o anki gündemine bağlı olarak, resmiyetten uzak bir şekilde gerçekleşen bu tarz iletişim, bazı mesajların ulaştırılmasında ve kurum aidiyeti sağlanmasında önemli bir işlev görecektir. Halkla ilişkiler birimi bu toplantıların düzenlenmesinden verilecek ikrama kadar toplantı ile ilgili tüm konularda sorumluluk almaktadır.