Laboratuvar Bilgi Sistemi (LBYS) Modülünün amacı yatan hastalar, poliklinik hastaları ve doğrudan başvuran hastalara ait laboratuar isteklerinin ve sonuçlarının kaydedilmesi ve alınacak her türlü laboratuar örneğinin karışmasını önleyecek otomatik etiketlemeyi yapmasıdır. Hastalar için yapılan tetkikler hastanın mali kayıtlarına aktarılmalıdır. Yapılan laboratuar tetkiklerinin ayrıca maliyet analiz istatistikleri yapılmalıdır. Yeni eklenen testler bildirimi takiben en geç 2 (iki) işgünü içerisinde aktif hale getirilmelidir.
Tetkik İstem Yönetimi
Hasta üzerinde yapılması istenen tetkik isteklerinin girişi ve ilgili tetkik birimine gerekli bilgilerin iletilmesini sağlayan alt modüldür. Tetkik isteme, tetkik istekleri üzerinde arama ve görüntüleme işlemlerini kapsamalıdır. Diğer kurumlardan alınan ya da diğer kurumlara verilen tüm tetkik hizmetleri için gerekli yazılım düzenlemeleri ve haberleşme altyapısı kurulacaktır. Bu işlemler için tüm laboratuvar cihazlarının sisteme entegresiyüklenci tarafından yapılmalıdır.
Tetkik istek işlemi, doktorlar veya doktorun yetkisindeki personel tarafından gerçekleştirilmelidir.
Tetkik istemini yapan doktor bilinmeli ve tanımlanan sürede doktorların yaptıkları tetkik istek tipleri sayıları ile birlikte rapor halinde alınmalıdır.
Hastalar için istenen tüm tetkikler (radyoloji sonuç raporları, diğer laboratuarlar, tetkike yönelik girişimler, muayene, vb.) tek bir çıktı üzerinde alınabilmelidir.
Tetkik istek girişi, tetkiklerin kodlu bir listeden seçilip istenmesi şeklinde olmalıdır.
Tetkiklerin gruplandırılması mümkün olmalıdır.
İstenen tetkiklerin gerektiğinde dökümü alınabilmeli ve hastaya verilebilmelidir.
Tetkikler acil, öncelikli ve rutin olarak istek yapan birim tarafından seviyelendirilmelidir.
Acil ya da öncelikli olarak istem yapılmış tetkiklerin cihazlarda ya da manüel çalışmalarda öncelikli olarak çalışması sağlanmalıdır.
Başka kurumlardan tetkik için gönderilen hastaların tetkik istekleri yapılmalıdır.
Tetkik için hastanın uyması gereken kurallar (örneğin kan şekeri için hastanın aç gelmesi gibi) tetkik istemi yapılırken çıktı olarak alınmalı ve hastaya verilmelidir.
İlgili hekim, kendi tetkik istek panellerini/paketlerini oluşturabilmeli ve istediği an güncelleyebilmelidir.
LBYS yazılımı ile poliklinik ve yatan hastaların tümü için tetkik isteklerinin hangi aşamada olduğu görülmeli ve bu aşamalar için hastane bilgi sistemi ile aynı terminolojinin kullanılması sağlanmalıdır.
Cihaza gönderme tarihi (Birim laboratuvar kabulü yapılmış ancak onaylanmamış her sonuç için),
Çalışma tarihi,
Sonuç onay tarihi,
Eğer varsa örnek reddi ve nedeni gösterilebilmelidir.
Merkez Laboratuvar Yönetimi tetkikler ile ilişkili her basamakta yapılan her türlü değişikliği LBYS üzerinde izleyebilmelidir (Onay kaldır ve tekrar onay basamakları dâhil olmak üzere)
Tetkik İstek Görüntüleme
Laboratuara gönderilen tetkik isteklerinin taranması ve görüntülenmesi işlemlerini yapan alt modüldür.
Tetkikler aranırken kısmi bilgi girişi ve mantıksal karşılaştırma işlemleri ile geliştirilmiş sorgular yapılabilmelidir.
Arama sonucu ekranda gösterilen tetkikler işaretlenerek detaylı bilgi alınabilmelidir.
Seçilen tetkik üzerinden tetkik sonuç girişi ekranına geçilebilmelidir.
Tetkik isteklerinin hangi aşamada olduğu (örnek alındı, sonuç girildi, işlem yapılmadı, vb.) gösterilebilmelidir.
15.
Tetkik Sonuç Tarama ve Görüntüleme
Tetkik sonuç görüntüleme işlemi yetkili doktor tarafından gerçekleştirilmelidir.
Tetkik sonuçları belirli tarih aralığı veya tetkik çeşitlerine göre filtreleme yapılarak sorgulanabilmeli ve maliyet analizleri yapılabilmelidir.
Bedeli ödenmemiş tetkiklerin sonuçları görülmemeli ama ne aşamada olduğu bilgisi sistemde yer almalıdır.
EKG, EEG, EMG v.b. tetkiklerin verileri sistem içinde yer almalıdır.
Laboratuar işlemleri için hastaya ve çalışılacak numuneye verilen, hastaya özel barkodlu özel erişim numarası (veya geliştirilecek başka bir çözüm)olmalı, etiketi basılabilmeli ve okutulabilmelidir.
Bu numaraların mümkünse laboratuardaki elektronik cihazların (oto-analizör, kan sayım cihazları vb. ) standartlarına uyumlu olması sağlanmalıdır.
Test, DRG ve/veya paket anlaşma uyumunu kontrol edebilmeli; DRG ve/veya paket anlaşmaya uymayan testleri uyarabilmelidir.
Örnek Toplama Merkezinden, hastane dışından(semt poliklinikleri vb.) ve hastanenin değişik yerlerinden (poliklinik, ameliyathane vb) numune bilgisi ve tetkik istek girişi yapılabilmelidir.
Test istem ve örnek toplama sırasında test ile ilgili uyarı ve işlemler belirtilmelidir.
İstenen testler için kaç adet hangi özellikte tüp veya kap hazırlanması gerektiği otomatik olarak hesaplanmalıdır.
Analitik aşama ve veri girişi basamağında barkod etiketleri yapıştırılmış ve kabulü yapılmış olan örnekler, ilgili cihazlara yerleştirildiğinde LBYS’den örnek ile ilgili tüm bilgiler cihaza otomatik olarak gönderilmelidir. Örneklerin cihaz üzerinde çalışılması sona erdiğinde, sonuçlar cihazdan otomatik olarak ya da Merkez Laboratuvar birim sorumlusunun talep ettiği kriterlere uygun olarak sonuç onayına sunmalıdır.
Manuel olarak çalışılan tetkikler için çalışma listeleri hazırlanabilmeli, hazırlanan bu listelerde manüel, tetkik girişini kolaylaştırmak amacıyla barkod okuyucuya uygun barkodlar basılabilmelidir. Bu listeler teknisyenin uygun göreceği sıraya göre basılabileceği gibi bu listeler için günlük, haftalık, aylık ya da yıllık sıra numarası kullanılabilmelidir.
Manuel olarak çalışılan tetkik sonuçları kısa yol tanımlanarak kolayca girilebileceği gibi, seçilir listeden veya kodlu olarak seçilebilmeli, önceden belirlenmiş sonuçlar dışında başka sonuç girişine izin verilmemesi sağlanmalıdır.
Laboratuvar cihazlarının içinde farklı materyal bulunan diğer örnekleri (örneğin serum ile birlikte idrar veya diğer vücut sıvıları çalışabilme) aynı anda çalışabilmeleri durumunda, LBYS tarafından da bunun olanaklı olması sağlanabilmelidir.
Tetkik Sonuç Girişi
Laboratuarlarda tetkik sonuçlarının girilmesini sağlayan alt modüldür.
Her laboratuar biriminin, kendine özel tetkik sonuçları için giriş ekranları olmalıdır.
Tetkik sonuçlarını otomatik olarak verebilen cihazlar ile uyum içinde çalışmalıdır. Bu özellik için cihazlardan hangi yeteneklerin istendiği teklif ile beraber belirtilmelidir.
Tetkik sonuç kayıtlarından günlük, haftalık, aylık ve istenilen tarih dilimleri arasında dökümler alınmalıdır.
Tetkik girişinde normal değerler otomatik olarak sağlanmalıdır. Rutin tekrar tetkikleri için ilk girişte otomatik temin programı oluşturulmalı, tekrar-tekrar aynı hasta girilmemelidir.
Örnek yönetiminde “Laboratuvar Örnek Kabul ve Ret basamağı” için Merkez Laboratuvarı yönetiminin uygun gördüğü tüm kriterleri gerçekleştirmelidir. Laboratuvara gelen her türlü örnek, örnek tüpü ve kabının barkod okutularak kolay bir şekilde kabul edilmesinin sağlanması, bu işlem basamağının kim tarafından ve ne zaman yapıldığı hastane bilgi sistemi tarafından görülebilmesi, ayrıca LBYS kullanıcılarının örnekleri/örnek kaplarının durumunu sistem üzerinden görebilmeleri sağlanmalıdır.
Laboratuvar kabulü aşamasında laboratuvara gelen örnekleri özelliklerine göre tamamen ya da kısmen reddedilebilmesi mümkün olmalı, ret nedeni ile ilgili (poli)klinik ve doktor bilgilendirilebilmelidir. (Örneğin hemolizli kanların bazı biyokimya parametreleri için reddedilirken diğer bazı parametreler için kabul edilmesi gibi). Bu basamağa ilişkin Merkez Laboratuvar yönetimi tarafından belirlenmiş prosedürlere göre istenecek ek düzenlemeler kullanıcı tarafından kolayca yapılabilir olmalıdır.
Her bir tetkik hasta adı, test kodu, tarih, saat, teknisyen adına göre iptal edilebilmelidir. Yapılan ret işlemleri hastane bilgi sisteminde eş zamanlı izlenebilir olmalıdır.
Başka testlerin sonuçlarından veya hastaların demografik bilgilerinden hareket ederek hesaplanabilen hesaplamalı testler LBYS tarafından otomatik tanımlanabilmeli, teknisyenlerin bu sonuçları manüel olarak kaydetmeleri engellenmelidir.
Cihazlarda yabancı dilde üretilen standart bazı sonuçların (negative→negatif gibi) LBYS tarafından otomatik olarak Türkçe’ye çevrilmesine ya da cihaz tarafından üretilen sonuçların standart prosedürlere bağlı olarak yorumlanmış halinin sisteme otomatik olarak alınmasına (ELISA tetkikleri için titre değerlerinden hareketle negatif pozitif gibi sonuçların otomatik olarak hesaplanması gibi) imkân sağlamalıdır.
Henüz klinik onaya gitmemiş bir tetkik sonucunun teknisyen kararı ile tekrara verilmesi mümkün olmalı, teknisyenin örneğin en son çalışıldığı tüpe LBYS üzerinden cihaz üzerindeki rack-pozisyona ya da çalışma listesindeki pozisyonuna göre rahatça erişimine imkân sağlamalıdır.
Sonuç Yönetimi ve sonuç onaylama basamağında, çalışılan tetkiklerin talep edilmesi halinde teknisyen onayının (teknik onay) ardından uzman onayına (klinik onay) hazır hale gelmeli, teknik onay yapılmamış tetkiklerin klinik onayda görülmemesi sağlanmalıdır.
Teknik onay aşamasında hastanın yaş, cinsiyet, özel durum (son adet tarihi, sigara içip içmediği), (poli)kliniği, referans aralığı, hangi cihazda çalışıldığı, hastanın varsa eski sonuçları, tetkik tekrar ediliyorsa daha önceki tekrar sonuçları ve onaylanacak testle ilgili olabilecek diğer tetkik sonuçları aynı ekranda görülebilir olmalıdır.
Teknik onay aşamasında sonucun referans aralığına göre düşük ya da yüksek olması, panik değerler içinde olması, tetkik sonucunun daha önceki tetkiklerden çok yüksek ya da çok düşük olması (delta-check) ya da tetkik sonucunun diğer tetkiklerle laboratuvar yönetimi tarafından belirlenmiş prosedürler çerçevesinde uyumsuz olması durumunda farklı renk kodları ile teknisyene uyarı verilebilmelidir.
Teknisyenler hasta ya da örnek bazında, tetkik bazında ya da tetkik grupları bazında çalıştıkları sonuçlarına teknik onay verebilmelidir.
Laboratuvar kabulde olduğu gibi teknisyenler örnekleri tamamen ya da kısmen reddedebilmeli, ret nedeni ile ilgili (poli)klinik ve doktor bilgilendirilmelidir. (Örneğin hemolizli kanların bazı biyokimya parametreleri reddedilirken diğer bazı parametreler için kabul edilmesi gibi). Bu düzenlemeler laboratuvar yöneticileri tarafından belirlenmiş prosedürlere göre kullanıcı tarafından kolayca yapılabilir olmalıdır.
Herhangi bir tetkik eğer çalışılamadıysa bu tetkik nedeniyle kaydedilebilecek, LBYS tarafından çalışılamayan tetkiklerle ilgili bilgilendirme yapılacak ve tetkik iptali sağlanabilir olmalıdır.
Sonuç Yönetimi: Klinik Onay (Uzman Onayı): Çalışılan tetkik sonuçları uzman tarafından elektronik olarak onaylanması ve LBYS tarafından görüntülenebilmesi işlemi Merkez Laboratuvarı yönetiminin uygun gördüğü yetkilendirmelere göre yapılmalıdır.
Klinik onaya hazırlanmış olan tetkiklerin teknik onaydan geçmiş olmakla beraber, laboratuvar yönetiminin kararına göre belli tetkik grupları tamamlandıktan sonra (örneğin tüm biyokimya tetkiklerinin tamamlanmasının ardından) klinik onay aşamasına geçmeleri sağlanmalıdır.
Klinik onay aşamasında hastanın yaş, cinsiyet, özel durum (son adet tarihi, sigara içip içmediği), (poli)kliniği, referans aralığı, hangi cihazda çalışıldığı, hastanın varsa eski sonuçları, tetkik tekrar ediliyorsa daha önceki tekrar sonuçları ve onaylanacak testle ilgili olabilecek diğer tetkik sonuçları aynı ekranda görülebilir olmalıdır.
Klinik onay aşamasında sonucun referans aralığına göre düşük ya da yüksek olması, panik değerler içinde olması, tetkik sonucunun daha önceki tetkiklerden çok yüksek ya da çok düşük olması (delta-check) ya da tetkik sonucunun diğer tetkiklerle laboratuvar yönetimi tarafından belirlenmiş prosedürler çerçevesince uyumsuz olması durumunda farklı renk kodları ile uyarı verilebilmelidir.
Klinik onay aşamasında hastanın eski sonuçları ve kalite kontrol modülündeki ilgili tetkikin kalite kontrol sonuçları isteğe bağlı olarak ekranda görülebileceği gibi, ilgili tetkikin o günkü tüm sonuçları grafik olarak ekranda görülebilmelidir.
Klinik onay aşamasında kullanıcı gerekli gördüğü takdirde toplu onay yapabilmelidir.
Uzman dilediği tetkikler için tekrar isteminde bulunabilmeli, tekrar nedenini dilerse sistem üzerinde girebilmeli, tetkik tekrarında çalışılmasını istediği cihazı belirleyebilmelidir. Teknisyenler tekrarı istenen tetkikleri yine LBYS üzerinde cihazlardaki son pozisyonuna göre rahatlıkla bulabilmeli, onay verdikleri sonuçlarla ilgili de onay nedenini girmeleri mümkün olmalıdır.
Her test parametresi için Merkez Laboratuvarı birim sorumluları tarafından önerilen “otomatik sonuç onaylama kriterleri” sistem üzerinde tanımlanabilmelidir. Otomatik onay açılıp kapatılabilmelidir ve açıldığında sonuç çıkması ile eş zamanlı olarak onaylanabilmelidir.
Panik değerlerle ilgili klinik ve ilgili doktorun uyarılması için özel bilgilendirme mesajı gönderilebilmelidir. İlgili doktorun gördüğünü belirten işaretleme yapmadan hasta ile ilgili ek işlem yapılamamalıdır.
Klinik onay verilmemiş hiçbir sonuç kâğıda basılamamalı, HBYS ve LBYS tarafında da başka kullanıcılar tarafından görüntülenememelidir.
Hastane dışı laboratuarlardan gelen dijital veya kağıt ortamındaki laboratuar sonuçları sisteme girilebilmelidir.
Alfa-nümerik test kodlamasına izin vermelidir.
Mükerrer istem kontrolü ve uyarısı yapılmalıdır.
Profil olarak istenen testleri, profil olarak veya profil içinden seçilenleri ayrı olarak raporlamalıdır.
Teknisyen, doktor, cihaz bazında iş listeleri oluşturmalıdır.
Hasta Numarası, Hasta Adı, Test Adı, Test Kodu, İsteyen Doktor veya Merkezgibi kriterlere göre sorgu oluşturabilmeli, liste ve rapor alınabilmelidir.
İstenen ve uzun test süresi nedeniyle o anda devam eden testleri günlük bazda listelemelidir.
Sonuçlanması bir günden uzun süren testleri izlemeli, sonuçlanması gereken zaman konusunda teknisyeni uyarmalıdır.
Dış Laboratuarlardan gelecek test sonuçlarını izlemeli, sonuçlanması gereken zaman konusunda teknisyeni uyarmalıdır.
Yapılan işlem sırasında doktor tarafından gerekli görülen ilave işlemleri randevulayabilmeli ve yönetebilmelidir.
17.
Tetkik Raporu Hazırlama
Tetkik sonuçlarına göre laboratuar doktorunun istediği tıbbi raporları hazırlayacak olan alt modüldür.
Kullanıcı tarafından tanımlanan rapor formatlarını desteklemelidir. Departmanların farklı test grupları için kullanımlarına uygun çeşitli rapor formatları hazırlamalıdır.
Hastanın tetkik sonuçlarının, gerekli diğer bilginin otomatik olarak görüntülenmesi ve raporlanmasının yanı sıra, doktorların serbest görüş ve açıklama yazması mümkün olmalıdır.
Standart rapor hazırlanabilme ve kullanılabilme imkanı olmalıdır.
Yazılan raporlar, rapor çıktısı alınacak şekilde ekranda gösterilebilmeli ve gerekli komutla istendiğinde yazıcıdan dökümü alınmalıdır.
Testleri, isteyen doktor ve/veya merkez izlemeli, isteyen ve/veya istenen yere raporun hazır olduğu bilgisi öncelikle gönderilmelidir.
Test istem ve uygulama durumları acil, öncelikli ve rutin olarak seviyelendirilebilmelidir. Acil ve öncelikli testler için test başlatma ve rapor yazdırma imkanı olmalıdır.
Tetkik raporlarında (yaş, cinsiyet gibi parametreler göz önünde bulundurularak) normal olmayan sonuçlar işaretli ve farklı şekilde yazılmalıdır.
Laboratuar Hekimi raporu onaylamadıkça diğer kullanıcılar tetkik sonuçlarını görememelidir.(Yetkilendirilmiş olanlar hariç) Doktor onayından sonra otomatik olarak rapor oluşturulmalıdır.
Faturalama ve tahsilat; test istemi, örnek toplama, test raporlaması gibi farklı seviyelerde yapılabileceğinden bu seviyenin kullanıcı tarafından değiştirilmesine izin vermelidir.
Raporlar onaylayan doktor adına elektronik olarak imzalanmalı, ıslak imza gerektiğinde ilgili doktor imzalamalıdır.
Üreme olan kültürlerde isteğe bağlı olarak “Uyarı Bilgilendirme Ekranı” olmalıdır. Örnek olarak “VRE-Vancomisin dirençli uyarı sistemi” verilebilir.
Teknisyenlerin istedikleri her zaman, özellikle de gün sonu işlemlerinde laboratuvar kabulü yapılmış ancak çalışılmamış tetkikleri listelemesi sağlanmalıdır.
Hasta için istenen tetkiklerin hangi aşamada olduğu uzman tarafından izlenebilir olmalı, uzmanın yetkili olduğu laboratuvar(lar)da tetkiklerin hangi aşamada olduğu (kabul, cihazda, teknik onayda, tekrarda vb.) izlenebilir olmalıdır.
Uzmanların istedikleri her zaman, özellikle de gün sonu işlemlerinde laboratuvar kabulü yapılmış ancak çalışılmamış tetkiklerin listelenmesi sağlanmalıdır.
Klinik ve teknik onayın hangi kullanıcı tarafından ne zaman yapıldığı görüntülenebilmelidir.
Laboratuvar birimlerince yapılan istekler günlük/haftalık/aylık ve istenilen tarih dilimleri arasındaki sorgu sonuçları ekrana/kâğıda yazdırılabilmelidir.
Kalite Kontrol Yönetimi
Laboratuvar tetkiklerinin internal ve eksternal kalite kontrolünde kullanılan numunelerlot numarasına, teste, analit seviyesine ve barkotluözel erişim numarasına sahip olmalıdır. Laboratuvar analiz cihazlarına uyumlu etiketi basılabilmeli ve okutulabilmelidir.
Kalite kontrol sonuçlarının günlük, haftalık, aylık ve yıllık izlenmelerine izin veren Levey-Jennings vb. grafiksel tabanlı istatiksel kontrol yapılabilmelidir.
Örnek sayısı, veri değer aralığı, kümülatif ortalama, standart sapma, %CV, Bias vb. doğruluk ve tekrarlanabilirliği ifade eden parametrelerle izlem mümkün olmalıdır.
Kalite kontrol sonuçlarının kabul edilebilme kriterleri sisteme tanımlanabilmeli ve bu kriterlere göre ret veya kabul yapılabilmelidir. Kullanıcı görsel olarak uyarılmalıdır (ret kırmızı, kabul yeşil gibi). Aralık/kural dışında olanlar için teknik personel açıklama girebilmelidir. Kalite kontrol kuralları tanımlanabilmeli ve buna göre uyarı/değerlendirme yapılabilmelidir.
Sistem hasta bazlı kalite kontrolü işlemlerini desteklemelidir. Çalışılan örneklerin test sonuçlarının örnek sayısı, ortalama, ortanca değerlerini hesaplayabilmeli ve gerekli kontrolleri yaparak kullanıcıyı gün içinde uyarabilmelidir.
Eksternal kalite kontrol verileri ile ilgili sistemde geriye yönelik olarak rapor alınabilmeli, kural dışı olanlar için sebebi ve yapılan düzeltici eylem detayları bulunmalıdır.
Cihazlardan çıkan test kalibrasyon verileri sistemde izlenebilir olmalıdır. Kalite kontrol verilerini değerlendirirken önceki sonuçlara ulaşılarak değerlendirme yapılabilmelidir.
Bakteriyoloji Birimi Yönetimi
Bakteriyoloji Birimi Yönetimi için LBYS özel bir modül içermelidir. Kültür testleri ve antibiyotik duyarlılık testlerinin yapıldığı bu modül ile HBYS tarafında istemi yapılmış olan kültür testlerinde üreme olması durumunda üreyen bakteri(ler) için antibiyotik duyarlılık testi çalışılabilmeli, çalışılan her antibiyotik duyarlılık testi için HBYS ayrıca bilgilendirilmeli, verilen hizmetin HBYS tarafında faturalandırılması sağlanmalıdır.
Bakteri (organizma) ve antibiyotik tanımlamaları sistem üzerinde yapılabilmeli, bakteri ve antibiyotikler laboratuvarın çalışma şekline göre gruplanabilmeli, hangi bakteri için standart olarak hangi antibiyotiklerin çalışılacağı önceden belirlenebilmeli, bununla birlikte kullanıcının çalışma esnasında da bakteri ve antibiyotik tanımlaması – laboratuvar yönetiminin kararına göre – mümkün olmalıdır.
Kültür kayıtları için otomatik numara vermelidir.
Bakteri ve antibiyotik tanımları NationalCommitteeforClinicalLaboratoryStandards (NCCLS) ve (EUCAST) standartlarında yapılmalıdır.
Üreyen bakterilerle ilgili olarak çalışılacak olan antibiyotiklere laboratuvar yönetimi tarafından kara verilebilmeli, ancak antibiyotik duyarlılık testi çalışılırken başka antibiyotiklerin de çalışılabilmesine olanak sağlanmalıdır.
Kısıtlı antibiyotik bildirimi LBYS tarafından desteklenmelidir.
Antibiyotik duyarlık test sonuçları laboratuvarın belirlediği standartlara göre (duyarlı, dirençli, orta duyarlı gibi) sisteme manüel olarak kaydedilebileceği gibi cihazların LBYS ile uyumlu olması halinde sonuçların sisteme otomatik olarak aktarılabilmesi de sağlanmalıdır.
