Compte-rendu de réunion



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Groupe de travail sur les archives ouvertes


Compte-rendu de réunion


24 mai 2007

Université Paris Descartes, Centre Universitaire des Cordeliers.
Etaient présents :


  • Claude Bagnol, CRI, Montpellier-I

  • Thierry Bédouin, CRI Rennes-I

  • Fabrice Blondeau, BIUP

  • Jean-Louis Boutroy, SCD Marne-la-Vallée

  • Marie-Claire Bres, AMUE

  • Caroline Bruley, SCD, Lyon-I

  • Rachel Creppy, SDBIS

  • Sophie Desseigne, SCD, Bourgogne

  • Camille Espiau, SCD, Lyon-II

  • Vincent Hachard, SICD Strasbourg

  • Guillaume Hatt, Ecole des Chartes

  • Nolwenn Huet, SCD, INSA Lyon

  • Jean-François Jal, Lyon-I

  • Monique Joly, SCD, INSA Lyon

  • Jérôme Kalfon, SCD, Paris-V

  • Jean-François Lutz, SCD, Metz

  • Annaïg Mahé, Ecole des Chartes

  • Bruno Menette, CRI, Nancy-II

  • Martine Pochard, SCD, Franche-Comté

  • Brigitte Prudhomme, SCD, INSA Lyon

  • Florence Rivière, ENPC

  • Christine Stotzenbach, SCD Marne-la-Vallée

  • Gaid Thirion, SCD, Rennes-II


Etaient excusés : Sandrine Gropp (BIU Montpellier), Jérôme Gutierrez (CRI Nancy-II), Jean-Marie Le Béchec (INPT), Yann Nicolas (ABES), Elisabeth Noël (ENSSIB), Laurent Perrillat (SICD Grenoble), Marie-Luce Rauzy (Nice), Anne Texier (ENSMSE), David Varenne (ENSMSE).
Début de la réunion à 9 h 45

A.Point d’information.





  • Il est très rapidement rendu compte de la journée d’étude organisée par Couperin le 21 mai. Une enquête en ligne sera lancée pour mener une évaluation de la journée.




  • Monique, Sophie et Thierry rendent compte du dernier CoST.




  • Est signalée la journée organisée par l’AMUE le 7 juin sur la plateforme Archives-Ouvertes.fr. C’est normalement l'Université de Nice qui viendra témoigner de son expérience en la matière.



B.Travaux des groupes thématiques.



Groupe « Sensibilisation »




  1. Questions ouvertes sur la sensibilisation des chercheurs et difficultés rencontrées :


  • La nécessité du travail de terrain et de proximité présenté à la journée Couperin du 21 mai fait l’unanimité, ce travail pourrait s’incarner dans la personne d’un M ou d’une Mme Archives Ouvertes par établissement, d’un annuaire des visiteurs ou référents sur le sujet. Le COST ne prévoit pas l’envoi d’experts dans les établissements mais plutôt une aide sous la forme de documents pédagogiques

  • La priorité données par les présidents et les directeurs de recherche aux revues à fort facteur d’impact leur masque parfois le lien entre le dépôt en archive ouverte et l’impact de l’article. De plus, plusieurs travaux ont été récemment publiés qui analysent de plus près ou remettent en cause l’avantage de terme d’impact qu’apporte le dépôt en archive ouverte. Il faudrait pouvoir apporter des arguments appropriés.

  • Il sera utile de se servir de documents communs pour argumenter auprès des collègues et améliorer les outils web en fonction des informations qui remontent.par exemple des versions .ppt des documents pour pouvoir faire du porte à porte dans les laboratoires

  • Les actions sur le terrain font apparaître l’indifférence de certains, il reste encore beaucoup de communautés de chercheurs, y compris en sciences exactes, qui sont mal informées sur le sujet : la différence entre archive ouverte et accès ouvert semble un point très mal compris. L’AEF est proposée comme média.

  • Des interrogations reviennent sur des sujets pour lesquels une réponse concertée des différents interlocuteurs serait souhaitable : évaluation (comment expliquer l’option retenue ? comment répondre à l’incrédulité rencontrée lorsqu’on affirme l’absence de lien avec l’évaluation ?), pourquoi déposer ?quelle est la plus-value ?, y aura-t-il des retours en ressources humaines et matérielles de l’engagement dans les archives ouvertes ?

  • la transparence des processus de l’archive ouverte est un élément important pour remporter l’adhésion des chercheurs ; dans la mesure où il y a une validation ils veulent savoir qui modère, qui valide et sur quels critères. Il existe une forte méfiance lorsque le comité de validation ou les modes de régulation ne sont pas connus des déposants potentiels. Des arguments sont à donner pour défendre l’idée de règles communes, nécessaires lors de la massification de l’usage d’un média, quand l’autorégulation suffisait lorsque l’usage se limitait à de petites communautés.

  • Il faudrait que le chercheur dispose d’un moyen commode pour savoir où et comment déposer selon les règles de l’établissement auquel il appartient. Le conseil scientifique de Paris 5 a par exemple spécifié des règles qui prennent en compte l’attention particulière qu’il veut porter à la production des jeunes chercheurs.

  • Des difficultés sont signalées sur la façon de formuler l’engagement du déposant à ne pas retirer ses travaux.



  1. Plaquette sur les relations avec les systèmes locaux :


Son contenu est en cours d’élaboration dans le groupe qui se consacre à la question et elle sera faite par le COST.

  1. Signalement de la politique des revues et des institutions :


Il paraît intéressant de se référer au site Romeo/Sherpa plutôt qu’à une version française moins complète pour les titres à valeur internationale. Par contre il faut l’enrichir avec les informations qui intéressent nos chercheurs, en particulier pour les titres qui concernent les SHS ou avec les politiques de nos institutions comme l’INSERM l’a déjà fait.

  1. Schéma pédagogique :


Il faudrait lier les termes à des définitions sur les sites de référence.

La déclinaison par communauté restera compatible avec les grandes règles communes édictées


  1. FAQ sur les archives ouvertes :


Validation de l’architecture et examen des questions proposées. Des questions complémentaires ou des reformulations sont proposées à partir du document diffusé par Camille Espiau) [Voir le document V2 en annexe]
Quel est l’emplacement le plus judicieux pour cette FAQ, le site national ou un site spécifique aux universitaires ? Les pages Archives ouvertes de Couperin et du GTAO vont être réorganisées pour les adapter aux publics qu’elles visent.

  1. Plan de communication et architecture fonctionnelle des sites web AO.fr et Couperin :


Présentation par Monique Joly d’une étude comparative du site allemand, britannique et néerlandais ainsi que de Ao.fr. Discussion autour de leur architecture et des boîtes à outils, juridiques, de négociation avec les éditeurs, etc. qu’ils proposent. L’idée d’une FAQ filtrable est soulignée, ainsi que l’affichage d’une politique formalisée de l’établissement.

Groupe « Métadonnées et articulation avec les systèmes locaux »




Annotations par le groupe de travail GTAO-COUPERIN au 24-05-07 du document Principes pour les échanges entre systèmes locaux et HAL

(version du 11-05-07)
Participants : Claude Bagnol (Université de Montpellier 1), Thierry Bedouin (Université de Rennes 1), Jean-Louis Boutroy (Université de Marne-la-Vallée), Sophie Desseigne (Université de Bourgogne), Guillaume Hatt (Ecole des Chartes), Jean-François Lutz (Université de Metz), Martine Pochard (Université de Franche-Comté), Brigitte Prudhomme (INSA Lyon), Christine Stotzenbach (Université de Marne-la-Vallée)

Engagements réciproques entre un Système Local et HAL


Modalités de « contractualisation » entre un établissement et le CCSD pour la mise en œuvre de ces. Engagements réciproques.

  • Rappeler ici le principe de l’archivage pérenne au CINES

  • En dehors du tronc commun des métadonnées, la structuration des métadonnées du système local peut être différente du format AO.fr.

  • A préciser : comment se fait la récupération de l’identifiant unique de HAL dans le système local (moissonnage ou web services).

  • A préciser : les procédures à mettre en place pour rendre accessibles les documents numériques dans le système local.

  • A préciser : quels documents numériques on récupère : l’ensemble des documents ou seulement la dernière version.

Place des notices dans les Archives Ouvertes


Quelques rappels pour préciser dans quelles situations on peut avoir des notices sans document (embargo…) ; les notices seules ne sont pas exposées en OAI.

Référencement d’un document de HAL dans un Système Local – Citation des documents numériques de l’Archive Ouverte


Point important à rédiger (CCSd et D. Cavet). Préciser quels sont les « unités documentaires » qui seront privilégiées. Donner des recommandations pour que tous les systèmes s’accordent sur les mêmes pratiques de citation.

  • A préciser : est-ce que faire référence à la version stockée dans HAL signifie afficher l’identifiant unique de HAL (cf pt.3 p.2)

  • A préciser : s’agit-il d’utiliser l’identifiant unique de HAL pour faire des liens sur les documents de l’archive ouverte ou s’agit-il de les référencer (cf pt.2 p.3)

Les Web Services de HAL


Rappels sur les URL et les grandes fonctions (CCSd)

Protocole de mise à disposition de métadonnées d’un Système Local pour des saisies assistées dans HAL


Rédaction par D. Cavet : utilisation du schéma AO.fr pour proposer des métadonnées qui seront recopiées dans les formulaires de HAL au moment de la saisie.

  • A préciser : la possibilité de saisie assistée dans HAL concerne t-elle tous les « types » de systèmes locaux ?

Identifiants de documents et de versions dans HAL


A rapprocher du point 3. CCSd + D. Cavet

  • A préciser : A quel niveau se situe l’identifiant unique : au niveau de l’oeuvre ? ou au niveau des versions ?

  • Il est certainement nécessaire d’avoir une structuration identique au niveau local et national afin d’éviter les distorsions.

  • En dehors des précisions de versions, il faudrait pouvoir inclure dans le schéma AO.fr des précisions de format physique, langue du document, la liste des versions et des différents documents composant l’œuvre (annexes par exemple).

Recommandations pour les identifiants uniques de Systèmes Locaux


A rédiger (D. Cavet ?). Toutes les contributions seront bienvenues…

Protocole de transfert d’un identifiant unique depuis un Système Local vers HAL


Propositions à faire par le CCSd.


  • Voir récupération de l’identifiant unique de Hal dans le système local (moissonnage ou web services).

Recommandations pour rendre accessibles les métadonnées des Systèmes Locaux



Modalités à définir par chaque système local pour qu’on puisse accéder à ses données à partir de l’identifiant qui sera présent dans AO.fr. Recommandations + exemples…


Groupe « Enquête »

L’enquête sur les archives ouvertes auprès des établissements Couperin a donné lieu à une présentation succincte lors de la journée d’étude du 21 mai dernier, et à la mise en ligne des premiers résultats sur le blog du GTAO. Lors de la journée de travail du 24/05, le groupe « Enquête » s’est penché de nouveau sur les résultats de l’enquête et a réfléchi à la façon de les rendre plus lisibles et utilisables par les établissements.


1/. Bilan des résultats de l’enquête
Il est apparu qu’au niveau des résultats bruts communiqués dans le document mis en ligne sur le Wiki du GTAO, il n’était pas nécessaire d’aller plus loin car les résultats étaient relativement complets. Par contre, un effort doit être fait au niveau de l’explication de ces résultats : il manque une dimension critique. C’est pourquoi il a été décidé que Jérôme et Gaïd (qui avaient peu dépouillé l’enquête et étaient donc plus à même d’avoir une vue transversale) travailleront à l’approfondissement de l’analyse des résultats, en ciblant tout particulièrement la clarification des objectifs de l’enquête et la terminologie utilisée (AO, AOI). Ils rédigeront une synthèse par partie de l’enquête, et une conclusion que se voudra ouverte sur les grands principes à tirer de l’enquête. Ce travail sera effectué en semaine 22 et 23 ; une relecture sera effectuée par Nolwen et Caroline en semaine 24. Le document mis à jour sera disponible sur le wiki en semaine 25.
2/. Bilan par établissement
Un fichier excel présentant les principales réponses par établissement sera mis en ligne sur le wiki en semaine 25. Les établissements qui ne souhaitent pas apparaitre dans ce fichier pourront en faire la demande, ils seront alors effacés. L’envoi de l’intégralité des réponses par établissement pourra être effectué sur demande. Toutes ces informations seront précisées sur le wiki en même temps que la mise en ligne du fichier.
3/. Les autres documents récupérés
L’une des questions de l’enquête demandait si les établissements accepteraient la mise en ligne de documents de travail sur le wiki puis sur le site Couperin. Une petite 10aine ont répondu par l’affirmative, et nous avons pu récupérer des fichiers très divers : documentation sur HAL, documentation juridique (droit d’auteur), CR de réunions, power points de présentation des projets aux enseignants chercheurs ou aux CS, plaquettes, affiches, etc. Nous nous sommes demandé comment organiser cette information sur le wiki, qui proposait déjà bon nombre de documents dans sa rubrique « Documents », en particulier dans la sous-rubrique « Expériences ». Il nous semble que cette rubrique « documents » mériterait d’être réorganisée afin d’accueillir également les documents récupérés lors de l’enquête. Nous proposons les sous-rubriques suivantes, qui pourraient proposer aussi bien des documents en texte intégral que des signets vers des sites web ou encore des références bibliographiques :

  • Généralités : pour toute information globale sur les archives ouvertes en général

  • Doc à destination des chercheurs : tout ce qui concerne la communication de l’information autour du projet à destination des enseignants chercheurs, des power points aux CR de réunions en passant par plaquettes, affiches, etc.

  • Doc à destination des décideurs : tout ce qui concerne la communication de l’information autour du projet à destination des politiques, CS, VP.

  • Doc juridique : points sur le droit d’auteur, formulaires, etc.

  • Documents de travail : CR de réunions, organigrammes, etc.

  • Doc technique : étude d’outils, de plateformes, documents sur les métadonnées etc.

  • Doc par établissement : il nous a semblé utile de proposer les documents cités dans les autres rubriques par établissement, car il est souvent utile de pouvoir considérer les documents dans le cadre d’un projet global et pas seulement de façon thématique. Cela permettra de voir tout ce qu’un établissement à pu produire pour un projet d’AO.

  • Cette nouvelle arborescence pourrait être discutée lors de la réunion du 19/6 en vue d’une validation et d’une mise en œuvre fin juin.

4/. Article dans AMETIST


Les résultats de l’enquête vont faire l’objet d’un article publié à la rentrée dans la nouvelle revue en ligne AMETIST (http://ametist.inist.fr/). Il sera rédigé par le groupe « Enquête »

Fin de la réunion à 16 heures 25.



Prochaine réunion du GTAO le mardi 19 juin 2007 à Paris

de 9 heures 30 à 16 heures au Centre Universitaire des Saints-Pères
ANNEXE : FAQ sur les AO

GTAO Groupe 1





Notes de versions :

22/05/07 : compléments et annotations par C.Espiau

25/05/07 : version 2 => suite réunion du 24/05/07






  • Généralités (C.Espiau)

Il a été décidé qu'aucune question sur l'Open Access ne serait posée (un paragraphe spécifique sera mis en ligne sur le site web)


  1. Qu'est ce qu'une archive ouverte?

-Lien vers glossaire (s'assurer de la cohérence entre les deux définitions + préciser qu'il n'y a pas de rapport avec l'archivistique)


  1. Qui peut déposer?



  1. Que peut-on déposer?

-Typologie des documents + versions possibles

-Renvoi vers le glossaire




  1. Pourquoi déposer?

Lister les avantages d'une AO


  1. Qui finance? Qui en bénéficie?

Note du groupe : il faudra être vigilant sur la réponse formulée


  1. Qui modère l'archive?




  1. Comment mettre en oeuvre une AO ?

-Renvoi vers la boîte à outils élaborée par le groupe 1


  1. FAQ technique (C.Berthaud)

En cours


  • NB : penser aux formats, au système de dépôt de plusieurs versions, à la validation scientifique




  • Déposer mes documents dans des archives ouvertes me demande du temps. Que puis-je faire pour en gagner ?

Préciser que cela dépend aussi de l'institution



  1. FAQ juridique (droit des auteurs, contrats éditeurs) (C.Espiau, L.Perrillat)




  1. Du point de vue juridique, que doit-on prendre en compte lorsque l’on veut déposer un document dans des archives ouvertes ?




  1. Quels sont les droits des auteurs sur leurs documents avant le dépôt dans une archive ouverte?

-Faire également un renvoi vers la question 4 de cette même partie


  1. Quelle est la différence entre les droits de l’auteur et les droits de l’éditeur ?




  1. Une fois déposé dans des archives ouvertes, quels droits et responsabilités ai-je sur mon document ?

-Elément de réponse : « je m'engage à ne pas retirer le document déposé »

-Droits de l'auteur quand le document est déjà publié et que l'auteur souhaite le déposer dans une AO

-Droits accordés aux auteurs par l'éditeur => renvoi Sherpa

-Renvoi document juridique G.Gourdet




  1. Mon document déposé dans des archives ouvertes peut-il servir pour prouver l’antériorité de la découverte d’un résultat ? Quelle certification juridique est apposée à mon document déposé dans des archives ouvertes ?

Faire un renvoi vers la question 2 / partie 4 : plagiat


  1. Un co-auteur peut-il refuser que le document soit déposé dans l'archive ouverte?



  1. Enjeux du dépôt (L.Perrillat, C.Berthaud)




  1. Quels avantages puis-je tirer des archives ouvertes ?

-Renvoi question 4 / partie 1 : pourquoi déposer?

-Point de vue auteur

-Point de vue lecteur


  1. Le dépôt dans des archives ouvertes ne risque-t-il pas de favoriser le plagiat ?

-Indexation par moteurs anti-plagiat

-Valeur de la date de publication

-Renvoi vers la question 3 / partie 3 : droits et responsabilités


  1. Quelle validité scientifique peut être accordée à un document déposé dans des archives ouvertes ?

-Niveau de validité => renvoi FAQ technique

-Référence au document fondateur

-Versions à mentionner (distinction document publié/non publié)


  1. Un éditeur peut-il refuser de publier mon article si ce dernier a fait l'objet d'un dépôt dans une archive ouverte en premier lieu?




  1. Quelle pérennité pour mes documents lorsqu'ils sont déposés dans une archive ouverte?




  1. Il existe plusieurs archives ouvertes : dans laquelle dois-je déposer?

-Se référer à sa politique d'établissement

-Dépôt national

-Intéropérabilité, visibilité


  1. Qui pourra voir mon article ? Ou Mon article sera-t-il visible par Google?

-Indexation par les moteurs de recherche type Google

-Indexation par moteurs type OAIster



-Insister sur la visibilité







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