Kullanıcı istediğinde sadece bir tuşa basarak yardım alabilmelidir. Özellikle MEDULA’dan dönen hatalar konusunda detaylı bilgi ve çözüm önerilerini yardım bilgisi olarak sunmalıdır.
Yardım hem ekran bazında hem de alan bazında hazır olmalıdır.
Her ekranda, belirli bir anda kullanılabilecek işlevlere ilişkin görsel kontroller (tuş, komut düğmesi, vb.) görüntülenmelidir.
Hata ve Bilgi mesajları; açık, kullanıcılar tarafından anlaşılır ve dikkat çekici olmalıdır.
Acil durumlarda Kullanıcılar tarafından Yüklenici Firma’nın sistem sorumlusuna sözlü tebliğ yapılabilir. Acil durumlarda ayrıca yazılı bir emir beklenmeksizin sorunlar Yüklenici Firma tarafından çözümlenmelidir.
Acil ve mevzuat gereği durumlar dışında kalan kullanıcı istekleri ile şikâyetleri, önceden tasarlanmış bir sistemle Yüklenici Firma’ya bildirilmelidir. İstek ya da şikâyetin Yüklenici Firma tarafından alındığına dair Hastane İdaresi’ne gönderilen geri bildirimde, isteğin hangi süre içinde karşılanabileceği, ya da sorunun hangi süre içinde çözümlenebileceğine dair yaklaşık süre yer almalıdır. Bu sürecin sağlıklı işletilebilmesi bakımından yazılımın form ve raporlarının ekran görüntüleri üzerinde görülebilen sistematik bir tanımlayıcı bulunmalıdır.
Sorun/İstek/Şikâyet bildirim ve geri bildirimine ilişkin alternatif çözüm sürecinin tasarlanması ve işletilmesinden Hastane İdaresi’nin onayı alınmak kaydıyla Yüklenici Firma sorumludur.
Yüklenici Firma, kullanıcı başına, uygulama yazılımı ile ilgili Türkçe olarak hazırlanmış elektronik bir eğitim dokümanı vermelidir. Daha sonraları yazılımda yapılan değişiklikleri içeren güncel doküman, elektronik ortamda ve yazılı olarak Hastane İdaresi’ne teslim edilmelidir. Hastane İdaresi bu dokümanı çoğaltma ve hastane dahilindeki kullanıcılara dağıtma hakkına sahip olmalıdır.
Kullanıcıların ilgili ekranın kullanımı ile ilgili oluşturulmuş olan Yardım(Help) doküman yada dokümanlarına tek tuşla erişebilmesi sağlanmalıdır.
Sistem üzerinde kullanıcının Sorun/İstek/Şikayet vb. durumları ilgili birimlere ileteceği bir ekran olmalıdır ve kullanıcı bu ekran üzerinden ilettiği Sorun/İstek/Şikayet vb. durumların hangi aşamada olduğunu takip edebilmelidir.
Program üzerinden yapılan bildirimlerin raporları İdarece alınmalı ve incelenebilmelidir. Örneğin; En çok hangi kullanıcıdan yada hangi modülden sorun yada istek talebi geldi vb. İsteklerin veya sorunların ortalama çözülme süreleri vb.
GÜVENLİK VE ERİŞİM SİSTEMİ
Uygulama Yazılımı, VTYS’ye en etkin ve hızlı bir yöntemle bağlanmalıdır.
Çeşitli yetki düzeyleri ve grupları tanımlanabilmeli, yetki değişimi kolayca yapılabilmelidir. Verilere erişim bu tanımlamalar çerçevesinde yapılmalıdır.
Kullanıcılar ait oldukları yetki düzeyi ve grubu ölçüsünde uygulamalara erişebilmeli, her kullanıcı grubu için veri giriş, güncelleme yetkileri ayrı-ayrı tanımlanmalıdır. Bu tanımlar gerektiğinde sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir. Yapılan bu değişikliklerin arıza bildirimi vb. şekilde geri dönmemesi için kullanıcıya gerekli mesajlar otomatik olarak verilmelidir.
Tıbbi kayıtları görebilme ve değişiklik yapabilme şeklinde iki ayrı erişim tipi tanımlanabilmelidir.
Veri tabanı kullanıcı adı ve şifre tanımlamaları VTYS'nin üzerinde çalıştığı sistemin kullanıcı bilgilerinden bağımsız olmalıdır.
Yüklenici Firma, HBYS sunucusu bazında virüs vb. tehlikelere karşı her türlü güvenlik tedbirini almalıdır. Donanım, koruma yazılımı ve network ihtiyaçlarını Hastane İdaresi tedarik etmeli, bunun dışında gerekli düzenleme ve ayarlamalar için Yüklenici Firma tarafından ek ücret talep edilmemelidir.
Yüklenici Firma, hastanedeki verileri korumak ve veri kaybını önlemek için yedekleme gibi gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.
Uygulama yazılımları tüm sistem genelindeki kullanıcı, işlem ve bilgi düzeylerinde bilgi gizliliğini ve güvenliğini sağlamalıdır. Her kullanıcının gerektiğinde değiştirilebilir kişisel bir şifresi olmalıdır.
Bilgi sistemleri kapsamında tutulacak her türlü kişisel bilginin gizliliği esastır. Bu amaçla;
Kişiler hakkında tutulacak bilgiler gereken en düşük düzeyde tutulmalıdır.
Kişisel bilgilerin hangi amaçlarla kullanılacağı kullanıcı tarafından açıkça belirlenebilmelidir.
Sistemde kişisel bilgilerin belirlenen amaçlar dışında kullanımını engelleyecek önlemler olmalı, hasta haklarına riayet edilmelidir.
MALİ KAYITLARA İLİŞKİN GENEL ÖZELLİKLER
Hizmetlerin ücretlendirilmesi hastaya, hastalığa, hastanın kurumuna ve anlaşmalara göre yapılabilmelidir. Ücretlendirme ile ilgili olarak hastalık, kurum, ödenen ücret vb. istatistiksel raporlar alınabilmelidir.
Uygulama yazılımlarının; Hastanemize müracaat eden Sigortalı hastaların hak sahipliğinin (müstehaklık) sorgulanmasına yönelik Online Provizyon veya takip numarası alma işlemlerini yapabilen ve ilgili sosyal güvenlik kurumlarının web servislerini kullanabilen yazılımlar olması zorunludur. Sistemin çalışmadığı durumlarda geriye dönük otomatik olarak bu işlemler gerçekleştirebilmelidir.
Yazılımlarda; kurumuna faturalı hastalar için, kuruma gönderilecek faturalarda gösterilemeyecek olan ve kurum tarafından bedeli ödenmeyen; refakatçi ücreti, v.b. ücretin hastalardan tahsil edilecek olanlarını ayrı bir şekilde gösteren ve hastadan vezne alındıları ile tahsiline imkan veren düzenlemeler yapılmış olmalıdır.
Yetkili bir kullanıcı tarafından vezne alındıları sistemden izlenebilmelidir.
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedeli ödenmeyen ve ücreti karşılığı verilen hizmetler hasta mali dosyalarında görülmeli ancak kuruma gönderilen faturalarda yer almamalıdır.
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedelinin bir bölümü ödenen ve fark ücreti hastadan tahsil edilmek suretiyle verilen hizmetler hasta mali dosyalarında görülmeli ancak kuruma gönderilen faturalarda yer almamalıdır. (oda ücreti farkı, vb.)
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedelinin tümü ya da bir bölümü şartlı ödenen ve/veya fark ücreti hastadan tahsil edilmek suretiyle verilen hizmetler hasta mali dosyalarında görülmeli ancak kuruma gönderilen faturalarda yer almamalıdır. (Örneğin; kullanılması kurul raporu/uzmanlık raporu gerektiren ilaç ve malzemeler, yalnızca yatan kurum hastasına kullanılabilen, ayaktan tedavi gören hastalara kullanımı için sağlık kurulu raporu gereken ilaç ve malzemeler, vb.)
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedeli ödenmeyen ve bedelleri hastalardan da alınmayacak olan basit sarf malzemelerinin, herhangi bir şekilde faturalara işlenmesi önlenmelidir. Faturaya yansıtılmayan ancak hastaya verilen hizmetlerin ve malzemenin kaydı ayrıca tutulmalı, buna ilişkin istatistik bilgiler elde edilebilmelidir.
Uygulama yazılımı parametrik olmalıdır. Kurum bünyesinde açılacak yeni bir birim, sunulacak yeni bir hizmet, kullanılacak yeni bir malzeme, fatura formatlarındaki değişiklikler veya bazı kurumlara (Sosyal Güvenlik Kurumu, Yeşil Kart, vb.) uygulanan ücretlendirme (genel ya da özel indirimler, ücretsiz sunma ya da o kurum hastalarına belli hizmetleri vermeme ya da fatura dışı bırakma gibi) kullanıcılar tarafından yetkileri çerçevesinde kolaylıkla sisteme dahil edilebilmelidir.
Katılım payından muaf olanlardan protez, araç ve gereç bedelleri faturalara otomatik olarak işlenmeli; Katılım payı ödenenlerden ise hasta faturasında bu miktar düşülmüş olmalıdır.
Aynı tetkikin maksimum adedi vb tanımlamalar yapılabilmeli ve aşan durumlarda otomatik uyarı sağlanmalıdır.
