Cost des ao

CoST – GT1 – « Sensibilisation des acteurs du monde scientifique »

Premier rapport au CosTra – 19 janvier 2007

Ce premier rapport, au CosTra, vise à donner les orientations des travaux et des débats du CoST sur la sensibilisation des acteurs du monde scientifique. Il préconise un certain nombre d’actions qui sont en attente d’une validation du CosTra pour être mises en chantier. Toutefois, certaines actions sont déjà en cours d’étude par le CoST.

1.Organisation de la réflexion du CoST-GT1

1.1.Mission du CoST-GT1

La définition de mission du CoST-GT1 « Sensibilisation des Acteurs du monde scientifique  » s’appuie sur l’extrait suivant du PV de la réunion CoST du 28 juin 2006 :
« Action 1 : Sensibilisation des acteurs du monde scientifique.

Cette action est urgente pour le comité stratégique qui souhaite, selon le protocole, que l’on « se dote d’une stratégie et d’une communication communes ». Françoise Thibault informe qu’un courrier du directeur général du CNRS a été adressé aux directeurs d’unité le 21 juin de façon unilatérale, mais qu’il n’annule pas la commande du comité stratégique pour l’action 1.

Il est convenu qu’il s’agit de sensibiliser, d’inciter et non pas d’obliger. La démarche pourrait être d’identifier les résistances pour y apporter des réponses.

Il faudra sans doute distinguer la communication globale et la communication « opérationnelle », celle-ci pourra être ajustée aux établissements et aux communautés et le rôle de chaque métier sera à préciser. De même, il faut identifier les instances à convaincre et à mobiliser (CNU…). Le Comité Stratégique doit clarifier au préalable les finalités de la plate-forme partagée (simple outil de dépôt, outil d'évaluation…) afin que le COST puisse élaborer un discours cohérent et crédible à destination des enseignants-chercheurs. »
Les orientations des travaux du CoST-GT1 ont été débattues lors de plusieurs CoST : le 5 septembre 2006, le 10 octobre 2006, le 12 décembre 2006.

Le CoST-GT1 a travaillé, pas messagerie et lors d’une rencontre, le 27 octobre 2006.

1.2.Participants au CoST-GT1

Les participants représentent une certaine diversité des acteurs des communautés scientifiques cibles : chercheurs et bibliothécaires des disciplines : sciences humaines, économie, médecine, informatique.

Liste des participants :

• 
  C. Berthaud, ISH Lyon
  
• 
  C. Boucquiaux, AMUE
  
• 
  D. Charnay, CCSD
  
• 
  M. Dacos, Revues.org
  
• 
  N. Duchange, INSERM
  
• 
  D. Duclos-Faure, représentée par Rachel Creppy, MEN-DGES - SDBIS,
  
• 
  E. Jannès-Ober, CEMAGREF
  
• 
  M. Joly, INSA de Lyon
  
• 
  P. Mounier, ENS-LSH
  
• 
  J.L. Sourrouille, INSA de Lyon
  
• 
  A .M. Vercoustre, INRIA
  

L’animation du CoST-GT1 est assurée par Monique JOLY

2.Synthèse des travaux du CoST-GT1

Préambule

Cette synthèse s’inscrit dans le débat global, qui a animé le GT1 et le CoST, sur la finalité de la plate forme nationale des Archives Ouvertes et sur son positionnement par rapport aux archives ouvertes institutionnelles des établissements signataires du protocole et par rapport aux archives ouvertes en général (internationales, thématiques, …) :

• 
  la plate-forme nationale des archives ouvertes doit-elle contribuer aux processus d’évaluation et
  
  • 
    servir à l’évaluation de la recherche (évaluation nationale, évaluation contractuelle quadriennale des établissements, comparatif avec les indicateurs calculés par l’OST) ?
    
  • 
    servir à l’évaluation des chercheurs  (selon le nombre et la qualité des dépôts)?
    

• 
  comment s’articule l’archive ouverte nationale avec les archives ouvertes institutionnelles intégrées aux systèmes d’information recherche des établissements : quelles sont leurs missions respectives ?
  

Ce questionnement et ses réponses impactent fortement la conception de la plate forme nationale et la sensibilisation des acteurs du monde scientifique.

2.1.Introduction

Les réflexions du CoST-GT1 se déclinent en cinq grands points, explicités dans les chapitres qui suivent :

• 
  Messages de communication
  
• 
  Cibles de la communication
  
• 
  Spécificités des communautés de chercheurs
  
• 
  Supports de communication
  
• 
  Démarche de sensibilisation des communautés de chercheurs, via les institutions
  

2.2.Messages de communication

Pour convaincre les communautés de chercheurs, la démarche de sensibilisation doit :

• 
  être différenciée selon les communautés scientifiques car les pratiques de publications sont diverses et il convient d’identifier précisément les nouvelles pratiques de communication scientifique afin de répondre aux attentes des communautés.
  

• 
  retenir que le temps consacré à l’écoute des chercheurs est très important et qu’il convient de ne pas l’occulter afin de lever les objections, les résistances : nous sommes devant un changement de culture.
  

• 
  faire ressortir, au delà du bénéficie scientifique (citation, ouverture), l’apport pour la conduite quotidienne du travail du chercheur qui devra pouvoir utiliser l’archive ouverte comme un système d’information, avec une saisie unique des références de ses publications pour des exploitations multiples (dépôt du texte intégral dans l’archive ouverte, listes diverses, …). Ici, le lien entre le système d’information local et l’archive nationale doit être transparent pour le déposant. Il conviendra aussi de faire comprendre que l’archive ouverte ne peut apporter tous les services actuellement délivrés par les produits documentaires professionnels, et qu’elle ne s’y substituera pas.
  

• 
  expliquer le juste positionnement de l’édition et de l’archive ouverte. L’actuel processus de publication n’est pas remis en cause par l’archive ouverte qui ne s’y substitue pas.
  

• 
  s’appuyer sur les nombreux messages de communication déjà élaborés par les pionniers des archives ouvertes. Une compilation des messages de communication mis en avant dans les supports existants (CNRS, INSERM, INRIA, CEMAGREF, INRA, Université de Franche Comté, ENSL, Groupe de travail du Pôle Universitaire Lyonnais) a été élaborée et organisée selon les concepts suivants :
  
  • 
    Mouvement international de l’Open Access,
    
  • 
    Retombées du mouvement de l’Open Access,
    
  • 
    Enjeux stratégiques et scientifiques pour les établissements universitaires, les laboratoires et les organismes de recherche,
    
  • 
    Risques des Archives Ouvertes, Objections,
    
  • 
    Enjeux stratégiques et techniques de l’Archive Ouverte sur le système d’information des établissements universitaires, les laboratoires et les organismes de recherche,
    
  • 
    Mise en œuvre opérationnelle de l’archive.
    

Document en cours d’élaboration

Annexe_1_COST_GT1_AO_CompilationMessagesCommunication_19janvier2007.doc

• 
  proposer un document de synthèse explicitant les messages essentiels, partagés par tous les signataires du protocole d’accord. Un projet, en cours d’élaboration, se décline en ces divers points  :
  
  • 
    Développer la communication scientifique directe des résultats de la recherche,
    
  • 
    Améliorer l’impact des découvertes scientifiques et leur reconnaissance,
    
  • 
    Conserver la production scientifique comme un patrimoine national,
    
  • 
    Responsabiliser chercheurs et institutions dans ce processus de communication,
    
  • 
    Maintenir le dispositif de validation scientifique des publications,
    
  • 
    Soutenir une plate-forme nationale de dépôt de la production scientifique,
    
  • 
    Inciter les chercheurs à alimenter l’archive avec leurs productions scientifiques,
    
  • 
    Proposer comme système national d’archives ouvertes une évolution de la base HAL, capable d’intégrer les données locales et ajustée aux besoins de la communauté scientifique,
    
  • 
    Offrir des services aux chercheurs et aux institutions.
    

Document en cours d’élaboration

Annexe_2_COST_GT1_AO_MessagesCommunicationPartagés_par _les_SignatairesProtocole_19janvier2007.doc

2.3.Cibles de la communication

Au delà des cibles traditionnelles que sont les chercheurs, les directeurs de laboratoires et les directions et présidences d’établissements, il conviendra de cibler aussi :

• 
  les éditeurs, afin de les rassurer et de s’assurer leur concours,
  
• 
  les financeurs : ANR, … afin de s’assurer que leurs prescriptions n’interdisent pas la publication dans une archive ouverte, mais la préconisent,
  
• 
  les communautés professionnelles de documentalistes et de bibliothécaires, qui auront pour mission d’assurer le suivi de l’archive, au plus près du chercheur.
  

2.4.Spécificités des communautés de chercheurs

Il ressort des premiers travaux du groupe (annexe 3 : premières pistes sur les spécificités des communautés) que les pratiques de publication des communautés disciplinaires peuvent impacter leur perception de l’archive ouverte et de l’usage qui peut en être fait.

En conséquence, la communication devra être spécialisée, notamment, par domaines disciplinaires et les attendus des communautés doivent être mieux cernés. Comme les membres du COST ne représentent pas, à eux tous, les communautés disciplinaires visées, une investigation semble nécessaire pour disposer d’une vue plus précise de leurs pratiques de publication de leurs attentes.

Il est donc préconisé

• 
  de s’appuyer sur des études existantes (quelques titres sont indiqués)¹
  
• 
  de compléter ces travaux par une étude complémentaire qui viserait à connaître les pratiques de communication scientifique des chercheurs dans les différentes disciplines et à les interroger sur leur attentes vis à vis d’une archive ouverte,
  
• 
  d’élaborer un discours qui tiennent compte de ces spécificités.
  

Pour mener à bien cette investigation, plusieurs pistes doivent être explorées :

• 
  Etude conduite par les établissements
  
  • 
    Recruter, dès maintenant, un stagiaire de master, dans le domaine de l’Information-Communication pour conduire une enquête.
    
  • 
    Concevoir un questionnaire auto-administré et rencontrer des chercheurs.
    
  • 
    Conduire ce travail avec les chercheurs qui étudient la problématique de la publication
    
• 
  Etude confiée à un laboratoire de recherche
  
  • 
    Plusieurs noms de chercheurs sont évoqués pour leurs travaux antérieurs : Janin en 2002 en SHS, Baudouin Jurdant à Paris 7, Joëlle Le Marec à l’ENS-LSH de Lyon, Christine Berthaud en a parlé à G. Le Chartron).
    

Etudes à conduire

Annexe_3_COST_AO_GT1_Communautes_PremieresPistes.doc

2.5.Supports de la communication

Quelques supports de communication ont été pointés par le CoST-GT1.

Ils peuvent se décliner en :

• 
  supports de communication généraux
  
• 
  supports de communication spécialisés
  
• 
  supports d’information sur la procédure de dépôt.
  

Leur liste doit être complétée.

2.5.1.Supports de communication généraux

• 
  Plaquette sur les Archives Ouvertes. La plaquette élaborée à l’occasion de la conférence de presse sur le protocole d’accord pourrait constituer un support adéquat pour une large diffusion, à condition de l’amender. Une proposition d’amendement a été validée au CoST du 12 décembre 2006. Plaquette AO amendée en janvier 2007
  

Disponible sur le site Couperin http://www.couperin.org/rubrique.php3?id_rubrique=44

• 
  Plaquette présentant la plate-forme nationale et son articulation avec les systèmes locaux des institutions et les systèmes internationaux. Document plus technique que le précédent.
  

Plaquette à élaborer
Une déclinaison de ces deux supports en affiche semble aussi nécessaire.

Déclinaison des plaquettes en affiches

2.5.2.Supports de communication spécialisés

• 
  FAQ : élaborer une liste des questions types posées par les chercheurs à partir d’une compilation des FAQ existantes. Document à élaborer
  

• 
  Droit des auteurs et des cessions des droits aux éditeurs
  

Document à élaborer

• 
  Déontologie du dépôt dans l’archive, à relier à la politique de l’archive ouverte nationale et à la politique des établissements universitaires et des organismes de recherche.
  

Document à élaborer

• 
  Schéma pédagogique sur la publication éditoriale et le dépôt dans une archive ouverte, expliquant, en parallèle les deux processus qui se complètent. Y faire apparaître le processus de publication des brevets. Document à élaborer
  

• 
  Voir comment travailler avec l’ANR pour élaborer des consignes pour la publication et le dépôt des résultats des projets ANR et des projets européens. Aujourd’hui, rien n’existe et les contraintes à la publication sont extrêmes : ils excluent, parfois, toute publication, pour plusieurs années.
  

Elaborer des recommandations type et Rencontrer l’ANR

• 
  Site web « Archives.Ouvertes.fr » avec une partie « Communication », une partie « Recherche » et une partie « Dépôt » . Site web à concevoir
  

2.5.3.Supports d’information opérationnels pour le dépôt

• 
  Guide de dépôt « Pas à pas », réalisé par les SHS Document à actualiser
  

2.6.Démarche de sensibilisation des communautés de chercheurs, via les institutions

Pour bien réussir la sensibilisation des communautés, il faut assimiler cette démarche de communication à la conduite d’un projet : c’est le projet de chaque établissement d’amener ses chercheurs à accepter de consacrer un peu de leur temps pour l’archive ouverte.
Dans la logique d’un projet, il convient donc de bien prendre la mesure de ce qui sépare, aujourd’hui les signataires du protocole d’accord : certains ont déjà conduit une réflexion (et sont plutôt impatient d’avancer), d’autres doivent conduire cette réflexion et trouver les arguments pour que ce projet devienne le projet de leur communauté de chercheurs.
Pour les établissements universitaires, le meilleur gage de réussite du projet serait de le dérouler selon les étapes suivantes :

Etape 1 : Définition d’une politique générale d’établissement pour la valorisation de la production scientifique

• 
  préconisations de signalement des publications obligatoire ou non,
  
• 
  préconisations de dépôt des publications obligatoire ou non,
  
• 
  préconisations sur les adresses des auteurs
  
• 
  préconisations sur quoi déposer : quel état d’achèvement de la publication
  
• 
  affectation de moyens pour l’animation initiale et le suivi
  
• 
  définir quel est le lien entre la valorisation de la production scientifique et le système d’information Recherche (production d’indicateurs, ...)
  

Etape 2 : Approbation de la politique d’établissement et Communication interne

• 
  prise de position des instances d’administration (CA, CS),
  
• 
  communication générale vers les directeurs de laboratoires,
  
• 
  communication générale vers les chercheurs
  

Etape 3 : Choix d’un dispositif technique en relation avec le système d’information de l’établissement et notamment avec le système d’information recherche (comme le projet GRAAL par exemple) et en lien avec la production des indicateurs (OST) :

• 
  dépôt direct dans Hal mutualisé
  
• 
  ou dépôt direct dans Hal personnalisé pour un établissement, à l’image de ce qu’on fait les comunautés SHS ou les organismes INRIA, INSERM, ADS, qui font apparaître le nom de leur communauté ou institution dans l’adresse des documents déposés,
  
• 
  ou dépôt dans une archive locale connectée à Hal selon un protocole normalisé
  

Etape 4 : Animation du dispositif

• 
  formation-sensibilisation des auteurs,
  
• 
  élaboration d’une base de signalement des publications,
  
• 
  identification et contrôle des déposants potentiels,
  
• 
  relance des déposants potentiels,
  
• 
  modération des dépôts, aspects juridiques
  
• 
  contrôle qualité des métadonnées
  

Démarche méthodologique à valider

1 Pratiques documentaires et nouveaux modes de publication, Résultats d’une enquête comparative. Catherine Martineau du LAAS-CNRS et Genevière Clénet du SCSV-CNRS-UPS. 2006.

Open Access & Science Publishing - International Study on the Acceptance and Use of Open Access Publishing, 2006-2007, étude en cours du Ludwig-Maximilans-Universität München, Germany et de l’University of Arkansas at Little Rock, USA,  http://openaccess-study.com/

Les chercheurs en Lettres et Sciences Humaines et les Archives Ouvertes, Daniel Bourrion, Jean Louis Boutroy, Claire Giordanengo, Pascal Krajewski, 17/07/2006, DCB-ENSSIB,

http://hal.archives-ouvertes.fr/index.php?halsid=a7b723aa85928658149e7b7d5d&view_this_doc=halshs-00086084&version=1

CoST-GT1 – Sensibilisation des acteurs du monde scientifique / Ier rapport au CosTra / 19 janvier 2006 actualisé le 9/02/2007 page /