BöLÜm a gençLİk programi hakkinda genel biLGİ 5

AGH faaliyet anlaşması nedir?

AGH projesinin pürüzsüz ve şeffaf bir biçimde yürümesini sağlamak üzere, AGH faaliyeti projesi içinde yer alan kuruluşların ve gönüllülerin görev, sorumluluk ve hibe paylaşımını resmiyete kavuşturmaları gerekir. Nitekim bunu sağlayan belgeye AGH Faaliyet Anlaşması denir. Bu Anlaşma ayrıca hem gönüllünün görevlerini, çalışma saatlerini ve pratik düzenlemeleri hem de öğrenme sürecini ve öğrenme hedeflerini ortaya koyar.
AGH Faaliyet Anlaşmasını, ilgili AGH FaaliyetindeAGH projesinde yer alan Koordinatör, Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşların Yasal Temsilcileri ile gönüllü imzalar. Tüm imza sahipleri, kendileri açısından bağlayıcılık taşıyan Anlaşmanın bir nüshasını almalıdır. Bir kuşku ve ihtilaf ortaya çıktığında, Program Kılavuzunda belirlenen AGH ilke ve kuralları Faaliyet AGH Anlaşması karşısında üstünlük taşır.

Gençlik Programı, FaaliyetAGH Anlaşmasının da yer alması gereken asgari gereklilikleri belirleyerek metnin şekil ve ayrıntı düzeyini ortaklarla gönüllülerin tercihine bırakılmakla birlikte, metinde yer alması gereken asgari gereklilikler AGH başvuru formunun Ekinde belirlenmiştir.mak tadır.Birden fazla gönüllü içeren AGH projelerinde ortaklar, tüm ortak ve gönüllüleri içeren tek bir AGH anlaşması hazırlayabilecekleri gibi yalnızca ilgili tarafların yer aldığı ayrı ayrı AGH anlaşmaları da hazırlayabilirler. Hem bu asgari gereklilikler hem de Anlaşmanın sunulması ve değiştirilmesiyle ilgili hükümler Eylem-2 Proje başvuru formunda belirtilmiştir.

Koordinatör Kuruluş, projeyi seçen Ulusal Ajansa ya da Yürütme Ajansına Faaliyet AGH Anlaşmasının bir nüshasını göndermelidir.
Eğer AGH projesi birden fazla AGH faaliyeti içermekteyse, Koordinatör Kuruluş planlanan her AGH Faaliyeti için ayrı bir Faaliyet Anlaşması sunmalıdır.

AGH Faaliyet Anlaşması ya başvuru formuyla birlikte ya da en geç faaliyetin Hizmetin başlamasına 6 hafta kala sunulmalıdır.

Başvuru aşamasında sunulmadığı takdirde, yararlanıcıyla imzalanan hibe sözleşmesinde farklı bir ödeme usulü öngörülür (lütfen bu Kılavuzun C Bölümünü inceleyiniz).

AGH gönüllüsünün katılması gereken eğitim ve değerlendirme etkinlikleri hangileridir?

Ayrılış öncesi eğitimi

Ayrılış öncesi eğitimi, gönüllülere beklentilerinden bahsetme, motivasyonlarını arttırma, ev sahibi ülke ve Gençlik Programı hakkında bilgi sahibi olma fırsatı sunar. Ayrıca, bu eğitim sayesinde diğer gönüllülerle tanışma ve eski AGH gönüllüleriyle konuşma fırsatı da yakalayabilirler. Süre ortalama üç gündür.

Varış sonrası eğitimi

Varış sonrası eğitimi ev sahibi ülkeye ulaştıktan sonra düzenlenir. Bu eğitimde gönüllülere ev sahibi ülke ve projeleri tanıtılır, ve diğer gönüllülerle tanışma imkanı sunulur ve öğrenme hedefleri ile proje fikirlerini gerçekleştirebilecekleri bir ortamın yaratılmasında kendilerine destek sağlanır. Süre ortalama yedi gündür.

Ara değerlendirme toplantısı (sadece 4 6 aydan fazla süren Gönüllü Hizmetler faaliyetleri için zorunludur)

Ara değerlendirme toplantısı gönüllülere, hem toplantıya kadar geçen sürede gönüllü hizmet deneyimlerini değerlendirme ve geri bildirimde bulunma hem de ev sahibi ülkedeki diğer gönüllülerle tanışma fırsatı sunar. Süre ortalama 2,5 gündür.

Nihai Değerlendirme

Nihai değerlendirme toplantısında, gerçekleşen AGH Faaliyeti ele alınır: Amaçlar, hedefler, motivasyon, beklentiler ve gönüllü hizmet sırasında yerine getirilen görevler. AGH Faaliyeti sırasında ne olduğunu değerlendirmek üzere gönüllülerle Gönderen Kuruluşların biraraya geldiği Nihai Değerlendirme toplantısında Gönderen Kuruluşlar tarafından sağlanan destek ve iletişim değerlendirilir. Toplantının bir diğer amacı da gönüllülerin kendi ülkelerine yeniden entegre olmalarını kolaylaştırmaktır. Süresi ortalama üç gündür.

AGH Eğitim ve Değerlendirme döngüsünü kim düzenler?

AGH Gönüllülerinin, bu eğitim ve değerlendirme oturumlarına katılma hak ve yükümlülükleri bulunmaktadır. AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsünü düzenleme sorumluğu, etkinliğin gerçekleşeceği yere göre değişir.
Program Ülkelerinde, eğitim/değerlendirme toplantıları Ulusal Ajanslar tarafından düzenlenir (Yürütme Ajansı tarafından kabul edilen projelere katılacak gönüllüler de dahil olmak üzere).

Güney Doğu Avrupa’da (GDA) ile Doğu Avrupa ve Kafkas (DAK), ülkelerinde eğitim/değerlendirme toplantıları duruma göre SALTO SEE ve SALTO EECA Kaynak Merkezi tarafından düzenlenir (Yürütme Ajansı tarafından kabul edilen projelere katılacak gönüllüler de dahil olmak üzere).
Projelerinin kabul edildiği ilgili Ulusal Ajans ya da Yönetim AjansıYürütme Ajansı tarafından bildirildiğinde, koordinatör kuruluş, projeye dahil olan gönüllülerin Eğitim ve Değerlendirme oturumlarının düzenlenmesini mümkün kılmak üzere ilgili Ulusal Ajanslarla (eğer program ülkelerinde gerçekleşecek bir AGH ise) ya da SALTO GDA Kaynak Merkezi ile (eğer GDA’da gerçekleşebir bir AGH ise) irtibat kurmalıdır.
Hibeyi sağlayan Ajans (Ulusal ya da Yürütme), istisnai kimi durumlarda, başvuru formunda haklı gerekçelere dayandırılan farklı bir durumun mevcudiyeti halinde, yararlanıcılara, projeleriyle ilgili bu eğitim/değerlendirme oturumlarından bazılarını düzenlemek üzere hibe verebilir.Bu gibi durumlarda, söz konusu eğitim/değerlendirme oturumlarının gerçekleştirilmesi için başvuran tarafından başvuru formunda hibe talep edilmeli ve bu hibe işbu Kılavuzda belirtilen kurallara uygun olarak kullanılmalıdır.
Proje bütçesinde hiçbir özel fon tahsis edilmemiş olsa dahi yararlanıcılar gönüllülere yönelik ek eğitim ve değerlendirme fırsatları sunmaya teşvik edilmelidir.

Diğer bütün Ortak Ülkelerde, söz konusu eğitim/değerlendirme toplantıları Gönderen, Ev Sahibi ya da Koordinatör kuruluş tarafından, Avrupa Komisyonunun yayımladığı Gönüllü Eğitimi: İlkeler ve Asgari Kalite Standartları isimli belge doğrultusunda düzenlenir (bkz. Komisyon internet sitesi). Bu oturumları düzenleyecek yararlanıcıya mali destek sağlanır (bkz. Finansman kuralları); başvuru formunda ek mali destek talep edilmelidir.
Doğu Avrupa ve Kafkaslarda (DAK), SALTO DAK Kaynak Merkezi, DAK ülkelerinde düzenlenecek AGH Eğitim/Değerlendirme oturumları için eğitmenlerin ve yararlanıcıların eğitilmesi suretiyle destek sağlar. 
AGH Eğitim ve Değerlendirme döngüsünü düzenleyen kuruluşlar Youthpass’a ilişkin bilgi vermelidir.